IL GARANTE
In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodota',
presidente, del prof. Giuseppe Santaniello e del prof. Ugo De Siervo,
componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 7, comma 2, lett. a) del decreto del
Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni
ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri
soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 24, comma 1, della medesima legge,
che ammette il trattamento di dati personali idonei a rivelare i
provvedimenti giudiziari indicati nell'art. 686, commi 1, lettere a)
e d), 2 e 3, del codice di procedura penale, da parte di soggetti
pubblici e privati e di enti pubblici economici, "soltanto se
autorizzato da espressa disposizione di legge o provvedimento del
Garante che specifichino le rilevanti finalita' di interesse pubblico
del trattamento, i tipi di dati trattati e le precise operazioni
autorizzate";
Visto l'art. 41, comma 5, della stessa legge, come modificato da
ultimo dall'art. 1, comma 1, del decreto legislativo 6 novembre 1998,
n. 389, in base al quale i trattamenti dei dati di cui al citato art.
24 potevano essere proseguiti sino all'8 maggio 1999 anche in assenza
delle disposizioni di legge ivi indicate, previa comunicazione al
Garante;
Viste le comunicazioni pervenute al Garante ai sensi del medesimo
art. 41, comma 5;
Considerato che diversi trattamenti dei predetti dati da parte di
soggetti pubblici sono disciplinati nel decreto legislativo approvato
il 7 maggio 1999 dal Consiglio dei Ministri in attuazione delle leggi
del 31 dicembre 1996, n. 676 e del 6 ottobre 1998, n. 344;
Constatata, invece, la necessita' di evitare che diversi soggetti
privati ed enti pubblici economici debbano interrompere alcuni
trattamenti di dati che risultano giustificati da una finalita' di
rilevante interesse pubblico in ragione della loro natura e degli
scopi ai quali essi sono strumentali;
Considerato che il trattamento dei dati in questione puo' essere
autorizzato dal Garante anche d'ufficio, nei confronti di singoli
titolari oppure, con provvedimenti generali, di determinate categorie
di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, della legge n.
675/1996, come modificato dall'articolo 4, comma 1, del decreto
legislativo 9 maggio 1997, n. 123);
Viste le autorizzazioni generali gia' rilasciate dal Garante in
ordine ai trattamenti di dati sensibili da parte di soggetti privati,
di enti pubblici economici e di organismi sanitari pubblici (nn. 1,
2, 3, 4, 5 e 6 del 1997 e del 1998);
Ritenuto opportuno rilasciare una autorizzazione generale anche in
ordine ai dati di carattere giudiziario citati in premessa, al fine
di proseguire nell'intento di semplificazione degli adempimenti
previsti dalla legge n. 675/1996, di armonizzare le prescrizioni da
impartire ad una ampia categoria di titolari del trattamento e di
favorire altresi' la funzionalita' dell'ufficio del Garante;
Considerato che l'art. 8, par. 5, della direttiva comunitaria n.
95/46/CE del 24 ottobre 1995, prevede specifiche garanzie per i dati
sopraindicati e per altre categorie di dati a carattere giudiziario,
in quanto ammette il trattamento dei dati relativi alla piu' ampia
categoria delle "infrazioni, ... condanne penali o ... misure di
sicurezza" "... solo sotto controllo dell'autorita' pubblica, o se
vengono fornite opportune garanzie specifiche, sulla base del diritto
nazionale, fatte salve le deroghe che possono essere fissate dallo
Stato membro in base ad una disposizione nazionale che preveda
garanzie appropriate e specifiche", sempreche' un "registro completo"
delle condanne penali sia tenuto "solo sotto il controllo
dell'autorita' pubblica";
Ritenuto che in vista dell'attuazione legislativa di tale
disciplina comunitaria e' opportuno che la presente autorizzazione
generale non rechi disposizioni particolarmente dettagliate, in modo
da evitare che l'attivita' dei titolari dei trattamenti sia soggetta
a modifiche sostanziali nel corso di un breve periodo di tempo, ferme
restando alcune garanzie per gli interessati;
Ritenuta, in particolare, la necessita' di favorire la prosecuzione
dell'attivita' di documentazione, studio e ricerca in campo
giuridico, in particolare per quanto riguarda la diffusione di dati
relativi a precedenti giurisprudenziali, in ragione sia
dell'affinita' che tali attivita' presentano con quelle di
manifestazione del pensiero gia' disciplinate dagli articoli 12, 20 e
25 della legge n. 675/1996, sia della prevista adozione di norme
volte a favorire lo sviluppo dell'informatica giuridica ai sensi
dell'art. 1, comma 1, lettera l), della legge n. 676/1996;
Ritenuto, tuttavia, opportuno che la presente autorizzazione prenda
comunque in considerazione le finalita' dei trattamenti, le categorie
di interessati e di destinatari della comunicazione e della
diffusione, nonche' il periodo di conservazione dei dati, in quanto
la disciplina di tali aspetti e' prevista dalla legge n. 675/1996 ai
fini dell'applicazione delle norme sull'esonero dall'obbligo della
notificazione e sulla notificazione semplificata (art. 7, comma
5-quater);
Considerata la necessita' che sia garantito, anche nell'attuale
fase transitoria, il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al
minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero
comportare per i diritti e le liberta' fondamentali, nonche' per la
dignita' delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e
l'identita' personale;
Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996 che sanziona penalmente la
violazione delle prescrizioni della presente autorizzazione;
Autorizza:
i trattamenti di dati personali idonei a rivelare i provvedimenti
di cui all'art. 686, commi 1, lettere a) e d), 2 e 3, del codice di
procedura penale, per le rilevanti finalita' di interesse pubblico di
seguito specificate ai sensi dell'art. 24 della legge n. 675/1996 e
secondo le seguenti prescrizioni:
Capo I
Rapporti di lavoro
1) Ambito di applicazione e finalita' del trattamento.
L'autorizzazione e' rilasciata, anche senza richiesta di parte, a
persone fisiche e giuridiche, enti, associazioni ed organismi che:
a) sono parte di un rapporto di lavoro;
b) utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o
temporanee ai sensi della legge 24 giugno 1997, n. 196 (in materia di
prestazioni di lavoro temporaneo);
c) conferiscono un incarico professionale a consulenti, liberi
professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari.
Il trattamento deve essere strettamente necessario per adempiere o
per esigere l'adempimento di specifici obblighi o per eseguire
specifici compiti previsti da leggi, da regolamenti o da contratti
collettivi, anche aziendali, ovvero dalla normativa comunitaria, e ai
soli fini della gestione del rapporto di lavoro, anche autonomo o non
retribuito od onorario.
L'autorizzazione e' altresi' rilasciata a soggetti che in relazione
ad un'attivita' di composizione di controversie esercitata in
conformita' alla legge svolgono un trattamento strettamente
necessario al medesimo fine.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento puo' riguardare dati attinenti a soggetti che hanno
assunto o intendono assumere la qualita' di:
a) lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo
o in rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione lavoro, ovvero
di associati anche in compartecipazione o di titolari di borse di
lavoro e di rapporti analoghi;
b) amministratori o membri di organi esecutivi o di controllo;
c) consulenti e liberi professionisti, agenti, rappresentanti e
mandatari.
Capo II
Organismi di tipo associativo e fondazioni
1) Ambito di applicazione e finalita' del trattamento.
L'autorizzazione e' rilasciata, anche senza richiesta:
a) ad associazioni anche non riconosciute, ivi compresi partiti e
movimenti politici, associazioni ed organizzazioni sindacali,
patronati, associazioni a scopo assistenziale o di volontariato, a
fondazioni, comitati e ad ogni altro ente, consorzio od organismo
senza scopo di lucro, dotati o meno di personalita' giuridica,
nonche' a cooperative sociali e societa' di mutuo soccorso di cui,
rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile 1886,
n. 3818;
b) ad enti ed associazioni anche non riconosciute che curano il
patrocinio, il recupero, l'istruzione, la formazione professionale,
l'assistenza sociosanitaria, la beneficenza e la tutela di diritti in
favore dei soggetti cui si riferiscono i dati o dei relativi
familiari e conviventi.
Il trattamento deve essere strettamente necessario per perseguire
scopi determinati e legittimi individuati dall'atto costitutivo,
dallo statuto o da un contratto collettivo.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento puo' riguardare dati attinenti:
a) ad associati, soci e aderenti, nonche', nei casi in cui
l'utilizzazione dei dati sia prevista dall'atto costitutivo o dallo
statuto, a soggetti che presentano richiesta di ammissione o di
adesione;
b) a beneficiari, assistiti e fruitori delle attivita' o dei
servizi prestati dall'associazione, dall'ente o dal diverso
organismo.
Capo III
Liberi professionisti
1) Ambito di applicazione e finalita' del trattamento.
L'autorizzazione e' rilasciata, anche senza richiesta ai:
a) liberi professionisti, anche associati, tenuti ad iscriversi in
albi o elenchi per l'esercizio di un'attivita' professionale in forma
individuale o associata, o in conformita' alle norme di attuazione
dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1997, n. 266, in tema di
attivita' di assistenza e consulenza;
b) soggetti iscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali,
istituiti anche ai sensi dell'art. 34 del regio decreto-legge 27
novembre 1933, n. 1578, e successive modificazioni e integrazioni,
recante l'ordinamento della professione di avvocato;
c) sostituti e ausiliari che collaborano con il libero
professionista ai sensi dell'art. 2232 del codice civile, praticanti
e tirocinanti, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomo
trattamento o siano contitolari del trattamento effettuato dal libero
professionista.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento puo' riguardare dati attinenti ai clienti.
I dati relativi ai terzi possono essere trattati solo ove cio' sia
strettamente indispensabile per eseguire specifiche prestazioni
professionali richieste dai clienti per scopi determinati e
legittimi.
Capo IV
Imprese bancarie ed assicurative
ed altri trattamenti
1) Ambito di applicazione e finalita' del trattamento.
L'autorizzazione e' rilasciata, anche senza richiesta:
a) ad imprese autorizzate all'esercizio dell'attivita' bancaria e
creditizia o assicurativa, anche se in stato di liquidazione coatta
amministrativa, ai fini: 1) dell'accertamento, nei casi previsti
dalle leggi e dai regolamenti, del requisito di onorabilita' nei
confronti di soci e titolari di cariche direttive o elettive; 2)
dell'accertamento, nei soli casi espressamente previsti dalla legge,
di requisiti soggettivi e di presupposti interdittivi in particolare
ai sensi del regio decreto 21 dicembre 1933, n. 1736, sull'assegno
bancario; 3) dell'accertamento di situazioni di concreto rischio per
il corretto esercizio dell'attivita' assicurativa, in relazione ad
illeciti direttamente connessi con la medesima attivita'. Per questi
ultimi casi, limitatamente ai trattamenti di dati registrati in una
specifica banca di dati ai sensi dell'art. 1, comma 2, lettera a),
della legge n. 675/1996, il titolare deve inviare al Garante una
dettagliata relazione sulle modalita' del trattamento.
b) a soggetti titolari di un trattamento di dati svolto nell'ambito
di un'attivita' di richiesta, acquisizione e consegna di atti e
documenti presso i competenti uffici pubblici, effettuata su incarico
degli interessati.
2) Ulteriori trattamenti.
L'autorizzazione e' rilasciata altresi':
a) a chiunque, per far valere o difendere un diritto in sede
giudiziaria, anche da parte di terzi, sempreche' il diritto da far
valere o difendere sia di rango pari a quello dell'interessato, e i
dati siano trattati esclusivamente per tale finalita' e per il
periodo strettamente necessario per il suo perseguimento;
b) a persone fisiche e giuridiche, istituti, enti ed organismi che
esercitano un'attivita' di investigazione privata autorizzata con
licenza prefettizia (art. 134 del regio decreto 18 giugno 1931, n.
773, e successive modificazioni e integrazioni). Il trattamento deve
essere necessario: 1) per permettere a chi conferisce uno specifico
incarico di far valere o difendere in sede giudiziaria un proprio
diritto di rango pari a quello del soggetto al quale si riferiscono i
dati, ovvero di un diritto della personalita' o di un altro diritto
fondamentale ed inviolabile; 2) su incarico di un difensore
nell'ambito del procedimento penale, per ricercare e individuare
elementi a favore del relativo assistito da utilizzare ai soli fini
dell'esercizio del diritto alla prova (articoli 190 del codice di
procedura penale e 38 delle relative norme di attuazione);
c) a chiunque, per adempiere ad obblighi previsti da disposizioni
di legge in materia di comunicazioni e certificazioni antimafia o in
materia di prevenzione della delinquenza di tipo mafioso e di altre
gravi forme di manifestazione di pericolosita' sociale, contenute
anche nella legge 19 marzo 1990, n. 55, e successive modificazioni ed
integrazioni, o per poter produrre la documentazione prescritta dalla
legge per partecipare a gare d'appalto.
Capo V
Documentazione giuridica
1) Ambito di applicazione e finalita' del trattamento.
L'autorizzazione e' rilasciata per il trattamento, ivi compresa la
diffusione, di dati per finalita' di documentazione, di studio e di
ricerca in campo giuridico, in particolare per quanto riguarda la
raccolta e la diffusione di dati relativi a pronunce
giurisprudenziali.
Capo VI
Prescrizioni comuni a tutti i trattamenti
Per quanto non previsto dai capi che precedono, ai trattamenti ivi
indicati si applicano, altresi', le seguenti prescrizioni:
1) Dati trattati.
Possono essere trattati i soli dati essenziali per le finalita' per
le quali e' ammesso il trattamento e che non possano essere
adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o
di dati personali di natura diversa.
2) Modalita' di trattamento.
Il trattamento dei dati deve essere effettuato unicamente con
logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente
correlate agli obblighi, ai compiti o alle finalita' precedentemente
indicati.
Fuori dei casi previsti dai capi IV, punto 2 e V, o nei quali la
notizia e' acquisita da fonti accessibili a chiunque, i dati devono
essere forniti dagli interessati, nel rispetto della disciplina
prevista dall'art. 689 del codice di procedura penale in tema di
richiesta di certificati, salvo quanto previsto dall'art. 688 del
medesimo codice per cio' che riguarda l'acquisizione di certificati
del casellario giudiziale da parte di amministrazioni pubbliche e di
enti incaricati di pubblici servizi.
3) Conservazione dei dati.
Con riferimento all'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1, lettera
e), della legge n. 675/1996, i dati possono essere conservati per il
periodo di tempo previsto da leggi o regolamenti e, comunque, per un
periodo non superiore a quello strettamente necessario per le
finalita' perseguite.
Ai sensi dell'art. 9, comma 1, lettere c), d) ed e),della legge, i
soggetti autorizzati verificano periodicamente l'esattezza e
l'aggiornamento dei dati, nonche' la loro pertinenza, completezza,
non eccedenza e necessita' rispetto alle finalita' perseguite nei
singoli casi. Al fine di assicurare che i dati siano strettamente
pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalita' medesime, i
soggetti autorizzati valutano specificamente il rapporto tra i dati e
i singoli obblighi, compiti e prestazioni. I dati che, anche a
seguito delle verifiche, risultino eccedenti o non pertinenti o non
necessari non possono essere utilizzati, salvo che per l'eventuale
conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li
contiene. Specifica attenzione e' prestata per la verifica
dell'essenzialita' dei dati riferiti a soggetti diversi da quelli cui
si riferiscono direttamente gli obblighi, i compiti e le prestazioni.
4) Comunicazione e diffusione.
I dati possono essere comunicati e, ove previsto dalla legge,
diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamente
necessari per le finalita' perseguite e nel rispetto, in ogni caso,
del segreto professionale e delle altre prescrizioni sopraindicate.
5) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione al Garante, qualora il
trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni
suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante si riserva l'adozione di ogni altro provvedimento per i
trattamenti non considerati nella presente autorizzazione.
Per quanto riguarda invece i trattamenti disciplinati nel presente
provvedimento, il Garante non prendera' in considerazione richieste
di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformita' alle
relative prescrizioni, salvo che il loro accoglimento sia
giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni
eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di
regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti o
limiti piu' restrittivi in materia di trattamento di dati personali
e, in particolare, dalle disposizioni contenute nell'art. 8 della
legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al datore di lavoro ai fini
dell'assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro, di
effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni
politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonche' su fatti non
rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionale del
lavoratore.
6) Efficacia temporale e disciplina transitoria.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dall' 8 maggio
1999, fino al 30 settembre 1999.
Qualora alla data dell'8 maggio 1999 il trattamento non sia gia'
conforme alle prescrizioni della presente autorizzazione, il titolare
puo' adeguarsi ad esse entro il 30 giugno 1999.
La presente autorizzazione sara' pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 10 maggio 1999
Il presidente
Rodota'
Il relatore
Santaniello
Il segretario generale
Buttarelli