Regolamento per la disciplina delle modalita' di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi dell'Istituto, in attuazione della legge 7 agosto 1990, n. 241, e del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352 (comparto istituzionale).(GU n.228 del 29-9-1994)
TITOLO I AMBITO APPLICATIVO Art. 1. Finalita' ed ambito di applicazione 1. Il presente regolamento disciplina, in conformita' alle disposizioni di cui alla legge 7 agosto 1990, n. 241, ed al decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, le modalita' di esercizio ed i casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi dell'Istituto nazionale per l'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro (INAIL), con riferimento agli atti dei procedimenti previsti dal testo unico approvato con decreto del Presidente della Repubblica 30 giugno 1965, n. 1124, sue successive modificazioni ed integrazioni, al fine di assicurare la trasparenza e la pubblicita' dell'attivita' amministrativa. Art. 2. Documento amministrativo 1. E' considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti formati o comunque utilizzati ai fini dell'attivita' amministrativa dall'Istituto. Art. 3. Amministrazioni, associazioni e comitati portatori di interessi pubblici o diffusi 1. Le disposizioni sulle modalita' del diritto di accesso di cui al presente regolamento si applicano, in quanto compatibili, alle amministrazioni, associazioni e comitati portatori di interessi pubblici o diffusi. TITOLO II SOGGETTI ED OGGETTO Art. 4. Soggetti titolari del diritto di accesso 1. Il diritto di accesso e' riconosciuto alle persone assicurate ed ai datori di lavoro di cui al testo unico approvato con decreto del Presidente della Repubblica 30 giugno 1965, n. 1124, che abbiano un interesse personale e concreto per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti ai fini dell'assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali. Il diritto di accesso e' altresi' riconosciuto a chiunque abbia un interesse personale e concreto in dipendenza delle forme di assicurazione di competenza dell'Istituto. 2. I soggetti portatori di interessi pubblici o privati, nonche' i portatori di interessi diffusi costituiti in associazioni o comitati, cui possa derivare un pregiudizio dai provvedimenti dell'Istituto, qualora abbiano interesse alla tutela di situazioni giuridicamente rilevanti ai fini della assicurazione obbligatoria, possono accedere ai documenti amministrativi dell'Istituto ai sensi della legge 7 agosto 1990, n. 241. 3. Il diritto di accesso puo' essere esercitato, salvi i casi di esclusione e le limitazioni di cui al presente regolamento, dal soggetto titolare del relativo diritto o dal suo rappresentante, dall'Istituto di patronato e di assistenza sociale munito di esplicito mandato ex decreto legislativo del Capo provvisorio dello Stato 29 luglio 1947, n. 804, dal soggetto delegato nell'ipotesi e nei limiti previsti dall'art. 108 del testo unico approvato con decreto del Presidente della Repubblica 30 giugno 1965, n. 1124, ovvero, nell'osservanza dell'art. 109 del predetto testo unico, dal soggetto incaricato con idoneo, specifico documento rappresentativo. Quando il diritto di accesso concerne informazioni di carattere sanitario queste non possono essere comunicate che alla persona fisica interessata o al medico da quest'ultima designato. Art. 5. Oggetto del diritto di accesso 1. L'ammissione all'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi comporta il diritto alla conoscenza delle informazioni in essi contenute e dei documenti che vi siano richiamati, purche' gli stessi non siano soggetti alle esclusioni o limitazioni stabilite dalla legge e dal presente regolamento. 2. Il diritto di accesso ai documenti si puo' esercitare mediante richiesta di notizie concernenti i procedimenti amministrativi di cui al precedente art. 1, di esibizione dei relativi documenti nonche' di estrazione di copie anche in forma autentica. Art. 6. Criteri per la individuazione dei casi di esclusione e di differimento del diritto di accesso 1. Sono sottratti all'accesso, ai sensi della legge 7 agosto 1990, n. 241 e del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, i documenti la cui divulgazione possa recare un pregiudizio concreto al diritto alla riservatezza di persone fisiche, di persone giuridiche, gruppi, imprese e associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale di cui siano in concreto titolari, ancorche' i relativi dati siano forniti all'Istituto dagli stessi soggetti cui si riferiscono. Deve comunque essere garantita agli interessati, o ai loro incaricati ai sensi del precedente art. 4, la visione degli atti dei procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i loro interessi giuridici. 2. I documenti contenenti informazioni connesse agli interessi di cui al comma precedente sono considerati segreti solo nell'ambito e nei limiti di tale connessione. 3. Il diritto di accesso puo' essere esercitato anche durante il corso del procedimento, salvo che l'esercizio del diritto debba essere differito sino a quando la conoscenza dei documenti impedisca o ostacoli lo svolgimento dell'azione amministrativa. Non e' comunque ammesso l'accesso agli atti preparatori nel corso della formazione degli atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione di cui all'art. 13 della legge 7 agosto 1990, n. 241, salvo diverse disposizioni di legge. TITOLO III MODALITA' DI ESERCIZIO DEL DIRITTO DI ACCESSO Art. 7. Procedimento e misure organizzative 1. Il diritto di accesso si esercita mediante il procedimento stabilito al presente regolamento in conformita' al decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352. 2. Le misure organizzative occorrenti alla realizzazione di tale diritto sono determinate, ai sensi dell'art. 22, comma 3, della legge 7 agosto 1990, n. 241, con apposita circolare esplicativa emanata secondo le modalita' di pubblicazione previste dall'ordinamento dell'Istituto. Art. 8. Richiesta di accesso 1. Il diritto di accesso si esercita mediante presentazione di richiesta, anche verbale, all'unita' organica dell'Istituto che ha formato o detiene stabilmente il documento, ovvero, qualora la richiesta sia effettuata nel corso del procedimento all'Unita' competente a formare l'atto conclusivo, individuata a norma del regolamento di attuazione della legge 7 agosto 1990, n. 241, emanato dall'INAIL e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 111 del 14 maggio 1992. Art. 9. Contenuto e modalita' di presentazione della richiesta 1. Il titolare del diritto di accesso deve indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta, ovvero gli elementi che ne consentano l'individuazione, specificare e, ove occorra, comprovare l'interesse connesso all'oggetto della richiesta nonche' far constare della propria identita'. 2. Nel caso in cui la richiesta sia presentata da soggetti incaricati per conto di enti, persone giuridiche, associazioni, istituzioni o altri organismi, deve essere dichiarata la carica ricoperta o la funzione svolta a legittimazione dell'esercizio del diritto di accesso per conto dei soggetti rappresentati. 3. I rappresentanti o gli incaricati di cui al comma precedente devono dichiarare la loro qualita' ed esibire il titolo formale dal quale discende il potere rappresentativo. 4. La richiesta di accesso proveniente da una pubblica amministrazione deve essere formulata dal responsabile del procedimento amministrativo o comunque dal titolare dell'ufficio procedente. Art. 10. Esame della richiesta. Responsabilita' del procedimento 1. L'unita' organica che riceve la richiesta di accesso, accerta le condizioni di ammissibilita' ed i requisiti di legittimazione previsti per l'eventuale accoglimento. A tal fine il dirigente dell'unita' organica competente per l'esame della richiesta provvede ad assegnare a se' o ad altro dipendente addetto all'unita' stessa la responsabilita' dell'istruttoria e di ogni altro adempimento inerente il procedimento di accesso, secondo quanto previsto dall'art. 4, comma 7, del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, ed in conformita' alle disposizioni previste dal decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29. Art. 11. Accesso informale 1. La competente unita' organica dell'Istituto esamina senza formalita' la richiesta presentata ai sensi dell'art. 3 del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992 n. 352 e, qualora ne sia possibile l'immediato accoglimento, provvede ad indicare le pubblicazioni contenenti le notizie, ad esibire il documento, ad estrarne copia, ovvero a porre in essere ogni altra prevista modalita' idonea. Art. 12. Accesso formale 1. Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della richiesta in via informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identita', sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse alla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite o sull'accessibilita' del documento, il richiedente e' invitato contestualmente a presentare istanza formale, contenente tutti gli elementi previsti dal precedente art. 9 e al tal riguardo potra' avvalersi, per la compilazione della richiesta, dei moduli fornitigli dall'Istituto. 2. All'atto della presentazione della richiesta l'unita' organica competente deve rilasciare all'interessato apposita ricevuta, che costituisce comunicazione dell'avvio del procedimento di accesso formale. 3. Al di fuori dei casi indicati al comma 1, il richiedente puo' sempre presentare richiesta formale, di cui l'unita' organica e' tenuta, del pari, a rilasciare ricevuta. 4. Le richieste pervenute per posta, a mezzo raccomandata, si intendono come richieste formali; per le richieste inviate con raccomandata postale con avviso di ricevimento, quest'ultimo costituisce ricevuta della richiesta stessa. Art. 13. Richiesta incompleta o irregolare 1. Qualora la richiesta non sia completa, ovvero non sia stata formulata nei modi stabiliti dal decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, e dal presente regolamento, l'unita' organica, entro dieci giorni dalla ricezione, deve invitare l'interessato, mediante raccomandata con avviso di ricevimento, a perfezionare la richiesta, comunicandogli che il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla data di ricezione della richiesta perfezionata e che, trascorsi inutilmente trenta giorni dalla predetta comunicazione, il procedimento di accesso sara' archiviato. Art. 14. Richiesta presentata ad unita' o amministrazione incompetente 1. L'unita' organica che riceve una richiesta di accesso erroneamente inoltrata provvede immediatamente a trasmetterla all'unita' organica dell'Istituto o all'amministrazione competente, dandone comunicazione all'interessato. 2. L'unita' organica che riceve per competenza, ai sensi dell'art. 4 del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, una richiesta di accesso erroneamente presentata dal richiedente ad altra amministrazione o ad altra unita' dell'Istituto comunica all'interessato la data di ricezione della richiesta ai fini dell'avvio del procedimento di accesso. Art. 15. Modalita' del provvedimento. Silenzio-rifiuto 1. Il procedimento di accesso formale deve concludersi con un provvedimento espresso che deve essere comunicato, mediante raccomandata con ricevuta di ritorno, al richiedente nel termine di trenta giorni dall'avvio del procedimento determinato ai sensi dei precedenti articoli 12, 13 e 14. 2. Il provvedimento dell'Istituto deve indicare: 1) l'ufficio che ha esaminato la richiesta e la data della sua ricezione; 2) il contenuto della determinazione dell'Istituto; 3) l'ufficio presso cui e' possibile richiedere notizie, prendere visione dei documenti od estrarne copia, con la specificazione dell'orario utile; 4) il termine, non inferiore a quindici giorni, entro cui e' possibile accedere ai documenti, con avvertenza che scaduto inutilmente tale termine il procedimento di accesso si intendera' archiviato; 5) la motivazione delle determinazioni di accoglimento parziale, di rifiuto, di limitazione della richiesta; e nel caso di differimento anche l'indicazione del relativo periodo di durata; 6) le modalita' di ricorso secondo le previsioni di cui al successivo art. 16; 7) la data e la sottoscrizione del funzionario responsabile. 3. Decorso inutilmente il termine di cui al precedente comma 1, la richiesta si intende rifiutata ai sensi dell'art. 25, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241. Art. 16. Modalita' e termini del ricorso 1. Avverso le determinazioni dell'Istituto concernenti il diritto di accesso di cui al precedente art. 15, comma 2, n. 2 e nell'ipotesi di silenzio-rifiuto di cui al successivo comma 3 e' dato ricorso, nel termine di trenta giorni al tribunale amministrativo regionale, a norma dell'art. 25, comma 5, della legge 7 agosto 1990, n. 241. Art. 17. Modalita' dell'accesso 1. Fatta salva la piu' specifica disciplina contenuta nelle misure organizzative di cui all'art. 7, comma 2, del presente regolamento, il diritto di accesso si esercita secondo le modalita' che seguono. 2. L'esame del documento e' gratuito; e' effettuato dal richiedente presso l'ufficio e nei giorni e nell'orario indicati nel provvedimento di accoglimento totale o parziale della richiesta. 3. All'atto della visione e' consentito prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti in visione. 4. Salva comunque l'applicazione delle norme penali, e' vietato asportare i documenti dal luogo in cui sono dati in visione, tracciare segni su di essi o alterarli. 5. La copia dei documenti e' rilasciata previo rimborso del costo di riproduzione salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonche' i diritti di ricerca e visura secondo le modalita' determinate dall'Istituto. Art. 18. Differimento 1. Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della richiesta di accesso al fine di assicurare una tutela temporanea agli interessi indicati nel precedente art. 6, comma 1, ovvero per salvaguardare esigenze di riservatezza dell'Istituto in relazione a documenti la cui divulgazione possa compromettere il buon andamento dell'azione amministrativa, specie nella fase istruttoria dei procedimenti, puo' essere disposto il differimento dell'accesso previa indicazione della relativa durata. TITOLO IV CASI DI ESCLUSIONE E LIMITAZIONE DEL DIRITTO DI ACCESSO Art. 19. Casi di esclusione 1. Nell'osservanza dei criteri indicati nel precedente art. 6 sono sottratti all'accesso, a norma dell'art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241 e dell'art. 8 del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, tenuto conto della tipologia dei documenti inerenti ai procedimenti previsti dal testo unico sull'assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali approvato con decreto del Presidente della Repubblica 30 giugno 1965, n. 1124, e sue successive modifiche ed integrazioni, le seguenti categorie di documenti: a) documentazione sanitaria con riferimento ad anamnesi, referti, particolari tipologie di lesioni o di patologie che comportano la violazione del diritto alla riservatezza o che attengono al segreto professionale (secondo le indicazioni all'uopo espressamente fornite dal personale del ruolo sanitario dell'Istituto); b) documentazione relativa ai processi e ad ogni altro particolare delle lavorazioni che, in relazione all'art. 19 del decreto del Presidente della Repubblica 30 giugno 1965, n. 1124, riguardino la privativa ed il segreto industriale; c) accertamenti ispettivi attinenti alla documentazione di cui alle precedenti lettere a) e b). Art. 20. Casi di limitazione 1. Qualora l'esclusione dall'esercizio del diritto di accesso per la tutela degli interessi di cui al precedente art. 19 riguardi solo una parte del documento richiesto, il diritto di accesso puo' essere limitato a tale parte, esibendo quest'ultima in visione o rilasciando copie parziali del documento, sulle quali deve essere apposta esplicita annotazione relativa alle parti del documento omesse. TITOLO V DISPOSIZIONI FINALI Art. 21 Modificazioni del regolamento 1. Ogni modificazione del presente regolamento sara' deliberata dal competente organo dell'Istituto. Art. 22. Entrata in vigore 1. Il presente regolamento entrera' in vigore il giorno successivo alla sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.