ALLEGATO 2
REGOLAMENTO DI ATTUAZIONE DELLA LEGGE 7 AGOSTO 1990, N. 241
RECANTE NUOVE NORME IN MATERIA DI PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO E DI
DIRITTO DI ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI.
CAPO I
IL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO
ARTICOLO 1
Oggetto
1. L'Universita' di Pisa informa la propria attivita'
amministrativa a criteri di economicita', di efficacia, di
pubblicita' e di trasparenza, uniformandosi ai principi ed alle
disposizioni stabiliti dalla vigente legislazione in materia ed in
particolare dalla legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modifiche
ed integrazioni.
2. L'Universita' di Pisa assicura il diritto di accesso agli atti
e documenti amministrativi secondo le modalita' ed entro i limiti
stabiliti dalla legge n. 241/1990, dal Decreto del Presidente della
Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, e dal presente regolamento.
3. Il presente regolamento stabilisce, per ciascun tipo di
procedimento di competenza dell'Universita' di Pisa, il termine entro
il quale esso deve concludersi, l'unita' organizzativa responsabile
dell'istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale, il
responsabile del singolo procedimento nonche' dell'adozione del
provvedimento finale, le modalita' di esercizio del diritto di
accesso ai documenti amministrativi e le categorie dei documenti
formati o comunque rientranti nella disponibilita' dell'Universita'
di Pisa, sottratti al diritto di accesso.
4. Per "unita' organizzative" si intendono, ai fini del presente
regolamento, le strutture dell'amministrazione centrale cosi' come
individuate dal regolamento di organizzazione e dai relativi decreti
attuativi, ovvero le strutture didattiche, scientifiche e di servizio
competenti allo svolgimento del procedimento o alla formazione
definitiva del provvedimento ovvero a detenerlo stabilmente.
ARTICOLO 2
Ambito di applicazione
1. Il presente regolamento si applica ai procedimenti
amministrativi, promuovibili d'ufficio o ad iniziativa di parte, che
siano di competenza della Universita' di Pisa.
2. I procedimenti di cui al comma 1 devono concludersi mediante
l'adozione di un provvedimento espresso e motivato nel termine
stabilito per ciascun tipo di procedimento nelle tabelle contenute
nell'allegato n. 1 - Sezione I - che costituiscono parte integrante
del presente regolamento.
3. I procedimenti eventualmente non elencati, con il relativo
termine finale, nelle tabelle allegate al presente decreto, devono
concludersi nel termine previsto da altre fonti legislative o
regolamentari o, in mancanza, nel termine di trenta giorni di cui
all'art. 2 della legge 241/1990.
4. Le disposizioni del presente regolamento si applicano altresi'
, in quanto compatibili, alle attivita' interne nonche' a quelle di
rilievo esterno non aventi carattere di formale procedimento che
devono svolgersi secondo le modalita' ed entro i termini stabiliti,
per ciascuna di esse, nelle tabelle contenute nell'allegato n.1 -
Sezione II - che costituiscono parte integrante del presente
regolamento.
ARTICOLO 3
Decorrenza del termine
1. Per i procedimenti d'ufficio il termine decorre dalla data in
cui l'unita' organizzativa competente abbia notizia del fatto dal
quale sorge l'obbligo di provvedere. Nei casi in cui il termine per
l'adozione del provvedimento sia previsto a data fissa da
disposizione di legge o di regolamento, il relativo procedimento deve
essere iniziato entro la data stabilita dal responsabile del
procedimento stesso e comunque almeno trenta giorni prima della
scadenza del termine, fatta salva la diversa prescrizione
eventualmente contenuta nella legge o nel regolamento.
2. Qualora l'atto di iniziativa promani da altra amministrazione
il termine decorre dalla data di ricevimento, da parte
dell'Universita' di Pisa, della richiesta.
3. Per i procedimenti a iniziativa di parte privata il termine
decorre dalla data di ricevimento della domanda.
4. Ove la richiesta o la domanda sia ritenuta irregolare o
incompleta, il responsabile del procedimento ne da' comunicazione al
richiedente tempestivamente e comunque entro 30 giorni mediante
raccomandata con avviso di ricevimento ovvero mediante altro mezzo
idoneo ad accertarne la ricezione, indicando le cause della
irregolarita' o della incompletezza (allegato n. 2). In questi casi
il termine ricomincia a decorrere dal ricevimento della richiesta o
domanda regolarizzata o completata.
5. All'atto della presentazione della richiesta o domanda e'
rilasciata al richiedente una ricevuta contenente, ove possibile, le
indicazioni di cui all'art. 8 della legge 241/1990 (allegato n. 3).
Tali indicazioni sono comunque fornite all'atto della comunicazione
dell'avvio del procedimento di cui all'art. 7 della citata legge e
all'art. 4 del presente regolamento. Per le richieste o domande
inviate a mezzo del servizio postale, mediante raccomandata con
avviso di ricevimento, la ricevuta e' costituita dall'avviso stesso.
ARTICOLO 4
Pubblicita' del procedimento e partecipazione
1. Salvo che non sussistano ragioni di impedimento derivanti da
particolari esigenze di celerita', il responsabile del procedimento
da' comunicazione dell'avvio del procedimento stesso ai soggetti nei
confronti dei quali il provvedimento finale e' destinato a produrre
effetti, ai soggetti la cui partecipazione al procedimento sia
prevista da legge o regolamento, nonche' ai soggetti, individuati o
facilmente individuabili, cui dal provvedimento possa derivare un
pregiudizio e, a richiesta, a chiunque abbia un interesse
giuridicamente rilevante.
2. L'informazione ai soggetti di cui al comma 1 e' data mediante
comunicazione personale contenente, ove gia' non rese note ai sensi
dell'art. 3, comma 5, le indicazioni previste dall'art. 8 della legge
241/1990 (allegato n. 4).
3. Nel caso in cui per il rilevante numero dei destinatari o per
l'indeterminatezza degli stessi, la comunicazione personale non sia
possibile o risulti particolarmente gravosa, il responsabile del
procedimento, come individuato ai sensi dell'art. 9, commi 1 e 2,
informa immediatamente il Direttore amministrativo e provvede a
rendere note le indicazioni di cui al comma 2 mediante avvisi
pubblici affissi all'albo dell'Universita', o ad assumere altre
iniziative comunque idonee al raggiungimento del fine, indicando le
ragioni che giustificano la deroga.
4. E' data facolta' ai destinatari della comunicazione di cui al
comma 2 intervenire nel procedimento amministrativo con i poteri e
per gli effetti di cui agli artt. 9, 10 e 11 della legge 241/1990.
Coloro che hanno titolo a prendere parte al procedimento possono
presentare memorie e documenti entro un termine pari a due terzi di
quello fissato per la durata del procedimento, sempre che il
procedimento stesso non sia gia' concluso.
5. Ai sensi dell'art. 12, comma 5, del D.Lgs.3 febbraio 1993 n. 29
e successive modificazioni, per le comunicazioni previste dal
presente regolamento non si applicano le norme vigenti che dispongono
la tassa a carico del destinatario.
6. Copia della comunicazione di cui al comma 2 e' inviata al
Direttore amministrativo, nei casi stabiliti con apposito atto del
Direttore stesso.
ARTICOLO 5
Conclusione del procedimento
1. Il termine per la conclusione del procedimento si riferisce
alla data di adozione del relativo provvedimento ovvero, nel caso di
provvedimento recettizio, alla data in cui il destinatario ne riceve
comunicazione.
2. Ove non sia diversamente disposto, in caso di procedimento di
modifica di un provvedimento gia' emanato si applica lo stesso
termine finale fissato per il procedimento di prima istanza.
3. Quando la legge stabilisca che la domanda dell'interessato si
intende respinta o accolta dopo l'inutile decorso di un determinato
tempo dalla presentazione della domanda stessa, il termine previsto
per la formazione del silenzio-rigetto o del silenzio-assenso
costituisce altresi' il termine entro il quale l'amministrazione puo'
adottare la propria determinazione espressa.
4. L'unita' organizzativa competente non puo' aggravare il
procedimento se non per straordinarie e motivate esigenze imposte
dallo svolgimento dell'istruttoria. In ogni caso, qualora il
responsabile del procedimento ritenga non potersi concludere il
procedimento medesimo nel termine previsto, prima della scadenza del
termine stesso deve informare il Direttore amministrativo ai fini di
cui all'art. 9, comma 4, illustrando gli eccezionali motivi che
rendono impossibile provvedere o le ragioni del ritardo, e deve dare
altresi' tempestiva comunicazione ai soggetti nei confronti dei quali
il provvedimento finale e' destinato a produrre effetti diretti, a
quelli che per legge debbono intervenirvi, nonche' ai soggetti
destinatari della comunicazione di avvio del procedimento ai sensi
dell'art. 4, indicando un nuovo termine di durata comunque non
superiore a quello previsto in via ordinaria dal presente regolamento
(allegato n. 5).
5. L'acquisizione in via facoltativa di pareri e di valutazioni
tecniche di organi ed enti deve comunque aver luogo entro
l'osservanza del termine finale del procedimento, salvo quando il
responsabile del procedimento ritenga di dover promuovere la
richiesta, da parte del Rettore o del Direttore amministrativo per
gli ambiti di rispettiva competenza, di parere all'Avvocatura dello
Stato o al Ministero dell'Universita' e della Ricerca Scientifica e
Tecnologica, partecipando contestualmente tale determinazione e le
sue ragioni agli interessati. In tal caso il periodo di tempo
occorrente per l'acquisizione del parere, dalla richiesta alla sua
ricezione, non e' computato nel termine finale del procedimento, ove
il parere medesimo sia reso nei termini di cui all'art.16, commi 1 e
4 della legge n. 241/90.
ARTICOLO 6
Acquisizione obbligatoria di pareri e di valutazioni
tecniche di organi od enti appositi
1. Ove debba essere obbligatoriamente sentito un organo consultivo
e il parere non venga comunicato entro il termine stabilito - omissis
- dall'art. 16, commi 1 e 4, della legge 241/1990, l'unita'
organizzativa richiedente puo' procedere indipendentemente
dall'acquisizione del parere, eccetto che per i pareri che debbano
essere rilasciati da amministrazioni preposte alla tutela ambientale,
paesaggistico-territoriale e della salute dei cittadini. Il
responsabile del procedimento, ove ritenga di non avvalersi di tale
facolta', partecipa agli interessati mediante apposita comunicazione
la determinazione di attendere il parere per un ulteriore periodo di
tempo, che non puo' comunque essere superiore a quarantacinque
giorni. Il termine per concludere il procedimento rimane sospeso sino
alla scadenza dei termini di cui sopra (allegato n.6). Qualora entro
il termine come prorogato ai sensi della presente disposizione non
sia stato possibile acquisire il parere, resta fermo il disposto di
cui all'art. 5, comma 4.
2. Ove per disposizione di legge o regolamento l'adozione del
provvedimento finale debba essere preceduta dall'acquisizione di
valutazioni tecniche di organi od enti appositi, diversi dalle
amministrazioni preposte alla tutela ambientale,
paesaggistico-territoriale e della salute dei cittadini, e tali
organi od enti non provvedano e non rappresentino esigenze
istruttorie ai sensi e nei termini di cui all'art. 17, commi 1 e 3,
della legge 241/1990, il responsabile del procedimento chiede le
suddette valutazioni tecniche a organismi dell'Universita' o di altra
amministrazione pubblica dotati di adeguata qualificazione tecnica e
ne da' comunicazione agli interessati. In tal caso il termine per
concludere il procedimento rimane sospeso per il tempo necessario ad
acquisire la valutazione tecnica obbligatoria. - omissis - (allegato
n.6).
ARTICOLO 7
Altri casi di sospensione del termine
1. Oltre ai casi indicati nell'art. 6, il termine per la
conclusione del procedimento rimane sospeso:
a) nei casi in cui per la prosecuzione del procedimento debba
essere compiuto un adempimento da parte dell'interessato, per il
tempo impiegato per tale adempimento;
b) per il tempo necessario all'acquisizione di atti di altre
amministrazioni che debbano essere acquisiti al procedimento, fatta
salva la facolta' dell'interessato di acquisire e presentare
autonomamente l'atto richiesto (allegato n. 6).
2. Abrogato.
CAPO II
IL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO
ARTICOLO 8
Unita' organizzativa responsabile del procedimento
1. Fatto salvo quanto previsto dall'art.9, commi 4 e 5, ufficio
responsabile della istruttoria e di ogni altro adempimento
procedimentale e' l'unita' organizzativa competente, indicata nelle
tabelle contenute nell'allegato n. 1 - Sezione I - al presente
regolamento.
2. Le unita' organizzative di cui al comma 1 individuate come
uffici di livello dirigenziale dal regolamento di organizzazione
dell'Ateneo sono inoltre responsabili dell'adozione del provvedimento
finale. I provvedimenti finali relativi ai procedimenti di competenza
delle altre unita' organizzative individuate dal citato regolamento
sono adottati dal Direttore amministrativo, fatto salvo l'eventuale
diverso disposto di cui alle tabelle contenute nell'allegato n.1 -
Sezione I - del presente regolamento.
3. Nelle tabelle contenute nell'allegato n. 1 - Sezione I - sono
altresi' indicati i procedimenti per i quali il relativo
provvedimento finale e' di competenza del Rettore, nonche' i casi nei
quali tale competenza e' delegabile.
4. Per gli effetti di cui ai commi 2 e 3, ai responsabili delle
unita' organizzative non di livello dirigenziale puo' essere delegata
la firma dei provvedimenti vincolati da norme di legge o di
regolamento; a tali funzionari, nonche' ai responsabili dei settori
in cui si articolano le unita' organizzative di livello dirigenziale
e ai responsabili delle unita' operative individuate dai decreti
attuativi del regolamento di organizzazione dell'Ateneo, puo' essere
inoltre delegata la firma di atti di mera esecuzione di precedenti
provvedimenti deliberativi. I funzionari di cui al presente comma
possono altresi' essere autorizzati all'adozione di atti costituenti
certificazioni, attestazioni di conformita' alle leggi e ai
regolamenti, autenticazioni e legalizzazioni, notifiche e solleciti
per l'adempimento di obblighi scaturenti dalle leggi e dai
regolamenti, verbali, diffide, inviti, manifestazioni di conoscenza e
di documentazione, compresi i rapporti, i pareri di natura meramente
tecnica, le valutazioni e le stime.
5. Fermo restando quanto previsto dall'art. 9, comma 4, del
presente regolamento, nei casi di inerzia o ritardo nell'adozione di
provvedimenti di competenza del Direttore amministrativo, il Rettore
puo' fissare un termine perentorio entro il quale il Direttore
amministrativo stesso e' tenuto a provvedere. Qualora l'inerzia
permanga, e cio' possa determinare grave pregiudizio all'interesse
pubblico, il Rettore, previa contestazione, emana il necessario
provvedimento. Resta salvo il potere di annullamento da parte del
Rettore per motivi di legittimita'.
ARTICOLO 9
Responsabile del procedimento
1. Il responsabile di ciascuna unita' organizzativa, o il
funzionario ad essa preposto a titolo di supplenza o di vicarieta',
e' responsabile dell'istruttoria e di ogni altro adempimento inerente
il singolo procedimento nonche' dell'adozione del provvedimento
finale, fatti salvi i casi nei quali, ai sensi dell'art. 8,
l'adozione del provvedimento finale compete al Rettore o al Direttore
amministrativo.
2. Il responsabile dell'unita' organizzativa puo' assegnare
formalmente con apposite istruzioni di servizio o con specifico atto
scritto e motivato ad altro funzionario addetto all'unita'
organizzativa e di qualifica non inferiore alla settima, la
responsabilita' dell'istruttoria e di ogni altro adempimento
procedurale inerente il singolo procedimento, nel rispetto delle
funzioni o mansioni proprie della qualifica rivestita dal dipendente
assegnatario, ferma restando, ove spettante, la competenza propria
all'adozione del provvedimento finale. In tali casi il funzionario
assegnatario dell'istruttoria deve trasmettere gli atti del
procedimento, unitamente ad uno o piu' schemi di provvedimento, al
responsabile dell'unita' organizzativa competente per l'adozione del
provvedimento finale non oltre i cinque giorni precedenti alla
scadenza del termine per l'adozione del provvedimento stesso.
3. Il responsabile del procedimento, come individuato ai sensi dei
commi 1 e 2 del presente articolo, esercita i compiti previsti
dall'art. 6 della legge 241/90, dal presente Regolamento, e gli altri
indicati nelle istruzioni organizzative e di servizio.
4. Il Direttore amministrativo, ai sensi dell'art.16 del D. Lgs.
29/93 e successive modificazioni, coordina le attivita' dei
responsabili dei procedimenti ed esercita il potere sostitutivo nel
caso di mancata adozione da parte degli stessi del provvedimento
finale entro il termine stabilito dal presente regolamento con gli
effetti previsti dalla legislazione vigente.
5. Il Direttore amministrativo, in presenza di comprovate e
specifiche esigenze, puo' altresi' formalmente assegnare con atto
scritto e motivato determinati procedimenti ad unita' organizzative
diverse da quelle competenti ai sensi dell'allegato n. 1 - Sezione I
-; in tali casi il responsabile dell'unita' organizzativa
assegnataria assume, per tutti gli effetti di cui ai commi 1 e 3, la
responsabilita' del procedimento ed eventualmente del relativo
provvedimento.
6. Ferma restando l'immediata impugnabilita' in via
giurisdizionale e' ammesso, entro dieci giorni dalla comunicazione,
per il tramite dell'Ufficio relazioni con il pubblico, reclamo
scritto al Rettore contro i provvedimenti da lui adottati, e al
Direttore amministrativo contro i provvedimenti adottati dal
Direttore amministrativo stesso o da una delle strutture
amministrative centrali. La decisione sul reclamo viene adottata nei
trenta giorni successivi alla proposizione dello stesso. In mancanza
di decisione nel termine indicato, il reclamo si intende rigettato.
Sono fatte salve le disposizioni sui reclami avverso le operazioni
elettorali contenute nei regolamenti di Ateneo per le elezioni degli
organi di governo e degli altri organi collegiali dell'Universita'.
7. Per i procedimenti di competenza delle strutture didattiche,
scientifiche e di servizio, responsabile del procedimento e' il
segretario amministrativo del dipartimento o struttura equiparata,
ovvero, per le altre strutture, il direttore delle medesime. Il
direttore delle strutture e', in ogni caso, competente per l'adozione
del provvedimento finale.
8. Ferma restando l'immediata impugnabilita' in via
giurisdizionale, contro i provvedimenti adottati dai responsabili
delle strutture didattiche, scientifiche e di servizio e' ammesso,
entro dieci giorni dalla comunicazione del provvedimento, reclamo
scritto al responsabile della struttura stessa, il quale decide nei
trenta giorni successivi, salve diverse previsioni contenute nelle
norme vigenti.
ARTICOLO 10
Procedimenti di competenza di piu' unita' organizzative
1. Quando un procedimento e' gestito in sequenza successiva da due
o piu' unita' organizzative, il responsabile della fase iniziale e',
salvo diversa disposizione, responsabile dell'intero procedimento e
provvede alle comunicazioni agli interessati, informandoli anche
delle strutture che intervengono successivamente nel procedimento.
2. Il responsabile del procedimento, per le fasi dello stesso che
non rientrano nella sua diretta competenza, ha il dovere di seguirne
l'andamento presso le unita' organizzative competenti, dando impulso
all'azione amministrativa.
3. In particolare, il responsabile del procedimento concorda, per
tipi di procedimento o per singoli procedimenti con le unita'
organizzative competenti nelle fasi successive, la ripartizione dei
tempi a disposizione di ciascuna entro il termine complessivo fissato
nel presente regolamento, sollecitandone, ove occorra, il rispetto.
4. Per le fasi del procedimento che non rientrino nella sua
diretta disponibilita', il responsabile del procedimento risponde
limitatamente ai compiti previsti dai precedenti commi.
5. Il Direttore amministrativo puo' stabilire le opportune
istruzioni per l'attuazione delle disposizioni dei precedenti commi
ed e' competente a risolvere gli eventuali conflitti insorgenti nello
svolgimento del procedimento tra le diverse unita' organizzative.
6. Nei casi di cui al presente articolo, il responsabile del
procedimento, come individuato ai sensi del comma 1, puo' inoltre
chiedere al Direttore amministrativo la indizione di una conferenza
di servizi tra le unita' organizzative interessate per l'esame
contestuale dell'oggetto del procedimento. Le determinazioni
concordate nella conferenza vincolano le strutture partecipanti e
tengono eventualmente luogo degli atti del procedimento di loro
competenza.
CAPO III
MODALITA' DI ESERCIZIO E CASI DI ESCLUSIONE DEL DIRITTO
DI ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
ARTICOLO 11
Ambito di applicazione del diritto di accesso
1. Ai sensi dell'art. 22 della legge 241/1990 e del D.P.R.
352/1992 e' riconosciuto il diritto di accesso ai documenti
amministrativi a chiunque vi abbia un interesse, personale e
concreto, per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti.
2. Il diritto di accesso si esercita, con riferimento agli atti
del procedimento, ed anche durante il corso dello stesso, nei
confronti del Rettore o del responsabile della struttura didattica,
scientifica o di servizio competente.
3. Il diritto di accesso si intende realizzato con la
pubblicazione, il deposito o altra forma di pubblicita', comprese
quelle attuabili mediante strumenti informatici, elettronici e
telematici.
ARTICOLO 12
Accesso informale
1. Qualora sia possibile l'accoglimento immediato e non sorgano
dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identita', sui
suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse alla
stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite o
sull'accessibilita' del documento, il diritto di accesso si esercita
in via informale mediante richiesta, anche verbale, da parte del
soggetto interessato, con l'indicazione degli elementi atti a
comprovare i requisiti di cui sopra nonche' degli estremi del
documento.
2. La richiesta, ove provenga da una pubblica amministrazione, e'
presentata dal titolare dell'ufficio interessato o dal responsabile
del procedimento amministrativo.
3. La richiesta, esaminata immediatamente e senza formalita', e'
accolta mediante l'indicazione della pubblicazione contenente le
notizie, l'esibizione del documento, l'estrazione di copie, ovvero
altra modalita' idonea.
ARTICOLO 13
Procedimento di accesso formale
1. Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato ovvero
sorgano dubbi circa il possesso dei requisiti di cui all'art. 12,
comma 1, il diritto di accesso si esercita in via formale con
motivata richiesta scritta indirizzata al Rettore o al Direttore
amministrativo, rispettivamente responsabili per le determinazioni in
materia di accesso per gli atti formati o detenuti dall'ufficio del
Rettore o da una delle strutture dell'amministrazione centrale
(allegato n. 7). Il richiedente puo' comunque esercitare in ogni
altro caso il diritto di accesso in via formale.
2. Al procedimento di accesso formale si applicano le disposizioni
contenute nei commi 1 e 2 dell'art. 12.
3. L'amministrazione e' tenuta a rilasciare ricevuta dell'istanza
di accesso formale presentata, anche mediante fotocopia dell'istanza
gia' protocollata.
4. Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di
trenta giorni a norma dell'art. 25, comma 4, della legge 241/1990,
decorrenti dalla data di presentazione della richiesta.
5. Ove la richiesta sia irregolare o incompleta l'amministrazione,
entro dieci giorni, e' tenuta a darne tempestiva comunicazione al
richiedente mediante raccomandata con avviso di ricevimento od altro
mezzo idoneo ad accertare la ricezione. Il termine del procedimento
ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta
perfezionata.
6. Qualora la richiesta di accesso venga avanzata in pendenza di
procedimento, possono essere richiesti e fissati termini piu' brevi
rispetto a quelli previsti dai commi 4 e 5, in relazione ai tempi di
svolgimento del procedimento principale al fine di consentire
all'interessato l'esercizio dei diritti di partecipazione di cui
all'art. 10 del presente regolamento.
ARTICOLO 14
Ufficio relazioni con il pubblico e responsabile
del procedimento per l'accesso
1. E' istituito nell'Universita' di Pisa l'Ufficio relazioni con
il pubblico.
2. L'Ufficio relazioni con il pubblico esercita le competenze di
cui all'art. 12 del D.Lgs.29/1993 e successive modificazioni. In
particolare, e' competente per il procedimento di accesso
disciplinato dal presente Capo e relativo ai documenti delle unita'
organizzative dell'amministrazione centrale dell'Universita'; il
responsabile dell'ufficio e' il responsabile del suddetto
procedimento.
3. Le unita' organizzative dell'Universita' collaborano con
l'Ufficio relazioni con il pubblico ai fini del migliore esercizio
delle competenze di questo stabilite dal presente regolamento. In
particolare, trasmettono all'Ufficio i documenti e le eventuali copie
richiesti nella domanda di accesso, nonche' la proposta per
l'esclusione, la limitazione o il differimento o il nullaosta nei
casi previsti dall'art. 16 e dall'art. 17, entro il termine indicato
dal responsabile dell'Ufficio medesimo in modo da consentire il
rispetto dei termini di cui al presente Capo. Le unita' organizzative
dell'amministrazione centrale dell'Universita' sono altresi' tenute a
fornire all'Ufficio, anche telefonicamente, tutte le notizie
necessarie per informare l'utenza circa lo stato dei procedimenti.
4. Al fine di consentire il piu' celere ed agevole esercizio del
diritto di accesso, presso l'Ufficio relazioni con il pubblico e'
istituito un archivio automatizzato delle richieste d'accesso formale
e un protocollo per la registrazione degli atti conseguenti secondo
le disposizioni di cui all'art. 22. Fermo restando quanto disposto
dall'art. 11 del D.P.R. 352/1992, l'Universita' di Pisa provvedera'
altresi' alla creazione di un archivio automatizzato cui far
confluire tutte le informazioni relative ai procedimenti
amministrativi, anche allo scopo di poter fornire un'informazione
adeguata ai soggetti interessati, con particolare riferimento a:
a) l'unita' organizzativa presso la quale il procedimento si trova
in trattazione e il numero di protocollo apposto sul relativo atto di
iniziativa;
b) il responsabile del procedimento;
c) il termine di conclusione;
d) quale sia la causa dell'eventuale ritardo nella definizione del
procedimento o del sub-procedimento, ed in genere nella definizione
della "pratica" e il tempo di giacenza della "pratica" presso
ciascuna unita' organizzativa;
e) il numero di protocollo del provvedimento finale.
ARTICOLO 15
Accoglimento della richiesta e modalita' di accesso.
1. L'accoglimento della richiesta formale di accesso e' disposto
con apposito atto.
2. L'atto di accoglimento deve essere accompagnato dalla messa a
disposizione immediata del documento per la visione e dal rilascio
della copia, se gia' domandata nella richiesta di accesso, ovvero
deve contenere, nel caso di richiesta complessa o di richiesta di
atti endoprocedimentali, l'indicazione dell'unita' organizzativa
presso cui rivolgersi in quanto competente a formare l'atto o a
detenerlo stabilmente, nonche' del periodo di tempo, comunque non
inferiore a quindici giorni, per prendere visione dei documenti e per
ottenerne copia (allegato n. 8). Il decorso inutile del termine
sopraindicato si intendera' come rinuncia alla richiesta stessa.
3. ABROGATO.
4. L'accoglimento della richiesta di accesso a un documento
comporta anche la facolta' di accesso agli altri documenti dallo
stesso richiamati e afferenti al medesimo procedimento, fatte salve
le eccezioni di legge o regolamento.
5. L'esame dei documenti presso l'unita' organizzativa
eventualmente indicata nell'atto di accoglimento della richiesta
avviene nelle ore d'ufficio allo scopo indicate dal relativo
responsabile, alla presenza, ove necessaria, di personale addetto.
6. L'interessato puo' prendere appunti o trascrivere in tutto o in
parte il contenuto dei documenti visionati, con l'espresso divieto
penalmente perseguibile di alterarli, in qualsiasi modo, ovvero di
asportarli dal luogo in cui gli stessi sono dati in visione. L'esame
dei documenti e il ritiro delle eventuali copie richieste, puo'
essere effettuato da persona diversa dall'interessato, munita di
delega da questi sottoscritta e accompagnata da copia di documento
idoneo ad accertare l'identita' del delegante.
7. L'esame dei documenti e' gratuito; il rilascio di copia dei
documenti e' subordinato al rimborso dei costi di ricerca, di visura
e di riproduzione, il cui importo e' fissato dal Consiglio di
amministrazione. E' assoggettato al pagamento dell'imposta di bollo
il solo rilascio di copia in forma autentica, salvo i casi di
esclusione previsti dalla normativa vigente.
8. Nel caso in cui sia richiesto l'accesso ad un documento diverso
da un atto pubblico, che abbia per oggetto la persona o gli interessi
di un terzo, il responsabile del procedimento di accesso e' tenuto a
darne comunicazione al terzo stesso che, entro sette giorni dalla
comunicazione, puo' presentare eventuali controdeduzioni. Della
comunicazione e delle eventuali controdeduzioni del terzo deve essere
data informazione al soggetto richiedente l'accesso, fermo restando
che la decisione sull'accesso deve rispettare i criteri di cui
all'art. 17, comma 2. Della determinazione assunta deve essere data
comunicazione al terzo.
ARTICOLO 16
Non accoglimento della richiesta di accesso
1. L'accoglimento della richiesta di accesso puo' essere limitato,
differito ovvero rifiutato - omissis - mediante provvedimento
motivato con specifico riferimento agli interessi di cui all'art. 24,
comma 2, della legge 241/1990 e alle circostanze di fatto per cui la
richiesta non puo' essere accolta cosi' come avanzata (allegato n.
9).
2. La richiesta si intende rigettata quando siano trascorsi trenta
giorni dalla sua presentazione senza che l'amministrazione si sia
pronunciata.
3. Fatto salvo quanto previsto dall'art. 17, comma 2, il
differimento o la limitazione del diritto di accesso e' disposto ove
sia necessario assicurare una temporanea tutela agli interessi di cui
all'art. 24, comma 2 della legge 241/1990, ovvero per salvaguardare
esigenze di riservatezza dell'amministrazione, specie nella fase
preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui
conoscenza possa compromettere il buon andamento dell'azione
amministrativa [omissis] Resta fermo il divieto di cui all'art. 24,
comma 6, della citata legge.
4. L'atto che dispone il differimento dell'accesso ne indica la
durata (allegato n. 10).
5. In ogni caso i documenti non possono essere sottratti
all'accesso ove sia sufficiente far ricorso al potere di
differimento.
6. Fermo restando il ricorso giurisdizionale al Tribunale
Amministrativo Regionale ai sensi dell'art. 25 della legge 241/1990,
contro le determinazioni amministrative concernenti il diritto di
accesso adottate dal Rettore e dal Direttore amministrativo e'
ammesso, entro dieci giorni dalla comunicazione, reclamo scritto al
Rettore o al Direttore amministrativo. La decisione sul reclamo viene
adottata nei dieci giorni successivi alla proposta dello stesso. In
mancanza di decisione nel termine indicato, il reclamo si intende
rigettato.
7. Le determinazioni amministrative concernenti il diritto di
accesso devono riportare integralmente il disposto del comma 6.
ARTICOLO 17
Categorie di atti sottratti al diritto di accesso
1. I documenti amministrativi sono sottratti al diritto di accesso
nell'osservanza dei criteri di cui all'art. 24 della legge 241/1990 e
all'art. 8 del D. P. R. 352/1992.
2. Ai sensi dell'art.8, comma 5, lettera d), del D. P. R. 352/1992
ed in relazione all'esigenza di salvaguardare la vita privata e la
riservatezza di terzi, persone, gruppi ed imprese e associazioni,
garantendo peraltro ai richiedenti la visione degli atti relativi ai
procedimenti amministrativi, la cui conoscenza sia necessaria per
curare o per difendere i loro interessi giuridici, nell'osservanza
comunque dei limiti posti dalla legge 675/96 e successive modifiche
ed integrazioni, sono sottratti all'accesso:
a) documenti relativi alla carriera, al trattamento economico,
alla salute, alla situazione finanziaria e alla vita privata dei
dipendenti, ad eccezione dell'informazione circa la qualifica e la
struttura di appartenenza, e dei collaboratori professionali anche
esterni, aventi a qualsiasi titolo un rapporto di lavoro con
l'Ateneo, nonche' di soggetti estranei all'amministrazione, membri di
organi collegiali e commissioni presso l'Ateneo; resta salvo il
diritto di accesso del dipendente ai documenti che lo interessano
direttamente, secondo quanto previsto dalla normativa vigente;
b) i documenti inerenti ai procedimenti penali, ai procedimenti
disciplinari, alle azioni di responsabilita' davanti alla Corte dei
Conti, nonche' i rapporti relativi agli atti delle inchieste
ispettive ad essi preliminari;
c) documenti relativi al curriculum studiorum e alla vita privata
di studenti, specializzandi, dottorali, borsisti, allievi di corsi di
formazione professionale, o altri soggetti che comunque svolgano
attivita' di studio o di ricerca presso l'Ateneo, salvo quanto
previsto dal regolamento di Ateneo sulla legge 675/96;
d) fermo restando quanto previsto dall'art.12, comma 3, del D. P.
R. 487/94, i documenti relativi a procedure concorsuali fino
all'adozione del provvedimento conclusivo delle medesime procedure,
ad eccezione degli elaborati propri del candidato escluso valutati
mediante l'utilizzo di sistemi informatici. Sono sottratti in ogni
caso all'accesso i documenti concernenti informazioni di carattere
psico-attitudinale relativi a terzi;
e) documenti relativi a procedure per la fornitura di beni e
servizi nonche' per l'appalto di lavori fino alla conclusione delle
procedure stesse, fatta comunque eccezione per i brevetti e casi
analoghi protetti, fermo restando quanto previsto dall'art.6, comma
3, del D. P. R. 573/94, dall'art.22 della legge 109/94 e successive
modifiche ed integrazioni, e dalle disposizioni in materia delle
direttive comunitarie per quanto riguarda i contratti assoggettati a
tali disposizioni;
f) documenti e libri contabili, ad eccezione dei bilanci approvati
con delibera dei competenti organi amministrativi; resta salva la
comunicazione al creditore, su richiesta dello stesso, dello stato
della procedura per l'adempimento dell'obbligazione;
g) documenti relativi all'operato di organi e commissioni di
studio e controllo dell'attivita' amministrativa che non vengano
acquisiti nel procedimento quali presupposti del provvedimento
finale;
h) documenti relativi a studi e ricerche per la salvaguardia del
diritto all'invenzione, nonche' i risultati delle ricerche
commissionate dai terzi ai sensi dell'art.66 del D. P. R. n. 382/80 e
del regolamento di Ateneo;
i) documenti in possesso dell'amministrazione in relazione allo
svolgimento, da parte dei propri dipendenti, di attivita'
professionale medico - sanitaria, legale o di altra attivita' per la
quale sia previsto dall'ordinamento il rispetto del segreto
professionale;
l) Abrogato.
3. Fatto salvo quanto previsto dal comma 2, e' garantito l'accesso
alle copie integrali degli atti degli organi collegiali
dell'Universita'.
4. Fermo restando quanto previsto dall'art. 24, comma 6, della
legge 241/1990 e dall'art.16, comma 3, del presente regolamento, sono
altresi' escluse dall'accesso le note interne d'ufficio ed i
documenti relativi ai rapporti di consulenza e patrocinio legale
sempre che ad essi non si faccia riferimento nei provvedimenti
conclusivi dei procedimenti, nonche' tutti quegli atti oggetto di
vertenza giudiziaria o comunque di contenzioso la cui divulgazione
potrebbe compromettere l'esito del giudizio o del reclamo o dalla cui
diffusione potrebbe concretizzarsi violazione del segreto
istruttorio.
5. Coloro che, per ragioni di ufficio o per le altre esigenze di
cui al comma 2, prendono conoscenza di documenti per i quali non e'
consentito l'accesso in via generale sono tenuti al segreto.
6. In ogni caso, non e' consentito riprodurre, diffondere o
comunque utilizzare a fini commerciali le informazioni ottenute
mediante l'esercizio del diritto di accesso di cui al presente
regolamento.
ARTICOLO 18
Richieste di accesso di soggetti portatori
di interessi pubblici o diffusi
1. Le disposizioni sulle modalita' del diritto di accesso di cui
al presente regolamento si applicano, in quanto compatibili, alle
amministrazioni, associazioni e comitati portatori di interessi
pubblici o diffusi.
CAPO IV
AUTOCERTIFICAZIONE
ARTICOLO 19
Acquisizione d'ufficio della documentazione
1. Nel corso di un procedimento amministrativo, qualora
l'interessato non intenda o non sia in grado di utilizzare gli
strumenti di cui al successivo art. 20, i certificati relativi a
stati, fatti o qualita' personali risultanti da albi o da pubblici
registri tenuti o conservati da una pubblica amministrazione, sono
sempre acquisiti d'ufficio dal responsabile del procedimento, con le
modalita' previste dall'art. 7 del D. P. R. 20.10.1998, n. 403, su
semplice indicazione da parte dell'interessato della specifica
amministrazione che conserva l'albo o il registro.
2. Sono accertati d'ufficio dal responsabile del procedimento i
fatti, gli stati e le qualita' che l'Universita' di Pisa, o altra
amministrazione, e' tenuta a certificare.
3. La disposizione di cui al comma 2 non si applica alle procedure
concorsuali, salvo che per i soggetti gia' in servizio presso la
Universita' di Pisa e con riferimento ai documenti gia' depositati
presso la Universita' stessa e non aventi limitazioni di validita'
temporale.
ARTICOLO 20
Dichiarazioni sostitutive e autenticazione di copie
1. Il responsabile del procedimento e' tenuto a ricevere le
dichiarazioni sostitutive che l'interessato intenda presentare nel
corso di un procedimento, ai sensi degli artt. 1 e 2 del D.P.R.
20.10.1998, n. 403 (allegati nn. 11 e 12). In caso di dichiarazioni
sostitutive dell'atto di notorieta', l'acquisizione al procedimento
avviene previo accertamento dell'identita' del dichiarante. Qualora,
nel corso di un procedimento, l'amministrazione acquisisca
informazioni relative a stati, fatti e qualita' personali attraverso
l'esibizione da parte dell'interessato di un documento di
riconoscimento in corso di validita', la registrazione dei dati
avviene attraverso l'acquisizione della copia fotostatica del
documento stesso, ancorche' non autenticata secondo le modalita'
previste dall'art. 3, comma 11, della legge 15.05.1997, n. 127, cosi'
come modificato dalla legge 16.06.1998, n. 191.
2. Il responsabile del procedimento puo' delegare a ricevere le
dichiarazioni sostitutive i dipendenti addetti all'unita'
organizzativa competente e appartenenti alla quinta qualifica
funzionale o a qualifica superiore, previamente individuati con
apposita istruzione di servizio, adeguatamente pubblicizzata.
3. ABROGATO.
4. Fermo restando quanto previsto al comma 1 del presente
articolo, nel caso in cui l'interessato debba presentare
all'amministrazione copia autentica di un documento ai sensi
dell'art. 14 della legge 15/1968, l'autenticazione della copia puo'
essere fatta dal responsabile del procedimento o da altro dipendente
individuato con l'atto di cui al comma 2, dietro semplice esibizione
dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso
l'amministrazione (allegato n. 13). In tale caso la copia autentica
puo' essere utilizzata solo nel procedimento in corso.
CAPO V
NORME ORGANIZZATIVE
ARTICOLO 21
Organizzazione dell'ufficio relazioni con il pubblico
1. L'Ufficio relazioni con il pubblico opera presso la Direzione
amministrativa dell'Universita' di Pisa, che sovrintende al suo
regolare funzionamento, secondo le modalita' stabilite dal
regolamento di organizzazione di Ateneo e dal decreto rettorale di
istituzione dell'Ufficio stesso.
2. All'Ufficio e' preposto un funzionario appartenente alla nona
qualifica funzionale o, in sua mancanza, alla ottava. Ad esso e'
addetto personale in possesso di idonea qualificazione, con
approfondita conoscenza dell'organizzazione dell'amministrazione e
con elevate capacita' di avere contatti con il pubblico.
3. Il funzionario preposto all'Ufficio redige, entro il 31 gennaio
di ogni anno, una relazione sull'esercizio da parte dell'utenza dei
diritti di partecipazione al procedimento amministrativo e di accesso
ai documenti amministrativi e sul funzionamento dell'Ufficio stesso,
che viene trasmessa al Direttore amministrativo, anche al fine della
successiva presentazione al Rettore e al Consiglio di
amministrazione.
ARTICOLO 22
Funzione di protocollazione
1. La funzione di protocollazione delle comunicazioni, delle note
e di ogni altro atto indirizzato al Rettore ovvero alla
amministrazione della Universita' di Pisa e' esercitata in forma
unitaria dalla segreteria del Rettore, coadiuvata dalla segreteria
del Direttore amministrativo, secondo le disposizioni di cui al
presente regolamento ed a quelle stabilite, in attuazione di questi,
con decreto rettorale.
2. La funzione di protocollazione degli atti di cui al comma 1 e'
effettuata mediante apposizione dell'indicazione del giorno di
ingresso e di un numero progressivo d'ordine e annotazione del
relativo oggetto su apposito registro; degli atti medesimi viene
quindi curata la successiva archiviazione o la trasmissione alle
unita' organizzative competenti per materia. In quest'ultimo caso
della avvenuta trasmissione viene fatta specifica annotazione sul
registro d'ingresso, con contestuale trasmissione di copia dell'atto
alla Direzione amministrativa, nei casi determinati con istruzione di
servizio del Direttore amministrativo.
3. La funzione di protocollazione delle comunicazioni, delle note
e di ogni altro atto spedito dal Rettore, dal Direttore
amministrativo e dalle unita' organizzative di livello dirigenziale
della amministrazione della Universita' di Pisa di cui alle tabelle
contenute nell'allegato n. 1 e' esercitata in forma separata da
ciascun responsabile dell'adozione dell'atto stesso. Per gli atti
spediti dalle unita' organizzative non di livello dirigenziale di cui
alle tabelle contenute nell'allegato n. 1, la funzione di
protocollazione e' esercitata dalla Direzione amministrativa su
richiesta dei responsabili delle unita' stesse.
4. La funzione di protocollazione degli atti di cui al comma 3
comprende l'apposizione dell'indicazione del giorno di spedizione e
di un numero progressivo d'ordine, nonche' l'annotazione del relativo
oggetto su apposito registro; degli atti o delle loro copie viene
quindi curata la successiva archiviazione. Degli atti delle unita'
organizzative e' altresi' trasmessa copia alla Direzione
amministrativa nei casi determinati con le istruzioni di cui al comma
2.
5. La funzione di protocollazione di cui al comma 3 degli atti di
pertinenza dell'ufficio del Rettore e' effettuata su due registri
separati, dei quali uno riservato ai decreti e alle circolari.
6. La funzione di protocollazione degli atti di pertinenza delle
unita' organizzative di livello dirigenziale della amministrazione
della Universita' di Pisa di cui alle tabelle contenute nell'allegato
n. 1 e' effettuata in forma unitaria per ciascuna unita'
organizzativa sotto la direzione del funzionario preposto alla unita'
stessa, che e' responsabile della veridicita' e della completezza dei
dati protocollati. Il Direttore amministrativo adotta le misure
opportune atte a garantire riscontri periodici sulla regolarita' dei
relativi registri.
7. Il Rettore, il Direttore amministrativo e i funzionari preposti
alle unita' organizzative di livello dirigenziale della
amministrazione provvedono a disciplinare con proprio ordine di
servizio, [omissis], la funzione di protocollazione degli atti di
pertinenza del proprio ufficio, nell'osservanza delle disposizioni
rettorali di cui al comma 1.
8. La funzione di protocollazione delle strutture didattiche,
scientifiche e di servizio e' esercitata dalla segreteria
amministrativa della struttura medesima, secondo modalita' analoghe a
quelle previste nel presente articolo, e ad essa sovrintende il
direttore della struttura.
CAPO VI
NORME TRANSITORIE E FINALI
ARTICOLO 23
Norme transitorie
1. Per i procedimenti avviati prima della data di entrata in
vigore del presente regolamento, i termini fissati nell'allegato 1
iniziano a decorrere dalla suddetta data con esclusione di quei
provvedimenti per i quali risulti appositamente previsto un diverso
termine da altre disposizioni di legge o di regolamento. In caso di
modifica ai sensi dell'art. 25 i nuovi termini si applicano ai
procedimenti avviati successivamente all'entrata in vigore dei
relativi decreti rettorali .
2. Abrogato.
ARTICOLO 24
Abrogazione di norme
1. Sono abrogate tutte le disposizioni della Universita' di Pisa
in contrasto con quelle del presente regolamento. In particolare e'
abrogato l'articolo 12 del regolamento di organizzazione delle
strutture amministrative centrali dell'Ateneo di cui al D. R. 80/96 e
successive modifiche.
ARTICOLO 25
Revisione ed integrazione del regolamento
1. Il Rettore e' autorizzato ad apportare, con proprio decreto, le
integrazioni al presente regolamento necessarie per la determinazione
dei termini e dei responsabili dei procedimenti individuati
successivamente alla data di entrata in vigore del regolamento
stesso. Il Rettore e' altresi' autorizzato ad apportare con proprio
decreto le necessarie modificazioni ed integrazioni alle tabelle
contenute nell'allegato n.1, derivanti dall'adozione di provvedimenti
di riorganizzazione delle unita' organizzative e di semplificazione
delle procedure. Di tali integrazioni e modifiche e' data
comunicazione al Consiglio di amministrazione.
ARTICOLO 26
Norme di rinvio e norme derogatorie
1. Per quanto non previsto dalle disposizioni del presente
regolamento, si applicano le norme della legge 241/1990, del D. P. R.
352/1992, della legge 15/1968 e del D. P. R. 403/98.
2. Le disposizioni di cui al presente regolamento si applicano
alle strutture didattiche, scientifiche e di servizio della
Universita' di Pisa in quanto compatibili con le loro finalita'
istituzionali. In particolare, non si applicano le disposizioni di
cui agli artt. 4, comma 6; [omissis] 9 commi 1 [omissis] 4 e 5, 22,
salvo il comma 8. Nell'art. 10, commi 5 e 6, al Direttore
amministrativo e' sostituito il Rettore.
3. Per l'esercizio del diritto di accesso di documenti formati o
comunque detenuti dalle strutture didattiche, scientifiche e di
servizio dell'Universita' di Pisa si applicano le disposizioni di cui
al Capo III, in quanto compatibili, ritenendosi sostituito al Rettore
o al Direttore amministrativo il responsabile della struttura
didattica, scientifica e di servizio . Responsabile del relativo
procedimento e' il responsabile del procedimento per la formazione
dell'atto individuato nei modi e nei termini stabiliti dall'art. 9,
comma 7 del presente regolamento; competente all'adozione del
provvedimento di accoglimento, differimento, limitazione o rifiuto
dell'accesso e' il responsabile della struttura stessa.
ARTICOLO 27
Entrata in vigore del regolamento e forme di pubblicita'
1. Il presente regolamento entra in vigore il trentesimo giorno
successivo alla data della sua pubblicazione mediante affissione
all'albo dell'Universita'.
2. Il presente regolamento e' altresi' pubblicato nel Bollettino
Ufficiale dell'Universita' di Pisa.
3. Le disposizioni di cui ai commi 1 e 2 si applicano anche per
tutte le successive modifiche e integrazioni al presente regolamento.
4. Gli uffici tengono a disposizione di chiunque vi abbia
interesse appositi elenchi recanti la indicazione delle unita'
organizzative responsabili dell'istruttoria e del procedimento
nonche' del provvedimento finale, in relazione a ciascun tipo di
procedimento amministrativo. A tal fine i responsabili del
provvedimento finale comunicano alle unita' organizzative interessate
i decreti e gli ordini di servizio con cui dispongono la delega
all'adozione del provvedimento finale, ai sensi dell'art.8 del
presente regolamento. I responsabili delle unita' organizzative
adottano le istruzioni di servizio previste dall'art. 9, comma 2, e
dall'art. 20, comma 2, entro quindici giorni dalla data di entrata in
vigore del presente regolamento e delle sue successive modifiche.
Decorso inutilmente tale termine si applica il disposto di cui
all'art. 9, comma 4.
5. Ai sensi dell'art. 24 della legge 241/90 e dell'art. 10 del D.
P. R. 352/92, il Capo III del presente regolamento sara' inviato alla
Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi istituita ai
sensi dell'art. 27 della legge 241/1990 presso la Presidenza del
Consiglio dei Ministri.