Allegato 1
RILEVAZIONE DEI COSTI - 1 semestre 2000
NOTA TECNICA N. 1
Linee generali.
1. La riforma del bilancio dello Stato, posta in essere dalla
legge n. 94/1997 ed attuata con il decreto legislativo n. 279/1997,
pone il sistema unico di contabilita' economica analitica per centri
di costo come supporto al controllo interno di gestione, al processo
di formazione del bilancio di previsione ed alle decisioni di finanza
pubblica.
Questo sistema contabile, infatti, tramite la raccolta e la
predisposizione di informazioni economiche, consente di evidenziare
le esigenze funzionali e gli obiettivi concretamente perseguibili,
venendo a rappresentare uno strumento conoscitivo ed informativo sia
per le amministrazioni pubbliche, nel loro autonomo processo di
controllo interno e di costruzione del bilancio, sia per il Ministero
del tesoro, del bilancio e della programmazione economica, nel suo
ruolo di coordinatore della finanza pubblica.
La conoscenza di informazioni economiche attraverso un sistema
contabile unico e', inoltre, volta a facilitare, in una visione
complessiva, la valutazione del costo dei servizi e delle attivita'
prodotti dalle amministrazioni pubbliche.
Tale sistema ha comportato l'avvio - a partire dall'anno 2000 per
le amministrazioni centrali dello Stato - di un processo dalle
caratteristiche altamente innovative per la pubblica amministrazione,
il cui contesto normativo complessivo e' stato gia' delineato nella
nota tecnica allegata alla circolare n. 32 del 26 maggio 1999.
In via di sintesi, e' opportuno, comunque, segnalarne i
principali riferimenti: il decreto legislativo n. 29/1993 e sue
successive modificazioni ed integrazioni, ove sono stati tracciati i
principi ispiratori del nuovo processo; le leggi n. 59 e n. 94 del
1997, ove, sia sul versante delle amministrazioni pubbliche, sia - in
via diretta - su quella del Tesoro, sono evidenziate le finalita'
specifiche del controllo dei costi dei servizi e delle funzioni
istituzionali; il decreto legislativo n. 279/1997, che ha istituito
il sistema unico di contabilita' economica analitica per centri di
costo; e, da ultimo, il decreto legislativo n. 286/1999, che attua il
riordino e potenziamento dei meccanismi e degli strumenti di
monitoraggio e valutazione dei costi, dei rendimenti e dei risultati
dell'attivita' della pubblica amministrazione.
Tale nuovo processo agisce sui quattro momenti fondamentali che
caratterizzano l'attivita' di una organizzazione e, quindi, anche
delle amministrazioni centrali dello Stato: la programmazione, la
gestione, il controllo e la consuntivazione.
Nella fase di "programmazione", si definiscono gli obiettivi e si
individuano le risorse, le azioni ed i tempi necessari per
realizzarli. Secondo il decreto legislativo n. 29/1993 "gli organi di
governo esercitano le funzioni di indirizzo politico-amministrativo,
definendo gli obiettivi ed i programmi da attuare, e verificano la
rispondenza dei risultati dell'attivita' amministrativa e della
gestione agli indirizzi impartiti" (art. 3, comma 1, art. 14, comma
1, e art. 20, comma 2). In tale contesto il budget e' lo strumento
operativo con cui si formalizzano gli obiettivi e le connesse risorse
(umane, finanziarie e strumentali) necessarie; esso costituisce lo
strumento guida per l'organizzazione nel perseguimento degli
obiettivi alla stessa assegnati.
La fase di "gestione" costituisce il processo attivo di
realizzazione degli obiettivi nella quale vengono rilevati, in
termini di costo, gli eventi amministrativi che si verificano.
La fase di "controllo" e' volta a verificare, attraverso la
misurazione e l'analisi degli scostamenti fra quanto previsto e
l'effettivo andamento della gestione, il raggiungimento degli
obiettivi prefissati. L'analisi degli scostamenti consente di
acquisire significative informazioni sulle attivita' svolte, sia
rispetto agli obiettivi inizialmente definiti, o al loro eventuale
aggiornamento, sia rispetto al modo di impiego delle risorse.
Attraverso il costante confronto fra le risultanze della gestione e
gli obiettivi programmati si possono individuare le cause delle
differenze riscontrate e, quindi, intraprendere le necessarie azioni
correttive.
Nella fase di "consuntivazione", infine, si da' conto
dell'effettivo utilizzo delle risorse e si forniscono le risultanze
definitive della gestione.
2. Il delineato processo innovativo coinvolge profondamente tanto
il Ministero del tesoro, quanto le singole amministrazioni
attuandosi, peraltro, su due livelli di osservazione dei fenomeni
rilevati, che interagiscono fra loro attraverso la struttura
contabile definita dal decreto legislativo n. 279/1997:
ad un livello aggregato o di sintesi si colloca la funzione del
Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica
e, in particolare, quella del Dipartimento della ragioneria generale
dello Stato.
In relazione alla previsione di cui al decreto legislativo n.
29/1993 spetta, infatti, al Ministero del tesoro l'"acquisizione
delle informazioni sui flussi finanziari relativi a tutte le
amministrazioni pubbliche, al fine di realizzare il piu' efficace
controllo dei bilanci, anche articolati per funzioni e programmi, e
la rilevazione dei costi, con particolare riferimento al costo del
lavoro" (art. 63). Lo stesso Ministero, poi, "...al fine di
rappresentare i profili economici della spesa,..." ha il compito di
definire "procedure interne e tecniche di rilevazione dei costi"
(art. 64).
Al Dipartimento della ragioneria generale dello Stato, inoltre,
ed in particolare all'Ispettorato generale per le politiche di
bilancio, spettano tra gli altri, i compiti di:
"... rilevazione, analisi, verifica e valutazione dei costi, ai
fini della programmazione finanziaria e di bilancio e della
predisposizione del progetto del bilancio di previsione,... anche
sulla base degli elementi forniti dagli Uffici centrali del bilancio
e dalle Ragionerie operanti presso i Dipartimenti provinciali del
tesoro, nonche' della contabilita' economica per centri di costo
prevista dall'art. 10 del decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279"
(decreto del Presidente della Repubblica n. 38/1998, art. 3, lettera
c), e decreto del Presidente della Repubblica n. 154/1998, art. 2,
lettera c);
controllo e misurazione degli effetti delle manovre di
bilancio;
valutazione dei costi e degli oneri derivanti dall'adozione di
provvedimenti legislativi;
consolidamento dei costi delle funzioni istituzionali dei
molteplici organismi pubblici.
ad un livello analitico del processo, invece, si collocano le
attivita' delle singole amministrazioni, alle quali il decreto
legislativo n. 279/1997, art. 12, comma 1, ha assegnato il compito di
adottare "le misure organizzative necessarie per la rilevazione e
l'analisi dei costi e dei rendimenti dell'attivita' amministrativa e
della gestione dei singoli centri di costo, secondo il sistema
pubblico di contabilita' economica di cui all'art. 10".
Specificamente, poi, il successivo decreto legislativo 286/1999 ha
attribuito alle stesse amministrazioni le funzioni di controllo
interno di gestione, indicandone specificamente i contenuti, e
ponendo il sistema e le procedure di contabilita' analitica nell'arco
delle strumentazioni di supporto al sistema di controllo di gestione,
di valutazione dei dirigenti e di controllo strategico.
Come gia' evidenziato nella circolare n. 6 del 23 febbraio u.s.
(Gazzetta Ufficiale n. 49 del 29 febbraio 2000), le amministrazioni
centrali hanno come riferimento normativo per l'impostazione dei
propri sistemi contabili il titolo III del decreto legislativo
7 agosto 1997, n. 279 ed il connesso piano unico dei conti.
Questa struttura contabile costituisce la chiave unitaria di
dialogo tra le amministrazioni pubbliche ed il Ministero del Tesoro,
del bilancio e della programmazione economica Dipartimento della
Ragioneria generale dello Stato, rendendo possibile il conseguente
consolidamento dei valori economici che perverranno dalle
amministrazioni medesime. Si specifica, inoltre, che il livello
minimo di rappresentazione contabile esposto nella Tabella B,
allegata al citato decreto, costituisce l'unita' elementare di
rilevazione e di scambio delle informazioni tra le amministrazioni
centrali e il Ministero del Tesoro, del bilancio e della
programmazione economica Dipartimento della Ragioneria generale dello
Stato.
Per le stesse amministrazioni - secondo quanto gia' indicato
nella nota tecnica allegata alla circolare ministeriale del 26 maggio
1999, n. 32 - resta invariata la possibilita' di estendere il livello
di rilevazione e di analisi dei costi in relazione a specifiche
esigenze conoscitive e di controllo interno; anche in tal caso,
comunque, permane la comunicazione dei dati rilevati, al livello di
dettaglio sopra specificato, al Ministero del tesoro, del bilancio e
della programmazione economica Dipartimento della Ragioneria generale
dello Stato.
Il sistema unico di contabilita' analitica e le sue rilevazioni
si pongono, pertanto, in stretta integrazione sia con il sistema di
controllo interno di gestione e con il processo informativo di
costruzione del bilancio finanziario delle amministrazioni, sia con
le decisioni di finanza pubblica. A tali fini, pertanto, si rende
indispensabile e da garantire la coerenza e l'omogeneita' del flusso
informativo dei dati rilevati e l'analisi delle sue risultanze ai
vari livelli di pertinenza.
In tale contesto, quindi, e' necessario che gli eventi
amministrativi espressivi dell'impiego delle risorse disponibili
vadano rappresentati secondo regole e procedure uniformi in grado di
assicurare anche il consolidamento dei valori rilevati ai diversi
livelli di osservazione dei fenomeni stessi.
3. Per facilitare la fase di prima applicazione del procedimento
di rilevazione dei costi, le scritture contabili dovranno essere
effettuate dalle amministrazioni centrali dello Stato con modalita'
tecniche analoghe a quelle adottate in sede di preventivo economico.
Per consentire una prima attivita' di monitoraggio dei costi
durante la gestione da parte delle amministrazioni e per disporre
eventuali adeguamenti del budget, nell'anno 2000 la rilevazione dei
costi sostenuti dovra' essere effettuata con "cadenza semestrale",
avvalendosi delle apposite schede - unite alla presente nota tecnica
- da trasmettere ai coesistenti Uffici centrali del bilancio.
La rilevanza di questa ulteriore fase del processo - gia' avviato
con la predisposizione del budget per l'anno in corso - richiede la
massima partecipazione e l'impegno di tutte le strutture interessate
le quali, nel frattempo, dovranno dotarsi di idonee risorse (umane e
strumentali, ed in particolare di quelle informatiche) individuando i
funzionari titolari del nuovo procedimento e delle attivita' di
rilevazione.
Nell'ambito di tale sforzo richiesto alle singole strutture
organizzative di ciascuna Amministrazione centrale dello Stato, non
manchera' la fattiva collaborazione del Dipartimento della Ragioneria
generale dello Stato Ispettorato generale per le politiche di
bilancio - servizio analisi dei costi e dei rendimenti, al quale
potranno rivolgersi per tutte le problematiche che avessero a
manifestarsi (tel. 06/47614080/4081/4083/4613/4792; e-mail:
Sacrrgs.tesoro.it).
Regole e criteri per la rilevazione dei costi.
1. La rilevazione degli eventi amministrativi connessi
all'impiego delle risorse umane, finanziarie e strumentali richiede
l'attivazione di un sistema contabile basato sul concetto di
"competenza economica", ossia un sistema che valorizzi le risorse
stesse nel momento dell'effettivo utilizzo e, quindi,
indipendentemente dall'esborso per l'acquisizione delle medesime.
La manifestazione dell'onere derivante dall'effettivo utilizzo
delle risorse, vale a dire il costo, non e', infatti, direttamente
riconducibile - nell'ambito del sistema di contabilita' finanziaria -
a nessuna delle fasi di gestione della spesa, che rappresenta
l'esborso monetario legato all'acquisizione delle risorse stesse. Le
fasi contabili della spesa, infatti, assumono connotazioni diverse in
stretta relazione all'espressione finanziaria che sono chiamate a
rappresentare, non riuscendo a qualificare l'utilizzazione delle
risorse acquisite.
Le "rilevazioni" che consentono di rappresentare i costi
sostenuti, pertanto, "devono essere effettuate nel momento in cui gli
eventi si manifestano", associando convenzionalmente tale momento ad
un documento (es. cedolino stipendi, ricevuta canoni ecc.), che
attesti l'effettivo impiego della risorsa considerata.
Al fine, quindi, di rappresentare compiutamente lo svolgimento
della gestione in termini economici e gli eventi amministrativi che
generano costi, qualunque sia il periodo prescelto per il
monitoraggio (ad es. il semestre), e' necessario individuare:
il "centro di costo", ossia l'unita' organizzativa che utilizza
risorse per lo svolgimento delle proprie attivita';
la "finalita'" per la quale vengono sostenuti i costi, che puo'
essere espressa a diversi livelli di dettaglio: in questa fase la
rilevazione non viene ancora richiesta secondo la logica completa del
nuovo processo, per favorirne una piu' rapida assimilazione;
la "voce del piano dei conti", articolata su tre livelli
secondo quanto previsto dal decreto legislativo n. 279/1997, che
esprime la natura del costo, ovvero il tipo di risorsa utilizzata
(personale, beni di consumo, consulenza, ecc...), e puo' essere
analizzata ad un ulteriore livello di dettaglio, rispetto al suddetto
terzo livello, secondo le esigenze del controllo interno. In tal
caso, pero', le amministrazioni sono tenute a fornire gli elementi
economici al Ministero del tesoro solo al terzo livello del
richiamato piano dei conti. In questa fase di avvio della rilevazione
contabile le amministrazioni sono tenute a rilevare i costi, in linea
generale, solo al "secondo livello" del piano dei conti;
il "periodo di riferimento" del costo, cioe' il tempo in cui la
risorsa (bene o servizio) viene impiegata dando luogo al correlativo
costo. In particolare: nel caso di risorsa che esaurisce la sua
utilita' contestualmente all'impiego, il periodo di riferimento del
costo coincide con tale momento di utilizzo; nel caso, invece, di
risorsa durevole (cioe' ad utilita' ultrannuale), il periodo di
riferimento del costo e' dato dall'intervallo temporale che decorre
dall'inizio dell'utilizzo della risorsa medesima fino al termine del
periodo considerato di utilizzo della risorsa stessa (cioe' alla
maturazione del costo);
la "quantita' di risorsa utilizzata", che ne esprime il consumo
rispetto ad una unita' di misura di riferimento che caratterizza la
risorsa stessa (es. tempo: anni, mesi, giorni, ecc.; spazio: metri
lineari, quadri, ecc.; volume: metri cubi, ecc.);
l'"unita' monetaria di misura adottata", che e' di base alla
valorizzazione della quantita' di risorse utilizzate (lira, euro);
il "costo", e' il valore monetario della quantita' di risorse
utilizzate dal centro di costo.
Le informazioni necessarie a rappresentare i costi relativi alle
risorse utilizzate non sono pero' sempre disponibili presso la
struttura che le impiega: talvolta, infatti, sono disponibili presso
altri uffici della stessa Amministrazione; altre volte, invece, sono
rinvenibili presso uffici di altre amministrazioni.
Nel primo caso, i centri di costo dovranno individuare l'Ufficio,
appartenente alla stessa amministrazione, che detiene le informazioni
e concordare con esso le modalita' ed i flussi di scambio delle
informazioni. Qualora fosse necessario e al fine di standardizzare la
procedura di trattamento dell'informazione, le amministrazioni
potranno richiedere la collaborazione del Dipartimento della
Ragioneria generale dello Stato - Ispettorato generale per le
politiche di bilancio - servizio analisi dei costi e dei rendimenti.
Nel caso specifico, poi, in cui nell'Amministrazione considerata
siano presenti centri di costo operanti a livello territoriale o,
comunque decentrati, si deve procedere come segue:
se l'ufficio centrale e' titolare e responsabile
dell'acquisizione delle risorse, il centro di costo periferico deve
ricevere dall'ufficio centrale stesso tutte le informazioni
necessarie per la determinazione dei costi delle risorse assegnate ed
impiegate;
se, viceversa, il centro di costo periferico opera
autonomamente - sulla base dell'accreditamento delle risorse
finanziarie - esso acquisisce e impiega in proprio le risorse, dei
cui costi ha, quindi, diretta cognizione.
Nell'altro caso - quello in cui le risorse sono acquisite da
strutture di amministrazioni diverse da quella di riferimento, cui le
risorse stesse sono poi assegnate - e' necessario attivare, con
l'Amministrazione che effettua la spesa, un flusso di informazioni
indispensabile per la determinazione dei costi riferibili al centro
di costo utilizzatore delle risorse medesime. Anche in tal caso,
qualora fosse necessario e al fine di standardizzare la procedura di
trattamento dell'informazione, le amministrazioni potranno richiedere
la collaborazione del Dipartimento della Ragioneria generale dello
Stato - Ispettorato generale per le politiche di bilancio - servizio
analisi dei costi e dei rendimenti.
Periodicamente - e specificamente ogni semestre per l'anno 2000 -
i centri di costo dovranno fornire, per il tramite dei coesistenti
Uffici centrali del bilancio, al Dipartimento della Ragioneria
generale dello Stato, le risultanze economiche del periodo di
indagine, aggregando le rilevazioni analitiche effettuate nel corso
della gestione ed esprimendole in termini monetari e quantitativi.
Una volta acquisiti ed elaborati i dati pervenuti dalle
amministrazioni, il Dipartimento in parola restituira' alle medesime
specifici rapporti, attivando la fase di osservazione degli eventi
manifestatisi nel semestre considerato, per verificare l'andamento
globale della gestione.
2. In considerazione delle implicazioni derivanti dalla gestione
delle nuove tipologie di informazione, si e' ritenuto di avviare il
sistema di contabilita' economica analitica secondo un approccio
graduale, procedendo ad un'introduzione progressiva del nuovo
processo.
A questo proposito c'e' da rilevare che le semplificazioni
adottate in sede di Budget 2000, se da un lato sono state rivolte a
facilitare l'approccio all'introduzione di un sistema di contabilita'
economica in una realta' tanto complessa e quindi a favorire in
questa prima fase la raccolta e la lettura delle informazioni,
dall'altro impongono un analogo adattamento delle rilevazioni di
gestione nel corso dell'anno 2000, affinche' il confronto sia reso
omogeneo.
"Per la rilevazione dei costi di gestione del 2000", pertanto,
sono state adottate "le medesime semplificazioni introdotte per il
budget 2000", e precisamente:
le rilevazioni dovranno essere effettuate per centro di costo
secondo la rispettiva natura; i costi pertanto non saranno ancora
riferiti alle finalita' cosi' come vorrebbe la logica completa del
nuovo processo;
la rilevazione dei costi per natura sara' effettuata al secondo
livello del piano dei conti introdotto con il decreto legislativo n.
279/1997, tranne che per la voce "Ammortamenti", che dovra' essere
rilevata al terzo livello, e per la voce "Esborso da contenzioso",
che andra' rilevata al primo livello;
la quantificazione in termini di unita' di riferimento (tempo:
anni/persona) e' richiesta solo per la voce Personale. Per tutte le
altre voci, il costo e' valorizzato direttamente in termini monetari.
Rispetto al procedimento di definizione del budget per il 2000, e
nell'ottica di procedere gradualmente in direzione dell'applicazione
completa del processo, e' prevista l'introduzione di un solo nuovo
elemento, rappresentato dalla "rilevazione semestrale" dei costi di
gestione. E cio' anche al fine di realizzare un primo approccio
all'impiego strumentale delle rilevazioni analitiche alle esigenze
proprie del controllo interno di gestione.
In relazione alle suddette semplificazioni, pertanto, i centri di
costo gestiranno le seguenti informazioni:
il centro di costo;
la voce del piano dei conti, espressa al 2o livello con le
eccezioni sopra indicate per la voce "Ammortamenti" ed "Esborso da
contenzioso";
il periodo di riferimento del costo;
la quantita' di risorsa utilizzata valorizzata direttamente in
termini monetari, e l'unita' di misura adottata (tempo: anni/persona)
limitatamente alla voce "Personale";
l'unita' monetaria di misura;
il costo.
Le suddette informazioni dovranno essere aggregate da ogni centro
di costo per ciascuna voce del piano dei conti, includendo tutte le
rilevazioni analitiche relative al periodo di indagine (nella specie,
il primo semestre dell'anno in corso). Le risultanze economiche
ottenute dovranno essere fatte pervenire alla ragioneria generale
dello Stato compilando l'apposita scheda di rilevazione.
La "riconciliazione" tra le rilevazioni economiche e quelle
finanziarie "non viene richiesta per il 1 semestre dell'anno 2000".
Tale operazione e' prevista "solo a fine esercizio" e sara'
effettuata con riferimento alle risorse finanziarie utilizzate dai
centri di responsabilita'. Per consentire la riconciliazione dei
valori economici con quelli finanziari, i centri di costo, in
occasione della rilevazione dei costi del secondo semestre 2000,
dovranno fornire alcune informazioni di supporto al Dipartimento
della Ragioneria generale dello Stato, le cui indicazioni saranno
rese note con apposite istruzioni.
3. Di seguito vengono illustrate le prime regole ed i criteri per
la rilevazione dei costi per il 1 semestre dell'anno 2000 per
ciascuna voce del piano dei conti.
1. Personale.
Il costo del personale deve essere rilevato al 2o livello del
piano dei conti, cioe' per comparto/qualifica (o posizione economica)
ed espresso sia in termini quantitativi che monetari.
1.1 Elementi per la rilevazione dei costi.
Le informazioni che consentono di determinare il costo del
personale di ciascun centro di costo sono detenute dagli stessi
"centri di costo" e "dall'ufficio del personale": e' quindi
necessario che fra questi uffici si stabilisca una stretta
collaborazione.
I "centri di costo", che gestiscono l'impiego delle risorse
umane, sono in possesso delle seguenti informazioni:
il personale effettivamente impiegato nell'attivita' del
centro;
la spesa relativa alle componenti accessorie della
retribuzione, quando essa e' liquidata dal funzionario delegato.
L'"ufficio del personale", che gestisce gli aspetti
organizzativi, giuridici ed economici del personale, e' in possesso
delle seguenti informazioni:
le unita' di personale in organico in ciascun centro di
responsabilita' dell'amministrazione, ovvero le unita' di personale
la cui spesa e' stanziata sui capitoli dello stato di previsione di
ciascun centro di responsabilita' dell'amministrazione;
la distribuzione delle unita' di personale nei diversi centri
di costo dell'amministrazione;
le unita' di personale che prestano servizio presso i centri di
costo dell'amministrazione, ma che sono nell'organico di altri centri
di responsabilita' della stessa amministrazione, o di altre
amministrazioni, o di enti e di aziende (personale comandato in
servizio presso il centro di costo);
le unita' di personale che pur essendo nell'organico
dell'amministrazione prestano servizio presso altri centri di
responsabilita' della stessa amministrazione o di altre
amministrazioni, o presso enti ed aziende (personale in organico del
centro di costo comandato in servizio presso altri centri di
responsabilita' della stessa amministrazione o di altre
amministrazioni, o presso enti ed aziende);
la spesa per la componente fissa del personale
dell'amministrazione;
la spesa per le componenti accessorie, quando non e' liquidata
dal funzionario delegato.
1.2 Calcolo del costo.
Per determinare il costo del personale sostenuto nel periodo di
riferimento si deve determinare la quantita' di lavoro utilizzata ed
il valore monetario di misura:
costo del lavoro = quantita' di lavoro \ unita' monetaria media
di riferimento.
La quantita' di lavoro utilizzata puo' riferirsi sia all'orario
d'obbligo contrattuale (lavoro ordinario) sia a quello oltre l'orario
d'obbligo stesso (lavoro straordinario). In ogni caso, la quantita'
di lavoro da determinare si deve riferire - articolata per
comparto/qualifica (o posizione economica) - alle unita' di personale
che prestano servizio, a qualsiasi titolo, presso il centro di costo
considerato, tenendo anche conto del personale comandato in
provenienza dall'esterno, ed escludendo quello destinato all'esterno.
Il procedimento di determinazione delle quantita' di lavoro impiegate
e' sostanzialmente analogo sia nel caso di lavoro ordinario che di
lavoro straordinario.
Per procedere, poi, alla espressione monetaria del fattore
lavoro, sia ordinario che straordinario, e' necessario determinare
l'unita' monetaria di misura da applicare alle quantita' impiegate e
rilevate. A tal fine si devono stabilire sia il valore monetario
medio unitario riferibile al lavoro ordinario, sia quello riferibile
al lavoro straordinario.
I prodotti delle rispettive quantita' per i valori monetari medi
di riferimento esprimono il costo del lavoro ordinario e di quello
straordinario, che in sommatoria evidenziano il costo del personale
nel periodo di riferimento:
costo del personale = costo del lavoro ordinario + costo del
lavoro straordinario.
Di seguito si espone il procedimento di calcolo del costo del
lavoro ordinario e di quello straordinario:
a) Costo del lavoro ordinario.
1. Determinazione della quantita' (tempo: anni/persona).
Esprimere il costo del lavoro in termini quantitativi significa
misurare l'utilizzo delle risorse umane in base all'unita' di misura
che meglio lo rappresenta. Per le risorse umane "l'unita' di misura
e' rappresentata dal tempo", espresso in termini di "anni/persona".
Per poter disporre dei dati sull'impiego del personale e per
garantire una maggiore attendibilita' delle informazioni raccolte, le
amministrazioni potrebbero utilizzare le risultanze periodiche
(possibilmente mensili) delle rilevazioni disposte secondo le
indicazioni della Presidenza del Consiglio dei Ministri -
Dipartimento per la funzione pubblica (circolare n. 8/1993 del
9 marzo 1993).
La quantita' di risorse umane impegnate nel centro di costo deve,
pertanto, essere calcolata procedendo secondo le modalita' seguenti:
prendendo a riferimento la rilevazione delle presenze, per
ciascuna unita' di personale impiegata presso il centro di costo si
determina il tempo lavorato durante l'orario d'obbligo contrattuale;
a questa grandezza, che esprime "il tempo effettivamente
dedicato alle attivita'" (istituzionali e strumentali), si aggiungono
i tempi relativi alle ferie e alle assenze, ottenendo la misura del
"tempo complessivo di impiego del personale" (pari all'orario
d'obbligo contrattuale). Nel caso in cui l'unita' di personale abbia
operato anche per altri centri di costo o per altri enti o
amministrazioni, la quantita' di ferie e di assenze da includere e'
calcolata in proporzione al tempo lavorato per il centro di costo
durante l'orario previsto contrattualmente;
sulla base dell'identificazione del personale impiegato presso
il centro di costo, "si somma il tempo effettivamente lavorato" delle
unita' di personale appartenenti allo stesso comparto/qualifica (o
posizione economica); analogo procedimento va svolto in relazione al
tempo complessivo;
"si riconducono sia il tempo effettivamente lavorato che quello
complessivo ad anni/persona: un anno/persona coincide con 1840 ore",
secondo le indicazioni della circolare del Ministero del tesoro, del
bilancio e della programmazione economica n. 7 del 24 febbraio 2000.
2. Determinazione del valore monetario medio di riferimento.
Le componenti della retribuzione che concorrono alla
determinazione del "valore monetario medio di riferimento" necessario
per il calcolo del costo del lavoro ordinario sono:
il trattamento base;
le indennita';
i contributi a carico del datore di lavoro.
Per il comparto ministeri, tra le indennita' si deve tenere
presente il Fondo unico di amministrazione (F.U.A.), per il quale,
nel caso in cui al momento della rilevazione "le modalita' di
erogazione non siano ancora state concordate", il valore che concorre
alla determinazione del costo di semestre deve essere definito in
base ad una stima. Il valore stimato, in mancanza di piu' precise
informazioni, puo' essere calcolato secondo un criterio di
ripartizione uniforme per tutto il personale. Nel caso in cui le
modalita' di erogazione del Fondo unico di amministrazione (F.U.A.)
vengano applicate a partire dal secondo semestre, nel calcolare
l'importo da includere nel costo del periodo (2o semestre) si dovra'
detrarre la stima effettuata per il periodo precedente (1 semestre)
ed allo stesso attribuita.
Per ciascun comparto/qualifica (o posizione economica), l'ufficio
del personale, tenuto conto anche delle indennita' liquidate dai
funzionari delegati, "a partire dalla spesa complessiva liquidata"
nel periodo di riferimento (semestre) deve determinare il "valore
monetario complessivo" e, quindi, quello "medio unitario (costo medio
unitario)" di ciascuna posizione economica gestita dall'ufficio
stesso, secondo il seguente procedimento:
dalla spesa complessiva si devono "escludere":
la spesa relativa agli arretrati di competenza degli anni
precedenti;
la spesa relativa ad oneri degli anni precedenti erogata con
ritardo rispetto alla regolare cadenza di liquidazione;
le quote liquidate nel periodo, ma di competenza dei periodi
precedenti: in questo caso all'importo liquidato si deve detrarre la
quota stimata ed attribuita ad altri periodi.
Al valore ottenuto si devono aggiungere:
le quote di competenza del periodo (semestre di riferimento),
ma liquidate nei periodi successivi (es. ratei tredicesima
mensilita'): in questo caso si deve effettuare una stima della
liquidazione prevista e calcolare la quota parte di competenza del
periodo;
la stima degli eventuali aumenti derivanti da rinnovi
contrattuali che si prevede possano maturare nel periodo di
riferimento e la cui liquidazione avverra' in periodi successivi.
Una volta ottenuto il "valore monetario complessivo" di tutte le
voci retributive del periodo (semestre) per singola posizione
economica, si deve determinare il "valore monetario medio unitario
annuo (costo medio unitario annuo) del lavoro ordinario" per poterlo
applicare all'impiego del personale espresso in anni/persona.
Per ciascun comparto/qualifica (o posizione economica), il
"valore monetario medio unitario annuo" si determina dividendo il
"valore monetario complessivo di semestre" per il numero di
retribuzioni corrisposte nel semestre stesso ottenendo il "valore
monetario medio unitario mensile" per posizione economica; e,
successivamente, moltiplicando questo risultato ottenuto per 12.
In particolare, fatta pari all'unita' la retribuzione del
personale in servizio a tempo pieno, le retribuzioni non corrisposte
in via integrale (es: per part-time, per assunzioni in servizio in
corso d'anno, per cessazioni dal servizio a vario titolo in corso
d'anno, ecc.) vanno considerate in proporzione a quanto
effettivamente corrisposto (es: la retribuzione di un'unita' di
personale in part-time al 70% dell'orario d'obbligo viene misurata
dal rapporto [1 x 70] : 100 = 0,70).
Per ciascun centro di costo, quindi, il costo del lavoro
ordinario per comparto/qualifica (o posizione economica) si determina
moltiplicando il valore monetario medio annuo unitario (costo medio
annuo unitario) del lavoro ordinario, fornito dall'ufficio del
personale, per l'impegno ordinario contrattuale espresso in
anni/persona.
Per facilitare l'esecuzione del procedimento descritto, a ciascun
ufficio del personale verranno forniti, entro il 21 giugno c.a.,
tramite i coesistenti uffici centrali del bilancio, appositi
elaborati epilogativi dei pagamenti disposti, a titolo di competenze
fisse, nel 1 semestre, articolati per comparto/qualifica (o posizione
economica) e per centro di responsabilita' amministrativa. Tali
elaborati dovranno essere ritirati dai suddetti uffici centrali il
20 giugno c.a. presso l'Ispettorato generale per le politiche di
bilancio - Servizio analisi dei costi e rendimenti - Via XX
Settembre, 97, scala C, piano terra, stanza n. 16.
Una volta individuati gli anni/persona relativi al tempo
effettivamente lavorato, alle ferie ed alle assenze, sara', quindi,
compito degli uffici del personale determinare, sulla scorta di tali
elaborati, il valore monetario complessivo di tutte le voci
retributive del periodo (semestre) per singolo comparto/qualifica (o
posizione economica) indicandone le rispettive entita' sull'apposita
scheda unita alle presenti istruzioni.
b) Costo del lavoro straordinario.
1. Determinazione della quantita' (tempo: anni/persona).
Anche per le risorse umane impiegate oltre l'orario d'obbligo,
l'unita' di misura e' rappresentata dal tempo, espresso in termini di
anni/persona.
La quantita' di risorse umane impegnate nel centro di costo
nell'effettuazione di lavoro straordinario deve, pertanto, essere
calcolata procedendo secondo le modalita' seguenti:
prendendo a riferimento la rilevazione delle presenze per
lavoro straordinario in uso, per ciascuna unita' di personale
impiegata presso il centro di costo si determinano le ore di lavoro
straordinario svolte e corrisposte in termini monetari;
sulla base dell'identificazione del personale impiegato presso
il centro di costo, si somma il tempo cosi' determinato delle unita'
di personale appartenenti allo stesso comparto/qualifica (o posizione
economica);
si riconducono le ore di lavoro straordinario ad anni/persona.
2. Determinazione del valore medio unitario.
L'ufficio del personale determina il costo orario del lavoro
straordinario per ciascun comparto/qualifica (o posizione economica),
sulla base delle maggiorazioni previste dal contratto nazionale, e
fornisce l'informazione ai centri di costo per la valorizzazione del
costo dello straordinario.
Per ciascun centro di costo, il costo complessivo del lavoro
straordinario per posizione economica si ottiene moltiplicando il
costo straordinario medio di posizione, fornito dall'ufficio del
personale, per le ore di straordinario riconosciute al personale.
La somma del costo del lavoro ordinario e di quello straordinario
evidenziano il costo del personale nel periodo di riferimento.
1.3 Modalita' di rilevazione dei costi.
Per ciascun comparto/qualifica (o posizione economica), le
informazioni relative alla voce "personale" che ogni centro di costo
deve rilevare sull'apposita scheda allegata riguardano:
i "costi sostenuti", ovvero il costo totale del personale
impiegato derivato dalla somma fra il costo del lavoro ordinario e il
costo del lavoro straordinario;
l'"impegno contrattuale totale" (espresso in anni/persona),
ovvero l'impegno che il personale in organico e il personale
proveniente da altri centri di responsabilita' ha effettivamente
dedicato alle attivita' del centro considerandovi anche le ferie e le
assenze;
l'"impegno del personale proveniente da altri centri" di
responsabilita' amministrativa o altri organismi (espresso in
anni/persona), ovvero l'impegno contrattuale del solo personale
proveniente da altri centri di costo;
l'"impegno effettivo ordinario" (espresso in anni/persona),
ovvero l'impegno che il personale in organico e il personale
proveniente da altri centri di responsabilita' ha effettivamente
dedicato alle attivita' del centro durante l'orario contrattuale;
l'"impegno effettivo straordinario" (espresso in anni/persona),
ovvero l'impegno che il personale in organico e il personale
proveniente da altri centri di responsabilita' ha dedicato alle
attivita' del centro al di fuori dell'orario contrattuale;
l'"impegno del personale che lavora presso altri centri" di
responsabilita' amministrativa o altri organismi (espresso in anni/
persona), ovvero l'impegno contrattuale del personale assegnato al
centro di costo, ma che presta servizio presso altri centri di costo.
2. Missioni.
La rilevazione dei costi delle missioni deve essere effettuata al
secondo livello del piano dei conti, le cui voci riguardano
specificamente quelle svolte nel "territorio nazionale" e
"all'estero".
Il relativo costo deve essere attribuito al centro di costo sulla
base del numero effettivo di missioni svolte dal personale per lo
svolgimento delle attivita' del centro stesso.
Il periodo di riferimento del costo coincide con il periodo,
"data puntuale" o "arco temporale", in cui viene svolta la missione.
2.1 Elementi per la rilevazione dei costi.
Rispetto all'ufficio che gestisce e rimborsa le spese sostenute
per le missioni, la fonte dell'informazione puo' essere cosi'
individuata:
missioni gestite e rimborsate dall'ufficio del personale per
tutti i centri di costo dell'amministrazione;
missioni rimborsate e gestite direttamente dai centri di costo
che le effettuano;
missioni rimborsate e gestite da un'altra amministrazione.
a) Missioni gestite e rimborsate dall'ufficio del personale per tutti
i centri di costo.
L'ufficio del personale ha tutte le informazioni utili a
valorizzare il costo. Pertanto, deve comunicare ai centri il costo i
dati necessari alla rilevazione contabile ovvero, per ogni voce di 2o
livello del piano dei conti, il costo e il periodo di riferimento.
b) Missioni gestite e rimborsate direttamente dai centri di costo che
le effettuano.
Il centro di costo e' in possesso di tutte le informazioni
necessarie alla determinazione e alla rilevazione del costo.
c) Missioni gestite e rimborsate da un'altra amministrazione.
L'ufficio dell'amministrazione che dispone il rimborso della
missione deve fornire al centro di costo utilizzatore le informazioni
necessarie per la rilevazione dei relativi costi.
Nel caso in cui il personale di una amministrazione effettui
missioni all'estero nell'interesse dell'amministrazione di
appartenenza, spesate con risorse finanziarie di altre
amministrazioni (es. del Ministero degli affari esteri, ecc.), sono
queste ultime che devono comunicare i relativi costi al/ai centro/i
di costo presso cui e' impiegato il personale.
2.2 Calcolo del costo.
Per ciascuna missione svolta dal personale il "costo" viene
determinato come segue:
costo missioni = indennita' di missione + spese di missione.
L'"indennita' di missione" e' rappresentata dai costi
effettivamente sostenuti per risarcire i disagi che il dipendente
affronta in missione. In tale componente si comprende anche
l'indennita' per missione continuativa, riconosciuta al personale
trasferito in un'altra sede per un periodo di tempo prolungato, ma
non superiore ai 240 giorni.
Le "spese di missione" sono rappresentate dalle spese sostenute
per il trasporto, vitto, alloggio e assicurazione del personale in
missione. Tali spese sono considerate comprensive dell'I.V.A.
2.3 Modalita' per la rilevazione dei costi.
Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di
rilevazione dei costi, i centri di costo devono:
selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui "periodo di
riferimento" ricade nel semestre di rilevazione;
calcolare la "quota parte di competenza" del semestre
ripartendo proporzionalmente il costo globale rispetto all'effettivo
svolgimento della missione nel periodo di rilevazione;
sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei
conti.
3. Altri compensi al personale.
La rilevazione dei costi che confluiscono nella voce "Altri
compensi al personale" deve essere effettuata al secondo livello del
piano dei conti, le cui voci riguardano specificamente i compensi
"per particolari prestazioni" e i "contributi ed oneri a favore del
personale".
Il periodo di riferimento di tali costi coincide, in genere, con
il momento in cui si manifesta la spesa (ovvero con la data di
emissione dell'ordine di pagamento) ed e' rappresentato dalla "data
puntuale" in cui si manifesta il costo, ad eccezione del costo per
"incarichi" il cui periodo di riferimento e' rappresentato "dall'arco
temporale" corrispondente alla durata della prestazione.
3.1 Elementi per la rilevazione dei costi.
L'ufficio del personale, quale struttura preposta alla gestione
degli aspetti organizzativi, economici e giuridici del personale e',
generalmente, quello che detiene tutte le informazioni necessarie a
determinare i costi che afferiscono alla voce "Altri compensi al
personale". Pertanto, affinche' ogni centro di costo possa rilevare i
costi di propria competenza, l'ufficio del personale deve comunicare
ai diversi centri di costo, per ciascuna voce di secondo livello del
piano dei conti, il costo e il periodo di riferimento. Fanno
eccezione le informazioni relative alla spesa per i buoni pasto
riconosciuti al personale che presta servizio presso gli uffici
periferici, che viene gestita direttamente dagli uffici periferici
stessi.
3.2 Calcolo del costo.
I valori dei costi che afferiscono alla voce "Altri compensi al
personale" coincidono, tendenzialmente, con i corrispondenti valori
della spesa.
Il costo per la voce "Per particolari prestazioni" e' generato
dalle prestazioni fornite dal personale nell'ambito di attivita'
finalizzate (commissioni, progetti, comitati, ecc.); va attribuito al
centro di costo responsabile della suddetta attivita' sulla base del
personale - sia esso esterno o interno al centro di costo - che e'
stato impiegato ed al quale viene riconosciuto il compenso.
I costi per "Contributi ed oneri a favore del personale" - ad
eccezione dei buoni pasto, non essendo questi correlati alle
prestazioni fornite dal personale nell'ambito del centro di costo -
vengono attribuiti al centro di costo al quale appartiene l'ufficio
del personale. I costi relativi ai buoni pasto vanno, invece,
imputati ai centri di costo, in base a quelli effettivamente
assegnati nel periodo al personale impiegato nel centro di costo.
3.3 Modalita' per la rilevazione dei costi.
Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di
rilevazione dei costi, i centri di costo devono:
selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui "periodo di
riferimento" ricade nel semestre di rilevazione;
calcolare il "costo di competenza del semestre" procedendo
secondo le seguenti modalita':
a) nel caso in cui il "periodo di riferimento sia interamente
compreso nel semestre" di rilevazione, si considera l'intero importo;
b) nel caso in cui il "periodo di riferimento ricada tra piu'
semestri", si calcola il costo giornaliero dell'impiego delle
risorse, dividendo il costo complessivo per il numero di giorni
inclusi nel periodo di riferimento, e si moltiplica il risultato per
il numero di giorni inclusi nel semestre di rilevazione;
sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei
conti.
4. Beni di consumo.
La rilevazione dei costi per i beni di consumo deve essere
effettuata al secondo livello del piano dei conti, le cui voci
riguardano specificamente i beni "inventariati" e quelli "non
inventariati".
I costi dei beni di consumo devono essere attribuiti al centro di
costo in base all'effettivo utilizzo. Il periodo di riferimento del
costo dei beni di consumo rappresenta l'arco temporale in cui avviene
l'utilizzo dei beni medesimi. Tali beni, convenzionalmente, vengono
considerati ad "utilizzo immediato", cioe' le risorse si considerano
completamente impiegate all'atto della consegna; pertanto, il periodo
di riferimento del costo coincide con la "data in cui avviene la
consegna del bene al centro di costo utilizzatore" (es. data del
documento di trasporto o data di scarico della merce).
4.1 Elementi per la rilevazione dei costi.
Rispetto alle modalita' di acquisizione e gestione, i beni di
consumo possono essere principalmente distinti in:
beni acquisiti e gestiti da un unico ufficio per tutti i centri
di costo dell'amministrazione;
beni acquisiti e gestiti direttamente dalle strutture che li
utilizzano;
beni acquisiti e gestiti da un'altra amministrazione.
a) Beni acquisiti e gestiti da un unico ufficio per tutti i centri di
costo dell'amministrazione.
L'ufficio del consegnatario, conoscendo le quantita' assegnate ai
singoli uffici, ha tutte le informazioni utili a fornire ai centri di
costo il costo da loro sostenuto. Pertanto, tale ufficio, per ogni
voce di secondo livello del piano dei conti, deve comunicare ai
centri coinvolti il costo e il periodo di riferimento.
b) Beni acquisiti e gestiti direttamente dalle strutture che li
utilizzano.
Il centro di costo e' direttamente in possesso di tutte le
informazioni necessarie alla determinazione e all'attribuzione del
costo.
c) Beni acquisiti e gestiti da un'altra amministrazione.
Analogamente a quanto previsto per il caso in cui i beni vengono
acquistati da un ufficio centralizzato, l'ufficio che effettua
l'acquisto deve fornire al centro di costo utilizzatore le
informazioni necessarie per la rilevazione.
4.2 Calcolo del costo.
Il costo relativo a ciascuna tipologia di bene impiegata viene
cosi' valorizzato:
costo del bene = costo unitario x quantita' impiegata.
Il "costo unitario" del bene e' dato da:
prezzo del bene + spese accessorie.
Il "prezzo del bene" (comprensivo dell'I.V.A., o anche di altri
tributi) e' diversamente determinato a seconda se proviene da una
unica fornitura o da piu' forniture.
Nel caso di un'unica fornitura/somministrazione si applica il
"prezzo effettivo" concordato e riportato sulla fattura o altro
documento equivalente; nel caso di piu' forniture/somministrazioni si
applica un "prezzo medio" che e' dato dalla media dei prezzi
concordati per le diverse forniture.
Le "spese accessorie" sono rappresentate da tutte le eventuali
spese sostenute per l'acquisizione del bene stesso (es. le spese di
trasporto e di consegna). Se le spese accessorie fanno riferimento
all'intera fornitura/somministrazione, il costo per unita' di bene
deve essere determinato ripartendo l'intero valore delle spese
accessorie sulla base del criterio ritenuto piu' significativo.
La "quantita'" esprime l'impiego del bene rispetto ad un'unita'
di misura che la rappresenta. Nella voce "Beni di consumo"
confluiscono molteplici tipologie di beni, il cui utilizzo e'
quantificato attraverso misure di riferimento differenti (es. il peso
per i beni alimentari; il volume per i carbolubrificanti; la
lunghezza per il filo elettrico; il numero di oggetti per la
cancelleria o le riviste; ecc.).
4.3 Modalita' per la rilevazione dei costi.
Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di
rilevazione dei costi, i centri di costo devono:
selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui "periodo di
riferimento" ricade nel semestre di rilevazione;
sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei
conti.
5. Prestazioni di servizi da terzi.
La rilevazione dei costi delle "prestazioni di servizi da terzi"
deve essere effettuata al secondo livello del piano dei conti, le cui
voci specificamente riguardano: "Consulenza", "Assistenza",
"promozione", "Servizi ausiliari", "Formazione e addestramento",
"Manutenzione ordinaria", "Servizi di ristorazione", "Noleggi e
locazioni", "Utenze e canoni". Tali voci individuano servizi di
diversa natura a fronte dei quali possono essere seguite modalita' di
acquisizione differenti a seconda dell'attivita' cui sono rivolte le
prestazioni medesime.
I costi delle "Prestazioni di servizi da terzi" devono essere
attribuiti al centro di costo che beneficia della prestazione di
servizi. L'ufficio che acquisisce il servizio deve provvedere al
calcolo del costo e deve comunicarlo ai centri di costo che
effettuano la rilevazione contabile.
In linea generale, la scelta dell'"unita' di misura piu'
adeguata" dipende dalle caratteristiche del servizio e dalla sua
modalita' di acquisizione. Fra i criteri piu' comunemente utilizzati
per la determinazione del costo di alcuni servizi si fa riferimento:
all'unita' di misura metrica (es. i metri quadrati per il servizio di
pulizia, di sorveglianza, per la manutenzione ordinaria di immobili,
e di impianti e macchinari quali ascensori, impianti elettrici,
impianti di riscaldamento), a quella di peso (es. i kilogrammi per il
servizio di lavanderia), e all'entita' numerica (es. il numero di
linee per l'utenza telefonica e le reti di trasmissione). In linea
residuale, la scelta del criterio dipende dalla disponibilita' dei
dati e, in assenza di unita' di misura piu' efficaci, si puo'
comunque fare riferimento al numero di persone impiegate nel centro
di costo.
Nell'attribuzione del costo, occorre distinguere tra:
servizi acquisiti per attivita' specifiche;
servizi acquisiti per il mantenimento della struttura.
a) Servizi acquisiti per attivita' specifiche.
Nel caso in cui la prestazione del servizio e' destinata ad un
"unico centro di costo", il costo va interamente attribuito al centro
che beneficia del servizio fornito. Qualora, poi, la prestazione del
servizio sia destinata a "piu' centri di costo", il costo va
attribuito a ciascun centro che beneficia della stessa prestazione
secondo l'unita' di misura che meglio esprime l'effettivo utilizzo
del servizio stesso (es. l'unita' di misura ritenuta piu' congrua per
esprimere l'effettivo impiego di una prestazione di "Consulenza", e'
rappresentata dalle ore prestate per ogni centro di costo, o allo
stesso riferibili).
b) Servizi acquisiti per il mantenimento della struttura.
Il costo di tale servizio, generalmente gestito da un unico
ufficio, deve essere ripartito fra i centri di costo secondo il
criterio piu' opportuno a rappresentare l'utilizzo della prestazione.
Il periodo di riferimento rappresenta l'arco temporale in cui si
beneficia del servizio erogato da terzi. L'ufficio che acquista il
servizio possiede la documentazione per definire il periodo di
riferimento e lo trasmette ai centri di costo che effettuano la
rilevazione contabile.
Il periodo di riferimento per i costi delle "Prestazioni di
servizi da terzi", deve essere:
nel caso di servizio continuativo, l'"intero arco temporale" in
cui ci si avvale della prestazione;
nel caso di servizio in un'unica soluzione, "la data puntuale"
in cui ci si avvale della prestazione.
5.1 Elementi per la rilevazione dei costi.
L'ufficio che detiene le informazioni necessarie alla
determinazione del costo e' strettamente correlato alla modalita' di
utilizzo del servizio. La fonte dell'informazione, pertanto, e'
distinta a seconda se si tratta di:
servizi acquisiti per garantire il funzionamento
dell'amministrazione;
servizi acquisiti per attivita' specifiche.
a) Servizi acquisiti per attivita' specifiche.
Si intendono i servizi necessari allo svolgimento di una
specifica attivita'. Tali servizi vengono generalmente acquisiti
dallo stesso ufficio che li utilizza e che, quindi, detiene tutte le
informazioni necessarie alla determinazione e all'attribuzione del
costo.
Nel caso in cui l'"acquisizione del servizio e' effettuata da un
altro organismo" e non dal "centro di costo utilizzatore" e'
necessario che le due strutture interessate interagiscano: l'ufficio
che acquisisce il servizio deve fornire al centro di costo
utilizzatore le informazioni necessarie alla rilevazione.
b) Servizi acquisiti per il mantenimento della struttura.
Si tratta di servizi che garantendo il mantenimento dell'apparato
organizzativo dell'amministrazione sono di utilita' comune a tutti i
centri di costo. Tali servizi vengono generalmente acquisiti e
gestiti da un "ufficio centralizzato" che possiede tutte le
informazioni necessarie affinche' ogni centro di costo possa rilevare
i costi di propria competenza. Pertanto, tale ufficio, per ogni voce
di secondo livello del piano dei conti, deve comunicare il costo e il
periodo di riferimento ai centri di costo interessati.
5.2 Calcolo del costo.
Il costo viene cosi' valorizzato:
prezzo del servizio + spese accessorie.
Il "prezzo del servizio" comprensivo dell'I.V.A. e' quello che
risulta dalla fattura o da qualsiasi altro documento equivalente. Nel
caso di contratti di consulenza nel prezzo del servizio e' da
includere anche l'I.R.A.P.
Le "spese accessorie" sono rappresentate dalle eventuali altre
spese correlate alla fornitura del servizio da parte di terzi (es.
nel caso del servizio di stampa e rilegatura, le spese accessorie
sono rappresentate dalle spese di trasporto e di consegna).
5.3 Modalita' per la rilevazione dei costi.
Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di
rilevazione dei costi, i centri di costo devono:
selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui "periodo di
riferimento" ricade nel semestre di rilevazione;
calcolare la "quota parte di competenza" del semestre
ripartendo proporzionalmente il costo globale rispetto all'effettivo
utilizzo della prestazione nel periodo di rilevazione. In particolare
si dovra' procedere nel seguente modo:
a) individuazione del costo unitario giornaliero:
costo totale/n. giorni periodo di riferimento;
b) individuazione della quota di competenza:
costo unitario giornaliero n. giorni periodo di riferimento
presenti nel semestre;
sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei
conti.
6. Altre spese.
La rilevazione dei costi che confluiscono nella voce "Altre
spese" deve essere effettuata al secondo livello del piano dei conti,
le cui voci specificamente riguardano: "Compensi per doveri assolti
da cittadini", "Altre spese amministrative", "Quote associative",
"Altre spese straordinarie".
Tali costi devono essere attribuiti al centro di costo che
utilizza le risorse. Le modalita' di attribuzione di tali costi
dipendono dal tipo di gestione che puo' essere:
centralizzata in un solo ufficio per tutti i centri di costo
dell'amministrazione;
diretta da parte delle stesse strutture utilizzatrici.
I costi gestiti da un ufficio centralizzato devono essere
ripartiti secondo il criterio piu' opportuno a rappresentare
l'utilizzo della risorsa tra i centri interessati (es. spese postali
e telegrafiche, assicurazione, ecc.); i costi gestiti direttamente
dall'ufficio che impiega la risorsa devono essere interamente
attribuiti agli stessi centri di costo (es. spese di rappresentanza,
ecc.).
I costi che si riferiscono alla voce "Altre spese" generalmente
hanno, in alternativa, le seguenti caratteristiche:
o si manifestano "in modo ciclico" nel corso dell'anno, per cui
anche in presenza di uno sfasamento temporale tra costo e spesa, di
fatto si verifica che il costo di periodo e' uguale alla spesa
sostenuta nello stesso periodo;
o si manifestano "in maniera del tutto eccezionale", per cui la
loro valorizzazione puo' essere effettuata solo al momento in cui e'
sostenuta la spesa.
Pertanto, si e' convenzionalmente stabilito che il "periodo di
riferimento" a cui attribuire il costo coincide con la "data" in cui
e' emesso il titolo di pagamento. Fanno eccezione a tale indicazione
i costi relativi alle "Quote associative", alle "Assicurazioni" e
alle"Commissioni elettorali" per i quali e' necessaria una loro
attribuzione all'"arco temporale" corrispondente al periodo a cui si
riferiscono rispettivamente la quota di partecipazione associativa,
il premio assicurativo o lo svolgimento delle elezioni.
6.1 Elementi per la rilevazione dei costi.
In relazione alle modalita' di gestione delle risorse che
confluiscono nella voce "Altre spese" si individuano le seguenti
indicazioni per la rilevazione dei costi:
a) Gestione centralizzata in un solo ufficio per tutti i centri di
costo dell'amministrazione.
L'ufficio centralizzato, conoscendo i servizi usufruiti dai
singoli uffici, detiene tutte le informazioni necessarie affinche'
ogni centro di costo possa rilevare i costi di propria competenza e
pertanto deve comunicare ai centri, per ciascuna voce di secondo
livello del piano dei conti, il costo e il periodo di riferimento.
b) Gestione diretta da parte delle stesse strutture utilizzatrici.
Il centro di costo e' in possesso di tutte le informazioni
necessarie alla determinazione e all'attribuzione del costo.
Altre eventuali situazioni devono essere rilevate dai centri di
costo utilizzatori in collaborazione con gli uffici che detengono le
informazioni.
6.2 Calcolo del costo.
I valori dei costi che afferiscono alla voce "Altre spese"
coincidono con i corrispondenti valori della spesa, ad eccezione dei
costi sostenuti per le "Quote associative", per le "Assicurazioni" e
per le "Commissioni elettorali", che sono rappresentati dal valore di
competenza del periodo.
6.3 Modalita' per la rilevazione dei costi.
Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di
rilevazione dei costi, i centri di costo devono:
selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui "periodo di
riferimento" ricade nel semestre di rilevazione;
calcolare il "costo di competenza del semestre" procedendo
secondo le seguenti modalita':
a) nel caso in cui "il periodo di riferimento sia interamente
compreso nel semestre" di rilevazione si considera l'intero importo;
b) nel caso in cui "il periodo di riferimento ricade tra piu'
semestri" si calcola il costo giornaliero dell'impiego delle risorse,
dividendo il costo complessivo per il numero di giorni inclusi nel
periodo di riferimento, e si moltiplica il risultato per il numero di
giorni inclusi nel semestre di rilevazione;
sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei
conti.
7. Esborso da contenzioso.
La rilevazione dei costi per esborso da contenzioso deve essere
effettuata al primo livello del piano dei conti. Tali costi possono
riguardare vertenze con il personale dipendente, contenzioso con i
fornitori, o la specifica attivita' posta in essere dal centro di
costo.
Il periodo di riferimento del costo coincide con la data in cui
e' stata emessa la sentenza.
7.1 Elementi per la rilevazione dei costi.
I costi che confluiscono nella voce "Esborso da contenzioso"
devono essere rilevati:
dall'ufficio del personale, per quanto riguarda il contenzioso
con il personale dipendente;
dall'ufficio del consegnatario, per quanto riguarda il
contenzioso con i fornitori;
dal centro di costo responsabile dell'erogazione del servizio
che e' oggetto del contenzioso.
Il centro di costo che segue la pratica processuale detiene tutte
le informazioni necessarie a rilevare i costi che confluiscono nella
voce "Esborso da contenzioso".
7.2 Calcolo del costo.
L'importo e' rappresentato dal costo effettivamente sostenuto nel
periodo, ovvero da quanto previsto dalla sentenza definitiva.
7.3 Modalita' per la rilevazione dei costi.
Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di
rilevazione dei costi, i centri di costo devono:
selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui "periodo di
riferimento" ricade nel semestre di rilevazione;
sommare i costi per la voce "Esborso da contenzioso".
8. TRIBUTI.
La rilevazione dei costi dei tributi deve essere effettuata al
secondo livello del piano dei conti, le cui voci specificamente
riguardano: "Imposte" e "Tasse".
Tali costi devono essere ripartiti fra i centri di costo secondo
il criterio piu' opportuno a rappresentare l'utilizzo della risorsa
(es. tassa di rimozione dei rifiuti solidi urbani) o devono essere
interamente attribuiti ai centri di costo che utilizzano le risorse
per lo svolgimento della propria attivita'.
Il periodo di riferimento e' rappresentato dalla "data puntuale",
quando il tributo e' collegato a un evento unico (es. la
registrazione di un contratto), mentre e' rappresentato dall'"arco
temporale" corrispondente al periodo in cui si riferisce il pagamento
del tributo (es. tassa per i passi carrabili), quando l'evento si
prolunga nel tempo.
8.1 Elementi per la rilevazione dei costi.
L'ufficio che gestisce la spesa deve collaborare con i centri di
costo per la determinazione dell'importo da attribuire a ciascuno di
essi.
8.2 Calcolo del costo.
L'importo dei costi che afferiscono alla voce "Tributi" coincide
con i corrispondenti valori della spesa.
8.3 Modalita' per la rilevazione dei costi.
Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di
rilevazione dei costi, i centri di costo devono:
selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui "periodo di
riferimento" ricade nel semestre di rilevazione;
calcolare il "costo di competenza del semestre" procedendo
secondo le seguenti modalita':
a) nel caso in cui "il periodo di riferimento sia interamente
compreso nel semestre" di rilevazione si considera l'intero importo;
b) nel caso in cui "il periodo di riferimento sia a cavallo
di piu' semestri" si calcola il costo giornaliero dell'impiego delle
risorse, dividendo il costo complessivo per il numero di giorni
inclusi nel periodo di riferimento, e si moltiplica il risultato per
il numero di giorni inclusi nel semestre di rilevazione;
sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei
conti.
9. Ammortamenti.
La rilevazione dei costi degli Ammortamenti deve essere
effettuata al terzo livello del piano dei conti, le cui voci sono
esposte nella unita tabella 1 con le relative quote percentuali da
adottare. Devono essere considerate le quote di ammortamento relative
ai soli beni il cui impiego decorre a partire dall'esercizio 2000.
I costi degli ammortamenti devono essere attribuiti ai centri di
costo utilizzatori dei beni. In linea generale l'ufficio che gestisce
il bene deve provvedere al calcolo del costo (ammortamento) e
trasmetterlo ai centri di costo che effettuano la rilevazione
contabile.
Nell'attribuzione del costo occorre distinguere tra:
a) Beni per il funzionamento.
I costi devono essere ripartiti dall'ufficio che dispone delle
informazioni fra i centri di costo in base ad un criterio che meglio
esprima l'utilizzo effettivo della risorsa: la scelta del criterio
dipende dalla disponibilita' dei dati e dall'efficacia ad esprimere
il beneficio ottenuto con l'utilizzo del bene da parte di ciascun
centro di costo.
b) Beni di utilizzo specifico.
I costi devono essere attribuiti al centro di costo che impiega i
beni per lo svolgimento della propria attivita' in base al loro
effettivo utilizzo. Nel caso in cui il bene sia utilizzato da piu'
centri di costo e' necessario individuare un criterio che, a seconda
del tipo di attivita' in cui viene impiegato, meglio esprima
l'utilizzo della risorsa.
I costi relativi a beni dello Stato, che nessun centro di costo
utilizza per lo svolgimento delle proprie attivita', devono essere
rilevati ed attribuiti al centro di costo che ne gestisce
l'acquisizione o la manutenzione straordinaria (es. il Ministero dei
lavori pubblici deve rilevare i costi per le opere di difesa del
suolo, il Ministero per i beni e le attivita' culturali deve rilevare
i costi per il restauro di beni dello Stato, ecc.).
Per ciascuna tipologia di bene durevole (corrispondente alle voci
di terzo livello del piano dei conti) e' preso in considerazione un
periodo di utilizzo complessivo che decorre dal momento dell'impiego
del bene durevole e si conclude al termine dell'utilizzo del bene
medesimo. Se il momento di impiego del bene si verifica in data
successiva a quella di inizio del semestre di rilevazione dei costi,
l'ammortamento si calcola in relazione al numero dei giorni che vanno
dalla data di impiego del bene alla data di scadenza del semestre.
Per facilitare la fase di prima applicazione della rilevazione
dei costi degli ammortamenti, il momento dell'impiego del bene
durevole viene fatto coincidere, convenzionalmente, con l'inizio del
semestre in cui si ha la disponibilita' del bene stesso.
Ad esempio:
se il bene durevole viene acquisito ed utilizzato a partire dal
1 marzo 2000, la quota di ammortamento deve essere rilevata sia nel
primo che nel secondo semestre. Per il primo semestre, la quota di
ammortamento andrebbe calcolata e rilevata dalla data di utilizzo del
bene (1 marzo 2000) alla data di scadenza del primo semestre (30
giugno 2000), cioe' per un totale di 122 giorni (essendo il primo
semestre pari a 181 giorni di calendario): "per la convenzione
stabilita, invece, la quota di ammortamento va calcolata e rilevata
per l'intero semestre"; per il secondo semestre, nel presupposto
riscontrato che l'utilizzo del bene durevole sia avvenuto per tutto
il periodo (1 luglio-31 dicembre 2000), la quota di ammortamento
dovra' essere calcolata e rilevata per l'intero semestre;
se, invece, il bene durevole viene acquisito utilizzato a
partire dal 15 ottobre 2000, la quota di ammortamento dovra' essere
determinata e rilevata solo per il secondo semestre, a partire dal
"momento del suo utilizzo fatto", anche in tal caso,
"convenzionalmente coincidere con la data di inizio del semestre" (1
luglio 2000) e fino alla data di scadenza del secondo semestre (31
dicembre 2000).
9.1 Elementi per la rilevazione dei costi.
L'ufficio che detiene le informazioni necessarie alla
determinazione del costo e' strettamente correlato alla modalita' di
utilizzo dei beni. Pertanto, la fonte dell'informazione e' distinta a
seconda se si tratta di beni per il funzionamento, o di beni di
utilizzo specifico.
a) Beni per il funzionamento.
Si intendono i beni necessari al funzionamento ed al mantenimento
delle strutture organizzative di una amministrazione (es. l'immobile
in cui ha sede l'amministrazione, i mobili, gli arredi, ecc.) e
vengono generalmente gestiti dall'ufficio del consegnatario. Tale
ufficio, quindi, detiene tutte le informazioni necessarie affinche'
ogni centro di costo possa rilevare i costi di propria competenza e
deve comunicare ai diversi centri il costo l'importo ed il periodo di
riferimento per ciascuna voce di terzo livello del piano dei conti.
Nel caso in cui i beni siano gestiti da un ufficio diverso da quello
del consegnatario, i centri di costo devono richiedere le
informazioni all'ufficio competente, che appartenga o meno alla
stessa amministrazione.
b) Beni di utilizzo specifico.
Sono i beni impiegati nelle attivita' che concorrono alla
realizzazione delle missioni istituzionali dell'amministrazione (es.
i macchinari utilizzati nei laboratori per la certificazione dei
brevetti, i furgoni per il trasporto dei detenuti, ecc.). Tali beni
vengono generalmente gestiti dallo stesso ufficio che li utilizza
che, quindi, detiene tutte le informazioni necessarie alla
determinazione e all'attribuzione del costo.
In via generale, quindi, ne consegue che gli uffici che detengono
le informazioni devono collaborare con i centri di costo
utilizzatori, tenendo presente che:
nel caso in cui l'acquisto del bene sia effettuato da un'altra
amministrazione, l'ufficio che effettua l'acquisto e provvede alla
sua gestione deve fornire al centro di costo utilizzatore le
informazioni necessarie per la rilevazione;
nel caso di opere realizzate in proprio nell'ambito della
pubblica amministrazione centrale, l'ufficio che segue i lavori deve
comunicare al centro utilizzatore del bene il valore complessivo
dell'opera, determinato dalla somma delle spese sostenute per la sua
realizzazione.
9.2 Calcolo del costo.
Per i beni ad utilita' pluriennale e' necessario definire la
quota di costo da imputare ai periodi in cui la risorsa viene
utilizzata: "quota di ammortamento". Al fine di rilevare la quota di
competenza di ciascun periodo e' necessario applicare l'aliquota
annuale di ammortamento e calcolare la quota corrispondente al
periodo di rilevazione.
L'"aliquota di ammortamento" e' la percentuale che esprime la
quantita' della risorsa utilizzata nell'anno: essa e' collegata,
pertanto, alla durata del bene. Le aliquote da applicare sono
riportate nella unita tabella 1 in cui, per ogni tipologia di bene,
e' individuata la percentuale da applicare. Se il bene e' acquisito
nel primo semestre, si determinera' prima la quota di ammortamento
annuale: quindi, si procedera' ad imputare il valore ottenuto al
periodo di riferimento, decorrente dalla data di utilizzo del bene -
fatta convenzionalmente coincidere con la data di inizio del semestre
- alla data di scadenza del primo semestre (30 giugno 2000);
permanendo l'utilizzo del bene nel secondo semestre, a tale periodo
andra' riferita la meta' della quota annuale di ammortamento
determinata. Analogo procedimento va seguito se il bene e' acquisito
ed impiegato nel secondo semestre.
Per calcolare la quota da imputare, il centro di costo deve:
a) determinare la quota annuale di ammortamento con riferimento
alle aliquote di cui alla tabella 1:
quota annuale di ammortamento = valore patrimoniale del bene
aliquota di ammortamento;
b) applicare la quota ottenuta al semestre considerato:
quota da imputare al semestre = quota annuale di ammortamento
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In particolare, il "valore patrimoniale" del bene si calcola come
segue:
valore del bene + spese accessorie.
Il "valore del bene" e' rappresentato dal valore di acquisto del
bene (comprensivo dell'I.V.A., o anche di altri tributi) o, nel caso
di beni "costruiti in economia", dal valore complessivo delle spese
sostenute e da sostenere per la sua realizzazione. Nel valore
vengono, inoltre, inclusi gli impianti fissi di un edificio in quanto
pertinenze del cespite principale (es. impianti di riscaldamento e di
condizionamento, ascensori, impianti di sicurezza, ecc.).
Per "spese accessorie" si intendono tutte le eventuali spese
sostenute per l'acquisizione del bene stesso (es. spese progettuali,
di trasporto, di consegna, ecc.). Qualora, poi, si sia ricorso ad un
finanziamento per l'acquisto di beni ammortizzabili, si includono
nelle spese accessorie del bene anche i costi relativi agli
interessi.
9.3 Modalita' per la rilevazione dei costi.
Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di
rilevazione dei costi, i centri di costo devono:
selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui "periodo di
riferimento" ricade nel semestre di rilevazione;
sommare i costi per ogni voce di terzo livello del piano dei
conti.
----> Vedere tabella <----