Art. 42
Formazione, archiviazione e conservazione digitale
della documentazione amministrativo-contabile
1. Le istituzioni scolastiche formano gli originali dei propri
documenti con mezzi informatici, ai sensi di quanto previsto dagli
articoli 40 e seguenti del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e
dalle Linee guida adottate ai sensi dell'articolo 71 del medesimo
decreto legislativo n. 82 del 2005.
2. Il dirigente scolastico e il D.S.G.A. adottano le misure
necessarie per l'archiviazione digitale dei documenti
amministrativo-contabili, anche mediante dematerializzazione dei
documenti formati in origine su supporto analogico, ai sensi di
quanto previsto dall'articolo 22 del decreto legislativo n. 82 del
2005 e dalle Linee guida adottate ai sensi dell'articolo 71 del
medesimo decreto legislativo n. 82 del 2005.
3. Le istituzioni scolastiche adottano le misure necessarie alla
protocollazione e conservazione in formato digitale, per non meno di
dieci anni, dei documenti amministrativo-contabili, ai sensi di
quanto previsto dagli articoli 40 e seguenti del decreto legislativo
n. 82 del 2005 e dalle Linee guida adottate ai sensi dell'articolo 71
del medesime decreto legislativo n. 82 del 2005.
Note all'art. 42:
- Si riporta il testo dei commi 22, 40 e seguenti e del
comma 71 del citato decreto legislativo 7 marzo 2005, n.
82:
«Art. 22 (Copie informatiche di documenti analogici). -
1. I documenti informatici contenenti copia di atti
pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi
gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in
origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai
depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali,
hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715
del codice civile, se sono formati ai sensi dell'art. 20,
comma 1-bis, primo periodo. La loro esibizione e produzione
sostituisce quella dell'originale.
1-bis. La copia per immagine su supporto informatico di
un documento analogico e' prodotta mediante processi e
strumenti che assicurano che il documento informatico abbia
contenuto e forma identici a quelli del documento analogico
da cui e' tratto, previo raffronto dei documenti o
attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano
adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza
della forma e del contenuto dell'originale e della copia.
2. Le copie per immagine su supporto informatico di
documenti originali formati in origine su supporto
analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli
originali da cui sono estratte, se la loro conformita' e'
attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a cio'
autorizzato, secondo le Linee guida
3. Le copie per immagine su supporto informatico di
documenti originali formati in origine su supporto
analogico nel rispetto delle Linee guida hanno la stessa
efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se
la loro conformita' all'originale non e' espressamente
disconosciuta.
4. Le copie formate ai sensi dei commi 1, 1-bis, 2 e 3
sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali
formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad
assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla
legge, salvo quanto stabilito dal comma 5.
5. Con decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri possono essere individuate particolari tipologie
di documenti analogici originali unici per le quali, in
ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane
l'obbligo della conservazione dell'originale analogico
oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro
conformita' all'originale deve essere autenticata da un
notaio o da altro pubblico ufficiale a cio' autorizzato con
dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al
documento informatico.
6.»
«Art. 40 (Formazione di documenti informatici). - 1. Le
pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri
documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e
pubblici registri, con mezzi informatici secondo le
disposizioni di cui al presente codice e le Linee guida.
2. -.
3. -.
4. -.
Art. 40-bis (Protocollo informatico). - 1.Formano
comunque oggetto di registrazione di protocollo ai sensi
dell'art. 53 del decreto del Presidente della Repubblica 28
dicembre 2000, n. 445, le comunicazioni che provengono da o
sono inviate a domicili digitali eletti ai sensi di quanto
previsto all'art. 3-bis, nonche' le istanze e le
dichiarazioni di cui all'art. 65in conformita' alle Linee
guida
Art. 40-ter (Sistema pubblico di ricerca documentale).
- 1.La Presidenza del Consiglio dei ministri promuove lo
sviluppo e la sperimentazione di un sistema volto a
facilitare la ricerca dei documenti soggetti a obblighi di
pubblicita' legale, trasparenza o a registrazione di
protocollo ai sensi dell'art. 53 del decreto del Presidente
della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e di cui
all'art. 40-bis e dei fascicoli dei procedimenti di cui
all'art. 41, nonche' a consentirne l'accesso on-line ai
soggetti che ne abbiano diritto ai sensi della disciplina
vigente.
(Omissis).»
«Art. 71 (Regole tecniche). - 1. L'AgID, previa
consultazione pubblica da svolgersi entro il termine di
trenta giorni, sentiti le amministrazioni competenti e il
Garante per la protezione dei dati personali nelle materie
di competenza, nonche' acquisito il parere della Conferenza
unificata, adotta Linee guida contenenti le regole tecniche
e di indirizzo per l'attuazione del presente codice. Le
Linee guida divengono efficaci dopo la loro pubblicazione
nell'apposita area del sito internet istituzionale
dell'AgID e di essa ne e' data notizia nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana. Le Linee guida sono
aggiornate o modificate con la procedura di cui al primo
periodo.
[1-bis. Entro nove mesi dalla data di entrata in vigore
del presente decreto, con uno o piu' decreti del Presidente
del Consiglio dei Ministri emanati su proposta del Ministro
delegato per l'innovazione e le tecnologie, sentito il
Ministro per la funzione pubblica, d'intesa con la
Conferenza unificata di cui all'art. 8 del decreto
legislativo 28 agosto 1997, n. 281, sono adottate le regole
tecniche e di sicurezza per il funzionamento del sistema
pubblico di connettivita'.]
1-ter. Le regole tecniche di cui al presente codice
sono dettate in conformita' ai requisiti tecnici di
accessibilita' di cui all'art. 11 della legge 9 gennaio
2004, n. 4, alle discipline risultanti dal processo di
standardizzazione tecnologica a livello internazionale ed
alle normative dell'Unione europea.
2.».