Allegato A
Regolamento n. 1/2000 sull'organizzazione e il funzionamento
dell'ufficio del Garante per la protezione dei dati personali (art.
33 legge 31 dicembre 1996, n. 675)
Capo I
IL GARANTE
Art. 1.
Definizioni
1. Ai fini del presente regolamento si applicano le definizioni
elencate nell'art. 1 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, di seguito
denominata "legge". Ai medesimi fini, si intende altresi':
a) per "Garante", l'organo collegiale istituito ai sensi
dell'art. 30 della legge;
b) per "presidente", il presidente del Garante;
c) per "componenti", i componenti del Garante;
d) per "ufficio", l'ufficio del Garante.
Art. 2.
Il Garante
1. Il Garante:
a) determina gli indirizzi e i criteri generali della propria
attivita';
b) nomina, su proposta del presidente, il segretario generale e
conferisce l'incarico ai dirigenti delle unita' organizzative di
primo livello;
c) definisce gli obiettivi e i programmi da realizzare, indica
le priorita', emana le direttive generali per l'azione amministrativa
e la gestione e ne verifica l'attuazione, in conformita' ai principi
di cui all'art. 3 del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e
successive modificazioni ed integrazioni;
d) approva il documento programmatico, il bilancio di
previsione ed il bilancio consuntivo;
e) richiede pareri al Consiglio di Stato e ad altri organi
consultivi;
f) adotta il codice etico dell'ufficio e assolve ad ogni altro
compito previsto dalle leggi e dai regolamenti.
Art. 3.
Presidente e componenti
1. Il presidente e' eletto dai componenti a scrutinio segreto con
il voto di almeno tre componenti. Se tale maggioranza non e'
raggiunta dopo la terza votazione, e' eletto presidente il componente
che consegue il maggior numero di voti e, a parita' di voti, il piu'
anziano di eta'.
2. Il presidente:
a) rappresenta il Garante;
b) convoca le riunioni del Garante, ne stabilisce l'ordine del
giorno, designa i relatori e dirige i lavori;
c) promuove le liti e vi resiste relativamente agli atti di
competenza propria o del collegio, ed ha il potere di conciliare e
transigere;
d) coordina l'attivita' dei componenti nei rapporti con il
Parlamento e con gli altri organi costituzionali o di rilievo
costituzionale, nell'attivita' di comunicazione pubblica, nonche'
nelle relazioni con le autorita' indipendenti e di vigilanza, con le
pubbliche amministrazioni, con le autorita' di controllo degli altri
Paesi, con gli organi dell'Unione europea e del Consiglio d'Europa e
con gli altri organismi internazionali.
3. Il Garante elegge un vicepresidente, che assume le funzioni
del presidente in caso di sua assenza o impedimento.
4. I componenti possono essere incaricati di svolgere compiti
specifici o di trattare questioni determinate.
Art. 4.
Insediamento dell'organo e cessazione dei componenti
1. I componenti dichiarano formalmente, all'atto
dell'accettazione della nomina, di non trovarsi in alcuna delle
situazioni di cui all'art.30, comma 4, della legge.
2. Se ricorre in ogni tempo taluna delle situazioni di
incompatibilita' di cui all'art.30, comma 4, della legge, il Garante
stabilisce un termine entro il quale l'interessato deve far cessare
la situazione di incompatibilita'. La deliberazione e' adottata con
l'astensione dell'interessato.
3. Decorso il termine di cui al comma 2, ove non sia cessata la
situazione di incompatibilita', il Garante dichiara la decadenza del
componente ai sensi dell'art.30, comma 4, della legge.
4. La durata in carica del componente decorre dalla data di
accettazione della nomina.
5. I componenti cessano dalla carica, oltre che nell'ipotesi di
cui al comma 3, per dimissioni volontarie o per impossibilita' a
svolgere la propria attivita' a causa di un impedimento di natura
permanente o comunque superiore a sei mesi.
6. Le dimissioni dei componenti hanno effetto dalla data di
comunicazione della loro accettazione da parte del Garante.
L'impedimento permanente di cui al comma 5 e' accertato dal Garante.
7. Nei casi di cui ai commi 3 e 5, il presidente o chi ne fa le
veci informa immediatamente i Presidenti della Camera dei deputati e
del Senato della Repubblica per l'elezione del nuovo componente.
Art. 5.
Riunioni
1. Il Garante ha sede in Roma e puo' stabilire proprie forme di
rappresentanza presso l'Unione europea e Organismi internazionali.
2. Il Garante si riunisce nel luogo indicato nell'atto di
convocazione. Le riunioni possono essere tenute in videoconferenza o
con altre idonee tecniche audiovisive e vengono fissate dal
presidente anche in base a eventuali calendari di lavoro stabiliti,
di regola, con cadenza settimanale a giorno fisso.
3. L'ordine del giorno e' comunicato ai componenti entro il terzo
giorno che precede la riunione. Nei casi d'urgenza, la convocazione
puo' essere immediata. Durante le riunioni, l'ordine del giorno puo'
essere integrato, previa comunicazione immediata agli assenti, se
nessuno dei presenti si oppone.
4. Ciascun componente, indicandone le ragioni, puo' chiedere la
convocazione del Garante e l'iscrizione di un argomento all'ordine
del giorno. Se la richiesta proviene da almeno due componenti, il
presidente la accoglie in ogni caso.
5. Per la validita' delle riunioni del Garante e' necessaria la
presenza del presidente e di due componenti, ovvero di tre
componenti. Le deliberazioni sono adottate a maggioranza dei votanti.
Il voto e' sempre palese, salvo nel caso di deliberazioni concernenti
il presidente o i componenti, le persone addette all'ufficio o i
consulenti.
6. Il segretario generale svolge le funzioni di segretario. In
caso di assenza o impedimento temporaneo, ovvero qualora il Garante
lo reputi opportuno, le funzioni di segretario possono essere svolte
da un dipendente designato dal Garante o dal componente piu' giovane.
7. Le deliberazioni sono sottoscritte dal presidente, dal
relatore e dal segretario generale.
8. Nei casi di particolare urgenza e di indifferibilita' che non
permettono la convocazione in tempo utile del Garante, il presidente
puo' adottare i provvedimenti di competenza dell'organo, i quali
cessano di avere efficacia sin dal momento della loro adozione se non
sono ratificati dal Garante nella prima riunione utile, da convocarsi
non oltre il trentesimo giorno.
9. La disposizione di cui al comma 8 non si applica in caso di
esame dei ricorsi, di applicazione di sanzioni amministrative o di
adozione dei divieti di cui agli articoli 21, comma 3, e 31, comma 1,
lettera l), della legge, di approvazione del documento programmatico,
del bilancio preventivo e del bilancio consuntivo, ovvero allorche'
occorre disporre accertamenti relativamente ai trattamenti di cui
all'art.4 della legge.
Capo II
L'UFFICIO
Art. 6.
Attivita' dell'Ufficio
1. L'attivita' dell'ufficio e' improntata al metodo della
programmazione per funzioni-obiettivo, nel rispetto del principio
della distinzione tra funzioni di indirizzo e controllo e di
attuazione e gestione di cui all'art. 3 del decreto legislativo
3 febbraio 1993, n. 29, e successive modificazioni ed integrazioni e
all'art. 33, comma 1-sexise, della legge 31 dicembre 1996, n. 675. A
tal fine il Garante, contestualmente all'approvazione del bilancio
preventivo, definisce i principali obiettivi e risultati da
realizzare in relazione alle risorse umane, tecnologiche e
finanziarie assegnate, le priorita' e i principali indicatori di
parametri di misurazione e valutazione, specificando gli eventuali
obiettivi di miglioramento, progetti speciali e scadenze intermedie.
Il segretario generale e i responsabili dei dipartimenti e dei
servizi rispondono, nell'ambito di competenza, del risultato
dell'attivita' dell'ufficio e delle sue articolazioni.
2. Il Garante verifica i risultati dell'attivita' dell'ufficio
anche sulla base delle notizie di cui all'art. 9, comma 4, lettera
e), e si avvale a tal fine del servizio di controllo interno.
Art. 7.
Il segretario generale
1. Il segretario generale e' nominato per la durata del mandato
del Garante e rimane in carica per un periodo non superiore a trenta
giorni dalla data di insediamento del nuovo collegio. La nomina puo'
essere rinnovata alla scadenza.
2. Il segretario generale coordina l'attivita' dei dipartimenti e
dei servizi. A tal fine:
a) cura l'esecuzione delle deliberazioni e l'attuazione dei
programmi, degli obiettivi e delle direttive generali di cui all'art.
2, coordinando l'attivita' dei dirigenti dei dipartimenti e dei
servizi e degli altri titolari di incarichi di responsabilita',
indirizzandone l'attivita' anche attraverso riunioni periodiche e
specifici progetti e sostituendosi ad essi in caso di inerzia o di
inottemperanza;
b) promuove la piu' ampia partecipazione del personale alla
realizzazione degli obiettivi e dei programmi, e l'informazione
interna sull'attivita' svolta o in programma, anche mediante
l'utilizzazione di strumenti informatici e telematici su cui deve
basarsi, di regola, l'attivita' dell'ufficio, nonche' attraverso
riunioni periodiche e gruppi di lavoro;
c) e' sentito dal Garante e puo' formulare ad esso proposte in
relazione agli obiettivi, ai programmi, alle priorita' e alle
direttive generali di cui all'art. 2;
d) esercita i poteri delegati dal Garante o dal presidente;
e) esercita i poteri di spesa e contrattuali nell'ambito degli
stanziamenti di bilancio ed assegna le risorse ai dipartimenti e ai
servizi in conformita' al regolamento di contabilita';
f) richiede pareri nell'ambito di competenza e risponde ai
rilievi degli organi di controllo sugli atti di competenza
dell'ufficio;
g) promuove le liti e vi resiste relativamente agli atti non di
competenza del Garante o del presidente e puo' conciliare e
transigere;
h) esercita le attribuzioni di cui all'art. 16 del decreto
legislativo 3 febbraio 1993, n. 29 e successive modificazioni e
integrazioni.
3. Il segretario generale assicura al Garante una completa e
tempestiva informazione sulla propria attivita' e su quella
dell'ufficio.
4. Il trattamento economico del segretario generale e'
determinato dal Garante sulla base dei criteri previsti dall'art.27
del regolamento concernente il trattamento giuridico ed economico del
personale del Garante, nonche' dall'art. 19, comma 6, del decreto
legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e successive modificazioni ed
integrazioni.
Art. 8.
Organizzazione generale dell'ufficio
1. L'organizzazione dell'ufficio e' ispirata ai seguenti
principi:
a) efficienza, efficacia, trasparenza ed economicita'
dell'attivita' amministrativa;
b) determinazione delle competenze secondo organicita' e
omogeneita', tenendo conto del criterio dell'articolazione per
funzioni delle attivita' strumentali amministrative e tecnologiche e
dell'articolazione per materie o tematiche delle altre attivita'
specie in ambito giuridico;
c) previsione di servizi stabili nel quadro di una
organizzazione flessibile e adattabile a mutate esigenze;
d) integrazione e piena cooperazione tra i servizi;
e) incentivi alla formazione del personale anche attraverso
avvicendamenti periodici negli incarichi;
f) possibilita' di istituire unita' temporanee di primo e
secondo livello per svolgere specifici compiti o perseguire obiettivi
nel breve periodo, anche mediante l'utilizzazione di professionalita'
esterne nei modi di cui all'art.33, comma 4, della legge;
g) utilizzazione di personale compreso nel ruolo organico o
collocato fuori ruolo in conformita' al rispettivo ordinamento,
ovvero assunto con contratto a tempo determinato anche per favorire
la specializzazione di giovani laureati, in conformita' al
regolamento sul trattamento giuridico ed economico del personale
dell'ufficio.
2. L'ufficio e' articolato in unita' organizzative di primo e di
secondo livello.
3. Le unita' organizzative di primo livello sono i dipartimenti e
i servizi.
4. Le unita' organizzative di secondo livello sono le ulteriori
strutture di cui si compongono i dipartimenti e i servizi.
5. Presso il Garante sono istituiti i seguenti servizi:
a) servizio di segreteria del collegio;
b) servizio relazioni istituzionali;
c) servizio relazioni comunitarie e internazionali;
d) servizio relazioni con i mezzi di informazione;
e) servizio studi e documentazione.
Con successiva deliberazione e' istituito presso il Garante il
servizio di controllo interno.
Presso la Segreteria generale sono istituiti un ufficio di
segreteria, la segreteria di sicurezza, l'ufficio archivio e
protocollo e l'ufficio per le relazioni con il pubblico.
Sono istituiti i seguenti dipartimenti:
a) dipartimento affari giuridici "A";
b) dipartimento affari giuridici "B";
c) dipartimento affari giuridici "C";
d) dipartimento risorse umane;
e) dipartimento amministrazione e contabilita';
f) dipartimento contratti e risorse finanziarie;
g) dipartimento vigilanza e controllo e registro dei
trattamenti;
h) dipartimento risorse tecnologiche.
6. Il Garante individua, su proposta del segretario generale, i
compiti dei servizi e dei dipartimenti e istituisce le unita'
temporanee di primo livello di cui al comma 1, lettera f).
7. Il Garante si avvale anche dell'opera di consulenti ed
esperti, nonche' di dirigenti non preposti ad unita' organizzative di
primo livello.
Art. 9.
Nomina dei dirigenti delle strutture di primo livello
1. Il Garante individua i dipartimenti e i servizi e procede
all'eventuale graduazione delle funzioni dirigenziali sulla base
della natura e della rilevanza dei compiti attribuiti a ciascuna
unita' organizzativa. Il Garante individua anche le funzioni
dirigenziali che non comportano la responsabilita' di unita'
organizzative e procede alla relativa graduazione.
2. Il Garante conferisce gli incarichi di direzione delle unita'
organizzative di primo livello di regola a personale compreso nel
ruolo organico, per la durata non superiore al biennio e rinnovabile.
3. Gli incarichi di cui al comma 2 possono essere conferiti anche
a personale non compreso nel ruolo organico, assunto con contratto a
tempo determinato o collocato fuori ruolo in conformita' ai
rispettivi ordinamenti, ivi compresi magistrati ordinari e
amministrativi, avvocati dello Stato, consiglieri parlamentari,
docenti universitari e dirigenti di pubbliche amministrazioni.
4. I dirigenti:
a) dirigono, coordinano e controllano le unita' organizzative
cui sono preposti e i processi che da essi dipendono, curano
l'attuazione dei rispettivi compiti e obiettivi secondo le direttive
stabilite e adottano gli atti e i provvedimenti amministrativi, di
spesa e di acquisizione delle entrate ad essi delegati;
b) rispondono della gestione delle risorse assegnate;
c) assegnano la trattazione degli affari di competenza alle
unita' organizzative di secondo livello o nell'ambito del
dipartimento o del servizio;
d) curano le valutazioni del personale in conformita' al
regolamento sul trattamento giuridico ed economico del personale;
e) assicurano, anche attraverso strumenti informatici e
telematici, una tempestiva informazione interna sull'attivita' anche
contrattuale di competenza, e predispongono una relazione di sintesi
sulle attivita' svolte nei mesi di maggio e di ottobre di ciascun
anno, trasmettendola al segretario generale che informa il Garante;
f) formulano proposte ed esprimono pareri al segretario
generale e, d'intesa con lui, al Garante anche nell'ambito delle
relative riunioni, ove richiesto;
g) esercitano le funzioni di cui all'art.17 del decreto
legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e successive modificazioni ed
integrazioni.
5. Il segretario generale, su proposta del dirigente competente,
individua con propria determinazione le eventuali unita' di secondo
livello e ne conferisce la responsabilita' al personale con qualifica
di funzionario.
Art. 10.
Reggenza delle unita' organizzative
1. In caso di protratta assenza o di impedimento del dirigente
preposto all'unita' organizzativa, il Garante puo' attribuire,
sentito il segretario generale, la responsabilita' dell'unita' ad un
altro dirigente o a un funzionario di provata esperienza.
2. In caso di protratta assenza o impedimento del funzionario
preposto ad una unita' organizzativa di secondo livello, la
sostituzione e' disposta dal segretario generale su proposta del
dirigente competente.
Art. 11.
Assistenti dei componenti
1. Con deliberazione del Garante, sono assegnati al presidente e
a ciascun componente, su loro designazione, fino a due assistenti e
un addetto di segreteria, scelti anche fra magistrati ordinari o
amministrativi, avvocati dello Stato, consiglieri parlamentari,
docenti e ricercatori universitari, dirigenti o dipendenti di
pubbliche amministrazioni, ovvero tra il personale dipendente in
servizio presso l'ufficio o assunto con contratto a tempo
determinato.
2. Al personale di cui al comma 1 e' attribuito un trattamento
economico corrispondente a quello spettante in base alla qualifica.
3. Gli assistenti possono svolgere altre funzioni presso
l'ufficio, secondo modalita' prestabilite d'intesa tra il componente
cui sono assegnati e il segretario generale.
Art. 12.
Custodia degli atti riservati
1. Con provvedimento del Garante e' istituita una segreteria di
sicurezza presso la quale sono conservati gli atti e i documenti
acquisiti ai sensi dell'art. 32, commi 6 e 7, della legge. Alla
segreteria e' preposto il segretario generale e un numero di addetti
dell'ufficio non superiore a cinque unita', assegnati tenendo conto
del profilo professionale e delle specifiche attitudini. L'accesso
agli atti e ai documenti relativi ai trattamenti di cui all'art. 4,
comma 1 lettera b), della legge e' regolato dal Garante in
conformita' ai criteri osservati per le segreterie di sicurezza
presso le amministrazioni dello Stato.
Capo III
PROCEDIMENTI
Art. 13.
Trasparenza partecipazione e contraddittorio
1. L'ufficio ispira la propria attivita' ai principi della
trasparenza, della partecipazione e del contraddittorio stabiliti
dalla legge 7 agosto 1990, n. 241.
2. Con successivi regolamenti il Garante determina la durata dei
procedimenti amministrativi di competenza, non individuata da leggi o
altri regolamenti, e detta disposizioni in materia di accesso ai
documenti amministrativi formati e detenuti dall'ufficio.
Art. 14.
Assegnazione degli affari e responsabile del procedimento
1. Il segretario generale assegna l'affare al dipartimento o al
servizio competente o individua il dipartimento o servizio competente
relativamente agli affari di competenza di piu' unita' organizzative.
Il relativo dirigente assegna la competenza del procedimento
all'unita' organizzativa di secondo livello, se esistente, ovvero a
se' o ad altro dipendente.
2. Le generalita' del responsabile del procedimento sono indicate
nella comunicazione dell'avvio del procedimento.
3. Il responsabile del procedimento provvede agli adempimenti
necessari per lo svolgimento dell'attivita' preliminare e istruttoria
e per la definizione del procedimento, in conformita' alle norme
applicabili e alle istruzioni impartite.
Art. 15.
Relatore
1. Per gli atti per i quali si provvede con deliberazione del
Garante, la competente unita' organizzativa verifica la completezza
della documentazione utile, predispone lo schema dell'atto o
provvedimento e delle osservazioni e li sottopone al segretario
generale entro il sesto giorno antecedente la riunione, affinche'
formuli, ove necessario, le osservazioni. Lo schema, le osservazioni
e la documentazione sono formati e posti a disposizione del
presidente e dei componenti, anche mediante strumenti informatici e
telematici, senza ritardo e comunque entro il terzo giorno
antecedente la riunione. Sono posti a disposizione senza ritardo
anche gli eventuali aggiornamenti necessari.
2. Il presidente designa il relatore tra i componenti o svolge
personalmente tale funzione.
3. Sulla base del materiale di cui al comma 1, il relatore
introduce la discussione e formula le proprie conclusioni.
4. Quando la natura del procedimento lo richiede, il relatore
puo' essere designato anche prima del terzo giorno antecedente alla
riunione, affinche' possa seguire la trattazione.
5. Per lo svolgimento dei propri compiti, il presidente e i
componenti possono chiedere alla competente struttura di fornire la
documentazione utile e avvalersi della consultazione diretta di atti
e documenti del protocollo e dell'archivio.
Capo IV
DISPOSIZIONI VARIE
Art. 16.
Bollettino
1. Il Garante promuove la pubblicazione di un bollettino nel
quale sono riportati i provvedimenti piu' significativi, gli atti e i
documenti di cui si ritiene opportuna la pubblicita' e le risposte di
interesse generale date ai quesiti pervenuti. Su richiesta
dell'interessato o qualora risulti comunque opportuno, possono essere
omesse le relative generalita'.
2. Il Bollettino e' edito anche attraverso strumenti telematici.
3. Il Garante cura la catalogazione dei provvedimenti di cui
all'art. 40 della legge, in particolare mediante il bollettino, e ne
agevola la consultazione anche da parte degli uffici giudiziari.
Art. 17.
Rappresentanza e difesa
1. Fermo restando quanto previsto dall'art. 23 della legge
24 novembre 1981, n. 689, la rappresentanza e la difesa in giudizio
del Garante e' assunta dall'Avvocatura dello Stato ai sensi dell'art.
43 del regio decreto 30 settembre 1933, n. 1611, e successive
modificazioni ed integrazioni, recante il testo unico delle leggi e
delle norme giuridiche sulla rappresentanza e difesa in giudizio
dello Stato e sull'ordinamento dell'Avvocatura dello Stato.
Art. 18.
Diritti di segreteria
1. Il Garante stabilisce con proprio provvedimento l'ammontare
dei diritti di segreteria inerenti, in particolare, ai ricorsi, alle
richieste di autorizzazione e alle notificazioni, tenendo
eventualmente conto anche dei relativi costi di gestione, nonche' le
modalita' del loro pagamento. Per la riscossione coattiva si
applicano le disposizioni di cui al regio decreto 14 aprile 1910, n.
639, e successive modificazioni ed integrazioni.
Capo V
DISPOSIZIONI FINALI
Art. 19.
Disposizioni regolamentari in vigore
1. Ai sensi dell'art. 33, comma 3-bis, della legge 31 dicembre
1996, n. 675, introdotto dall'art. 2, comma 4, del decreto
legislativo 26 febbraio 1999, n. 51, rimangono in vigore le
disposizioni contenute negli articoli 1, 6, 12, commi da 1 a 6, 13,
14, 15, 16, 17, 18, 19 e 20 del decreto del Presidente della
Repubblica 31 marzo 1998, n. 501.
Art. 20.
Entrata in vigore
1. Il presente regolamento entra in vigore il quindicesimo giorno
successivo a quello della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica.