Art. 2.
Registri del P.R.A.
1. A decorrere dalla data di attivazione del servizio automatizzato
cessano le annotazioni ed iscrizioni sui registri previsti dall'art.
11 del regio decreto-legge 15 marzo 1927, n. 436.
2. La conservatoria provinciale procede alla registrazione nel
P.R.A. mediante:
a) l'aggiornamento degli archivi elettronici, previa acquisizione
e convalida dei dati predetti, mediante l'impiego di procedure
automatizzate;
b) l'inserimento, nella raccolta delle formalita', dei
certificati di proprieta' e delle note di formalita', ordinati per
data e numero progressivo e corredati dei titoli e documenti
allegati.
3. Al fine di automatizzare le procedure per le ispezioni e quelle
per il rilascio delle certificazioni e delle copie di cui all'art.
17, comma 7, la conservatoria provinciale puo' avvalersi di
procedimenti tecnici di riproduzione osservando le norme di cui agli
articoli 6 e seguenti del decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri 11 settembre 1974, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n.
306 del 25 novembre 1974, nonche' all'articolo unico del decreto
ministeriale 29 marzo 1979, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n.
206 del 28 luglio 1979.
4. I registri in essere alla data indicata al comma 1 sono
conservati a cura delle rispettive conservatorie provinciali.
Note all'art. 2:
- Il testo dell'art. 11 del R.D.L. n. 436/1927
(Disciplina dei contratti di compravendita degli
autoveicoli ed istituzione del pubblico registro
automobilistico presso le sedi dell'Automobile club
d'Italia), e' il seguente:
"Art. 11. - Presso ogni sede provinciale dell'A.C.I. e'
istituito un pubblico registro automobilistico, nel quale
deve essere iscritto ogni autoveicolo che abbia ottenuto
nella provincia la licenza di circolazione.
In separati registri devono essere iscritti i motocicli
e le trattrici agricole.
Chiunque ne faccia richiesta, osservate le modalita' da
determinarsi nelle norme di esecuzione del presente
decreto, ha diritto di ottenere copia delle iscrizioni e
delle annotazioni contenute nel pubblico registro o il
certificato che non ve ne e' alcuna".
- Il testo dell'art. 6 e seguenti (fino all'art. 9) del
D.P.C.M. 11 settembre 1974 (Norme per la fotoriproduzione
sostitutiva dei documenti di archivio e di altri atti nelle
pubbliche amministrazioni), e' il seguente:
"Art. 6 (Procedimenti tecnici per la riproduzione). - Il
microfilm sostitutivo degli atti e documenti dei quali si
intende procedere alla distruzione e' costituito da un
negativo soggetto alla prescrizione del presente
regolamento o da altro tipo di film, che, a giudizio degli
organi preposti alla normalizzazione, offra le stesse
garanzie.
Per la riproduzione di documenti d'archivio ed altri
atti seguita da distruzione dell'originale, ai sensi e per
gli effetti dell'art. 25 della legge 4 gennaio 1968, n.
15, e' ammesso l'uso di procedimenti tecnici, ivi compresa
la microfilmatura in duplex, che diano garanzia di fedelta'
al documento riprodotto, di duplicabilita', di
leggibilita', di resistenza dell'immagine a tentativi di
alterazione fraudolenta e di stabilita' illimitata nel
tempo, in condizioni normali di conservazione.
Quale unita' fotografica puo' essere assunta, oltreche'
la bobina del tipo comunemente in commercio, qualsiasi
altra pellicola negativa, di formato ridotto, di cui al
primo comma del presente articolo, purche' atta a
costituire un complesso collegabile mediante numerazioni o
altri simboli. Tali unita' fotografiche, costituite da
bobine o da complessi collegabili, dovranno essere numerate
progressivamente e non dovranno essere impressionate sulla
parte iniziale e terminale per una lunghezza di almeno
dieci centimetri o, se trattasi di formati a schede, in
un'unica parte per uno spazio sufficiente ai fini della
apposizione dell'attestazione di autentica di cui al
successivo art. 9.
La pellicola da usare deve essere del tipo di sicurezza
secondo gli standards internazionali di fabbricazione, da
approvare con decreto del Ministro per l'interno di
concerto con quelli per il tesoro e per l'industria, il
commercio e l'artigianato, per l'archiviazione a tempo
indeterminato, ininfiammabile, e di passo non inferiore a
mm 16. Essa puo' essere imperforata, monoperforata o
biperforata.
Le caratteristiche di stabilita' e quelle fisico-
chimiche devono essere attestate sugli involucri unitamente
alla dicitura "pellicola di archiviazione a tempo
indeterminato" ed agli estremi del relativo decreto
interministeriale di approvazione.
Il trattamento della pellicola impressionata deve essere
effettuato a regola d'arte.
Dal film sostitutivo, autenticato ai sensi del
successivo art. 9, possono essere tratte, per le correnti
esigenze operative, copie integrali o parziali. Per la
formazione di tali copie sono ammessi tutti i procedimenti
tecnici.
Soltanto la pellicola autenticata sostituisce, ai sensi
e per gli effetti dell'art. 25 della legge 4 gennaio 1968,
n. 15, gli originali atti e documenti riprodotti.
Tale pellicola deve essere custodita in modo da
garantirne la leggibilita' e la conservazione nel tempo. Il
microfilm sostitutivo con i relativi strumenti di
consultazione (di cui agli articoli 5, 6 e 7, nono comma,
del presente decreto) dovra' successivamente esser versato
agli archivi di Stato competenti nei termini prescritti per
ciascun tipo di documentazione in essi fotoriprodotta ai
sensi dell'art. 23 del decreto del Presidente della
Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409.
Art. 7 (Indicazioni da apporre nel negativo
sostitutivo). - La pellicola deve essere impressionata con
le indicazioni sottospecificate:
a) denominazione dell'Amministrazione o ente, tenuti a
conservare gli atti e i documenti;
b) numero o numeri di catena dell'unita' fotografica,
generalita' complete dell'operatore alla macchina, numero
della macchina e data dell'impressione;
c) descrizione eventuale della serie (numero
complessivo delle unita' archivistiche ed estremi
cronologici generali) data e firma del compilatore, con una
nota illustrativa del contenuto e del sistema di
classificazione o di numerazione usati, nonche' delle
eventuali dispersioni verificatesi prima della
fotoriproduzione. Tali indicazioni costituiscono lo
schedone generale di serie;
d) descrizione dell'unita' archivistica (numero dei
documenti in essi compresi, estremi cronologici) con la
denominazione completa della medesima. Tali indicazioni
costituiscono lo schedone particolare dell'unita'
archivistica. La eventuale mancanza di documenti, i fogli
bianchi e gli eventuali danneggiamenti devono essere
indicati in calce allo schedone che deve essere datato e
firmato chiaramente dal compilatore. Questo schedone puo'
essere sostituito dal frontespizio di ciascuna unita'
archivistica, sul quale devono essere apposte la data e la
firma leggibile dell'addetto alla cartellinatura dei
documenti.
Le predette indicazioni devono essere riprodotte da un
quadro a caratteri mobili o da un modulo a stampa, con
caratteri non inferiori al corpo 40 che ne consenta la
lettura senza l'ausilio di apparecchi ottici.
Gli estremi di cui alle lettere a) e b) devono essere
riprodotti all'inizio ed alla fine di ciascuna unita'
fotografica, come penultimo fotogramma. Su tale schedone
viene apposta la indicazione di "inizio" e di "fine"
soltanto quando esso sia riprodotto prima dell'unita'
archivistica con la quale inizia la serie o dopo l'unita'
archivistica con la quale la serie termina.
Lo schedone particolare dell'unita' archivistica deve
essere riprodotto all'inizio e alla fine di detta unita'
con l'indicazione: "inizio" e "fine". Tale schedone deve
altresi' essere riprodotto anche quando l'unita'
archivistica non possa essere contenuta integralmente nella
medesima unita' fotografica. In tal caso saranno inserite
opportune indicazioni di collegamento tra le diverse unita'
fotografiche riproducenti la medesima unita' archivistica.
Tali indicazioni saranno apposte dopo l'ultimo fotogramma
riproducente l'unita' archivistica in ciascuna unita'
fotografica ed innanzi al primo della unita' fotografica
successiva con la quale riprende la duplicazione
dell'unita' archivistica interrotta.
Nel caso l'unita' archivistica sia costituita da un
unico documento che presenti tutti gli elementi atti alla
sua individuazione, puo' essere compilato e fotoriprodotto
il solo schedone generale di serie.
I fotogrammi sono numerati progressivamente per unita'
fotografica e devono riprodurre gli estremi di cui al n. 4)
dell'art. 5.
Ove sia essenziale la esatta ricostruzione delle
dimensioni del documento, nel fotogramma deve essere
riprodotta una scala centimetrica. Nei casi in cui, per
necessita' tecniche, sia indispensabile sezionare in piu'
parti il documento, deve essere fotografato per ogni
sezione, un quadro d'unione che, per ogni parte del
documento riprodotto nel corrispondente fotogramma,
presenti un quadratino nero che consenta di individuare la
posizione della parte fotografata rispetto alle altre.
Le unita' fotografiche devono essere descritte in
apposito registro nel quale devono essere riportati gli
estremi di classificazione di ciascuna e quelli idonei ad
identificare le unita' archivistiche in essa riprodotte
secondo quanto prescritto al n. 6) dell'art. 5.
Le operazioni di ripresa e le varie fasi del trattamento
devono risultare da appositi registri istituiti per ogni
singola macchina, che devono essere chiusi giornalmente e
sottoscritti dall'operatore.
Qualora la duplicazione sia effettuata mediante unica
macchina da presa il registro prescritto al nono commma del
presente articolo puo' fungere anche da registro di
macchina. In tal caso e' controfirmato dall'operatore che
ha eseguito la duplicazione.
Nel caso le caratteristiche formali dei documenti non
dovessero essere riconducibili al previsto sistema di
cartellinatura ed alle norme tecniche prescritte, fermo
restando che deve in ogni caso essere costituito un
originale negativo di sicurezza per sostituire ai sensi e
per gli effetti dell'art. 25 della legge 4 gennaio 1968, n.
15, i documenti riprodotti, possono esssere adottate proce-
dure la cui osservanza sia garantita da un responsabile del
settore di produzione ed utilizzazione dei documenti da
fotoriprodurre. Tale deroga e' consentita anche qualora, in
rapporto a strutture informative preesistenti al presente
decreto, sia stato adottato un sistema di cartellinatura e
di duplicazione diverso da quelli di cui agli articoli 5 e
7 da integrare con le indicazioni ricognitive principali.
Art. 8 (Collaudo). - La pellicola sostitutiva dei
documenti d'archivio e degli altri atti deve essere
collaudata da incaricato diverso da quello che ha proceduto
alla cartellinatura ed alla riproduzione fotografica.
Qualora al collaudo risultino errori di cartellinatura o
di ripresa (pagine non fotografate, fotogrammi esposti in
modo erroneo, fotogrammi danneggiati a seguito di incidenti
verificatisi nel corso del trattamento, strappi, errori di
numerazione e simili) deve provvedersi alle necessarie
integrazioni e correzioni, fotografando i documenti non
riprodotti o riprodotti nei fotogrammi errati o danneggiati
in una o piu' unita' fotografiche che devono avere una
propria numerazione e far parte integrante della serie
fotografica cui si riferiscono.
Le unita' fotografiche riservate ai rifacimenti sono
soggette alle modalita' di registrazione e di
autenticazione prescritte dal presente decreto.
All'inizio ed alla fine di ciascuna unita' fotografica
riservata ai rifacimenti deve risultare prima del quadro
generale della riproduzione con la indicazione dell'unita'
fotografica errata, uno schedone con la indicazione
RIFACIMENTI seguita dal numero dell'unita' fotografica cui
le correzioni si riferiscono.
I rifacimenti sono eseguiti per ordine progressivo delle
unita' fotografiche in cui sono contenuti i fotogrammi da
ripetere e per ciascuna unita' fotografica seguendo
l'ordine progressivo dei fotogrammi errati. Il numero del
fotogramma da sostituire deve essere dato al rifacimento
corrispondente. Il fotogramma relativo a un documento non
riprodotto deve avere lo stesso numero, contrassegnato
dalla lettera dell'alfabeto, del fotogramma che riproduce
il documento immediatamente precedente nell'ordine di
cartellinatura.
All'inizio ed alla fine del gruppo di fotogrammi che
sostituiscono fotogrammi annullati della medesima unita'
fotografica sono riprodotte le indicazioni che
contraddistinguono detta unita' con la legenda "inizio
appendice" e "fine appendice"; prima e dopo i fotogrammi di
ciascuna unita' archivistica, ne sara' riprodotto lo
schedone particolare con la indicazione "inizio appendice"
e "fine appendice".
Durante il collaudo devono essere annullati in maniera
evidente ed indelebile, senza compromettere la resistenza
della pellicola, tutti i fotogrammi comunque errati salvo
che si tratti di duplicazioni riproducenti il medesimo
documento nel qual caso si annulla il fotogramma
tecnicamente peggiore.
Per quanto attiene al negativo di sostituzione, non e'
consentito effettuare rifacimenti complessivi che superino
il cinque per cento dei fotogrammi contenuti nell'unita'
fotografica.
Ad operazioni ultimate il collaudatore da' atto che le
riproduzioni fotografiche sono state eseguite con
l'osservanza delle prescrizioni contenute nel presente
decreto, mediante apposizione della propria firma sul
registro di cui al nono comma del precedente art. 7, a
fianco della registrazione dell'unita' fotografica
collaudata.
Art. 9 (Autenticazione della pellicola sostitutiva). - La
pellicola riproducente gli atti e i documenti da sostituire
ai sensi e per gli effetti dell'art. 25 della legge 4
gennaio 1968, n. 15, deve essere autenticata dal capo
dell'ufficio responsabile della conservazione degli atti o
documenti o da un suo delegato.
Il responsabile dell'autenticazione di cui al precedente
comma deve assistere al procedimento di formazione della
pellicola sostitutiva e, ad operazione ultimata, deve
imprimere il proprio punzone sull'unita' fotografica
sostitutiva nelle parti non impressionate previste
dall'art. 6 del presente decreto, prima che la pellicola
sia sottoposta allo sviluppo. Una volta eseguito il
collaudo previsto dal precedente art. 8 il funzionario
autenticante applica di nuovo il punzone al termine della
unita' fotografica.
Detto punzone viene depositato, mediante impressione su
apposito registro, insieme alle generalita' e alla
qualifica del responsabile, seguite dalle date iniziali e
terminali del periodo in cui il punzone medesimo e' stato
usato presso l'ufficio.
Delle relative operazioni di fotoriproduzione ed
autentica si da' atto mediante dichiarazione e firma
dell'operatore che ha effettuato la ripresa e
dell'incaricato dell'autenticazione sul registro di cui al
nono comma del precedente art. 7, nell'apposita colonna
riservata al processo verbale ed in corrispondenza
dell'unita' fotografica autenticata".
- Il testo dell'articolo unico del D.M. 29 marzo 1979
(Approvazione delle caratteristiche della pellicola
destinata alla fotoriproduzione sostitutiva dei documenti
di archivio e di altri atti delle pubbliche
amministrazioni) e' il seguente:
"Articolo unico. - Il microfilm sostitutivo dei
documenti di archivio e di altri atti delle pubbliche
amministrazioni deve essere costituito da una pellicola
negativa di sicurezza, ininfiammabile e di passo non
inferiore a mm 16, per l'archiviazione a tempo
indeterminato.
Il tipo di pellicola imperforata, monoperforata o
biperforata, deve corrispondere agli standards
internazionali di fabbricazione stabiliti dagli organismi
di normalizzazione ufficialmente riconosciuti nei Paesi
produttori ed in vigore all'inizio dell'anno di
fabbricazione.
Le caratteristiche di stabilita' e quelle fisico-
chimiche devono essere attestate sugli involucri unitamente
alla dicitura "pellicola di archiviazione a tempo
indeterminato ed agli estremi del presente decreto di
approvazione".