Ai prefetti della Repubblica
Al commissario di Governo per la
provincia di Trento
Al commissario di Governo per la
provincia di Bolzano
Al presidente della giunta
regionale della Valle d'Aosta
Ai commissari di Governo
e, per conoscenza:
Alla Presidenza del Consiglio dei
Ministri - Dipartimento della
funzione pubblica
All'Istituto nazionale di
statistica
Al Ministero delle finanze
All'A.N.C.I.
All'A.N.U.S.C.A.
Al Gabinetto dell'on. Ministro
Al Dipartimento della P.S.
Alla Direzione generale per
l'Amministrazione generale e per
gli affari del personale
In relazione ai numerosi quesiti posti dalle amministrazioni
comunali a seguito dell'entrata in vigore della legge 15 maggio 1997,
n. 127, recante misure urgenti per lo snellimento dell'attivita'
amministrativa e dei procedimenti di decisione e di controllo, si
rende necessario, d'intesa con il Dipartimento della funzione
pubblica, fornire una prima serie di osservazioni sulle novita'
introdotte dagli articoli 2 e 3 della novella legislativa,
direttamente interessanti i servizi demografici e in particolare
l'anagrafe, materia che rientra nella competenza istituzionale
attribuita a questo Ministero dall'art. 12 della legge 24 dicembre
1954, n. 1228.
L'art. 2 della legge n. 127, recante disposizioni in materia di
stato civile e di certificazione anagrafica, introduce, ai commi 3 e
4, una notevole semplificazione, affrontando il problema della durata
dei certificati e la possibilita', da parte dell'interessato, di
estendere la validita' oltre i termini di scadenza di quelli
anagrafici e di stato civile.
Infatti, i certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni,
e per tali devono intendersi quelle previste dall'art. 3 del decreto
legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, attestanti stati e fatti
personali, non soggetti a modificazioni, hanno validita' illimitata.
Le restanti certificazioni rilasciate dalle varie pubbliche
amministrazioni, e non solo dall'anagrafe dei comuni, hanno la
validita' di sei mesi dalla data di rilascio. Risulta cosi'
modificato "implicitamente" il terzo comma dell'art. 33 del nuovo
regolamento anagrafico, approvato con il decreto del Presidente della
Repubblica 30 maggio 1989, n. 223.
Il comma 4 rende possibile la convalida del certificato scaduto,
mediante una dichiarazione, apposta in calce al documento
dall'interessato, da cui risulti che le informazioni contenute nello
stesso non hanno subito variazioni. Tali certificati sono ammessi
dalle pubbliche amministrazioni che hanno, tuttavia, la facolta' di
accertarne la veridicita'. In caso di falsa dichiarazione, saranno
applicabili le sanzioni previste dall'art. 26 della legge 4 gennaio
1968, n. 15 che, per la legge 127, rimane la normativa di
riferimento.
Si precisa che non e' in alcun modo prevista la necessita' di
autenticare la sottoscrizione della dichiarazione resa
dall'interessato.
Il comma 6 prevede che le certificazioni possono essere rilasciate
anche al di fuori del territorio comunale, estendendo cosi'
l'utilita' delle apparecchiature di certificazione automatica
adottate dai comuni ai sensi dell'art. 15-quinquies della legge 28
febbraio 1990, n. 38.
E' quindi possibile realizzare un ampio decentramento informatico,
come gia' caldeggiato da questo Ministero, cui compete l'approvazione
dei sistemi adottati dai comuni.
Il comma 7 riguarda la legalizzazione delle fotografie necessarie
per il rilascio di documenti personali, operazione cui deve
provvedere, a richiesta dell'interessato, l'ufficio ricevente.
La disposizione e' estremamente importante, in quanto pone fine
all'annosa problematica costituita dall'autentica di fotografie,
operazione che non e' confortata da alcuna norma.
Sulle modalita' della legalizzazione, che non deve essere confusa
con l'attivita' indicata dall'art. 15 della legge n. 15 del 4 gennaio
1968, si richiamano le disposizioni impartite da questo Ministero con
circolare MIACEL n. 3 del 14 marzo 1995.
A tale operazione sono chiamati a procedere, in primo luogo, gli
operatori degli uffici destinatari delle foto.
Cio' non esclude che l'utente possa avvalersi degli uffici comunali
- sempre per finalita' connesse a procedimenti con la pubblica
amministrazione.
Si osserva, inoltre, che non prevedendo, la norma, alcuna attivita'
di autenticazione, la previsione di cui all'art. 1 della tariffa
approvata dal Ministro delle finanze con decreto del 20 agosto 1992
non dovrebbe trovare applicazione e - conseguentemente - per detta
specifica attivita' non sembra piu' dovuta l'imposta di bollo.
Il comma 9 prescrive che sui documenti di riconoscimento non deve
essere indicato lo stato civile, salvo specifica richiesta
dell'interessato.
La disposizione e' riferibile anche alla carta di identita' e, come
precisato da questo Ministero con circolare telegrafica del 27 maggio
c.a., rimangono ferme le disposizioni impartite con la precedente
circolare n. 14 del 13 settembre 1996 per le dizioni da usare e
cioe': stato libero o coniugato nel solo interno del documento e non
sul frontespizio.
I commi 10 ed 11 contengono disposizioni sulla carta di identita'.
Piu' in particolare, il comma 10 prevede l'adozione, entro sei mesi,
di un decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri che contenga
le modalita' per il rilascio del documento su supporto magnetico.
Il documento dovra' contenere i "dati personali", il codice fiscale
e, se l'interessato non si oppone, il gruppo sanguigno.
E' invece gia' operante quella parte del comma 10 che prevede la
possibilita' di rilascio 180 giorni prima della scadenza. Al
riguardo, come disposto con la suddetta circolare del 27 maggio c.a.,
dovra' essere ritirato, al momento della consegna del nuovo
documento, quello gia' in possesso dell'interessato.
L'abrogazione della lettera f) dell'art. 3 della legge 21 novembre
1967, n. 1185, riguarda poi il rilascio della carta di identita'
valida per l'espatrio e, pertanto, non dovranno essere piu'
richieste, a tali fini, dichiarazioni sostitutive ai soggetti
obbligati alla leva ed ai militari di carriera.
L'art. 3 della legge n. 127 affronta la materia delle dichiarazioni
sostitutive ed introduce semplificazioni per le domande di ammissione
agli impieghi. Il comma 1 introduce una semplificazione, in parte
prevista dall'art. 5 della legge 4 gennaio 1968, n. 15 (la
documentazione mediante semplice esibizione), disponendo che: i dati
relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza,
stato civile e residenza, attestati in documenti di riconoscimento in
corso di validita', hanno lo stesso valore probatorio dei
corrispondenti certificati.
La norma, inoltre, pone un esplicito divieto alle amministrazioni
pubbliche ed ai gestori od esercenti di pubblici servizi di
richiedere certificati attestanti fatti o stati contenuti nel
documento di ricoscimento esibito.
La semplificazione e' evidente anche per il coinvolgimento dei
gestori ed esercenti di un pubblico servizio ed elimina la necessita'
di produrre certificati.
L'art. 3 tende ad ampliare l'utilizzazione delle dichiarazioni,
anche temporaneamente sostitutive, e la semplificazione delle stesse,
estendendo l'obbligo regolamentare, inizialmente previsto solo per le
amministrazioni dello Stato, a tutte le amministrazioni di cui
all'art. 1, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29.
L'art. 3 prosegue, disciplinando:
a) il regime delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di
quelle temporaneamente sostitutive, nonche' di quelle sostitutive di
atto notorio;
b) la presentazione di domande per la partecipazione a selezioni
per l'assunzione nelle pubbliche amministrazioni;
c) la presentazione di istanze alle stesse pubbliche
amministrazioni.
Dalla lettura dell'intero articolo si traggono i seguenti principi
fondamentali che devono ispirare l'azione della pubblica
amministrazione, sin dall'entrata in vigore della legge.
1) A partire da tale data e' fatto esplicito divieto alle pubbliche
amministrazioni di richiedere l'autenticazione delle sottoscrizioni
delle domande per la partecipazione a selezioni e, quindi, anche a
concorsi per l'assunzione, da parte delle stesse, a qualsiasi titolo.
La norma non e' suscettibile di diversa interpretazione.
Pertanto non puo' essere richiesta ad alcun titolo al cittadino
l'autentica della sottoscrizione.
2) Il secondo comma dell'art. 2 della legge 4 gennaio 1968, n. 15,
che prescriveva l'autenticazione delle sottoscrizioni delle
dichiarazioni sostitutive di certificati e' stato abrogato dall'art.
3, comma 10, della legge n. 127.
Pertanto, con effetto dal 18 maggio u.s., le sottoscrizioni delle
dichiarazioni sostitutive di certificazioni non devono essere piu'
autenticate, indipendentemente dalle modalita' di presentazione.
Venendo meno l'autentica della sottoscrizione, si ritiene non piu'
dovuta l'imposta di bollo relativamente a tale formalita'.
3) Anche le sottoscrizioni delle dichiarazioni temporaneamente
sostitutive, previste dal comma 1 dell'art. 2 del decreto del
Presidente della Repubblica 24 gennaio 1994, n. 130, non devono
essere piu' autenticate.
Infatti il comma 1 dell'art. 3 del decreto del Presidente della
Repubblica n. 130, che prevedeva tale autentica, e' stato abrogato
dal comma 3 dell'art. 3 della legge n. 127 che lo ha cosi'
sostituito: "le dichiarazioni sostitutive di cui al comma 1 dell'art.
2 del decreto del Presidente della Repubblica n. 130, possono essere
presentate anche contestualmente all'istanza e sono sottoscritte
dall'interessato alla presenza del dipendente addetto".
La disposizione riguarda anche le dichiarazioni non rese di fronte
al dipendente addetto ed inviate, ad esempio, per posta.
Infatti, se la necessita' dell'autentica in precedenza richiesta
dall'art. 3, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n.
130, e' stata abrogata con la nuova formulazione dello stesso comma,
sarebbe del tutto contraddittorio avere eliminato l'autenticazione
delle sottoscrizioni delle dichiarazioni definitivamente sostitutive
di certificazioni, mantenendola, invece, per dichiarazioni limitate
nel tempo e condizionate all'esibizione della documentazione
comprovante quanto dichiarato.
Tale interpretazione - in linea con lo spirito della riforma - non
puo' essere disattesa con il richiamo al comma 11 dello stesso art.
3, il quale prevede che la sottoscrizione, in presenza del dipendente
addetto, di istanze dirette agli organi della pubblica
amministrazione, non e' soggetta ad autenticazione.
Infatti il comma 11 va letto in collegamento con la normativa di
principio in materia di autenticazioni di istanze che e' costituita
dalla legge 4 gennaio 1968, n. 15 ed, in particolare, dall'art. 20
della stessa, il quale dispone che: "... la sottoscrizione di istanze
dirette ad organi della pubblica amministrazione puo' essere
autenticata, ove l'autenticazione sia precritta ...".
E' evidente, quindi, che la regola generale e' che le
sottoscrizioni delle istanze dirette alla pubblica amministrazione
non devono essere autenticate, anche se contengano dichiarazioni
temporaneamente sostitutive e siano inviate per posta.
Peraltro, la nuova normativa, ove ha voluto mantenere ferma la
necessita' dell'autenticazione della sottoscrizione lo ha
espressamente detto. Infatti il comma 9 dello stesso art. 3,
nell'innovare l'art. 4 della legge n. 15/68, aggiungendovi un comma,
dispone che "quando la dichiarazione sostitutiva e' resa ad imprese
di gestione di pubblici servizi, la sottoscrizione e' autenticata con
l'osservanza delle modalita' di cui all'art. 20 della legge n. 15,
dal funzionario incaricato dal legale rappresentante dell'impresa
stessa".
Pertanto, nulla e' innovato per quanto riguarda l'autentica delle
sottoscrizioni apposte alle dichiarazioni sostitutive di atto di
notorieta'.
Per quanto riguarda, infine, l'individuazione del dipendente
addetto, si precisa che per tale figura deve intendersi il soggetto
che riceve l'istanza.
In conclusione, le novita' apportate dalla legge n. 127, oltre ad
una semplificazione amministrativa, comportano anche una riduzione
dell'imposizione fiscale a carico del cittadino in conseguenza del
minore ricorso alla certificazione ed alla necessita' di autenticare
le sottoscrizioni con conseguente applicazione dell'imposta di bollo.
Queste prime indicazioni sono mirate a dirimere dubbi che, ove non
risolti, potrebbero vanificare gli obiettivi della riforma.
Si pregano le SS.LL. di fornire la massima collaborazione alle
amministrazioni comunali che mostrassero incertezze o dubbi ad
applicare le semplificazioni introdotte, informando questo Ministero
che si riserva di fornire ulteriori chiarimenti qualora necessari.
Si ringrazia per la collaborazione.
Il Ministro: Napolitano