Certificazioni e documentazioni amministrative. Principali agevolazioni per cittadini ed imprese recate dalle leggi n. 15/1968 (come modificata dalla legge n. 390/1971) e n. 241/1990.(GU n.94 del 22-4-1992)
Vigente al: 22-4-1992
Alle amministrazioni pubbliche Il Dipartimento della funzione pubblica segue con particolare attenzione l'attuazione delle principali leggi recanti disposizioni intese ad agevolare i cittadini e le imprese nei rapporti con le pubbliche amministrazioni. Si ricordano gli interventi piu' significativi. Il 21 ottobre 1968 l'ufficio per la riforma dell'Amministrazione della Presidenza del Consiglio dei Ministri emanava la circolare n. 778/8/8/1 (ripubblicata in Gazzetta Ufficiale n. 7 del 10 gennaio 1989 in allegato alla circolare n. 26779 del 20 dicembre 1988) recante "Istruzioni per l'applicazione della legge 4 gennaio 1968, n. 15, concernente 'Norme sulla documentazione amministrativa e sulla legalizzazione e autenticazione di firme'". Tale circolare, che conserva ancora, per gran parte, valore attuativo ed interpretativo di detta legge, recava in appendice taluni modelli fac-simile tuttora utili, con qualche adattamento, per agevolare il cittadino e le imprese nell'esercizio del diritto all'autocertificazione o alle dichiarazioni sostitutive di fatti, stati e qualita'. Di recente, attesa la non compiuta attuazione della legge n. 15/1968, il Dipartimento tornava sulla materia con la menzionata circolare 20 dicembre 1988, n. 26779. Aspetti salienti dei nuovi indirizzi operativi sono: il richiamo all'obbligo delle amministrazioni pubbliche di accettare dichiarazioni sostitutive di certificazioni per i casi disciplinati dall'art. 2 della legge, cui vanno aggiunti gli stati di separato e divorziato, per analogia a quelli di celibe, coniugato o vedovo, oltre alla posizione reddituale (introdotta con legge n. 114/1977, art. 24); l'enfasi posta sull'adempimento relativo alla predisposizione dei regolamenti recanti le ipotesi di dichiarazioni temporaneamente sostitutive di certificazioni (art. 3); la possibilita' di dichiarare sostitutivamente atti di notorieta' (art. 4); la trascrizione di dati personali e identificativi dei cittadini da documenti anche d'identita' rilasciati da pubbliche amministrazioni (articoli 5 e 6); l'onere per le amministrazioni di accertare d'ufficio fatti, stati e qualita' personali che risultassero gia' in loro possesso e di richiedere d'ufficio i certificati di assenza di precedenti penali e di carichi pendenti (art. 10); la necessita' di organizzare iniziative seminariali e corsi di formazione per il personale dipendente delle pubbliche amministrazioni; l'esigenza di predisporre la modulistica fac-simile per le dichiarazioni sostitutive; l'importanza di attuare campagne d'informazione istituzionale sui diritti dei cittadini e sulle agevolazioni recate dalla legge, utilizzando mezzi di comunicazione di massa, giornali, depliants, manifesti e quant'altro utile allo scopo. Il Dipartimento, da parte sua, ha promosso una campagna d'informazione pubblica sull'autocertificazione denominata "Basta una firma". Per verificare l'impatto prodotto dalle nuove direttive e dalla pubblicizzazione delle norme di agevolazione, il Dipartimento ha effettuato un'indagine su un campione di quaranta uffici pubblici operanti in ambito provinciale, i cui esiti hanno denunciato un tasso di applicazione della legge del 60% circa. La legge 7 agosto 1990, n. 241, recante "Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi" ha "rivitalizzato" la legge n. 15/1968, soprattutto con gli articoli 18 (adozione di misure organizzative idonee a garantire l'applicazione delle disposizioni in materia di autocertificazione e di presentazione di atti e documenti da parte di cittadini a pubbliche amministrazioni) e 30 (divieto alle pubbliche amministrazioni e alle imprese esercenti servizi di pubblica necessita' e di pubblica utilita' di esigere atti di notorieta' in luogo della dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorieta'). Piu' di recente un'indagine promossa dall'ANCI (Associazione nazionale comuni d'Italia) ha verificato, su 2594 comuni comprendenti 33 milioni e mezzo di cittadini residenti, un tasso di attuazione delle cennate normative molto estesa presso gli enti locali (oltre il 90%), mentre ha evidenziato una maggiore "resistenza" all'applicazione delle norme di agevolazione presso gli uffici dello Stato, degli enti pubblici, delle regioni, delle province, operanti nell'area dei comuni (circa il 60%), con oscillazioni del 64,1% nel nord, del 61,7% nel centro, del 56,8% nel sud, del 62,1% nelle isole. Sono state sostanzialmente confermate per queste ultime amministrazioni le risultanze dell'indagine effettuata in precedenza dal Dipartimento. Il differenziato livello di implementazione tra enti locali e altre amministrazioni si spiega con la maggiore dimestichezza che i funzionari dei comuni hanno con la legislazione sulle certificazioni e sulle documentazioni amministrative (uffici di stato civile e di anagrafe) ma soprattutto con la circostanza che la legge n. 15/1968 ha ribaltato la certificazione di autocertificazione ed ha ricondotto al funzionario competente a ricevere la documentazione (art. 20) l'onere di autenticare le sottoscrizioni delle dichiarazioni sostitutive. A questo "cambiamento" i funzionari delle amministrazioni diverse dai comuni non sono sufficientemente preparati. L'indagine ANCI ha messo in luce anche un modesto ricorso alle tecnologie dell'informazione (informatica e telematica soprattutto) per la richiesta automatica di certificati e per lo scambio di dati e informazioni tra pubbliche amministrazioni ma anche tra uffici della stessa amministrazione. Cio' in contrasto con le previsioni normative recate dalla legge n. 241/1990 (art. 18, commi 2 e 3, secondo le quali il responsabile del procedimento deve acquisire d'ufficio fatti, stati e qualita' attestati in documenti gia' in possesso della stessa amministrazione procedente o di altra pubblica amministrazione; art. 22, comma 2, sulla forma del documento amministrativo composto da ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti anche interni formati dalle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attivita' amministrativa). Tali previsioni consentono un piu' agevole accesso agli atti, ai provvedimenti ed ai documenti amministrativi se gestiti con moderni strumenti di trattamento automatizzato di dati e informazioni. A questo fine, il Dipartimento ha piu' volte indirizzato alle pubbliche amministrazioni istruzioni e sollecitazioni di cui si ricordano le principali: decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 15 febbraio 1989 - Gazzetta Ufficiale n. 58 del 10 marzo 1989 (coordinamento delle iniziative e pianificazione degli investimenti in materia di automazione nelle amministrazioni pubbliche); circolare DFP n. 36928 del 4 agosto 1989 - Gazzetta Ufficiale n. 224 (supplemento n. 74) del 25 settembre 1989 (coordinamento delle iniziative e pianificazione degli investimenti in materia di automazione nelle amministrazioni pubbliche); circolare DFP n. 36970/18.3.2 del 5 agosto 1989 - Gazzetta Ufficiale n. 216 del 15 settembre 1989 (iniziative volte ad agevolare il rapporto fra pubblica amministrazione e cittadini); circolare DFP n. 46666 del 2 marzo 1990 - Gazzetta Ufficiale n. 57 del 9 marzo 1990 (progetti di automazione dei comuni e loro consorzi. Concessione di mutui da parte della Cassa depositi e prestiti); circolare DFP n. 51223 del 21 maggio 1990 - Gazzetta Ufficiale n. 124 (supplemento n. 38) del 30 maggio 1990 (indirizzi di normalizzazione nell'area delle tecnologie dell'informatizzazione nella pubblica amministrazione); circolare DFP n. 74652 del 6 maggio 1991 - Gazzetta Ufficiale n. 111 del 14 maggio 1991 (coordinamento delle iniziative e pianificazione degli investimenti in materia di automazione delle amministrazioni pubbliche. Linee di programmazione per il biennio 1991-92); circolare DFP n. 83245 del 16 dicembre 1991 - Gazzetta Ufficiale n. 303 del 28 dicembre 1991 (standardizzazione e collegamento delle anagrafi e degli archivi della pubblica amministrazione centrale e locale); circolare DFP n. 86361/18.05.1 del 5 marzo 1992 - Gazzetta Ufficiale n. 60 del 12 marzo 1992 (progetti di automazione dei comuni delle province e loro consorzi e delle comunita' montane. Concessione di mutui da parte della Cassa depositi e prestiti); circolare DFP n. 87398 del 31 marzo 1992 - Gazzetta Ufficiale n. 82 del 7 aprile 1992 (coordinamento delle iniziative e pianificazione degli investimenti di automazione nelle amministrazioni pubbliche. Istituzione di centri di riferimento applicativo e di assistenza ai processi d'informatizzazione). Si rammentano inoltre le leggi n. 38/1990, art. 15, che ha "legalizzato" la firma elettronica sui certificati rilasciati dagli uffici di stato civile dei comuni e la legge n. 412/1991, art. 6, che ha consentito l'uso del fac-simile (telefax) per il trasferimento di comunicazioni tra amministrazioni pubbliche. Tutto cio' premesso, la vastita' della materia, la pluralita' di soggetti pubblici e privati interessati, l'intima connessione delle documentazioni e certificazioni cartacee con quelle elettroniche, nonche' l'esigenza di rendere piu' spedita l'azione dei pubblici poteri e piu' economica e trasparente la resa dei servizi pubblici, postulano una forte "ripresa di attenzione" dei funzionari pubblici sulla completa applicazione delle leggi di agevolazione del rapporto cittadini/imprese/amministrazioni pubbliche. Tali leggi infatti tendono da un lato a limitare l'onere dei cittadini e delle imprese nel richiedere certificazioni e documenti per istruire procedimenti amministrativi, dall'altro mirano ad introdurre nelle amministrazioni una "nuova cultura del servizio" che, attraverso una migliore organizzazione del lavoro, sia piu' orientato all'efficacia dell'azione amministrativa che al rispetto formale delle norme legislative e regolamentari. A questi fini, una delle risorse da utilizzare e' costituita dal maggiore e piu' corretto uso dei mezzi strumentali, soprattutto quelli di trattamento in tempo reale di dati e informazioni, attraverso i quali e' possibile un rapido "dialogo" tra uffici della stessa amministrazione e tra uffici di amministrazioni facenti capo a diverse strutture ordinamentali (Stato, enti pubblici, regioni, enti locali, ecc.) soprattutto in ipotesi - molto frequenti - di concorso di una pluralita' di amministrazioni in analoghi procedimenti amministrativi. L'obiettivo e' ambivalente: rendere le pubbliche amministrazioni autosufficienti circa la provvista di documenti ed informazioni per decidere; affrancare i cittadini e le imprese dall'onere di partecipare alla fase istruttoria del procedimento amministrativo ed al suo successivo sviluppo se non in ipotesi di reale interesse dei medesimi a presentare memorie scritte o documenti non in possesso di pubbliche amministrazioni o a prendere visione degli atti (art. 10 della legge n. 241/1990). Appare di tutta evidenza che l'obiettivo di una amministrazione moderna, rapida nell'emanazione di provvedimenti, efficiente nella migliore combinazione delle risorse finanziarie, strumentali e umane, mirata su obiettivi predeterminati da programmi e piani di sviluppo, trasparente e accessibile, economica ed efficace, non si persegue se non transitando verso modelli di organizzazione del lavoro meno rigidi e verso un cambiamento di procedure da cartacee in elettroniche. Tale condizione non puo' - per motivi culturali e di bilancio - essere raggiunta nel breve periodo. Ma le leggi di agevolazione del rapporto cittadini/imprese/amministrazioni impongono una modificazione rapida ed incisiva della "cultura amministrativa", degli schemi organizzativi, delle strutture e degli strumenti. Questa apparente dicotomia tra volonta' del legislatore (tutela degli interessi della collettivita') e vincoli di legalita' dell'azione amministrativa deve divenire coesa nel breve/medio periodo. Nella fase di transizione dall'uno all'altro modello e' comunque possibile utilizzare taluni "accorgimenti" che permettono una migliore e maggiore applicazione delle leggi di agevolazione. E' importante seguire regole di comportamento comuni. Si richiama percio' l'attenzione delle amministrazioni in indirizzo sul rispetto di pochi ma utili indirizzi attuativi delle piu' volte menzionate leggi: 1) agevolare i cittadini e le imprese - nei casi consentiti - nel ricorso alle dichiarazioni sostitutive di certificazione (art. 2 della legge n. 15/1968, art. 18 della legge n. 241/1990); 2) predisporre modelli di dichiarazioni sostitutive da mettere a disposizione degli interessati presso gli uffici competenti a ricevere tali dichiarazioni (utilizzare i fac-simile, con qualche adattamento, allegati alla circolare del Dipartimento n. 26779 del 20 dicembre 1988 in Gazzetta Ufficiale n. 7 del 10 gennaio 1989); 3) incaricare gli impiegati di qualsiasi livello o carriera (esclusa la ausiliaria), quali funzionari competenti a ricevere la documentazione, ad autenticare la sottoscrizione delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni o di atti di notorieta' (articoli 2, 3, 4 e 20 della legge n. 15/1968) e ad effettuare copie conformi all'originale (articoli 7, 14 e 20 della legge n. 15/1968). Possono essere autenticate dai predetti funzionari copie di atti pubblici e di scritture private richiesti dalla pubblica amministrazione ai fini di un procedimento amministrativo; 4) redigere i regolamenti di cui all'art. 3 della legge n. 15/1968 sulle dichiarazioni temporaneamente sostitutive di certificazioni nelle ipotesi di procedimenti concorsuali di qualsiasi natura (concorsi, gare, ecc.) che veda una molteplicita' di soggetti istanti ma un'esiguita' di soggetti usufruenti; 5) accettare dichiarazioni sostitutive di atti di notorieta' (articoli 4 e 20 della legge n. 15/1968 e 30 della legge n. 241/1990) per fatti, stati e qualita' a diretta conoscenza dell'interessato, con la stessa procedura di autenticazione di cui al precedente punto 3). Per individuare confini al diritto dei cittadini o dei legali rappresentanti d'impresa a dichiarare, si suggerisce l'uso di un criterio ermeneutico che limiti le autodichiarazioni ad ipotesi di "diretta conoscenza" che sfuggano all'obbligo di certificazione da parte della stessa o di altra pubblica amministrazione; 6) permettere al funzionario competente a ricevere la documentazione per l'istruttoria di un procedimento amministrativo di ricavare i dati personali dei cittadini o dei legali rappresentanti d'impresa e quant'altro desumibile (nascita, residenza, qualita', stati, ecc.) direttamente da documenti d'identita' personale o da altri documenti non scaduti rilasciati da pubbliche amministrazioni (articoli 5, 6 e 20 della legge n. 15/1968; art. 6 della legge n. 241/1990). Nel silenzio della legge sul valore del documento di riconoscimento si suggerisce, in ordine, di utilizzare, per i dati personali, la carta d'identita', il passaporto, la patente di guida, le tessere ferroviarie, postali e previdenziali, di ordini professionali con personalita' giuridica pubblica ed altri documenti rilasciati da pubbliche amministrazioni recanti almeno una foto dall'interessato con timbro a secco e firma del funzionario competente al rilascio; 7) richiedere d'ufficio i certificati di assenza di precedenti penali e di carichi pendenti dell'interessato (articoli 10 e 20 della legge n. 15/1968; art. 18 della legge n. 241/1990) ed accertare d'ufficio i fatti (art. 6 della legge n. 241/1990); 8) utilizzare informazioni su fatti, stati e qualita' detenute nella propria banca dati o in quelle di altre pubbliche amministrazioni, tramite convenzioni per lo scambio automatico di documenti e notizie (art. 10 della legge n. 15/1968; art. 15 della legge n. 38/1990; art. 15 della legge n. 241/1990); 9) rilasciare informazioni e certificazioni concernenti fatti, stati e qualita' dello stesso soggetto richiedente in modo contestuale e in un unico documento (art. 11 della legge n. 15/1968); 10) determinare i tempi dei procedimenti amministrativi non una volta per tutte ma prevedendo decrementi temporali al variare dell'organizzazione del lavoro, dell'ottimizzazione delle risorse, del ricorso piu' massiccio all'informatica ed alla telematica (art. 25 della legge n. 15/1968; articoli 1, 2 e 22 della legge n. 241/1990). L'attuazione delle suggerite indicazioni non sembra presentare, allo stato, rilevanti difficolta' di ordine normativo, organizzativo o afferente al personale. Rappresenterebbe invece un forte segnale di cambiamento del modello culturale ed organizzativo dei pubblici poteri a vantaggio degli interessi individuali e collettivi dei cittadini e delle imprese. Darebbe il segno di una svolta importante nel modo di produrre atti, documenti e provvedimenti amministrativi. Farebbe avvicinare la pubblica amministrazione italiana ai sistemi amministrativi delle nazioni evolute dal punto di vista economico e sociale. Sarebbe un importante contributo allo sviluppo ed al prossimo ingresso del nostro Paese nell'Europa senza frontiere. Si raccomanda percio' alle amministrazioni in indirizzo di uniformare i propri comportamenti agli orientamenti appena suggeriti. Il Dipartimento della funzione pubblica rimane a disposizione per eventuali chiarimenti e per ogni forma di collaborazione in programmi, progetti, gruppi di lavoro o di studio o per seminari che si ritenesse utile richiedere. Si prega di dare a questa direttiva la massima diffusione. Il Ministro: GASPARI