A.2 CODICE DI DEONTOLOGIA E DI BUONA CONDOTTA PER IL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI PER SCOPI STORICI. (Provvedimento del Garante n. 8/P/21 del 14 marzo 2001, in G.U. 5 aprile 2001, n.80) IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI Nella seduta odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodota', presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Ugo De Siervo e dell'ing. Claudio Manganelli, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale; Visto l'art. 27 della direttiva n. 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 24 ottobre 1995, secondo cui gli Stati membri e la Commissione incoraggiano l'elaborazione di codici di condotta destinati a contribuire, in funzione delle specificita' settoriali, alla corretta applicazione delle disposizioni nazionali di attuazione della direttiva adottate dagli Stati membri; Visto l'art. 31, comma 1, lettera h) della legge 31 dicembre 1996, n. 675, il quale attribuisce al Garante il compito di promuovere nell'ambito delle categorie interessate, nell'osservanza del principio di rappresentativita', la sottoscrizione di codici di deontologia e di buona condotta per determinati settori, verificarne la conformita' alle leggi e ai regolamenti anche attraverso l'esame di osservazioni di soggetti interessati e contribuire a garantirne la diffusione e il rispetto; Visto il decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 281, in materia di trattamento dei dati personali per finalita' storiche, statistiche e di ricerca scientifica, e in particolare il relativo art. 6, comma 1, il quale demanda al Garante il compito di promuovere la sottoscrizione di uno o piu' codici di deontologia e di buona condotta per i soggetti pubblici e privati, ivi comprese le societa' scientifiche e le associazioni professionali, interessati al trattamento dei dati per scopi storici; Visto l'articolo 7, comma 5, del medesimo decreto legislativo n. 281/1999 , relativo ad alcuni profili che devono essere individuati dal codice per i trattamenti di dati per scopi storici; Visto il provvedimento 10 febbraio 2000 del Garante per la protezione dei dati personali, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 46 del 25 febbraio 2000, con il quale il Garante ha promosso la sottoscrizione di uno o piu' codici di deontologia e di buona condotta relativi del trattamento di dati personali per scopi storici effettuati da archivisti e utenti ed ha invitato tutti i soggetti aventi titolo a partecipare all'adozione del medesimo codice in base al principio di rappresentativita' a darne comunicazione al Garante entro il 31 marzo 2000; Viste le comunicazioni pervenute al Garante in risposta al provvedimento del 10 febbraio 2000, con le quali diversi soggetti pubblici e privati, societa' scientifiche ed associazioni professionali hanno manifestato la volonta' di partecipare alla redazione del codice e fra i quali e' stato conseguentemente costituito un apposito gruppo di lavoro composto da componenti della Commissione consultiva per le questioni inerenti la consultabilita' degli atti d'archivio riservati, del Centro di Documentazione ebraica, del Ministero per i beni e le attivita' culturali, dell'Associazione delle istituzioni culturali italiane, dell'Associazione nazionale archivistica italiana, dell'istituto nazionale per la storia del movimento di liberazione in Italia, della Societa' per lo studio della storia contemporanea, dell'Istituto storico italiano per l'eta' moderna e contemporanea, della Societa' per gli studi di storia delle istituzioni, della Societa' italiana delle storiche, dell'istituto romano per la storia d'Italia dal fascismo alla resistenza; Considerato che il testo del codice e' stato oggetto di ampia diffusione, anche attraverso la sua pubblicazione su alcuni siti Internet, al fine di favorire il piu' ampio dibattito e di permettere la raccolta di eventuali osservazioni e integrazioni al testo medesimo da parte di tutti i soggetti interessati; Vista la nota del 28 febbraio 2001 con cui il gruppo di lavoro ha trasmesso il testo del codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici approvato e sottoscritto in pari data; Rilevato che il rispetto delle disposizioni contenute nel codice costituisce condizione essenziale per la liceita' del trattamento dei dati personali; Constatata la conformita' del codice alle leggi e ai regolamenti in materia di protezione delle persone rispetto al trattamento dei dati personali, ed in particolare all' art. 31, comma 1, lettera h) della legge n. 675/1996, nonche' agli artt. 6 e 7 del decreto legislativo n. 281/1999; Considerato che, ai sensi dell'art. 6, comma 1, del decreto legislativo n. 281/1999, il codice deve essere pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana a cura del Garante; Rilevato che anche dopo tale pubblicazione il codice potra' essere eventualmente sottoscritto da altri soggetti pubblici e privati, societa' scientifiche ed associazioni professionali interessati; Vista la documentazione in atti; Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000, adottato con deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 162 del 13 luglio 2000; Dispone: la trasmissione del codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici che figura in allegato all'Ufficio pubblicazione leggi e decreti del Ministero della giustizia per la sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana. Roma, 14 marzo 2001 IL PRESIDENTE IL RELATORE IL SEGRETARIO GENERALE CODICE DI DEONTOLOGIA E DI BUONA CONDOTTA PER I TRATTAMENTI DI DATI PERSONALI PER SCOPI STORICI*. preambolo I sottoindicati soggetti pubblici e privati sottoscrivono il presente codice sulla base delle seguenti premesse: 1) Chiunque accede ad informazioni e documenti per scopi storici utilizza frequentemente dati di carattere personale per i quali la legge prevede alcune garanzie a tutela degli interessati, in considerazione dell'interesse pubblico allo svolgimento di tali trattamenti, il legislatore - con specifico riguardo agli archivi pubblici e a quelli privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi dell'art. 36 del d.P.R. 30 settembre 1963 n. 1409 - ha esentato i soggetti che utilizzano dati personali per le suddette finalita' dall'obbligo di richiedere il consenso degli interessati ai sensi degli artt. 12, 20 e 28 della legge (l. 31 dicembre 1996, n. 675, in particolare art. 27; dd.lg. 11 maggio 1999, n. 135 e 30 luglio 1999, n. 281, in particolare art. 7, comma 4; d.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, e successive modificazioni e integrazioni). 2) L'utilizzazione di tali dati da parte di utenti ed archivisti deve pertanto rispettare le previsioni di legge e quelle del presente codice di deontologia e di buona condotta, l'osservanza del quale, oltre a rappresentare un obbligo deontologico, costituisce condizione essenziale per la liceita' del trattamento dei dati (art. 31, comma 1, lettera h), l. 31 dicembre 1996, n. 675; art. 6, d.lg. 30 luglio 1999, n. 281). 3) L'osservanza di tali regole non deve pregiudicare l'indagine, la ricerca, la documentazione e lo studio ovunque svolti, in relazione a figure, fatti e circostanze del passato. 4) I trattamenti di dati personali concernenti la conservazione, l'ordinamento e la comunicazione dei documenti conservati negli Archivi di Stato e negli archivi storici degli enti pubblici sono considerati di rilevante interesse pubblico (art. 23 d.lg. 11 maggio 1999, n. 135). 5) La sottoscrizione del presente codice e' promossa per legge dal Garante, nel rispetto del principio di rappresentativita' dei soggetti pubblici e privati interessati. Il codice e' espressione delle associazioni professionali e delle categorie interessate, ivi comprese le societa' scientifiche, ed e' volto ad assicurare l'equilibrio delle diverse esigenze connesse alla ricerca e alla rappresentazione di fatti storici con i diritti e le liberta' fondamentali delle persone interessate (art. 1, l. 31 dicembre 1996, n. 675). 6) Il presente codice, sulla base delle prescrizioni di legge, individua in particolare: a) alcune regole di correttezza e di non discriminazione nei confronti degli utenti da osservare anche nella comunicazione e diffusione dei dati, armonizzate con quelle che riguardano il diritto di cronaca e la manifestazione del pensiero; b) particolari cautele per la raccolta, la consultazione e la diffusione di documenti concernenti dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare; c) modalita' di applicazione agli archivi privati della disciplina dettata in materia di trattamento dei dati per scopi storici (art. 7, comma 5, d.lg. 30 luglio 1999, n. 281). 7) La sottoscrizione del presente codice e' effettuata ispirandosi, oltre agli artt. 21 e 33 della Costituzione della Repubblica italiana, alle pertinenti fonti e documenti internazionali in materia di ricerca storica e di archivi e in particolare: a) agli artt. 8 e 10 della Convenzione europea per la salvaguardia dei diritti dell'uomo e delle liberta' fondamentali del 1950, ratificata dall'Italia con legge 4 agosto 1955, n. 848 b) alla Raccomandazione N. R (2000) 13 del 13 luglio 2000 del Consiglio d'Europa; c) agli artt. 1, 7, 8, 11 e 13 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea; d) ai Principi direttivi per una legge sugli archivi storici e gli archivi correnti, individuati dal Consiglio internazionale degli archivi al congresso di Ottawa nel 1996, e al Codice internazionale di deontologia degli archivisti approvato nel congresso internazionale degli archivi, svoltosi a Pechino nel 1996. Art. 1 (Finalita' e ambito di applicazione) 1. Le presenti norme sono volte a garantire che l'utilizzazione di dati di carattere personale acquisiti nell'esercizio della libera ricerca storica e del diritto allo studio e all'informazione, nonche' nell'accesso ad atti e documenti, si svolga nel rispetto dei diritti, delle liberta' fondamentali e della dignita' delle persone interessate, in particolare del diritto alla riservatezza e del diritto all'identita' personale. 2. Il presente codice detta disposizioni per i trattamenti di dati personali effettuati per scopi storici in relazione ai documenti conservati presso archivi delle pubbliche amministrazioni, enti pubblici ed archivi privati dichiarati di notevole interesse storico. Il codice si applica, senza necessita' di sottoscrizione, all'insieme dei trattamenti di dati personali comunque effettuati dagli utenti per scopi storici. 3. Il presente codice reca, altresi', principi-guida di comportamento dei soggetti che trattano per scopi storici dati personali conservati presso archivi pubblici e archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, e in particolare: a) nei riguardi degli archivisti, individua regole di correttezza e di non discriminazione nei confronti degli utenti, indipendentemente dalla loro nazionalita', categoria di appartenenza, livello di istruzione; b) nei confronti degli utenti, individua cautele per la raccolta, l'utilizzazione e la diffusione dei dati contenuti nei documenti. 4. La competente sovrintendenza archivistica riceve comunicazione da parte di proprietari, possessori e detentori di archivi privati non dichiarati di notevole interesse storico o di singoli documenti di interesse storico, i quali manifestano l'intenzione di applicare il presente codice nella misura per essi compatibile.