Art. 7 
 
 
                  Responsabile della conservazione 
 
  1. Il  responsabile  della  conservazione  opera  d'intesa  con  il
responsabile del trattamento dei dati personali, con il  responsabile
della sicurezza e con il responsabile dei  sistemi  informativi  che,
nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali,  coincide  con  il
responsabile dell'ufficio di cui all'art. 17 del  Codice,  oltre  che
con  il  responsabile  della  gestione  documentale  ovvero  con   il
coordinatore della gestione  documentale  ove  nominato,  per  quanto
attiene   alle   pubbliche   amministrazioni.   In   particolare   il
responsabile della conservazione: 
  a) definisce le  caratteristiche  e  i  requisiti  del  sistema  di
conservazione  in  funzione  della   tipologia   dei   documenti   da
conservare, della quale tiene evidenza, in conformita' alla normativa
vigente; 
  b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel  tempo
la conformita' alla normativa vigente; 
  c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalita'  previste
dal manuale di conservazione; 
  d) genera e sottoscrive il pacchetto  di  distribuzione  con  firma
digitale o firma  elettronica  qualificata,  nei  casi  previsti  dal
manuale di conservazione; 
  e)  effettua  il  monitoraggio  della  corretta  funzionalita'  del
sistema di conservazione; 
  f) assicura la verifica periodica, con  cadenza  non  superiore  ai
cinque anni, dell'integrita' degli archivi e della leggibilita' degli
stessi; 
  g) al fine di garantire la conservazione e l'accesso  ai  documenti
informatici, adotta misure per rilevare  tempestivamente  l'eventuale
degrado dei sistemi di memorizzazione e delle  registrazioni  e,  ove
necessario,  per  ripristinare  la  corretta  funzionalita';   adotta
analoghe misure con riguardo all'obsolescenza dei formati; 
  h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici  in
relazione all'evolversi  del  contesto  tecnologico,  secondo  quanto
previsto dal manuale di conservazione; 
  i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del
sistema di conservazione ai sensi dell'art. 12; 
  j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi  in  cui
sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso  l'assistenza
e  le  risorse  necessarie  per  l'espletamento  delle  attivita'  al
medesimo attribuite; 
  k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme  vigenti
l'assistenza  e  le  risorse  necessarie  per  l'espletamento   delle
attivita' di verifica e di vigilanza; 
  l) provvede, per  gli  organi  giudiziari  e  amministrativi  dello
Stato, al versamento dei documenti conservati  all'archivio  centrale
dello Stato e agli archivi di Stato  secondo  quanto  previsto  dalle
norme vigenti; 
  m) predispone il manuale di conservazione di cui all'art.  8  e  ne
cura l'aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti  normativi,
organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti. 
  2. Ai sensi dell'art. 44, comma 1-ter, del Codice, il  responsabile
della conservazione puo' chiedere di certificare la  conformita'  del
processo di conservazione a soggetti, pubblici o privati che  offrano
idonee garanzie organizzative e tecnologiche, ovvero a soggetti a cui
e' stato riconosciuto il  possesso  dei  requisiti  di  cui  all'art.
44-bis,  comma  1,  del  Codice,  distinti  dai  conservatori  o  dai
conservatori  accreditati.  Le  pubbliche   amministrazioni   possono
chiedere di certificare la conformita' del processo di  conservazione
a soggetti, pubblici o  privati,  a  cui  e'  stato  riconosciuto  il
possesso dei requisiti di cui all'art. 44-bis, comma 1,  del  Codice,
distinti dai conservatori accreditati 
  3. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della
conservazione  e'  svolto  da  un  dirigente  o  da  un   funzionario
formalmente designato. 
  4. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo di responsabile  della
conservazione puo' essere  svolto  dal  responsabile  della  gestione
documentale ovvero dal coordinatore della gestione  documentale,  ove
nominato.