Regolamento concernente la determinazione delle modalita' dei criteri e dei tempi relativi ai procedimenti amministrativi collegati ad attivita' contrattuali dell'Automobile club d'Italia.(GU n.29 del 5-2-1997)
Con deliberazione adottata dal consiglio generale il 15 aprile 1996 ed approvata dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento del turismo, di concerto con il Ministro del tesoro, in data 22 novembre 1996, l'Automobile Club d'Italia ha approvato il seguente regolamento emanato ai sensi dell'art. 9 del regolamento di attuazione degli articoli 2 e 4 della legge 7 agosto 1990, n. 241. TITOLO I PRINCIPI GENERALI DELL'ATTIVITA' NEGOZIALE Art. 1. Oggetto del regolamento 1. Il presente regolamento disciplina i procedimenti amministrativi collegati alle attivita' contrattuali dell'Automobile Club d'ltalia in conformita' ai principi di una corretta e trasparente gestione dell'attivita' negoziale. Art. 2. Deliberazioni in materia contrattuale 1. Alla scelta del contraente per l'acquisto di beni, prestazioni di servizi, forniture e per ogni altra attivita' negoziale si provvede con lo svolgimento di apposite procedure ad evidenza pubblica da espletarsi secondo le modalita' ed i termini previsti dalle disposizioni in vigore. 2. Schemi dei contratti tipo e modelli standard dei bandi di gara e degli avvisi di aggiudicazione sono predisposti dalla Direzione centrale servizi ammininistrativi - Ufficio patrimonio e approvvigionamenti, ed approvati da parte del competente organo. 3. Nell'ambito degli indirizzi e dei programmi definiti dai competenti organi dell'ACI, il provvedimento di addivenire al contratto, la decisione sulla procedura di scelta del contraente e sulle modalita' essenziali del contratto sono attribuiti all'organo competente per valore. 4. A tal fine, sulla base delle richieste inoltrate dalle direzioni e dagli uffici interessati, l'ufficio patrimonio e approvvigionamenti formula una proposta motivata per l'adozione del provvedimento finale da parte dell'organo competente, corredata da apposita prenotazione di spesa ove prevista, nonche' dallo schema del bando di gara e dal progetto di contratto. Art. 3. Pubblicita' delle gare 1. Entro quarantacinque giorni dall'inizio dell'esercizio finanziario, l'ACI, con uno o piu' bandi di gara indicativi, rende noto il totale delle forniture di beni e servizi che intende aggiudicare nel corso dei dodici mesi successivi, differenziandole per tipologie merceologiche e categorie di servizi. 2. La pubblicita' dei bandi indicativi viene garantita con la pubblicazione sul bollettino speciale dell'ACI e, eventualmente anche per notizia, nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana e, per estratto, su due quotidiani a diffusione nazionale. 3. Ove il valore delle forniture di beni e servizi sia superiore a 750.000 ECU, i bandi indicativi di cui al comma 1, sono inviati tempestivamente all'ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunita' europee. Della data di spedizione a detto ufficio e' fatta menzione in sede di pubblicazione dei bandi medesimi nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana e, per estratto, su due quotidiani a diffusione nazionale e su un quotidiano a particolare diffusione regionale. 4. Per assicurare la pubblicita' delle singole gare, l'ACI pubblica i relativi bandi di gara ed i successivi avvisi di aggiudicazione sul bollettino speciale. Per le gare aventi per oggetto forniture di beni e servizi di importo superiore a 200.000 ECU, al relativo bando di gara ed al successivo avviso di aggiudicazione e' data pubblicita' secondo le modalita' indicate al comma 3. Art. 4. Partecipazione alle gare 1. Le domande di partecipazione alle gare possono effettuarsi, oltre che per lettera, anche con telegramma, telefax o telefono; in tali ipotesi esse sono comunque confermate con lettera spedita prima della scadenza del termine stabilito. In caso di ritardo postale, qualora le procedure di selezione o di aggiudicazione siano state avviate nei termini preventivamente comunicati, la domanda di partecipazione non potra' essere accolta. Le domande, inoltre, potranno essere consegnate a mano direttamente alla Direzione centrale servizi amministrativi - Ufficio patrimonio e approvvigionamenti, che rilascera' apposita ricevuta. 2. L'ufficio patrimonio e approvvigionamenti esamina in via preventiva le domande di partecipazione alle gare pervenute a seguito della pubblicazione degli appositi bandi di gara, verificando che siano state ricevute nei termini previsti e che siano corredate dalla documentazione richiesta dalle vigenti disposizioni nominative e dai bandi di gara. In caso di tardiva presentazione della domanda di partecipazione o di mancanza della documentazione richiesta l'ufficio patrimonio e approvvigionamenti formula una proposta motivata alla competente commissione scelta ditte per l'adozione dei provvedimenti di esclusione delle ditte. Art. 5. Commissioni 1. Con provvedimento del Comitato esecutivo sono istituite le seguenti commissioni: commissione scelta ditte; commissione di aggiudicazione; commissione di congruita'; commissione tecnico - giuridica. 2. Ciascuna commissione e' composta da un presidente, quattro membri titolari, cinque supplenti ed un segretario. Possono far parte delle commissioni anche membri esterni all'ACI. 3. I componenti delle commissioni restano in carica per un quadriennio e possono essere riconfermati. 4. I componenti della commissione scelta ditte non possono far parte della commissione di aggiudicazione. 5. La commissione scelta ditte e' incaricata di procedere alla individuazione delle ditte o persone da invitare alle gare da espletare mediante licitazione. 6. La commissione scelta ditte, per lo svolgimento delle sue funzioni, si avvale di appositi elenchi predisposti dall'ufficio patrimonio e approvvigionamenti contenenti: la proposta motivata di procedere all'esclusione delle ditte nei casi previsti dal comma 2 dell'art. 4; le ditte candidate a partecipare alla gara con le informazioni necessarie ad una valutazione di idoneita' delle ditte stesse; la documentazione prodotta dalle ditte. 7. La commissione scelta ditte puo' altresi' avvalersi, allo scopo di assicurare la piu' ampia partecipazione alle gare, dell'albo fornitori predisposto ed aggiornato dall'ufficio patrimonio e approvvigionamenti. 8. La commissione di aggiudicazione, nel luogo, nel giorno e nell'ora stabiliti dall'avviso d'asta o dalla lettera d'invito, procede all'apertura degli elenchi contenenti le offerte ed alla conseguente aggiudicazione. Sono invitati ad assistere alla riunione i rappresentanti delle ditte concorrenti. 9. La commissione di congruita' e' incaricata di esprimere parere sulla conguita' dei contratti di acquisto e di permuta di immobili nonche' di locazione attiva e passiva di locali di pertinenza dell'ACI. Per la formulazione del proprio parere la commissione procede secondo le modalita' previste nel Titolo II. 10. La commissione tecnico-giuridica ha il compito di procedere alla revisione periodica del prezzo dei contratti ad esecuzione periodica o continuata. Tale revisione viene operata sulla base di una istruttoria che tenga conto dei prezzi di riferimento aggiornati trimestralmente secondo quanto previsto all'art. 44 della legge 23 dicembre 1994, n. 724 e successive modificazioni. 11. Quando si procede con la forma dell'appalto-concorso o del concorso di progettazione, l'organo che delibera autorizza l'esperimento delle citate procedure e, ove lo ritenga necessario, provvede alla nomina di una commissione composta da un presidente, quattro membri ed un segretario. Il presidente e' nominato tra i dipendenti dell'ACI, membri della commissione possono essere nominati soggetti non appartenenti all'ACI che, per la loro preparazione scientifica o per l'attivita' professionale svolta, siano in grado di valutare con competenza particolare le offerte presentate. Art. 6. Norma transitoria 1. In attesa dell'attuazione dell'art. 6, comma 6, della legge 24 dicembre 1993, n. 537, cosi' come modificato dall'art. 44 della legge 23 dicembre 1994, n. 724, la commissione tecnico-giuridica procede all'istruttoria per la revisione dei prezzi anche con l'ausilio di esperti esterni. Art. 7. Stipula del contratto 1. I contratti sono stipulati, in forma pubblica o privata, secondo le disposizioni di legge ed anche mediante scambio di corrispondenza secondo l'uso del commercio. 2. I contratti per i quali viene prescelta la fornitura pubblica amministrativa, sono redatti da un funzionario dell'ACI, nominato dal presidente dell'ente, che svolge la funzione di ufficiale rogante. 3. L'ufficio patrimonio e approvvigionanienti cura la tenuta del repertorio e gli adempimenti di legge concernenti i contratti stipulati. 4. Il dirigente della Direzione centrale servizi amministrativi sulla base dell'autorizzazione ricevuta dai competenti organi dell'ente, sottoscrive i contratti oggetto del presente regolamento. Lo stesso dirigente puo' rilasciare apposita delega al dirigente l'ufficio patrimomo e approvvigionamenti per la sottoscrizione di contratti determinati per importo ed oggetto. Art. 8. Cauzione 1. Ai fini della partecipazione alle gare, l'ACI puo' richiedere la costituzione di un deposito cauzionale o il rilascio di altra idonea garanzia da parte delle ditte concorrenti. La cauzione prestata e' restituita alle ditte entro trenta giorni dalla data di aggiudicazione della gara; la cauzione rilasciata dalla ditta aggiudicataria puo' essere trattenuta a garanzia degli obblighi contrattuali sino alla completa esecuzione del contratto stesso. Parimenti, l'amministrazione procede richiedendo la proroga o il rinnovo, sino alla scadenza del termine contrattuale, della garanzia diversa dalla cauzione eventualmente prestata dalla ditta aggiudicataria all'atto della partecipazione. 2. Nel caso in cui non sia richiesta all'atto della partecipazione alla gara, l'ACI richiede alla ditta aggiudicataria la costituzione di un deposito cauzionale; o il rilascio di altra idonea garanzia. Art. 9. Lavori, provviste e servizi in economia. Interventi per la sicurezza e la tutela della salute dei lavoratori sul posto di lavoro 1. Possono essere eseguiti in economia, nei limiti fissati per ciascun oggetto rispettivamente per gli uffici periferici e per la sede centrale, i lavori, provviste o servizi in economia deliberati, con apposito provvedimento, dal Consiglio generale dell'ACI. 2. I dirigenti gli uffici periferici sono delegati, con apposito provvedimento del presidente dell'ACI, a provvedere per i lavori e le provviste che si rendono necessari ai sensi della vigente normativa che disciplina la sicurezza e la tutela della salute dei lavoratori sul posto di lavoro. Art. 10. Condizioni per l'adozione dei contratti di leasing 1. Il ricorso al contratto di leasing e' consentito, previa delibera dell'organo competente ai sensi dell'art. 2, nei seguenti casi: 1.1. quando si dimostri la convenienza economica rispetto alle tradizionali tipologie di contratto; 1.2. quando sussista la necessita' e l'urgenza, in carenza di disponibilita' finanziarie in conto capitale, di disporre di beni strumentali indispensabili per il conseguimento dei fini istituzionali. 2. Tali circostanze debbono risultare da apposita relazione del dirigente la Direzione centrale servizi amministrativi d'intesa con le direzioni eventualmente interessate. 3. I canoni di leasing sono imputati ai pertinenti capitoli di parte corrente del bilancio finanziario e l'importo del riscatto del bene oggetto del contratto, e' a carico del competente capitolo di spesa in conto capitale. 4. La programmazione e le risultanze dell'attivita' di leasing sono evidenziate nella relazione illustrativa e negli allegati al bilancio di previsione ed al conto consuntivo. Art. 11. Comodato 1. Il contratto di comodato e' consentito per un tempo definito e solo nel caso in cui l'oggetto sia un bene materiale ritenuto utile per il conseguimento dei fini istituzionali dell'ACI, fermo restando l'accertamento della convenienza economica. La circostanza deve risultare da relazione sottoscritta dal dirigente responsabile dell'unita' interessata. 2. I beni ricevuti in comodato sono rilevati in una sezione speciale dei conti d'ordine dello stato patrimoniale e sono iscritti al prezzo di mercato. Art. 12. Verifiche periodiche 1. Il presidente dell'ACI nomina un'apposita commissione ovvero attribuisce l'incarico ad un ufficio esistente di verificare annualmente la funzionalita', la trasparenza e la speditezza dei procedimenti disciplinati nel presente regolamento. Tale commissione od ufficio propone ai competenti organi dell'ente l'adozione delle eventuali misure finalizzate all'adeguamento delle procedure ai principi ed alle disposizioni di legge. 2. I risultati delle verifiche di cui al comma precedente e le eventuali misure adottate in esito ad esse sono illustrate in un'apposita relazione che viene inviata, entro il 31 marzo di ciascun anno, alla Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento della funzione pubblica. TITOLO II CONTRATTI IMMOBILIARI Art. 13. Principi generali 1. L'ACI, per la stipula dei contratti immobiliari e per la loro successiva gestione, si avvale dei propri uffici. Per le necessarie consulenze tecniche ed attivita' finalizzate alla manutenzione, adattamento e migliore conservazione del patrimonio immobiliare, gli uffici si avvalgono di ACI-SOGEA S.p.a. sulla base della convenzione vigente che regolamenta i rapporti con l'ACI. Art. 14. Locazioni passive ed acquisti. Fase istruttoria 1. Le Direzioni e/o gli uffici dell'ACI inviano alla Direzione centrale servizi amministrativi - Ufficio patrimonio e approvvigionamenti, le richieste di locazione passiva e di acquisto di immobili, motivando e documentando le specifiche necessita'. 2. Dopo aver verificato l'esigenza locativa o di acquisto l'ufficio patrimonio e approvvigionamenti incarica ACI-SOGEA S.p.a. per le necessarie ricerche immobiliari. Le competenti direzioni centrali formulano, su richiesta della Direzione centrale servizi amministrativi - Ufficio patrimonio e approvvigionamenti, il loro parere in merito alla idoneita' e funzionalita' della soluzione immobiliare in tal modo individuata. 3. ACI-SOGEA S.p.a. provvede alla compilazione di una relazione illustrativa contenente la descrizione delle caratteristiche teorico-funzionali dell'immobile individuato, l'indicazione di eventuali lavori di adattamento da realizzare nonche' l'indicazione dell'ammontare del canone o del prezzo di acquisto, della durata della locazione e delle eventuali spese condominiali. Alla relazione sara' allegata apposita scheda tecnica. La scheda tecnica, compilata e sottoscritta dal proprietario e controfirmata dal dirigente dell'ufficio patrimonio e approvvigionamenti e, per le sedi periferiche, dal dirigente dell'ufficio provinciale, dovra' contenere tutte le specifiche tecniche relative all'immobile ed in particolare, la conformita' dell'immobile alle prescrizioni di legge in materia di prevenzione incendi, destinazione d'uso e sicurezza. Tale documentazione, corredata da copia dei pareri delle direzioni centrali, viene trasmessa al presidente della commissione di congruita' per la formulazione del prescritto parere. La relazione verra' richiesta dall'ufficio patrimonio e approvvigionamenti ad ACI-SOGEA S.p.a. solo dopo aver acquisito i pareri di cui al comma 2. Art. 15. Locazioni passive ed acquiste. Parere di congruita' 1. La commissione formula il giudizio di congruita' tenendo conto, in particolare, dei seguenti elementi: caratteristiche tecniche dell'immobile; zona urbanistica; costo dell'immobile rapportato ai valori correnti di mercato e valore locativo; eventuali lavori di adattamento da eseguire; destinazione cui dovra' essere adibito l'immobile. 2. A seguito del parere di congruita' espresso dalla commissione, l'ufficio patrimonio e approvvigionamenti, previa approvazione da parte dell'organo competente, invia al proprietario, eventualmente anche per il tramite del dirigente dell'ufficio provinciale interessato, lo schema di contratto per la successiva stipulazione. 3. Nel caso in cui la commissione non pervenga ad un parere di congruita' l'ufficio patrimonio e approvvigionamenti, ove necessario, puo' procedere ad una nuova fase istruttoria che tenga conto delle indicazioni suggerite dalla commissione stessa. Art. 16. Locazioni attive. Fase istruttoria 1. In relazione ad immobili di proprieta' dell'ACI non utilmente e direttamente utilizzabili, l'ufficio patrimonio e approvvigionamenti da' incarico ad ACI-SOGEA S.p.a., di formulare una proposta per la locazione attiva degli stessi a terzi, provvedendo in particolare: alla proposta di determinazione del canone di locazione annuo sulla base dei valori di mercato, tenuto conto anche del valore dell'immobile e della sua redditivita'; alla compilazione di un'apposita scheda tecnica, contenente la descrizione delle caratteristiche e dei requisiti tecnici dell'immobile oggetto della proposta di locazione attiva. 2. Per la ricerca del conduttore la Direzione centrale servizi amministrativi - Ufficio patrimonio e approvvigionamenti, puo' avvalersi di ACI-SOGEA S.p.a. del dirigente dell'ufficio della provincia o del responsabile degli uffici di assistenza automobilistici alla frontiera in cui e' localizzato l'immobile. In questo caso trasmette apposita delega formale al dirigente dell'ufficio della provincia o al responsabile dell'ufficio di assistenza automobilistico alla frontiera per la ricerca del conduttore, con l'incarico di verificare l'affidabilita' e la solvibilita' del conduttore stesso attraverso la richiesta della necessaria documentazione. 3. La Direzione centrale servizi amministrativi - Ufficio patrimonio e approvvigionamenti, trasmette al presidente della commissione di congruita', per la formulazione del prescritto parere, i seguenti documenti: relazione illustrativa; scheda tecnica di cui all'art. 14. Art. 17. Locazioni attive. Parere di congruita' 1. La commissione formula il giudizio di congruita' tenendo conto, in particolare, dei seguenti elementi: caratteristiche tecniche dell'immobile; zona urbanistica di locazione; costo dell'immobile rapportato ai valori correnti di mercato e valore locativo; eventuali lavori di adattamento da eseguire; destinazione cui dovra' essere adibito l'immobile da locare. 2. A seguito del parere di congruita' espresso dalla commissione, l'ufficio patrimonio e approvvigionanienti, previa approvazione da parte dell'organo competente, invia al conduttore, anche per il tramite del dirigente di cui all'art. 15, comma 2, lo schema di contratto per la successiva stipulazione. 3. Nel caso in cui la commissione non pervenga ad un parere di congruita' l'ufficio patrimonio e approvvigionamenti, ove necessario, puo' procedere ad una nuova fase istruttoria che tenga conto delle indicazioni suggerite dalla commissione stessa. Art. 18. Delibera e stipula Per la deliberazione e la successiva stipulazione del contratto avente per oggetto l'acquisto, la locazione attiva o passiva di un immobile si applicano gli articoli 2 e 7 del presente regolamento. Art. 19. Sublocazione e cessione del contratto 1. I contratti di locazione attiva sono stipulati con l'apposizione della clausola di divieto di sublocazione e cessione del contratto. E' fatta salva la possibilita' di prevedere la sublocazione dell'immobile e della cessione del contratto previa espressa autorizzazione da rilasciarsi caso per caso. 2. I contratti di locazione passiva possono prevedere la clausola di sublocazione. TITOLO III CONTRATTI DI UTENZA Art. 20. Contratti in regime di monopolio 1. Alla stipulazione dei contratti relativi alle utenze di acqua, luce, gas e telefono riferiti all'immobile presso cui l'ufficio e' insediato, puo' essere delegato il dirigente dell'ufficio stesso. Procedimento: asta pubblica; riferimenti normativi: D.P.R. n. 696/1979 - D.P.R. n. 573/1994; ufficio interessato al procedimento: ufficio patrimonio; durata giorni: 100; decorrenza: dalla data di autorizzazione del procedimento; responsabile del procedimento: dirigente D.C.S.A. Procedimento: licitazione privata; riferimenti normativi: D.P.R. n. 696/1979 - D.P.R. n. 573/1994; ufficio interessato al procedimento: ufficio patrimonio; durata giorni: 120; decorrenza: dalla data di autorizzazione del procedimento; responsabile del procedimento: dirigente D.C.S.A. Procedimento: appalto concorso; riferimenti normativi: D.P.R. n. 696/1979 - D.P.R. n. 573/1994; ufficio interessato al procedimento: ufficio patrimonio; durata giorni: 150; decorrenza: dalla data di autorizzazione del procedimento; responsabile del procedimento: dirigente D.C.S.A. Procedimento: trattativa privata; riferimenti normativi: D.P.R. n. 696/1979 - D.P.R. n. 573/1994; ufficio interessato al procedimento: ufficio patrimonio; durata giorni: 90; decorrenza: dalla data di autorizzazione del procedimento; responsabile del procedimento: dirigente D.C.S.A. Procedimento: servizi in economia; riferimenti normativi: D.P.R. n. 696/1979 - D.P.R. n. 573/1994; ufficio interessato al procedimento: ufficio patrimonio; durata giorni: 50; decorrenza: dalla data di autorizzazione del procedimento; responsabile del procedimento: dirigente D.C.S.A. Procedimento: procedure aperte; riferimenti normativi: D.Lgs. n. 358/1992 - D.Lgs. n. 157/1995; ufficio interessato al procedimento: ufficio patrimonio; durata giorni: 150; decorrenza: dalla data di autorizzazione del procedimento; responsabile del procedimento: dirigente D.C.S.A. Procedimento: procedure ristrette; riferimenti normativi: D.Lgs. n. 358/1992 - D.Lgs. n. 157/1995; ufficio interessato al procedimento: ufficio patrimonio; durata giorni: 210; decorrenza: dalla data di autorizzazione del procedimento; responsabile del procedimento: dirigente D.C.S.A. Procedimento: concorso di progettazione; riferimenti normativi: D.Lgs. n. 358/1992 - D.Lgs. n. 157/1995; ufficio interessato al procedimento: ufficio patrimonio; durata giorni: 250; decorrenza: dalla data di autorizzazione del procedimento; responsabile del procedimento: dirigente D.C.S.A. Procedimento: procedure ristrette accelerate; riferimenti normativi: D.Lgs. n. 358/1992 - D.Lgs. n. 157/1995; ufficio interessato al procedimento: ufficio patrimonio; durata giorni: 160; decorrenza: dalla data di autorizzazione del procedimento; responsabile del procedimento: dirigente D.C.S.A. Procedimento: procedure negoziate; riferimenti normativi: D.Lgs. n. 358/1992 - D.Lgs. n. 157/1995; ufficio interessato al procedimento: ufficio patrimonio; durata giorni: 210; decorrenza: dalla data di autorizzazione del procedimento; responsabile del procedimento: dirigente D.C.S.A. Procedimento: procedure negoziate accelerate; riferimenti normativi: D.Lgs. n. 358/1992 - D.Lgs. n. 157/1995; ufficio interessato al procedimento: ufficio patrimonio; durata giorni: 160; decorrenza: dalla data di autorizzazione del procedimento; responsabile del procedimento: dirigente D.C.S.A. Procedimento: comunicazione motivi di esclusione o di non aggiudicazione; riferimenti normativi: D.Lgs. n. 358/1992 - D.Lgs. n. 157/1995; ufficio interessato al procedimento: ufficio patrimonio; durata giorni: 15; decorrenza: dalla data della richiesta di parte; responsabile del procedimento: dirigente D.C.S.A. Procedimento: contratti immobiliari; riferimenti normativi: codice civile - legge n. 392/1978 - legge n. 154/1989 - L. n. 118/1985; ufficio interessato al procedimento: ufficio patrimonio; durata giorni: 180; decorrenza: dalla data di autorizzazione del procedimento; responsabile del procedimento: dirigente D.C.S.A. Procedimento: restituzione del deposito cauzionale per partecipazione alle gare; riferimenti normativi: regolamento ACI; uffici interessati al procedimento: ufficio ragioneria, ufficio patrimonio; durata giorni: 30; decorrenza: dalla data dell'aggiudicazione; responsabile del procedimento: dirigente D.C.S.A. Procedimento: restituzione del deposito cauzionale ex art. 64 D.P.R. 696/79; riferimenti normativi: D.P.R. n. 696 del 1979; uffici interessati al procedimento: ufficio ragioneria, ufficio patrimonio; durata giorni: 30; decorrenza: dalla data del termine finale di esecuzione del contratto; responsabile del procedimento: dirigente D.C.S.A.