Art. 7.
Obblighi di conservazione e custodia
1. I dati contenuti nella banca di dati sono conservati per il
tempo previsto dall'articolo 11, comma 1, lettera e) del decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e dall'articolo 30 del decreto
legislativo 29 ottobre 1999, n. 490, nonche' secondo le modalita' di
cui all'articolo 6 del decreto del Presidente della Repubblica
28 dicembre 2000, n. 445.
Note all'art. 7:
- Per la lettera e) del comma 1 dell'art. 11 del citato
decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, si veda in note
all'art. 5.
- Si riporta il testo dell'art. 30 del decreto
legislativo 29 ottobre 1999, n. 490 (Testo unico delle
disposizioni legislative in materia di beni culturali e
ambientali, a norma dell'art. 1 della legge 8 ottobre 1997,
n. 352):
«Art. 30 (Vigilanza sugli archivi delle amministrazioni
statali e versamenti agli Archivi di Stato). (Decreto del
Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409,
articoli 23, 24, 25, 27, 32; decreto del Presidente della
Repubblica 18 novembre 1965, n. 1478, art. 47; decreto del
Presidente della Repubblica 30 dicembre 1975, n. 854,
articoli 1 e 3). - 1. Gli organi giudiziari e
amministrativi dello Stato versano all'archivio centrale
dello Stato e agli archivi di Stato i documenti relativi
agli affari esauriti da oltre quarant'anni, unitamente agli
strumenti che ne garantiscono la consultazione. Le liste di
leva e di estrazione sono versate settantanni dopo l'anno
di nascita della classe cui si riferiscono. Gli archivi
notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che
cessarono l'esercizio professionale anteriormente
all'ultimo centennio.
2. Il soprintendente all'archivio centrale dello Stato
e i direttori degli archivi di Stato possono accettare
versamenti di documenti piu' recenti, quando vi sia
pericolo di dispersione o di danneggiamento.
3. Nessun versamento puo' essere ricevuto se non sono
state effettuate le operazioni di scarto. Le spese per il
versamento sono a carico delle amministrazioni versanti.
4. Gli archivi degli uffici statali soppressi e degli
enti pubblici estinti sono versati all'archivio centrale
dello Stato e agli archivi di Stato, a meno che non se ne
renda necessario il trasferimento, in tutto o in parte, ad
altri enti.
5. Presso gli organi indicati nel comma 1 sono
istituite commissioni, delle quali fanno parte
rappresentanti del Ministero e del Ministero dell'interno,
con il compito di vigilare sulla corretta tenuta degli
archivi correnti e di deposito, di collaborare alla
definizione dei criteri di organizzazione, gestione e
conservazione dei documenti, di proporre gli scarti di cui
al comma 3, di curare i versamenti previsti al comma 1, di
identificare gli atti di natura riservata. La composizione
e il funzionamento delle commissioni sono disciplinati con
regolamento. Gli scarti sono autorizzati dal Ministero.
6. Le disposizioni del presente articolo non si
applicano al Ministero per gli affari esteri; non si
applicano altresi' agli stati maggiori dell'esercito, della
marina e dell'aeronautica per quanto attiene la
documentazione di carattere militare e operativo».
- Si riporta il testo dell'art. 6 del decreto del
Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445,
recante «Testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa
(testo A).»:
«Art. 6 (L-R) (Riproduzione e conservazione di
documenti). - 1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati
hanno facolta' di sostituire, a tutti gli effetti, i
documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la
corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o
regolamento e' prescritta la conservazione, con la loro
riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o
con altro mezzo idoneo a garantire la conformita' dei
documenti agli originali (L).
2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei
documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, sia
ai fini amministrativi che probatori, anche se realizzati
su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono
conformi alle regole tecniche dettate dall'Autorita' per
l'informatica nella pubblica amministrazione (L).
3. I limiti e le modalita' tecniche della riproduzione
e dell'autenticazione dei documenti di cui al comma 1, su
supporto fotografico o con altro mezzo tecnico idoneo a
garantire la conformita' agli originali, sono stabiliti con
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri.
4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero
per i beni e le attivita' culturali sugli archivi delle
amministrazioni pubbliche e sugli archivi privati
dichiarati di notevole interesse storico, ai sensi delle
disposizioni del capo II del decreto legislativo 29 ottobre
1999, n. 490».