Al presidente del Consiglio per la
ricerca in agricoltura
Al presidente dell'Istituto nazionale
di ricerca per gli alimenti e la
nutrizione
Al presidente dell'Istituto nazionale
di economia agraria
Ai coordinatori generali dei progetti
di ricerca
Premessa.
I programmi ammessi a finanziamento saranno a carattere
pluriennale. Il contributo sara' erogato secondo le seguenti
modalita':
a) anticipo del 50% del totale contestualmente al decreto di
concessione dello stesso;
b) corresponsione di un ulteriore 35% del totale alla fine del
primo anno, previo monitoraggio in itinere, a fronte di presentazione
di una relazione tecnico-scientifica e rendiconto finanziario delle
spese sostenute che avverra' unicamente a fronte di una spesa
rendicontata pari all'80% dell'anticipazione corrisposta alla
lettera a);
c) corresponsione del rimanente 15% come saldo del contributo,
previa verifica finale dei risultati conseguiti. La richiesta di
saldo deve essere presentata entro e non oltre un anno dalla data di
scadenza fissata dal decreto di concessione del contributo stesso. La
redazione del decreto di liquidazione finale delle spese gia'
sostenute sara' curata dall'ufficio POSR IV una volta acquisito il
parere del comitato.
Il monitoraggio in itinere e la verifica finale dei progetti di
ricerca finanziati e' effettuato dal comitato in raccordo con
l'ufficio POSR IV, avvalendosi degli esperti, di cui all'albo
istituito con decreto ministeriale n. 375 del 21 luglio 2003.
1. Richiesta di liquidazione parziale o finale.
Ogni richiesta di liquidazione deve essere riferita ad un solo
decreto ministeriale di concessione contributo.
Premesso che il contributo verra' erogato all'ente di ricerca
coordinatore (ente beneficiario) che provvedera' a distribuire le
somme assegnate alle altre istituzioni di ricerca partecipanti al
progetto, secondo quanto descritto al punto 11 del modello C,
allegato 1 del decreto ministeriale n. 353 del 16 luglio 2003, le
spese sostenute da queste ultime devono essere conformi a quelle
descritte nel preventivo finanziario di cui al modello anzidetto.
Al riguardo si precisa che, ai fini della rendicontazione, la
dicitura U.O. o istituzione di ricerca hanno il medesimo significato.
Pertanto qualora nell'ambito dell'istituzione vengano presentate piu'
schede di ricerca, (modello C piu' volte citato), a fronte di uno o
piu' modelli C deve essere compilato un unico allegato 3.
All'atto della presentazione della richiesta di liquidazione,
parziale o a saldo, l'ente coordinatore dovra' indicare le coordinate
bancarie valide per l'accreditamento dell'importo dovuto.
La documentazione che l'ente beneficiario presentera', in duplice
copia, dovra' comprendere:
1) domanda di liquidazione secondo il modello allegato (allegato
1);
2) relazione tecnico-scientifica riassuntiva dell'attivita'
svolta, redatta dal coordinatore del progetto sulla base delle
singole relazioni delle unita' operative;
3) copia delle relazioni scientifiche delle singole unita'
operative;
4) rendiconto riepilogativo delle spese sostenute secondo il
modello allegato (allegato 2);
5) rendiconto analitico delle spese sostenute dalle singole
istituzioni secondo il modello allegato (allegato 3);
6) relazione sull'andamento dell'attivita' di ricerca
dell'esperto designato, di cui in premessa, con acquisizione del
parere da parte del comitato.
Gli istituti universitari che dovessero modificare la loro
organizzazione in Dipartimento, in epoca successiva all'emissione del
decreto di concessione del contributo, dovranno presentare,
contestualmente alla richiesta di liquidazione, copia del decreto
rettorale che ne attesti l'avvenuto cambiamento.
Le istituzioni private di ricerca sono tenute a presentare, per la
quota di contributo spettante, oltre a quanto previsto
precedentemente, i seguenti documenti:
6) fotocopie conformi all'originale (la conformita' e' attestata
dal rappresentante legale) di tutti i documenti giustificativi che
dimostrano l'avvenuto pagamento delle spese indicate nell'elenco
analitico mediante almeno uno dei seguenti modi:
fatture originali quietanzate dai fornitori (timbro della ditta
e firma del fornitore o dichiarazione liberatoria dello stesso);
assegni bancari emessi per il pagamento, con relativi
estratti-conto bancari che ne attestino l'avvenuto pagamento;
bonifici bancari;
7) certificato di vigenza (un originale e una copia conforme) in
corso di validita' (sei mesi), rilasciato dal tribunale presso la
Cancelleria commerciale e/o certificato di iscrizione alla Camera di
commercio, industria, artigianato e agricoltura;
8) per importi superiori ad Euro 150.000 certificato antimafia,
ai sensi degli articoli 2 e 4 del decreto legislativo 8 agosto 1994,
n. 15, prodotto entro sei mesi dalla data del rilascio, anche in
copia autenticata;
9) fidejussione bancaria pari all'importo dell'anticipazione,
maggiorato del tasso di interesse legale corrente.
In linea con le norme in uso per analoghi finanziamenti concessi
dalla Unione europea, l'amministrazione rimborsera' l'IVA relativa
all'acquisto di beni e servizi utilizzati per l'esecuzione del
progetto solo nel caso in cui l'imposta rappresenti un costo puro per
l'ente che effettua la ricerca. Al fini del suddetto rimborso
l'unita' operativa interessata dovra' presentare una dichiarazione,
firmata dal responsabile amministrativo, che attesti l'impossibilita'
di derrarre l'IVA in modo diverso.
1.2 Descrizione delle voci di spesa.
Sia nel caso di enti pubblici che di enti privati il rendiconto
analitico delle spese sostenute dovra' essere redatto in base alle
voci di spesa che risultano nel preventivo del programma approvato da
questo Ministero, documentate con gli estremi delle fatture e/o delle
ricevute fiscali, evidenziando che:
non siano stati praticati sconti o abbuoni in qualsiasi forma,
tranne quelli eventualmente indicati nei documenti di spesa
presentati e che, a fronte di tali documenti, non sono state emesse
dai fornitori note di accredito in favore del beneficiario;
non siano stati richiesti e ottenuti allo stesso titolo
contributi da parte di altri enti e organismi nazionali e comunitari.
Le tipologie di spesa sono le seguenti, salvo particolari esigenze
legate a iniziative specifiche:
Spese per il personale:
personale a tempo determinato ed indeterminato (per quest'ultimo
solo privati). In questa voce possono essere rendicontate prestazioni
professionali senza partita IVA. In caso di collaborazioni coordinate
e continuative non previste in sede di concessione contributo deve
essere allegata copia del contratto. Resta inteso che sara' ammessa a
liquidazione solo la quota strettamente necessaria allo svolgimento
delle attivita' di ricerca previste dal progetto;
manodopera agricola (specificare il tipo di lavoro eseguito, es.
lavorazioni parcelle sperimentali, trattamenti, raccolta o altro);
missioni in territorio nazionale (specificare localita', data e
nominativo dell'interessato, nonche' la motivazione della missione
stessa).
Tali missioni verranno ammesse a liquidazione secondo le modalita'
ed i criteri previsti per il pubblico impiego. Gli scontrini fiscali
possono essere ammessi a liquidazione solo se relativi al consumo di
pasti. Per tutte le altre spese e' necessaria la presentazione di
fattura o ricevuta fiscale. Nel caso di utilizzo di mezzo proprio
(autorizzato dall'ente di appartenenza) si procedera' ad un rimborso
chilometrico pari ad un quinto del costo del carburante utilizzato,
previo accertamento dell'autorizzazione stessa.
Relativamente all'utilizzo del taxi le spese possono essere ammesse
a liquidazione secondo le modalita' ed i criteri previsti per il
pubblico impiego, quindi solo se preventivamente indicate ed
autorizzate in sede di incarico, o se accompagnate da adeguate
motivazioni, da vagliarsi di volta in volta;
missioni all'estero (specificare la localita', la data, il
nominativo dell'interessato e la motivazione della missione stessa).
Tutte le missioni all'estero non previste in sede di concessione
contributo, devono essere corredate di autorizzazione del
coordinatore generale del programma, da allegare in copia, alla
richiesta di liquidazione.
Spese per materiale di consumo (colture, allevamenti, macchine,
laboratori e serre, escluso materiale durevole - indicare estremi
fattura e/o ricevuta fiscale):
spese per colture:
sementi e/o piante specificando quantita' e qualita';
fertilizzanti specificando quantita' e qualita';
antiparassitari specificando quantita' e qualita';
diserbanti specificando quantita' e qualita';
rimborso danni a privati specificando la natura del danno;
fitto terreni specificando localita', superfici, canone;
analisi chimiche e teonologiche specificando tipologia;
estratti e pubblicazioni (non possono essere acquistati libri o
sottoscrivere abbonamenti a riviste tecnico scientifiche);
materiale vario specificando quantita' e qualita';
spese per allevamenti:
alimenti;
spese sanitarie e veterinarie;
inseminazione artificiale;
riproduttori, novellame;
analisi chimiche e tecnologiche (tipologia);
altre (specificare quali);
spese per macchine agricole* (per la quota da imputare al
progetto):
carburanti, lubrificanti;
manutenzioni e riparazioni;
noleggi;
spese per laboratori e serre:
vetrerie specificando quantita' e qualita';
reagenti specificando quantita' e qualita';
* Non possono essere rimborsate spese relative a tassa di
circolazione, assicurazione auto, tagliandi di controllo e revisione
automezzi.
materiale da laboratorio specificando quantita' e qualita';
riscaldamento serre;
materiale da computer** (acquisto software e relative licenze);
trasporto di materiale;
riparazione e manutenzione attrezzature.
Non si accettano voci generiche, come «vetrerie», «materiali da
laboratorio», ecc.
I noleggi (fatta eccezione per quelli relativi alle macchine
agricole poiche' gia' compresi nelle eventualita) possono essere
ammessi a liquidazione solo con preventiva autorizzazione.
Solo in caso di effettiva necessita' possono essere ammesse a
rendicontazione anche spese per canoni di manutenzione, sempre con
preventiva autorizzazione da parte di questa amministrazione.
Spese per consulenze e commesse esterne:
consulenze ed incarichi professionali (specificare il tipo di
prestazione effettuata, es. elaborazione dati, esecuzione di analisi,
traduzione, ecc., la durata ed il costo della prestazione stessa).
Relativamente alle consulenze possono intendersi quelle prestazioni
di carattere scientifico e tecnico-scientifico regolate da atto di
impegno giuridicamente valido svolte da persone fisiche o giuridiche.
Tra le consulenze ed incarichi professionali possono essere
rendicontate convenzioni stipulate con persone giuridiche, purche'
preventivamente indicate o successivamente autorizzate da questo
Ministero;
commesse esterne: assistenza tecnica su attrezzature aziendali o
attrezzature tecnico scientifiche o di supporto allo svolgimento
della ricerca (fotocopiatrici, computer e fax).
Qualora l'U.O., successivamente all'approvazione del progetto,
richieda l'autorizzazione ad utilizzare parte dei fondi concessi per
stipulare convenzioni dovra' richiedere preventiva autorizzazione al
coordinatore generale del programma che provvedera' a trasmetterla
allo scrivente ufficio, comunicando contestualmente su quale delle
voci di spesa graveranno i relativi costi. Nell'eventualita' che tale
richiesta comporti la necessita' di ricorrere ad una variante, e'
necessario procedere come illustrato al successivo punto 3.
Attrezzature tecnico-scientifiche (specificare quantita' e qualita'.
Soltanto quelle approvate dal MiPAF in sede di concessione del
contributo. A tale proposito si ricorda che l'approvazione e'
subordinata alla presentazione di tre preventivi ed un verbale di
scelta e congruita' (firmato da una commissione interna all'ente
richiedente) per ogni attrezzatura richiesta.
** Non possono essere rimborsate spese per l'acquisto di
materiale durevole (hardware) da considerarsi, se previste, come
attrezzature.
In caso di ipotetici residui su tale voce gli importi possono
essere destinati all'acquisto di altre attrezzature ritenute
funzionali per il progetto stesso, ferma restando la presentazione
dei preventivi e del verbale di scelta e congruita' di cui sopra.
Nel caso in cui l'attrezzatura richiesta e' fornita esclusivamente
da una sola ditta, e' sufficiente la presentazione di un solo
preventivo e il verbale di scelta e congruita', indicando in
quest'ultimo le motivazioni della scelta adottata.
Le attrezzature ed apparecchiature, il cui uso ed utilita'
economica non si esauriscano entro l'arco di un anno devono essere
mantenuti presso la struttura per un periodo minimo dalla data di
effettiva acquisizione, idoneamente documentata, con il vincolo di
destinazione d'uso e di proprieta'. Tale periodo minimo viene
individuato con la durata del progetto, eventuali proroghe incluse.
Le attrezzature devono essere rendicontate entro l'anno di
riferimento, qualora il costo unitario sia superiore a Euro 517,00,
possono essere rendicontate annualmente solamente le relative quote
di ammortamento.
Spese di coordinamento (solo per i coordinatori):
partecipazione a incontri, riunioni del progetto, convegni e
congressi anche all'estero, visite di studio legate alle attivita'
del progetto;
personale a tempo determinato essenziale all'attivita' di
coordinamento;
altro (specificare).
Spese generali (da rendicontare forfettariamente):
telefoniche;
illuminazione;
materiale uso ufficio (cancelleria e materiale per
fotocopiatrice, toner, nastri, dischetti, ecc);
postali;
riscaldamento uffici.
L'amministrazione si riserva di richiedere in qualsiasi momento la
documentazione giustificativa delle spese sostenute.
Si fa presente che le spese rendicontate devono essere state
effettivamente liquidate e non soltanto impegnate. Non saranno
ammesse a liquidazione le spese non opportunamente documentate.
2. Criteri per la presentazione della relazione tecnica.
La relazione tecnico-scientifica dovra' essere compilata indicando
lo stato di avanzamento delle attivita', completo di elenco di
pubblicazioni prodotte.
Dovranno altresi' essere messe in evidenza eventuali differenze tra
l'attivita' svolta e quella prevista nell'ambito di ciascuna scheda
di ricerca fornendo le adeguate motivazioni.
Non sono da ritenersi relazioni tecniche le pubblicazioni
effettuate nell'ambito del programma di ricerca, pur costituendo
degli utili allegati.
3. Richiesta di variante.
Costituisce principio generale il fatto di non concedere alcuna
variante, al fine di garantire la trasparenza, l'efficacia e
l'efficienza della spesa nonche' la certezza dei costi e dei tempi di
realizzazione.
Variante al preventivo finanziario.
L'eventuale/i variante/i richiesta/e da/lle singola/e unita'
operativa/e, deve essere presentata a questo ufficio dal coordinatore
generale del programma in questione, accompagnata/e dai seguenti
modelli:
modello B, come approvato in fase di concessione e la nuova
versione proposta per effetto della variante richiesta;
modello C della/e UU.OO. interessata/e.
Si sottolinea che la richiesta di variante deve essere presentata
prima dell'effettuazione delle spese e, in ogni caso, tassativamente,
prima della scadenza del progetto.
La richiesta di variante a sanatoria, inoltrata cioe' dopo
l'effettuazione di spese non rispondenti alle singole voci del
preventivo approvato, non potra' essere concessa, se non in caso di
riconosciuti motivi che escludono ogni responsabilita' della unita'
operativa.
L'eventuale variazione compensativa tra gli importi preventivati
nelle singole voci di spesa, ad eccezione di quelle «spese generali»
e «spese per attrezzature», puo' essere direttamente effettuata
dall'ente nella misura del 10% calcolato sull'importo da incrementare
o nei limiti delle percentuali fissate nei decreti di concessione.
Qualora la variazione sia superiore a suddette percentuali, e'
necessario richiedere l'autorizzazione a quest'ufficio indicando
dettagliatamente le motivazioni che hanno indotto l'unita' operativa
ad avanzare la richiesta.
Variante alle attrezzature.
E' necessario richiedere l'autorizzazione a quest'ufficio per
qualsiasi variante inerente le attrezzature tecnico-scientifiche,
specificando dettagliatamente le ragioni che hanno indotto ad
avanzare tale richiesta.
Anche in tale caso dovra' essere redatto un quadro di raffronto tra
il preventivo approvato e la variante richiesta (modelli B e C).
Ulteriore documentazione da presentare in allegato alla richiesta di
variante alle attrezzature.
Nel caso di centri di ricerca afferenti al consiglio per la ricerca
in agricoltura:
verbale di congruita';
tre preventivi, quando la nuova attrezzatura da acquistare sia
reperibile presso piu' ditte e quindi risulta possibile fare il
raffronto tra qualita' e prezzo;
un preventivo, solo nel caso in cui l'attrezzatura e' considerata
parte integrante di strumenti gia' in possesso o quando la stessa
riveste carattere di unicita' (tale situazione dovra' essere
dichiarata nel verbale di congruita).
Nel caso di istituti e dipartimenti universitari, enti pubblici e
privati:
verbale di congruita' sottoscritto dal direttore dell'ente e dal
responsabile della ricerca dello specifico programma.
Per il resto rimane valido quanto previsto per i centri di ricerca
afferenti al Consiglio per la ricerca in agricoltura.
Anche in questo caso la citata variante dovra' essere trasmessa a
quest'ufficio dal coordinatore generale del programma.
4. Richiesta di proroga.
Il termine ultimo entro il quale devono essere effettuate le spese
pertinenti al contributo concesso (scadenza del progetto) e' quello
indicato nel decreto di concessione. Tuttavia, nei casi in cui, per
motivi non dipendenti dalla volonta' dei partecipanti al progetto, si
dovesse rendere necessario procrastinare detto termine, la richiesta
di proroga, accompagnata da dettagliate motivazioni, dovra' essere
redatta esclusivamente dal coordinatore, una volta accertata
l'effettiva ricorrenza, e fatta pervenire a questa amministrazione in
tempo utile rispetto alla data di scadenza del progetto.
Qualora la richiesta di proroga venga accolta, questa dovra'
intendersi valida, se non specificato, per tutte le unita' operative
partecipanti al progetto.
Le SS.LL. avranno cura di inviare copia di questa circolare a tutte
le unita' operative partecipanti ai loro programmi.
Si confida nel puntuale adempimento di quanto sopra riporato.
Roma, 24 settembre 2004
Il direttore generale
per le politiche strutturali
e lo sviluppo rurale
Serino