Allegato
GUIDA OPERATIVA
ALL'ACCESSO GENERALIZZATO
TITOLARITA', AMBITO DI APPLICAZIONE E OGGETTO
DEL DIRITTO DI ACCESSO GENERALIZZATO
(1) Chi puo' presentare richiesta di accesso generalizzato ai sensi
dell'art. 5, comma 2 del decreto legislativo n. 33/2013?
L'accesso generalizzato puo' essere presentato da chiunque.
Infatti, non occorre possedere, ne' dimostrare, una specifica
legittimazione soggettiva, e chiunque puo' presentare richiesta,
anche indipendentemente dall'essere cittadino italiano o residente
nel territorio dello Stato.
(2) Qual e' l'ambito soggettivo di applicazione del diritto di
accesso generalizzato?
Il diritto di accesso generalizzato si applica:
1) a tutte le amministrazioni pubbliche, come esemplificate
all'art. 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 e
successive modificazioni, ivi comprese le autorita' portuali, nonche'
le autorita' amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza e
regolazione
2) agli enti pubblici economicie ordini professionali;
3) alle societa' in controllo pubblico come definite dal
decreto legislativo emanato in attuazione dell'art. 18 della legge 7
agosto 2015, n. 124 (decreto legislativo n. 175/2016 c.d. Testo unico
in materia di societa' a partecipazione pubblica);
4) alle associazioni, fondazioni e enti di diritto privato
comunque denominati, anche privi di personalita' giuridica, con
bilancio superiore a cinquecentomila euro, la cui attivita' sia
finanziata in modo maggioritario per almeno due esercizi finanziari
consecutivi nell'ultimo triennio da pubbliche amministrazioni e in
cui la totalita' dei titolari o dei componenti dell'organo
d'amministrazione o di indirizzo sia designata da pubbliche
amministrazioni;
Il diritto di accesso generalizzato si applica, limitatamente ai
dati e ai documenti inerenti all'attivita' di pubblico interesse
disciplinata dal diritto nazionale o dell'Unione europea, anche:
1) alle societa' in sola partecipazione pubblica come definite
dal decreto legislativo emanato in attuazione dell'art. 18 della
legge 7 agosto 2015, n. 124 (decreto legislativo n. 175/2016 c.d.
Testo unico in materia di societa' a partecipazione pubblica);
2) alle associazioni, alle fondazioni e agli enti di diritto
privato, anche privi di personalita' giuridica, con bilancio
superiore a cinquecentomila euro, che esercitano funzioni
amministrative, attivita' di produzione di beni e servizi a favore
delle amministrazioni pubbliche o di gestione di servizi pubblici.
Cfr. § 4.1. delle Linee guida
(3) E' necessario motivare la richiesta di accesso generalizzato?
Per presentare la richiesta di accesso generalizzato non e'
necessario fornire una motivazione: tutti i soggetti cui si applica
il diritto di accesso generalizzato sono tenuti a prendere in
considerazione le richieste di accesso generalizzato, a prescindere
dal fatto che queste rechino o meno una motivazione o una
giustificazione a sostegno della richiesta.
(4) Che cosa si puo' richiedere con l'accesso generalizzato?
Con la richiesta di accesso generalizzato possono essere
richiesti i documenti, dati e informazioni in possesso
dell'amministrazione. Cio' significa:
che l'amministrazione non e' tenuta a raccogliere informazioni
che non sono in suo possesso per rispondere ad una richiesta di
accesso generalizzato, ma deve limitarsi a rispondere sulla base dei
documenti e delle informazioni che sono gia' in suo possesso
che l'amministrazione non e' tenuta a rielaborare informazioni
in suo possesso, per rispondere ad una richiesta di accesso
generalizzato: deve consentire l'accesso ai documenti, ai dati ed
alle informazioni cosi' come sono gia' detenuti, organizzati, gestiti
e fruiti
che sono ammissibili, invece, le operazioni di elaborazione che
consistono nell'oscuramento dei dati personali presenti nel documento
o nell'informazione richiesta, e piu' in generale nella loro
anonimizzazione, qualora cio' sia funzionale a rendere possibile
l'accesso
La richiesta di accesso generalizzatodeve identificare i
documenti e i dati richiesti. Cio' significa:
che la richiesta indica i documenti o i dati richiesti, ovvero
che la richiesta consente all'amministrazione di identificare
agevolmente i documenti o i dati richiesti.
Devono essere ritenute inammissibili le richieste formulate in
modo cosi' vago da non permettere all'amministrazione di identificare
i documenti o le informazioni richieste. In questi casi,
l'amministrazione destinataria della domanda dovrebbe chiedere di
precisare l'oggetto della richiesta.
Cfr. § 4.2. delle Linee guida
(5) Richieste massive
L'amministrazione e' tenuta a consentire l'accesso generalizzato
anche quando riguarda un numero cospicuo di documenti ed
informazioni, a meno che la richiesta risulti manifestamente
irragionevole, tale cioe' da comportare un carico di lavoro in grado
di interferire con il buon funzionamento dell'amministrazione. Tali
circostanze, adeguatamente motivate nel provvedimento di rifiuto,
devono essere individuate secondo un criterio di stretta
interpretazione, ed in presenza di oggettive condizioni suscettibili
di pregiudicare in modo serio ed immediato il buon funzionamento
dell'amministrazione.
2) IL PROCEDIMENTO
DI ACCESSO GENERALIZZATO
(6) A quale ufficio va presentata la richiesta di accesso
generalizzato?
La richiesta di accesso generalizzato puo' essere presentata,
alternativamente:
1) all'ufficio che detiene i dati, le informazioni o i documenti;
2) all'Ufficio relazioni con il pubblico;
3) ad altro ufficio, che l'amministrazione abbia indicato nella
sezione «Amministrazione trasparente» - «Altri contenuti - Accesso
civico» del sito istituzionale.
(7) Come si fa a presentare l'istanza di accesso generalizzato?
Ai sensi del comma 3 dell'art. 5 del decreto legislativo n.
33/2013, l'istanza puo' essere trasmessa per via telematica secondo
le modalita' previste dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82
recante il «Codice dell'amministrazione digitale» (CAD). Tra queste
modalita', l'amministrazione o l'ente e' opportuno privilegi quella
meno onerosa per chi presenta l'istanza.
Ai sensi dell'art. 65, comma 1 lett. c) del CAD, le richieste
presentate per via telematica alle pubbliche amministrazioni e ai
gestori dei servizi pubblici sono valide anche se sottoscritte e
presentate unitamente alla copia del documento d'identita'.
Resta fermo che l'istanza puo' essere presentata anche a mezzo
posta, fax o direttamente presso gli uffici indicati dall'art. 5,
comma 3, del decreto legislativo n. 33/2013, e che laddove la
richiesta di accesso generalizzato non sia sottoscritta
dall'interessato in presenza del dipendente addetto, la stessa debba
essere sottoscritta e presentata unitamente a copia fotostatica non
autenticata di un documento di identita' del sottoscrittore, che va
inserita nel fascicolo (cfr. art. 38, commi 1 e 3, del decreto del
Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445).
(8) Bisogna pagare per poter effettuare l'accesso generalizzato?
Il rilascio di dati o documenti in formato elettronico, in
risposta alla richiesta di accesso generalizzato, e' gratuito.
Quando l'amministrazione risponde alla richiesta di accesso
generalizzato mediante il rilascio di documenti ed informazioni in
formato cartaceo, puo' richiedere il rimborso dei soli costi
effettivamente sostenuti e documentati per la riproduzione su
supporti materiali.
E' da preferire il rilascio dei documenti e dei dati in formato
elettronico quando il rilascio dei documenti o dei dati in formato
elettronico e' indicato dal richiedente, nei limiti in cui tale
modalita' risulti comunque agevole per l'amministrazione che detiene
di dati.
(9) L'amministrazione o l'ente destinatario dell'istanza e' obbligato
a darne comunicazione a eventuali soggetti controinteressati?
Laddove la richiesta di accesso generalizzato possa incidere su
interessi connessi alla protezione dei dati personali, o alla
liberta' e segretezza della corrispondenza oppure agli interessi
economici e commerciali (ivi compresi la proprieta' intellettuale, il
diritto d'autore e i segreti commerciali), l'ente destinatario della
richiesta di accesso deve darne comunicazione ai soggetti titolari di
tali interessi, mediante invio di copia con raccomandata con avviso
di ricevimento (o per via telematica per coloro che abbiano
consentito tale forma di comunicazione). Il soggetto
controinteressato puo' presentare (anche per via telematica) una
eventuale e motivata opposizione all'istanza di accesso
generalizzato, entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione
della richiesta di accesso generalizzato. Decorso tale termine,
l'amministrazione provvede sulla richiesta di accesso generalizzato,
accertata la ricezione della comunicazione da parte del
controinteressato.
(10) Quanto tempo ha l'amministrazione per rispondere alle richieste
di accesso generalizzato?
Il procedimento di accesso generalizzato deve concludersi con
provvedimento espresso e motivato nel termine di trenta giorni dalla
presentazione dell'istanza, con la comunicazione dell'esito al
richiedente e agli eventuali controinteressati. Tali termini sono
sospesi (fino ad un massimo di dieci giorni) nel caso di
comunicazione della richiesta al controinteressato.
(11) I diritti procedimentali dei controinteressati
Quando la richiesta di accesso generalizzato riguarda documenti o
dati la cui divulgazione puo' comportare un pregiudizio ad uno degli
interessi individuati dall'art. 5-bis, comma 2, se l'amministrazione
individua dei privati controinteressati comunica loro la richiesta.
Entro dieci giorni, i controinteressati possono presentare una
motivata opposizione alla richiesta di accesso.
(12) Accoglimento della richiesta di accesso generalizzato
In caso di accoglimento, l'amministrazione provvede a trasmettere
tempestivamente al richiedente i dati o i documenti richiesti.
Nel caso in cui l'accesso sia consentito nonostante l'opposizione
del controinteressato, i dati o i documenti richiesti possono essere
trasmessi al richiedente non prima di quindici giorni dalla ricezione
della stessa comunicazione da parte del controinteressato.
(13) La motivazione del provvedimento
Il provvedimento di rifiuto adottato in applicazione dei limiti
di cui all'art. 5-bis, commi 1 e 2 contiene una adeguata motivazione
che da' conto della sussistenza degli elementi che integrano
l'esistenza del pregiudizio concreto. Va parimenti motivato
adeguatamente il provvedimento di rifiuto adottato in applicazione
delle esclusioni di cui all'art. 5-bis, comma 3.
Anche il provvedimento di accoglimento contiene una adeguata
motivazione che da' conto della insussistenza di uno o piu' elementi
che integrano l'esistenza del pregiudizio concreto, specie quando e'
adottato nonostante l'opposizione del controinteressato.
Cfr. § 5.3 delle Linee guida
3) LA TUTELA
(14) Come puo' tutelarsi il richiedente in caso di rifiuto o di
mancata risposta da parte dell'amministrazione?
In caso di diniego totale o parziale dell'accesso o di mancata
risposta entro il termine indicato dal comma 6 del decreto
legislativo n. 33/2013, il richiedente puo' presentare richiesta di
riesame al responsabile della prevenzione della corruzione e della
trasparenza, che decide con provvedimento motivato, entro il termine
di venti giorni.
In alternativa, laddove si tratti di atti delle amministrazioni
delle regioni o degli enti locali, il richiedente puo' presentare
ricorso al difensore civico competente per ambito territoriale
(qualora tale organo non sia stato istituito, la competenza e'
attribuita al difensore civico competente, per l'ambito territoriale
immediatamente superiore, se presente). In tal caso, il ricorso deve
comunque essere notificato anche all'amministrazione interessata. E'
previsto che il difensore civico si pronunci entro trenta giorni
dalla presentazione del ricorso e che se il difensore civico ritiene
illegittimo il diniego o il differimento, ne debba informare il
richiedente e comunicarlo all'amministrazione competente. Se questa
non conferma il diniego o il differimento entro trenta giorni dal
ricevimento della comunicazione del difensore civico, l'accesso e'
consentito.
In ogni caso, a fronte del rifiuto espresso, del differimento o
dell'inerzia dell'amministrazione, il richiedente puo' attivare la
tutela giurisdizionale davanti al giudice amministrativo, ai sensi
dell'art. 116 del Codice del processo amministrativo.
(15) L'ente destinatario della richiesta di accesso generalizzato
puo' chiedere un parere al Garante per la protezione dei dati
personali?
E' previsto che il Garante per la protezione dei dati personali
sia sentito solo dal responsabile della prevenzione della corruzione
nel caso di richiesta di riesame e dal difensore civico nel caso di
ricorso laddove l'accesso generalizzato sia stato negato o differito
per motivi attinenti la tutela della «protezione dei dati personali,
in conformita' con la disciplina legislativa in materia» (art. 5-bis,
comma 2, lett. a, decreto legislativo n. 33/2013). In tali ipotesi,
il Garante si pronuncia entro il termine di dieci giorni dalla
richiesta, durante i quali il termine per l'adozione del
provvedimento da parte del responsabile della prevenzione della
corruzione o per la pronuncia del difensore civico sono sospesi.
(16) Quali sono i rimedi previsti per i controinteressati nel caso di
accoglimento dell'istanza da parte dell'amministrazione o
dell'ente, nonostante l'opposizione presentata?
Ai sensi del comma 9 dell'art. 5 del decreto legislativo n.
33/2013, nei casi di accoglimento della richiesta, il
controinteressato puo' presentare richiesta di riesame al
Responsabile per la prevenzione della corruzione e della trasparenza
(RPCT) e, per i soli atti di Regioni ed enti locali, ricorso al
difensore civico. Avverso la decisione dell'ente o
dell'amministrazione ovvero a quella del RPCT dell'amministrazione o
dell'ente o a quella del difensore civico, il controinteressato puo'
proporre ricorso al TAR ai sensi dell'art. 116 del decreto
legislativo n. 104/2010 sul codice del processo amministrativo.
(17) Entro quali termini si pronuncia il RPCT sulla richiesta di
riesame?
Il RPCT decide con provvedimento motivato, entro il termine di
venti giorni dall'istanza di riesame. Il termine e' sospeso qualora
il RPCT senta il Garante per la protezione dei dati personali se
l'accesso e' stato negato o differito a tutela degli interessi di cui
all'art. 5-bis comma 2 lett. a) (relativi alla protezione dei dati
personali). Il Garante si pronuncia entro 10 giorni dalla richiesta.
Gli stessi termini valgono nel caso la richiesta di riesame sia
avanzata dal controinteressato in caso di accoglimento dell'istanza
nonostante la sua opposizione.
(18) Quale e' il procedimento da seguire davanti al difensore civico?
Laddove si tratti di atti delle amministrazioni delle regioni o
degli enti locali, il richiedente o il controinteressato puo'
presentare ricorso al difensore civico competente per ambito
territoriale (qualora tale organo non sia stato istituito, la
competenza e' attribuita al difensore civico competente per l'ambito
territoriale immediatamente superiore). In tal caso, il ricorso deve
comunque essere notificato anche all'amministrazione interessata. La
norma (art. 5 comma 8) prevede che il difensore civico si pronunci
entro trenta giorni dalla presentazione del ricorso. Il termine e'
sospeso qualora il difensore civico senta il Garante per la
protezione dei dati personali se l'accesso e' stato negato o
differito a tutela degli interessi di cui all'art. 5-bis comma 2
lett. a) (relativi alla protezione dei dati personali). Il Garante si
pronuncia entro 10 giorni dalla richiesta.
Se il difensore civico ritiene illegittimo il diniego o il
differimento, deve informarne il richiedente e darne comunicazione
all'amministrazione competente. Se questa non conferma il diniego o
il differimento entro trenta giorni dal ricevimento della
comunicazione del difensore civico, l'accesso e' consentito.
(19) E' possibile in ogni caso ricorrere al giudice?
La normativa prevede che si puo' impugnare la decisione
dell'amministrazione competente o, in caso di richiesta di riesame,
la decisione del responsabile della prevenzione della corruzione e
della trasparenza, di fronte al Tribunale amministrativo regionale ai
sensi dell'art. 116 del Codice del processo amministrativo di cui al
decreto legislativo 2 luglio 2010, n. 104.