Allegato 2
CRITERI PER LA DETERMINAZIONE DEI COSTI
E PER LA RENDICONTAZIONE DELLE SPESE
Criteri generali.
Al fine di consentire la corretta predisposizione del quadro
economico del progetto e la corretta rendicontazione delle spese
sostenute, si rappresenta quanto segue.
1. Come regola generale inderogabile vige il criterio di cassa:
ogni spesa (il cui titolo di spesa non potra' essere successivo alla
data di scadenza del progetto) potra' essere riconosciuta come
ammissibile solo se sara' stata effettivamente sostenuta nei termini
previsti per il rendiconto finale (sessanta giorni dopo la
conclusione del progetto); fanno ovviamente eccezione le spese
gravanti sulle quote forfetarie (voci B e F), che non dovranno essere
rendicontate, e quelle relative alla diffusione dei risultati del
progetto (spese per partecipazione a convegni, organizzazione di
convegni e pubblicazione di libri), che, se sostenute entro il
dodicesimo mese dalla scadenza del progetto, potranno essere oggetto
di una rendicontazione integrativa, fermo restando che l'insieme
della rendicontazione ordinaria e della eventuale rendicontazione
integrativa non potra' dar luogo a contributi MIUR superiori rispetto
a quelli stabiliti col decreto di ammissione finanziamento;
2. il contributo ministeriale sara' erogato in tre tranche, come
indicato nel bando;
3. il costo complessivo rendicontato a consuntivo potra' subire
variazioni in aumento o diminuzione rispetto a quanto approvato;
qualora tali variazioni dovessero risultare in aumento, il contributo
del MIUR restera' invariato rispetto a quanto approvato; qualora,
invece, tali variazioni dovessero risultare in diminuzione, il
contributo del MIUR sara' ricalcolato nel rispetto dei criteri piu'
avanti indicati, e il MIUR procedera' al recupero delle somme erogate
in esubero, mediante compensazione, anche su altri capitoli di
bilancio;
4. tutte le voci di spesa (comprese quelle poste pari a zero in
sede di presentazione del progetto) potranno subire variazioni in
aumento o diminuzione in fase di esecuzione dei progetti, fermo
restando l'obbligo di mantenere inalterati gli obiettivi scientifici
individuati in sede di presentazione del progetto;
5. nell'ottica della completa flessibilita' e della totale
responsabilizzazione del PI, il gruppo di ricerca potra' subire
modifiche in qualunque momento, in fase di esecuzione del progetto,
in funzione delle esigenze e della migliore riuscita del progetto
stesso, senza alcuna necessita' di comunicare al MIUR ingressi e/o
uscite dal gruppo stesso, ne' tanto meno di ricevere dal MIUR alcuna
autorizzazione;
6. sono ammessi costi relativi a beni/servizi sostenuti in quota
parte anche con fondi relativi ad altri progetti, purche' sul
progetto sia caricata solo la quota parte residua;
7. per tutti i professori/ricercatori/tecnologi contrattualizzati
a tempo indeterminato e facenti parte (temporaneamente o
permanentemente) del gruppo di ricerca, non potranno essere previsti
compensi aggiuntivi per la loro collaborazione, ma solo i costi
relativi alla valorizzazione dei mesi-persona, che costituiranno il
contributo dell'ateneo/ente alla realizzazione del progetto
(cofinanziamento);
8. per il personale a contratto (RTD, assegnisti, ecc.)
appositamente reclutato per il progetto, in sede di rendicontazione
saranno ritenuti ammissibili i soli costi sostenuti fino alla
scadenza temporale del progetto stesso;
9. per il personale a contratto (RTD, assegnisti, ecc.) acquisito
con fondi propri dell'ateneo/ente (e i cui contratti risultino quindi
gia' dotati di copertura finanziaria), non potranno essere previsti
costi a carico del progetto in termini di valorizzazione dei mesi
persona; potra' pero' essere esposto l'eventuale impegno temporale da
essi dedicato al progetto, ai soli fini della determinazione del
complessivo impegno temporale dedicato dall'intero gruppo di ricerca
allo stesso progetto, ma non ai fini della determinazione del
cofinanziamento; un eventuale prolungamento del contratto, privo di
copertura finanziaria diversa da quella derivante dal progetto PRIN,
potra' tuttavia ricadere nell'ambito di applicazione di cui al
precedente comma 8, e consentira' pertanto di rendicontare sul
progetto PRIN sia l'impegno temporale sia i relativi costi;
10. per il personale a contratto (RTD, assegnisti, ecc.)
acquisito dall'ateneo/ente con fondi specifici per il finanziamento
di altri progetti (e i cui contratti risultino quindi gia' dotati di
copertura finanziaria), non potranno essere previsti costi a carico
del progetto in termini di valorizzazione dei mesi persona ne' potra'
essere esposto un eventuale e saltuario impegno temporale da essi
dedicato al progetto, a meno di un addendum al contratto gia'
stipulato, che specifichi la percentuale di tempo (ed il relativo
costo) da dedicare al progetto PRIN, con contestuale disimpegno delle
risorse gia' impegnate su altri progetti; anche in questo caso, un
eventuale prolungamento del contratto, a carico del progetto PRIN,
potra' ricadere nell'ambito di applicazione di cui al precedente
comma 8, e consentira' pertanto di rendicontare sul progetto PRIN sia
l'impegno temporale sia i relativi costi; la procedura dell'addendum
dovra' essere inoltre tassativamente applicata nel caso in cui il
ricercatore sia individuato nel progetto come principal investigator
o responsabile di unita'; in ogni caso, il tempo (e il relativo
costo) rendicontati sul progetto PRIN non potranno essere
rendicontati sui progetti originari;
11. per il personale a contratto (RTD, assegnisti, ecc.)
afferente a soggetti giuridici diversi dall'ateneo/ente, non potranno
essere previsti costi a carico del progetto in termini di
valorizzazione dei mesi persona ne' potra' essere esposto un
eventuale e saltuario impegno temporale da essi dedicato al progetto;
12. in nessun caso potranno essere esposti costi, ne' impegni
temporali, per borse di studio (fatta eccezione per le borse di
dottorato), qualunque ne sia l'ente finanziatore, compreso
l'ateneo/ente sede dell'unita' di ricerca;
13. per tutto il personale, gli impegni temporali previsti in
sede di presentazione del progetto, nonche' (soprattutto) quelli
effettivi esposti in sede di rendicontazione, dovranno risultare
coerenti con gli impegni complessivi da essi dedicati anche ad altri
progetti gia' approvati, nonche' con gli impegni, anche didattici e/o
di studio, nei confronti dell'ateneo/ente; in ogni caso, gli impegni
temporali indicati a preventivo in sede di presentazione del progetto
non costituiranno un vincolo inderogabile, essendo possibile, in sede
di rendicontazione, nel rispetto del principio di massima
flessibilita', esporre impegni effettivi del tutto diversi da quelli
preventivati, eventualmente anche nulli.
Criteri per il calcolo del contributo MIUR
Il MIUR riconoscera', in sede di approvazione, un contributo pari
al 100% dei costi ritenuti congrui, fatta eccezione per i costi
relativi alla valorizzazione dei mesi-persona dei
professori/ricercatori/tecnologi contrattualizzati a tempo
indeterminato e facenti parte (temporaneamente o permanentemente) del
gruppo di ricerca (voce A.1).
In sede di rendicontazione, il contributo realmente spettante
sara' ricalcolato dal MIUR, a consuntivo, con la copertura al 100%
delle spese che saranno ritenute realmente ammissibili (secondo i
criteri di seguito esposti, voce per voce), ma sempre con
l'esclusione di tutti i costi relativi alla valorizzazione dei
mesi-persona dei professori/ricercatori/tecnologi contrattualizzati a
tempo indeterminato e facenti parte (temporaneamente o
permanentemente) del gruppo di ricerca (voce A.1); nel caso in cui il
contributo cosi' ricalcolato dovesse risultare inferiore rispetto al
contributo gia' erogato, il MIUR procedera' al recupero delle somme
erogate in esubero, mediante compensazione, anche su altri capitoli
di bilancio.
Specifiche sulle singole voci di spesa
Per le singole voci di spesa, fatto sempre salvo il diritto del
MIUR di valutare l'ammissibilita', la congruita' e la pertinenza
delle singole spese in base alla documentazione presentata, valgono
le seguenti regole generali.
A) Spese di personale
Saranno considerate ammissibili le spese relative alle sotto
indicate voci; la voce A.1, relativa al personale dipendente a tempo
indeterminato, non rientra, per quanto sopra gia' esposto, tra le
voci da assoggettare a contributo MIUR.
A.1 - Personale dipendente a tempo indeterminato
Questa voce comprendera' il personale scientifico
(professori/ricercatori/tecnologi) con contratto a tempo
indeterminato, dipendente dall'ateneo/ente e direttamente impegnato
nelle attivita' di ricerca. Il costo relativo sara' determinato in
base all'impegno temporale dedicato al progetto e sara' valorizzato
come di seguito indicato:
a) per ogni persona impegnata nel progetto sara' preso come base
il costo effettivo annuo lordo (retribuzione effettiva annua lorda,
con esclusione dei compensi per lavoro straordinario e diarie,
maggiorata dei contributi di legge o contrattuali e degli oneri
differiti); sara' successivamente determinato il costo mensile lordo
semplicemente dividendo il costo annuo lordo per 12 mesi lavorativi
annui;
b) il costo da imputare al progetto sara' computato moltiplicando
il costo mensile lordo per il numero di mesi persona effettivamente
dedicati al progetto.
I costi relativi a tale voce potranno comprendere (in misura non
superiore al 20% della voce in argomento) anche quelli relativi al
personale scientifico (professori/ricercatori/tecnologi) che risulti
dipendente a tempo indeterminato da soggetto giuridico diverso
rispetto all'ateneo/ente, e quelli relativi a personale scientifico
che risulti comandato o distaccato presso l'ateneo/ente sede
dell'unita' di ricerca.
A.2 - Personale non dipendente
A.2.1 - personale appositamente da reclutare
Questa voce potra' comprendere il personale che (esclusivamente e
direttamente con l'ateneo/ente sede dell'unita' di ricerca) risulti
titolare di contratti a tempo determinato, assegni di ricerca, borse
di dottorato.
Il personale in argomento dovra' essere direttamente impegnato
nelle attivita' di ricerca.
Ovviamente, in sede di presentazione del progetto, in questa voce
non potranno essere indicati nominativi (che invece dovranno essere
indicati in rendicontazione), essendo necessario procedere ad una
selezione pubblica per il reclutamento del personale.
I bandi (e i successivi contratti) dovranno contenere
l'indicazione del progetto su cui gravera' la copertura finanziaria,
dell'oggetto e della durata del rapporto, della remunerazione
prevista, delle attivita' da svolgere e delle eventuali modalita' di
esecuzione.
Il costo ammissibile sara' determinato secondo le stesse
procedure di cui al punto A.1.
A.2.2 - altro personale (acquisito con altri fondi)
1) Per il personale a contratto acquisito con fondi propri
dell'ateneo/ente non potranno essere previsti costi a carico del
progetto, ma, ai soli fini della determinazione del complessivo
impegno temporale dedicato dall'intero gruppo di ricerca al progetto,
solo l'eventuale impegno temporale da essi dedicato al progetto. I
nominativi di tale personale potranno essere indicati in sede di
presentazione del progetto, ma potranno anche essere modificati (con
inserimenti o cancellazioni) in sede di rendicontazione.
2) Per il personale a contratto acquisito dall'ateneo/ente con
fondi specifici per il finanziamento di altri progetti, non potranno
essere esposti ne' costi ne' impegni temporali (anche solo saltuari),
a meno di un addendum del contratto gia' stipulato, che specifichi la
percentuale di tempo (ed il relativo costo) da dedicare al progetto
PRIN, con contestuale disimpegno delle risorse gia' impegnate su
altri progetti; in tal caso, ovviamente, il tempo (e il relativo
costo) rendicontati sul progetto PRIN (da inserire alla voce A.2.1)
non potranno essere rendicontati sui progetti originari.
3) Per il personale a contratto afferente a soggetti giuridici
diversi dall'ateneo/ente non potranno essere esposti ne' costi ne'
impegni temporali (anche solo saltuari).
4) Per le borse di studio o di ricerca (qualunque ne sia l'ente
finanziatore, compreso l'ateneo/ente sede dell'unita' di ricerca),
fatta eccezione per le borse di dottorato di cui al punto A.2.1., non
potranno essere esposti ne' costi ne' impegni temporali (anche solo
saltuari).
B) - Spese generali
L'importo della voce in oggetto sara' calcolato forfetariamente
nella misura del 60% dell'ammontare dei costi per il personale di cui
ai precedenti punti A.1+A.2.1.
E' importante sottolineare che i costi indiretti, proprio per la
loro natura forfetaria, non dovranno essere in alcun caso
dettagliate, ne' sara' necessario predisporre per tale voce
un'apposita documentazione.
Detto forfait si intendera' riferito, in linea generale, a tutti
quei costi, comunque connessi con l'attivita' di ricerca, non
collocabili nelle altre voci di spesa. A puro titolo esemplificativo,
ma non esaustivo, il forfait del 60% potra' essere utilizzato per
coprire i costi relativi alle voci sotto indicate (ma potra' essere
altresi' utilizzato anche per eventuali ulteriori esigenze come, ad
esempio, per far fronte alla differenza tra i costi d'acquisto
dell'attrezzatura e i costi imputati al progetto in base al criterio
dell'ammortamento):
personale indiretto (es. fattorini, magazzinieri, segretarie e
simili);
funzionalita' ambientale (es. vigilanza, pulizia, riscaldamento,
energia, illuminazione, acqua, lubrificanti, gas vari ecc.);
funzionalita' operativa (es. posta, telefono, telex, telegrafo,
cancelleria, fotoriproduzioni, abbonamenti, materiali minuti,
biblioteca, ecc);
assistenza al personale (es. infermeria, mensa, trasporti,
previdenze interne, antinfortunistica, coperture assicurative ecc.);
funzionalita' organizzativa (es. attivita' direzionale non
tecnico-scientifica, contabilita' generale, acquisti ecc.);
missioni e viaggi con destinazione sul territorio nazionale;
costi generali inerenti ad immobili ed impianti (ammortamenti,
manutenzione ordinaria e straordinaria, assicurazioni, ecc.), nonche'
alla manutenzione (ordinaria e straordinaria) della strumentazione e
delle attrezzature di ricerca;
costi sostenuti per informazione e pubblicita', ivi incluse le
spese per la pubblicazione e pubblicizzazione di bandi;
costo delle pubblicazioni (fatta eccezione per quanto indicato
alla voce E) e degli oneri relativi a open access e open data;
eventuali oneri per fideiussioni, consulenze ed assistenze legali
e/o amministrative, etc.
eventuali oneri fiscali e/o contributivi.
C) Attrezzature, strumentazioni e prodotti software
In questa voce verranno incluse le attrezzature e le
strumentazioni ed il software di nuovo acquisto. Il costo sara'
commisurato all'importo di fattura piu' dazi doganali, trasporto,
imballo ed eventuale montaggio, con esclusione di qualsiasi ricarico
per spese generali, secondo l'applicazione della seguente formula:
C = (M/T) × F
M = mesi di utilizzo effettivo dell'attrezzatura o della
strumentazione o del prodotto software nell'ambito del progetto;
T = tempo di deprezzamento, convenzionalmente posto pari a 36
mesi;
F = costo dell'attrezzatura o strumentazione o prodotto software
indicato in fattura (piu' eventuale imballo, trasporto, installazione
e dazi doganali).
Nel caso in cui le attrezzature, le strumentazioni ed i prodotti
software siano utilizzati contemporaneamente anche in altri progetti,
il costo come sopra determinato dovra' essere ulteriormente corretto,
sempre in linea generale, come segue:
Q = C × P
dove P rappresenta la percentuale di utilizzo dell'attrezzatura o
della strumentazione o del prodotto software nel progetto di ricerca.
D) Servizi di consulenza e simili
In questa voce dovranno essere rendicontate tutte le attivita'
svolte da terzi affidatari (cioe' da organismi di ricerca o, piu' in
generale, da soggetti, pubblici o privati, diversi dall'ateneo/ente
sede dell'unita' di ricerca, e che non condividano con essi la
proprieta' dei risultati) e ricadenti nelle fattispecie seguenti.
d.1) Consulenze scientifiche e/o collaborazioni scientifiche
(anche occasionali) rese da persone fisiche (diverse dai partecipanti
al progetto, anche se di altre unita' di ricerca) o da organismi di
ricerca o, in generale, da qualificati soggetti con personalita'
giuridica privati o pubblici, e regolate da apposito atto d'impegno
giuridicamente valido, che dovra' contenere, in linea generale,
l'indicazione dell'oggetto e del corrispettivo previsto. Il loro
costo sara' determinato in base alla fattura/parcella al lordo
dell'IVA.
d.2) Prestazioni di servizi di tipo non scientifico rese da
persone fisiche o da soggetti aventi personalita' giuridica. Il loro
costo sara' determinato in base alla fattura al lordo dell'IVA.
d.3) Acquisizione di brevetti, know-how, diritti di licenza. Il
loro costo sara' determinato in base alla fattura al lordo dell'IVA.
Non sono in nessun caso ammissibili le note di addebito
effettuate da una struttura dell'ateneo/ente sede dell'unita' di
ricerca verso la struttura (dello stesso ateneo/ente) sede della
stessa unita': i relativi costi dovranno essere pertanto esposti in
rendicontazione utilizzando le voci di spesa A.1, A.2.1, B, C, E.
E) Altri costi di esercizio
Costi ammissibili: In questa voce dovranno essere rendicontate le
spese relative all'acquisto di:
a) materie prime;
b) componenti, semilavorati;
c) materiali di consumo specifico;
d) beni/servizi per colture ed allevamento (ad esempio per
ricerche di interesse agrario o veterinario);
e) missioni all'estero connesse con lo svolgimento del progetto;
i costi sostenuti potranno essere riconosciuti solo se la missione
sara' formalizzata attraverso una lettera d'incarico in cui dovra'
essere identificata la persona che va in missione, il periodo di
missione ed i motivi scientifici, che dovranno essere strettamente
correlati col progetto.
In questa voce dovranno essere rendicontate anche tutte le spese
relative a:
f) partecipazione a seminari, congressi, convegni, workshop,
mostre e fiere, sia in Italia (limitatamente alle spese per eventuali
iscrizioni e materiale didattico, ed escluse le spese di viaggio e
soggiorno, rientranti nel forfait relativo ai costi indiretti), sia
all'estero (spese per eventuali iscrizioni e materiale didattico,
nonche' per viaggio e soggiorno);
g) organizzazione, presso la sede dell'unita' di ricerca, di
seminari, congressi, convegni, workshop (ad esclusione delle spese di
rappresentanza, come coffee break, cene sociali, vitto e alloggio di
partecipanti diversi dai relatori, gadget, ecc.);
h) pubblicazione di libri attinenti all'oggetto della ricerca.
Potranno essere altresi' rendicontate (in apposita
rendicontazione integrativa) anche le spese per la diffusione dei
risultati della ricerca (di cui alle precedenti lettere f), g), h)
sostenute entro il dodicesimo mese successivo alla scadenza del
progetto.
Tutti i costi relativi alla voce di spesa in argomento saranno
determinati in base alla fattura (al lordo di IVA), o a documento
fiscalmente equiparabile.
Costi non ammissibili: non potranno rientrare invece in questa
voce, in quanto gia' compresi nel forfait delle spese generali, i
costi dei materiali minuti necessari per la funzionalita' operativa,
ad esempio: attrezzi di lavoro, minuteria metallica ed elettrica,
articoli per la protezione del personale (guanti, occhiali, ecc.),
carta per stampanti, toner, cancelleria, ecc.; non rientrano altresi'
in questa voce ne' le missioni all'interno del territorio nazionale,
ne' i costi per le pubblicazioni su riviste o per il rispetto della
normativa "open access", ne' per l'acquisto di libri.
Non saranno riconosciuti in alcun caso i costi relativi a mobili
e arredi.
F) Quota premiale
A scopo premiale, e' prevista la corresponsione, in favore
dell'ateneo/ente sede dell'unita' di ricerca del PI, di una quota
forfetaria (che pertanto non dovra' essere rendicontata) pari al 3%
del costo congruo del progetto (cosi' come definito dal competente
Comitato di Selezione, nel rispetto delle procedure di cui
all'allegato 3), per le esigenze legate alle attivita' di
coordinamento dell'intero progetto.