INDICAZIONE DEI CRITERI CUI LE SOA DEVONO ATTENERSI PER LA REDAZIONE DEL DOCUMENTO RELATIVO ALLE PROCEDURE DA ADOTTARE PER IL RILASCIO DEGLI ATTESTATI DI QUALIFICAZIONE 1) Il documento deve essere costituito: a) da una relazione nella quale vengono esplicitati e descritti sistematicamente ed esaurientemente: * gli obiettivi di politica aziendale (mercato territoriale nel quale si vuole operare, sviluppo in termini di clientela, piano di rientro degli investimenti ecc, ecc.) perseguiti e le prestazioni offerte; * le attivita' che saranno svolte con le indicazioni delle connesse procedure aziendali, dei soggetti che, secondo l'organigramma, provvedono ad attuarle nonche' dei relativi tempi di svolgimento stesse; * l'organizzazione aziendale e la sua funzionalita' alle procedure; * l'attrezzatura informatica e la sua funzionalita' alle procedure; * le modalita' di accertamento della veridicita' e della sostanza delle certificazioni, delle autocertificazioni e delle documentazioni, predisposte sulla base di prestabiliti schemi-tipo, da effettuarsi direttamente dalla SOA presso i soggetti che hanno rilasciato il documento o sulle cui dichiarazioni si basi l'autocertificazione qualora le informazioni non siano ritenute sufficientemente documentate; * le procedure di controllo interno; * le modalita', ad istruttoria completata, del rilascio dell'attestazione con l'indicazione del soggetto o dei soggetti che la propongono, e quella del soggetto o dell'organo sociale che delibera su tale proposta; * i modelli contrattuali che, ai sensi dell'articolo 1341 e 1342 del C.C., si intendono adottare i quali: * non possono prevedere clausole che, per qualsiasi motivo, possono essere considerate vessatorie (esonero di responsabilita', modalita' di pagamento del corrispettivo particolarmente onerose, previsioni di decadenza, e simili) * devono disciplinare i casi di interruzione del termine ove ricorra la esigenza di acquisire nuove informazioni (articolo 12, comma 1, lettera b, e articolo 15, comma 3, del D.P.R. 34/2000) nonche' le modalita' ed i tempi delle richieste di tali ulteriori informazioni; * devono indicare il termine di preavviso delle visite presso le imprese, e la composizione del soggetto o dei soggetti incaricabili; b) da uno o piu' elaborati tecnici, grafici e descrittivi, necessari ad illustrare i singoli momenti in cui si articola l'attivita' di attestazione (diagrammi a blocchi, Gantt, Pert, regolamenti interni, moduli, modelli, format e analoghe strumentazioni). 2) In particolare il documento dovra' illustrare almeno i flussi procedurali operativi, compreso quelli accessori e di riesame, relativi: a) alla stipula del contratto ed alla gestione degli aspetti contrattuali con i soggetti cui rilasciare l'attestazione; b) alla raccolta, gestione ed analisi della documentazione, dei dati interni ed esterni delle imprese e dei flussi informativi interni ed esterni che si intendono attivare nel corso di ogni singola procedura; c) all'accertamento e alla verifica dei requisiti generali, economico-finanziari e tecnico organizzativi delle imprese; d) all'esecuzione di visite presso le imprese cui rilasciare l'attestato di qualificazione nonche' all'attivita' di monitoraggio a garanzia della veridicita' e sostanza delle dichiarazioni e delle documentazioni fornite dalle imprese; e) al rilascio o al diniego dell'attestazione di qualificazione; f) alle gestione delle richieste di variazioni dell'attestazioni che non producono effetti diretti sulle categorie e classifiche oggetto della qualificazione nonche' delle richieste di variazioni delle attestazioni che producono effetti diretti sulle categorie e classifiche oggetto della qualificazione; g) alla gestione delle segnalazioni e dei reclami; h) alla gestione delle comunicazioni e informazioni tra la SOA e l'Autorita' e tra la SOA ed i soggetti da qualificare; i) alla catalogazione e archiviazione dei documenti; j) alla gestione degli archivi; k) al controllo interno. 3) Ogni procedura dovra' essere illustrata in modo che sia chiaro: a) il raccordo con l'organigramma; b) il contenuto delle varie fasi e sottofasi; c) i collegamenti funzionali o le interconnessioni fra le varie fasi e sottofasi; d) il responsabile o i responsabili delle varie fasi e sottofasi con l'indicazione dei relativi livelli di competenza; e) le attivita' specifiche svolte dal personale coinvolto nelle varie fasi e sottofasi; f) la modulistica impiegata nelle varie fasi e sottofasi; 4) Le procedure devono essere predisposte - per quanto possibile in conseguenza del fatto che gli oggetti della procedura di attestazione di qualificazione e di quella di certificazione di qualita' sono differenti - sulla base delle norme UNI CEI EN 45004 nonche' nel rispetto delle disposizioni del D.P.R. 34/2000 tenendo conto in particolare dei principi contenuti nell'articolo 12 secondo cui le procedure: a) devono essere tali da consentire alla SOA, successivamente all'ottenimento dell'autorizzazione e ove la stessa lo ritenesse opportuno e utile, di richiedere ad un organismo, regolarmente accreditato ai sensi delle norme UNI CEI EN 45000, la certificazione della qualita' aziendale conforme alle norme europee serie UNI EN 9000; b) devono garantire il rispetto dei principi di diligenza, correttezza, trasparenza e imparzialita'; c) devono prevedere adeguati livelli di responsabilita' ed essere tali da assicurare e mantenere l'indipendenza di giudizio, l'imparzialita' ed l'equo trattamento di ogni soggetto cui rilasciare o negare l'attestato di qualificazione; d) devono prevedere l'impiego di un apposito manuale per gli accertamenti e le visite presso le imprese cui rilasciare o negare l'attestazione; 5) Le procedure devono altresi' prevedere che: a) i risultati delle attivita' siano archiviati informaticamente ed in modo che sia sempre possibile l'identificazione e la rintracciabilita' di tutte le attivita' in corso e dei soggetti cui sono state affidate; b) la gestione della fase precontrattuale e di quella successiva alla stipula del contratto sia effettuata secondo un ordine cronologico e sulla base dei contenuti della proposta contrattuale e del contratto stipulato, del tipo di prestazione richiesta e della documentazione fornita dall'impresa cui rilasciare o negare l'attestato di qualificazione e pertanto: c) il controllo interno sia finalizzato a perseguire l'efficienza e la correttezza nello svolgimento dell'attivita' della SOA e, pertanto: * sia affidato ad un apposito ed indipendente organo aziendale; * sia prevista una efficace verifica della rispondenza delle attivita' stesse, delle connesse procedure interne e dei flussi informativi, ai compiti assegnati dal D.P.R. 34/2000 e dal presente documento alle SOA; * sia documentato in modo da poter essere sottoposto a verifica da parte dell'Autorita'; * sia prevista la elaborazione di indicatori rilevanti ai fini del miglioramento delle prestazioni aziendali; * siano previste le modalita' e la periodicita' dell'effettuazione delle verifiche; * siano previste le procedure correttive da seguire in dipendenza delle osservazioni e rilievi effettuate dall'organo di controllo interno nonche' quelle finalizzate ad ottimizzare nel tempo il servizio fornito e l'organizzazione aziendale; d) le modalita' di catalogazione, ubicazione, conservazione dei documenti presentati dall'impresa devono essere articolate secondo criteri idonei a garantirne la riservatezza per i terzi e la accessibilita' per l'Autorita'; e) l'Autorita' deve essere informata con immediatezza delle segnalazioni e dei reclami avanzati alle SOA; f) la possibilita' di un aggiornamento controllato delle variazioni che la SOA riterra' necessarie introdurre in esse durante la fase di implementazione delle procedure o che l'Autorita' disporra' per un migliore svolgimento dell'attivita' di vigilanza ad essa affidata dal D.P.R. 34/2000; g) la illustrazione delle modifiche attraverso un idoneo metodo di identificazione e di indicazione dello stato di revisione; h) la trasmissione, entro 30 giorni dalla loro adozione, degli aggiornamenti, all'Autorita' che, qualora ne rilevi carenze o errori, lo restituisce alla SOA perche' queste insufficienze siano eliminate. 6) Nella redazione del documento la SOA dovra' in ogni parte fare esplicito riferimento ad ognuna delle indicazioni della presente determinazione in modo che ne sia possibile un immediato controllo e valutazione.