Art. 138. Manuale di gestione 1. Il responsabile della struttura di coordinamento predispone, in collaborazione con i responsabili delle strutture di cui all'Art. 137, comma 1 il manuale per la gestione e la tenuta del protocollo e dell'archivio. 2. Il manuale prevede, in particolare: a) le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo, nonche' il formato e la struttura delle informazioni associate al documento informatico nella fase di segnatura di protocollo; b) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalita' di trasmissione tra i quali documenti informatici, fax, raccomandate, assicurate; c) l'indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l'ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso altri dipartimenti o all'esterno dell'amministrazione; d) l'elenco degli ulteriori documenti esclusi dalla registrazione di protocollo oltre a quelli elencati dall'Art. 128, comma 5; e) l'elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare; f) il sistema di classificazione adottato con l'indicazione delle modalita' di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, anche con riferimento all'uso di supporti sostitutivi; g) le modalita' di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico e, in particolare, l'indicazione delle soluzioni tecnologiche e organizzative adottate per garantire la non modificabilita' della registrazione di protocollo, la contemporaneita' della stessa con l'operazione di segnatura, nonche' le modalita' di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell'ambito di ogni sessione di attivita' di registrazione; h) i criteri e le modalita' per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali; i) modalita' di utilizzo del registro di emergenza inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente.