Ai responsabili dei sistemi
informativi automatizzati delle
Amministrazioni destinatarie del
decreto legislativo 12 febbraio
1993, n. 39
e, per conoscenza:
Alla Presidenza del Consiglio dei
Ministri
Dipartimento della funzione
pubblica
Dipartimento per l'innovazione e le
tecnologie
Al Consiglio di Stato
Alla Corte dei conti
All'Avvocatura generale dello Stato
Alla Ragioneria generale dello
Stato
1. Premessa.
L'art. 13 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, prevede
che "e' oggetto di periodico monitoraggio" l'esecuzione dei contratti
per la progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e
conduzione operativa di sistemi informativi automatizzati,
"determinati come contratti di grande rilievo".
La stessa norma prevede, inoltre, che le amministrazioni possono
affidare "l'esecuzione del monitoraggio" a societa' specializzate -
incluse in un apposito elenco predisposto dall'Autorita' - a
condizione che esse non risultino collegate "con le imprese parte dei
contratti", ai sensi dell'art. 7 della legge 10 ottobre 1990, n. 287.
Con la presente circolare l'Autorita' intende ora:
a) ridefinire le cause di incompatibilita' per i monitori esterni
rilevabili in sede di esame della richiesta di qualificazione;
b) dettare le linee guida per:
la selezione di un monitore esterno attraverso procedure
concorsuali, con particolare riguardo alle cause di incompatibilita'
relative allo specifico contratto da sottoporre al monitoraggio;
la successiva stipula dei contratti di monito raggio;
c) fornire definizioni utili ai fini di consentire una univoca
interpretazione dei criteri di incompatibilita' enunciati.
In particolare:
il punto 3 della presente circolare sostituisce:
il punto 2.2 della circolare 12 febbraio 1998, n. AIPA/CR/16,
concernente la "verifica dell'insussistenza di cause di
incompatibilita'";
il punto 6 della circolare 28 dicembre 2001, n. AIPA/CR/38,
concernente le "cause di incompatibilita' per i monitori esterni";
il punto 4 sostituisce il punto 9 della circolare 28 dicembre
2001, n. AIPA/CR/38, concernente l'affidamento delle attivita' di
monitoraggio e verifica ex post ad un monitore.
Resta, pertanto, immutato quanto previsto dalle circolari 12
febbraio 1998, n. AIPA/CR/16, e 28 dicembre 2001, n. AIPA/CR/38,
nelle parti non superate o emendate, e la circolare 13 marzo 1998, n.
AIPA/CR/17, riguardante i gruppi di monitoraggio interni.
2. Definizioni.
Ai fini dell'applicazione della presente circolare, si intende per:
a) Forniture ICT: l'insieme delle seguenti tipologie di attivita'
e servizi afferenti all'Information and Communication Technology
(ICT), potenzialmente soggette all'azione di monitoraggio:
sviluppo di sistemi informativi e software applicativo: tutte
le attivita' incentrate sull'utilizzo di metodologie, tecnologie e
prodotti informatici, destinate alla produzione di beni materiali o
immateriali, che vengono svolte per risolvere le esigenze di un
committente relativamente alla progettazione e realizzazione di
sistemi informativi automatizzati;
servizi ICT: i servizi di Information and Communication
Technology, basati su tecnologie informatiche, non destinati alla
produzione di beni materiali o immateriali, che vengono forniti per
risolvere le esigenze di un committente relativamente alla
progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione
operativa di sistemi informativi automatizzati;
prodotti ICT: il risultato di attivita' inerenti la
progettazione, realizzazione, vendita, consegna, installazione,
configurazione, di infrastrutture informatiche sotto forma di beni
materiali (hardware) o immateriali (software di base e d'ambiente).
b) Amministrazioni: le amministrazioni dello Stato, anche ad
ordinamento autonomo, e gli enti pubblici non economici nazionali,
cioe' tutti i destinatari del decreto legislativo 12 febbraio 1993,
n. 39 (art. 1, comma 1);
c) Monitori interni: i gruppi di monitoraggio interni alle
amministrazioni, qualificati dall'Autorita' ad operare sui relativi
contratti informatici, sulla base dei criteri indicati nella
circolare 13 marzo 1998, n. AIPA/CR/17, cosi' come modificati dalla
circolare 28 dicembre 2001, n. AIPA/CR/38;
d) Monitori esterni: le societa' specializzate in attivita' di
monitoraggio, ivi incluse quelle qualificate dall'Autorita' sulla
base dei criteri indicati nella circolare 12 febbraio 1998, n.
AIPA/CR/16, cosi' come modificati dalla presente circolare, ai sensi
dell'art. 13, comma 2, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n.
39;
e) Raggruppamenti di societa': tutte le tipologie di soggetti
previsti dal decreto legislativo n. 157/1995 e successive
modificazioni, che prevedono il raggruppamento di imprese:
raggruppamenti temporanei di imprese (RTI), consorzi, associazioni in
partecipazione, consorzi stabili, gruppi europei di interesse
economico (GEIE);
f) Societa' ICT: esclusivamente nel contesto della presente
circolare, le societa', o raggruppamenti di societa', operanti
all'interno del settore dell'Information and Communication Technology
(ICT) che vendano, o abbiano venduto, in uno qualsiasi degli ultimi 3
anni, forniture ICT, per un valore complessivo superiore al 30% di
quello dei corrispondenti fatturati annui, valori entrambi calcolati
al netto di IVA;
g) Fornitori: le societa' che abbiano stipulato con
un'amministrazione un contratto "di grande rilievo" per la
progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione
operativa di sistemi informativi automatizzati, sottoposto all'azione
di direzione dei lavori da parte di un monitore.
3. Cause di incompatibilita' per i monitori esterni.
Le fasi di verifica previste dalla metodologia di qualificazione
delle societa' di monitoraggio di cui alla circolare 12 febbraio
1998, n. AIPA/CR/16, cosi' come modificata dalla circolare 28
dicembre 2001, n. AIPA/CR/38, sono le tre seguenti, ciascuna
propedeutica all'altra, e riguardano:
la completezza della documentazione richiesta: prerequisito per
la qualificazione e' la produzione, da parte della societa' aspirante
alla qualificazione, della documentazione atta a consentire la
verifica del possesso dei requisiti richiesti;
l'insussistenza di cause di incompatibilita': il riconoscimento
che per la societa' aspirante alla qualificazione non sussistono
cause di incompatibilita' per l'affidamento di attivita' di
monitoraggio costituisce presupposto essenziale ai fini della
valutazione della capacita' tecnica della stessa;
la capacita' tecnica: e' richiesta un'adeguata capacita' tecnica
complessiva che deve essere comprovata da un'idonea organizzazione
aziendale, dalla necessaria competenza del management, dall'adozione
di tecniche e metodiche adeguatamente strutturate e rappresentate, da
rilevanti esperienze maturate nella gestione di progetti di
monitoraggio aventi dimensioni e complessita' paragonabili a quelle
riscontrate nei contratti "di grande rilievo" delle pubbliche
amministrazioni.
La societa' ottiene la qualificazione e la conseguente iscrizione
nell'elenco tenuto dall'Autorita' una volta superate tutte le tre
anzidette fasi di verifica. Nel caso in cui una di esse non venga
superata, la societa' viene esclusa dal prosieguo del processo di
qualificazione e, pertanto, non puo' essere qualificata e inserita
nel citato elenco.
Fermo restando quanto previsto per la prima e la terza fase del
procedimento di qualificazione dei monitori esterni, con la presente
circolare vengono apportate ulteriori modifiche per quanto attiene
alla seconda fase del procedimento, concernente la verifica
dell'insussistenza di cause di incompatibilita', gia' oggetto di
modifiche con la circolare 28 dicembre 2001, n. AIPA/CR/38.
Esse riguardano, in particolare:
a) dichiarazione non veritiera: la dichiarazione di insussistenza
di cause di incompatibilita' resa dalla societa' aspirante alla
qualificazione e' contraddetta, in tutto o in parte, da atti o fatti
ben noti all'Autorita' attraverso convenzioni di concessione,
documentazione per la partecipazione a gare, richieste di parere,
contratti, atti esecutivi, documenti tecnici progettuali ed altra
documentazione ufficiale;
b) vendita non marginale di forniture ICT: la societa' aspirante
alla qualificazione e' una societa' ICT, ovvero vende, o ha venduto,
in uno qualsiasi degli ultimi tre anni, forniture ICT, per un valore
complessivo superiore al 30% di quello del proprio fatturato annuo
corrispondente, valori entrambi calcolati al netto di IVA;
c) legame di dipendenza non marginale con societa' ICT:
la societa' aspirante alla qualificazione partecipa ad una
societa' ICT in misura superiore al 20% del capitale sociale di
questa;
la societa' aspirante alla qualificazione e' partecipata da una
societa' ICT in misura superiore al 20% del proprio capitale sociale;
la societa' aspirante alla qualificazione e' partecipata, in
misura superiore al 20% del proprio capitale sociale, da una societa'
terza, che a sua volta partecipa ad una societa' ICT, in misura
superiore al 20% del capitale sociale di quest'ultima.
La verifica dell'insussistenza di cause di incompatibilita' si
effettua sulla base:
del modulo QSM/II riprodotto nell'appendice I;
della dichiarazione prevista al punto I.A del paragrafo 2.1 della
circolare 12 febbraio 1998, n. AIPA/CR/16, redatta dalla societa'
aspirante alla qualificazione o, nel caso di Raggruppamenti di
societa', da ognuna delle societa' raggruppate, conformemente al
modello riprodotto nell'appendice II, a firma del legale
rappresentante;
della dichiarazione sostitutiva di atto notorio, ai sensi
dell'art. 47 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre
2000, n. 445, con la quale la societa' aspirante alla qualificazione
o, nel caso di Raggruppamenti di societa', ognuna delle societa'
raggruppate, in persona del legale rappresentante, dichiara la
composizione del capitale.
La societa' cui sia stata rifiutata la qualificazione per un
qualsiasi motivo o, nel caso di Raggruppamenti di societa', ognuna
delle societa' raggruppate, non potra' presentare nuova domanda di
qualificazione se non siano trascorsi almeno sei mesi dalla
comunicazione della delibera dell'Autorita' relativa alla mancata
qualificazione.
Nel caso di societa' gia' iscritta nell'elenco dei monitori, la
revoca della qualificazione e' effettuata con provvedimento motivato
dell'Autorita'. La societa' cui sia stata revocata la qualificazione
per un qualsiasi motivo o, nel caso di Raggruppamenti di societa',
ognuna delle societa' raggruppate, non potra' presentare nuova
domanda di qualificazione se non siano trascorsi almeno dodici mesi
dalla comunicazione della delibera dell'Autorita' relativa alla
revoca della qualificazione stessa.
La qualificazione abilita il monitore all'esecuzione di attivita'
sia di monitoraggio, sia di verifica ex post.
4. Affidamento delle attivita' di monitoraggio e verifica ex post ad
un monitore.
Per le attivita' di monitoraggio e verifica ex post
l'Amministrazione puo' utilizzare un monitore interno, qualificato ai
sensi della circolare 13 marzo 1998, n. AIPA/CR/17, cosi' come
modificata dalla circolare 28 dicembre 2001, n. AIPA/CR/38. Il
monitore interno puo' operare esclusivamente su contratti afferenti
all'Amministrazione di appartenenza. Un monitore interno al quale sia
stata negata, o revocata, la qualificazione da parte dell'Autorita'
non puo' essere impegnato in attivita' di monitoraggio o verifica.
L'aggiudicazione di un contratto di monitoraggio ad un monitore
esterno avviene di regola in base ad una procedura concorsuale,
preferibilmente ristretta (appalto concorso), salvo i casi in cui sia
possibile ricorrere alla trattativa privata.
In considerazione del valore economico dei contratti "di grande
rilievo", quello del contratto di monitoraggio supera generalmente la
soglia comunitaria. Il meccanismo di aggiudicazione da applicare e'
quello dell'offerta economicamente piu' vantaggiosa, conformemente al
decreto legislativo 17 marzo 1995, n. 157, e successive modificazioni
e integrazioni.
Cio' premesso, si ritiene utile che la procedura concorsuale
preveda che:
siano effettuati almeno due incontri con le societa' concorrenti:
il primo per fornire congiuntamente le informazioni eventualmente
richieste sul contratto oggetto dell'azione di monitoraggio, il
secondo per comunicare la valutazione espressa relativamente alle
capacita' tecniche e procedere, poi, all'apertura delle buste
contenenti le offerte economiche;
la durata del contratto di monitoraggio sia collegata a quella
del contratto informatico per il quale e' prevista l'attivita' di
direzione dei lavori o, nel caso di realizzazione di studi di
fattibilita' o di verifiche ex post, al tempo necessario per lo
svolgimento delle prestazioni richieste;
la societa' concorrente abbia realizzato un fatturato medio
annuo, nell'ultimo triennio, uguale o superiore al doppio
dell'importo a base d'asta diviso per la durata in anni del contratto
da appaltare;
la societa' concorrente abbia realizzato un fatturato medio
annuo, nell'ultimo triennio, attribuibile ad attivita' di
monitoraggio uguale o superiore all'importo a base d'asta diviso per
la durata in anni del contratto da appaltare;
la societa' mandataria, nel caso di raggruppamenti temporanei di
impresa, soddisfi da sola almeno il 40% dei limiti previsti per il
fatturato;
la societa' concorrente non possa ricorrere al subappalto;
la societa' concorrente possa ricorrere a consulenti esterni per
una percentuale dell'impegno complessivamente previsto inferiore al
30% dell'impegno-persona complessivamente previsto;
la societa' concorrente impieghi non piu' di due persone fisiche
per ogni anno-persona di impegno complessivamente previsto;
la societa' concorrente pratichi una tariffa media per
giorno-persona non inferiore ad un valore minimo, fissato in
relazione alla competenza richiesta;
la societa' concorrente indichi nell'offerta in maniera
dettagliata:
l'approccio metodologico per la realizzazione, se richiesta, di
studi di fattibilita', piani di continuita' ed emergenza, analisi
della soddisfazione del personale dell'amministrazione;
i criteri e le metodologie che intende applicare per la
direzione dei lavori;
l'indice e i contenuti della documentazione da rilasciare nel
corso delle attivita' di monitoraggio;
le modalita' di trasferimento di conoscenze e competenze, se
richiesto;
la descrizione delle risorse professionali che intende
utilizzare, con riferimento all'anzianita' lavorativa, alla
formazione, ai ruoli ricoperti, ai progetti ed ai clienti per i quali
esse abbiano operato, fornendo i relativi curricula;
il piano di progetto che descriva le diverse attivita'
previste, definisca l'organizzazione del lavoro e pianifichi la
quantita', e la qualita', delle risorse professionali da impiegare in
relazione alle attivita' previste.
Il possesso della certificazione EN ISO 9001 da parte della
societa' concorrente non deve essere considerato requisito
necessario.
Alla procedura concorsuale possono chiedere di partecipare societa'
gia' iscritte nell'elenco e societa' non ancora qualificate.
L'eventuale aggiudicazione di un contratto di monitoraggio ad una
societa' non qualificata non comporta l'iscrizione nell'elenco delle
societa' qualificate.
Gli atti di gara devono conformarsi alla metodologia di
qualificazione di cui alla circolare 12 febbraio 1998, n. AIPA/CR/16,
cosi' come modificata dalla presente, in modo da consentire, nei
confronti delle societa' non qualificate, analisi equivalenti a
quelle svolte dall'Autorita' per i monitori esterni qualificati.
Le societa' qualificate sono esonerate dal produrre, tra i
documenti di gara richiesti, quelli volti a dimostrare il
soddisfacimento dei criteri di qualificazione. Conseguentemente, non
si deve procedere alla loro valutazione.
E' opportuno che gli atti di gara prevedano:
l'iscrizione nell'elenco dei monitori esterni o, in alternativa,
la presentazione dei documenti previsti ai punti I.A, I.B, I.C, I.D,
I.E, I.F del paragrafo 2.1 della circolare 12 febbraio 1998, n.
AIPA/CR/16; la mancanza anche di un solo documento tra quelli
richiesti comporta l'esclusione dalla gara;
l'esclusione delle societa' che non dichiarino l'insussistenza,
nei loro confronti, delle cause di incompatibilita' previste al
precedente punto 3; il requisito della compatibilita' e' ritenuto
soddisfatto per i monitori esterni compresi nel suddetto elenco
tenuto dall'Autorita';
l'esclusione delle societa' che non dimostrino di possedere la
capacita' tecnica prevista al punto 2.3 della circolare 12 febbraio
1998, n. AIPA/CR/16; i monitori esterni si ritengono, comunque,
dotati di capacita' tecnica adeguata.
l'esclusione delle societa' alle quali l'Autorita' abbia
rifiutato, o revocato, la qualificazione, salvo che nel frattempo
siano venute a cessare le cause che avevano determinato il rifiuto, o
la revoca, della qualificazione o siano trascorsi almeno dodici mesi
dal provvedimento dell'Autorita', prevedendo altresi', in
quest'ultimo caso, la verifica da parte dell'Amministrazione
dell'adeguatezza della capacita' tecnica e dell'insussistenza di
cause di incompatibilita';
l'esclusione delle societa' alle quali l'Autorita' abbia
rifiutato, o revocato, la qualificazione nell'intervallo temporale
compreso tra l'emissione del bando di gara e la stipula del contratto
di monitoraggio; a tal fine la commissione di gara e
l'Amministrazione appaltante verificheranno la permanenza delle
societa' concorrenti e della societa' risultata aggiudicataria
nell'elenco dei monitori esterni;
la possibilita', per l'Amministrazione, di risolvere
anticipatamente il contratto nel caso in cui l'Autorita' abbia
rifiutato, o revocato, la qualificazione durante il periodo di
validita' del contratto.
Nella fase di prequalificazione particolare attenzione deve essere
posta, da parte della commissione di gara, alla verifica
dell'insussistenza di cause di incompatibilita' per l'esercizio
dell'attivita' di monitoraggio sullo specifico contratto
dell'amministrazione appaltante per il quale e' richiesto il
monitoraggio stesso.
Una societa', o un Raggruppamento di societa', non puo' essere
invitata o ammessa a partecipare ad una gara di monitoraggio, e
tantomeno esserne aggiudicataria, in presenza di:
a) dichiarazione non veritiera: la dichiarazione di insussistenza
di cause di incompatibilita' resa dalla societa' concorrente e'
contraddetta, in tutto o in parte, da atti o fatti ufficialmente noti
all'Amministrazione appaltante attraverso comunicazioni
dell'Autorita', convenzioni di concessione, documentazione per la
partecipazione a gare, richieste di parere, contratti, atti
esecutivi, documenti tecnici progettuali, o altra idonea
documentazione;
b) legame di dipendenza con il fornitore del contratto da
monitorare:
la societa' concorrente, o nel caso di Raggruppamenti di
societa', una delle societa' raggruppate, ha partecipazioni, di
qualsivoglia entita', in quella del fornitore o, nel caso in cui
questo sia un Raggruppamento di societa', in una qualsiasi delle
societa' raggruppate;
la societa' concorrente, o nel caso di Raggruppamenti di
societa' una qualsiasi delle societa' raggruppate e' partecipata in
qualsivoglia misura dal fornitore o, nel caso in cui questo sia un
Raggruppamento di societa', da una qualsiasi delle societa'
raggruppate;
la societa' concorrente, o nel caso di Raggruppamenti di
societa' una qualsiasi delle societa' raggruppate, e' partecipata in
qualsiasi misura da una societa' terza che, a sua volta, partecipa in
qualsivoglia misura a quella del fornitore o, nel caso in cui questo
sia un Raggruppamento di societa', ad una qualsiasi delle societa'
raggruppate.
La verifica della insussistenza di cause di incompatibilita' si
effettua sulla base:
della dichiarazione di insussistenza di cause di
incompatibilita', redatta dalla societa' aspirante alla
aggiudicazione o, nel caso di Raggruppamenti di societa', da ognuna
delle societa' raggruppate, conformemente al modello riprodotto
nell'appendice III, a firma del legale rappresentante;
della dichiarazione sostitutiva di atto notorio ai sensi
dell'art. 47 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre
2000, n. 445, con la quale la societa' concorrente o, nel caso di
Raggruppamenti di societa', ognuna delle societa' raggruppate, in
persona del legale rappresentante, dichiara la composizione del
capitale.
5. Atti di gara per l'appalto di servizi di monitoraggio.
Nel sito dell'Autorita' (www.aipa.it) sono suggeriti la struttura
ed i contenuti degli atti di gara per appaltare i servizi di
monitoraggio.
E' opportuno che gli atti di gara per l'appalto di servizi di
monitoraggio siano il piu' possibile conformi a detti suggerimenti.
6. Limiti di applicazione.
Quanto previsto dalla presente circolare non si applica:
ai contratti di monitoraggio stipulati prima della data di
pubblicazione della stessa nella Gazzetta Ufficiale;
alle gare per l'appalto di contratti di monitoraggio il cui bando
di gara sia stato pubblicato, prima della data di pubblicazione della
circolare stessa, nella Gazzetta Ufficiale.
7. Appendici.
Le Appendici I, II e III costituiscono parti integranti della
presente circolare.
Roma, 11 marzo 2003
Il presidente f.f.: Batini