All. 5
MODELLO DI RENDICONTO
Dichiarazione del responsabile del progetto (legale rappresentante
dell'organismo proponente), in relazione a tutte le azioni svolte e
relative spese sostenute per la realizzazione dell'iniziativa, alla
quale allegare solidalmente la documentazione finale di spesa.
Il sottoscritto.........., nato, a......., prov......., il..... e
residente in......., prov...... Via e n. civ.....,
consapevole della responsabilita' penale cui puo' andare incontro
in caso di dichiarazioni mendaci, ai sensi e per gli effetti degli
artt. 75 e 76 del D.P.R. 28.12.2000, n. 445.
DICHIARA
Ai sensi degli artt. 46 e 47 del D.P.R. 28.12.2000, n. 445:
In qualita' di....... (1)
dell'ente/organismo/associazione/impresa....... con sede legale
in........, via e n. civ........
- che il suddetto organismo ha ottenuto, con decreto del Ministero
del Commercio con l'Estero del........ un contributo di euro.......
a seguito di domanda di agevolazione sottoscritta in data........
ai sensi della legge 212/92 per il progetto:"... (titolo)...",
(codice.....), comportante spese ritenute ammissibili per euro.....
e documentate a consuntivo per euro........;
- che l'iniziativa oggetto delle agevolazioni si e' conclusa
il.......;
- che la documentazione finale relativa alle spese di esecuzione del
progetto in argomento ammesse a contributo, consistente
in........(2), solidalmente allegata alla presente dichiarazione,
e' conforme/fa riferimento agli originali e che questi ultimi sono
fiscalmente regolari, che rimangono a disposizione di codesta
Amministrazione per ogni eventuale controllo;
- che la suddetta documentazione prodotta e' regolare e si riferisce
a spese sostenute unicamente per la realizzazione dell'iniziativa
in argomento;
- che tutti i materiali ed attrezzature relativi alle spese
documentate sono stati consegnati all'organismo beneficiario;
- che le forniture sono state pagate a saldo e che sulle stesse non
sono stati praticati sconti o abbuoni al di fuori di quelli gia'
evidenziati;
- che per lo stesso progetto non sono state ottenute agevolazioni di
qualsiasi natura in base ad altre leggi nazionali, regionali o
comunitarie, o comunque concesse da altri Enti o Istituzioni
pubbliche/ovvero, sono state ottenute le seguenti
agevolazioni:.....................
Siallegano altresi': .spr; - dettagliata relazione illustrativa
delle azioni svolte (su base cartacea e floppy disk);
- quadro di sintesi delle azioni svolte e relative spese/risorse
utilizzate;
- certificato di vigenza, ovvero (per le imprese individuali)
certificato di iscrizione rilasciato dalla competente CCIAA;
- certificazione del rendiconto (solo per le iniziative il cui costo
globale risulti superiore a Euro 516.456,8), redatta da una
societa' di revisione contabile, scelta dal soggetto beneficiano
tra quelle iscritte nel registro dei revisori contabili del
Ministero della Giustizia, di cui al Decreto Legislativo 27 gennaio
1992, n. 88, con accluso relativo certificato di iscrizione,
rilasciato in data non antecedente a sei mesi dalla presentazione
del presente rendiconto.
Inrelazione a quanto sopra, si chiede il saldo del contributo
concesso e la restituzione della polizza fidejussoria rilasciata
per la corresponsione dell'anticipo del 50 % del contributo
medesimo.
timbro e firma (3)
Note:
(1) Titolare, presidente, legale rappresentante, ecc;
(2) Indicare uno solo dei seguenti tipi di documentazione:
- Copia autentica delle fatture e/o altri titoli di spesa, con
accluso prospetto riepilogativo (schema allegato);
- Elenco di fatture e/o altri titoli di spesa/elaborati di
contabilita' industriale riuniti in capitoli concernenti singole voci
di spesa: numero, data, soggetto eminente, sommaria descrizione del
bene o servizio acquistato e importo in al netto dell'IVA; per il
personale dipendente anche il numero ore/uomo impiegate e relativo
costo medio per singola qualifica;
(3) sottoscrivere la presente dichiarazione con le modalita'
previste dagli artt. 21 e 38 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.
NOTE ESPLICATIVE ALL'ALLEGATO 5
Per "Rendicontazione" s'intende tutta l'attivita' di relazione che
i "Promotori dei progetti" dovranno svolgere sia durante l'esecuzione
dei lavori che a conclusione del progetto.
Tale procedura e' regolata dai seguenti principali riferimenti
normativi:
- D.M. 20 marzo 2001 art. 9 commi 1, 2, 3, 4 e 5 (rendiconto
finale delle spese sostenute) e art. 10, commi 1 e 2 (relazioni
trimestrali e finale);
- Circ. n. 509289 del 27.5.98, pubblicata sulla G.U. della
Repubblica Italiana n. 125 del 1.6.1998, concernente la
documentazione della spesa, cosi' come integrata dal D.P.R. 455/00
(obbligatorieta' dei controlli da parte dell'Amministrazione e
decadenza dal beneficio in caso di dichiarazione mendace da parte del
proponente).
Durante il periodo di attuazione del progetto, il promotore deve
operare in costante coordinamento operativo con le istituzioni
italiane presenti nel Paese. In particolare tutte le comunicazioni di
rilievo (es. inizio progetto, relazioni trimestrali e finale) inviate
al Ministero devono essere indirizzate per conoscenza anche
all'Ambasciata d'Italia in loco.
1 RENDICONTAZIONE TRIMESTRALE
Ai sensi dell'articolo 10, comma 1, il soggetto beneficiano del
contributo, a pena di revoca dello stesso, e' tenuto a comunicare al
Ministero la data di inizio lavori entro 30 giorni dall'avvio del
progetto e ad inviare, su base trimestrale, entro 30 giorni dalla
fine del trimestre, relazioni sullo stato di avanzamento del
progetto. Alla scadenza dei predetti termini, in assenza di gravi e
giustificati motivi - che, comunque, devono essere comunicati con
congruo anticipo al Ministero - l'Amministrazione avvia il
procedimento di revoca delle agevolazioni, dandone comunicazione agli
interessati, ai sensi dell'art. 7 della legge 241/90. Le relazioni
debbono essere redatte su carta intestata ed accompagnate da nota
ufficiale a firma del legale rappresentante del soggetto beneficiano,
esse si inquadrano nell'attivita' di monitoraggio prevista dall'art.
11 comma 1, che l'Amministrazione effettua sia in itinere che a
conclusione dei lavori, allo scopo di verificare che l'attuazione del
progetto sia conforme al piano originario.
Si ricorda che l'art. 9 comma 9 del predetto Regolamento prevede
altresi' che il Ministero possa revocare, anche in corso d'attuazione
del progetto, il contributo concesso, qualora lo stesso si discosti
sostanzialmente dall'articolazione originaria, ovvero risultino
scostamenti notevoli in termini di efficacia rispetto agli obiettivi
e di efficienza con riferimento all'uso delle risorse poste a
disposizione dell'iniziativa. Pertanto, qualsiasi variazione del
preventivo dei costi e delle azioni approvati deve essere
tempestivamente comunicata al Ministero, giustificata in modo
adeguato e puo' essere adottata soltanto a seguito
dell'autorizzazione dell'Amministrazione.
La relazione trimestrale (cosi' come quella finale) deve essere
analitica e comprensiva di una parte amministrativo-contabile a
carattere descrittivo, con l'indicazione sia dei costi sostenuti che
dei nominativi del personale coinvolto. La stessa deve far
riferimento alle azioni preventivate ed ai costi originariamente
indicati ed approvati. (Tav. 2.1: Azioni - Tav. 2.8: Costi relativi -
Tav. 2.9: Costi globali).
Tale relazione inoltre deve contenere un prospetto sintetico di
raffronto tra le fasi programmate e quelle realizzate, mantenendo la
cronologia delle azioni in modo da consentire all'Amministrazione una
chiara visione dello stato di avanzamento del progetto (vedi schema A
allegato).
Ai fini di una visibilita' dell'iniziativa anche in corso di
attuazione, deve essere prodotta una sintesi in lingua inglese (o in
francese per i Paesi del Mediterraneo) della relazione trimestrale
per gli aspetti attinenti i risultati delle azioni svolte, da inviare
all'Ambasciata d'Italia in loco per il successivo inoltro
all'Autorita' che ha rilasciato l'assenso.
2 RENDICONTAZIONE FINALE
Per rendicontazione finale s'intende la dimostrazione concreta
dell'attivita' svolta per il raggiungimento dell'obiettivo prefissato
e dei costi sostenuti per la realizzazione di tutto il progetto.
Una relazione finale di sintesi deve essere inviata al Ministero
entro 45 giorni dalla conclusione del progetto, con le stesse
modalita' previste per la relazione trimestrale, e deve essere
redatta anche in lingua inglese (o in francese per i Paesi del
Mediterraneo).
La liquidazione del contributo, come previsto dall'art. 9 del
Regolamento, e' effettuata su presentazione del rendiconto finale
delle spese sostenute, che deve essere accompagnato da:
- una dettagliata relazione illustrativa delle azioni svolte e un
quadro di riepilogo/sintesi dove vanno correlati, per ciascuna
delle azioni e operazioni descritte, la relativa spesa e l'utilizzo
delle risorse (es. per ciascun dipendente/esperto impiegato e'
necessario indicare nominativo, qualifica professionale, costo
unitario, n. ore lavorate, costo complessivo a fronte di ogni
azione svolta nell'ambito del progetto ecc.);
- una tabella riepilogativa (su base cartacea e floppy disk)
contenente per ogni singola voce di spesa preventivata i costi
sostenuti con l'indicazione di ogni elemento utile per
l'individuazione del documento contabile (come da schema B
allegato);
- una certificazione del rendiconto (per le iniziative il cui costo
globale risulti superiore a Euro 516.456,80 redatta da una societa'
di revisione contabile, scelta dal soggetto beneficiano tra quelle
iscritte nel registro dei revisori contabili del Ministero della
Giustizia, di cui al Decreto Legislativo 27 gennaio 1992, n. 88,
con accluso il relativo certificato di iscrizione, di data non
antecedente a sei mesi. Le spese sostenute allo scopo, entro i
limiti previsti per le spese generali, saranno ammesse a
contributo.
La trasmissione della rendicontazione finale deve avvenire entro
quattro mesi dalla data di ultimazione del progetto. Alla scadenza
dei quattro mesi, in assenza di gravi e giustificati motivi - che,
comunque, devono essere comunicati con congruo anticipo al Ministero,
via fax o per e-mail - l'Amministrazione avvia il procedimento di
revoca delle agevolazioni, dandone comunicazione agli interessati, ai
sensi dell'art. 7 della legge 241/90.
Premesso che la registrazione della documentazione contabile deve
essere oggetto di contabilita' separata, si precisa che: la
rendicontazione delle spese sostenute deve seguire i seguenti
criteri:
- la spesa deve essere documentata con fatture originali, ricevute e
simili, conformi alla normativa vigente in materia fiscale,
accompagnate da certificazione bancaria attestante l'avvenuto
pagamento sul conto corrente unico aperto appositamente per la
realizzazione del progetto. Sono, peraltro, consentite eventuali
fotocopie, purche' autenticate secondo le vigenti norme in materia;
- in alternativa, la spesa puo' essere documentata con un elenco di
fatture e/o altri titoli di spesa/elaborati di contabilita'
industriale, correlati al relativo titolo di pagamento, riuniti in
capitoli concernenti singole azioni e riportante: numero, data,
soggetto emittente, sommaria descrizione del bene o servizio
acquistato e l'importo al netto dell'IVA (salvo casi previsti); per
il personale dipendente anche il numero ore/uomo impiegate e il
relativo costo medio per singola qualifica.
Si precisa che in tale caso la documentazione finale di spesa deve
essere solidalmente allegata ad una dichiarazione del legale
rappresentante dell'organismo beneficiano del contributo, resa ai
sensi del D.P.R. n. 455 del 28 dicembre 2000, la documentazione e la
rispettiva dichiarazione devono, a tal fine, essere fermamente unite
tra loro cosi' da costituire "un unicum" i cui fogli interni devono
essere firmati o timbrati a cavallo di ciascuna coppia di fogli,
ferma restando la firma per esteso e il timbro dell'ente sul foglio
finale.
Tutta la documentazione originale, come descritta negli elenchi
allegati alla dichiarazione, va conservata agli atti presso la sede
del proponente per i controlli che l'Amministrazione riterra'
opportuno effettuare.
Inoltre si precisa che:
- le fatture devono essere intestate all'organismo italiano promotore
o, se del caso, ai compartecipanti. Quelle di acquisto (o di
noleggio) di materiali od attrezzature dovranno indicare la
quantita' e le caratteristiche degli stessi, nonche', in caso di
noleggio, la relativa durata;
- tutti i titoli di spesa debbono riportare in modo indelebile, la
dicitura "Spesa di euro ...... dichiarata per l'erogazione del
contributo previsto dal D.M. (Legge 212/92);
- tutta la documentazione in lingua straniera deve essere
accompagnata da traduzione ufficiale in lingua italiana, ad
eccezione delle lingue inglese e francese;
- per le spese sostenute in valuta estera, vanno allegate/conservate
le relative contabili bancarie e deve comunque essere indicato il
cambio applicato;
- per i costi relativi alle prestazioni di personale dipendente
impiegato nella realizzazione del progetto occorre
presentare/conservare le relative buste paga (statini o altra
documentazione valida), accompagnate da autocertificazione del
legale rappresentante dell'organismo proponente (o, se del caso,
partner estero), nella quale siano indicate le giornate/ore
dedicate al progetto per il periodo lavorativo di riferimento,
nonche' il tipo di mansione svolta. In merito ai contributi di
previdenza ed assistenza od oneri di altra natura, deve essere
prodotta/conservata analoga documentazione dimostrativa
dell'avvenuto pagamento;
- per quanto riguarda i consulenti esterni, occorre presentare in
ogni caso i relativi contratti (incarichi) in cui vengono
evidenziati in dettaglio i compiti affidati, le modalita' di
svolgimento delle prestazioni, i tempi di realizzazione, e gli
onorari pattuiti.
Inoltre devono essere presentate/conservate le fatture fiscali con
la dimostrazione dell'avvenuto pagamento, nonche' documentazione
relativa al versamento all'Erario della ritenuta di acconto;
- per documentare spese di viaggio, vanno allegati/conservati anche i
relativi biglietti in originale o copia per il viaggiatore, piu'
fotocopia della carta di imbarco.
- per quanto concerne la dimostrazione della spesa relativa alle
diarie, questa puo' essere contabilizzata anche forfettariamente
sulla base degli importi unitari approvati in sede di concessione
del contributo e sulla base di idonea documentazione di riferimento
(es. biglietto aereo con carte di imbarco/fatture alberghiere
attestanti il periodo di soggiorno/data visto sul passaporto ecc.);
in ogni caso deve essere dimostrato l'avvenuto pagamento (fattura
se consulenti, o ricevuta di contabilita' interna se dipendente);
- per le azioni di comunicazione (quali: pubblicazioni, filmati,
stampati vari, manuali, ecc.), e' necessario allegare al rendiconto
finale un esemplare di tale materiale;
- per le azioni di formazione (in Italia o all'estero) e' necessario
allegare l'elenco dei partecipanti, i fogli attestanti la loro
presenza al corso e copia del materiale didattico piu'
significativo utilizzato (testi, dispense, ecc.). A giustificazione
delle spese di ospitalita' (in Italia o all'estero) dei
partecipanti ai corsi di formazione allegare un elenco nominativo
dei beneficiari con le relative fatture riferite al periodo di
presenza dichiarato;
- per le spese generali di amministrazione, se rendicontate
forfettariamente nella misura del 3%, e' sufficiente soltanto
indicare l'importo totale nel riepilogo contabile finale; qualora
il loro ammontare sia in misura superiore, (comunque non oltre l'8%
del costo globale del progetto), le suddette spese dovranno essere
rendicontate normalmente con documentazione idonea (se pro-quota di
una spesa complessiva, indicare anche il sistema di imputazione);
- le spese sostenute dal partner estero devono essere documentate
secondo i regolamenti locali. Per i costi interni, oltre alle
dichiarazione del responsabile locale, e' necessario in ogni caso,
acquisire documentazione idonea ad attestare i costi unitari (es.
in assenza di busta paga, contratto di categoria oppure tabella
fissata dall'organo di controllo ecc.) e l'appartenenza
all'organismo in questione del soggetto dichiarato dipendente".
Qualora le spese effettivamente sostenute dovessero risultare
inferiori a quelle preventivate, il contributo verra'
proporzionalmente ridotto. Ai fini della rendicontazione e' ammessa
la compensazione, entro il limite del 20%, fra due o piu' voci di
spesa accolte a contributo.
Per le operazioni di liquidazione del contributo e' necessario
indicare (ove non gia' provveduto) il codice fiscale e la partita IVA
del richiedente.
Per ulteriori informazioni sui "costi" (in particolare spese non
ammissibili) vedi note esplicative al modello per la presentazione
del progetto (Scheda Tecnica).
NON VERRANNO AMMESSE A CONTRIBUTO LE SPESE NON CORRETTAMENTE
RENDICONTATE, QUELLE NON COMPRESE TRA LE VOCI DEL PREVENTIVO E QUELLE
DERIVANTI DA SCOSTAMENTI DI QUALSIASI NATURA SE NON AUTORIZZATE
PREVENTIVAMENTE.
----> Vedere tabelle alle pagg. 43 - 44 <----