ALL. 5
MODALITA' DI RENDICONTAZIONE
(segue fac-simile per la presentazione del rendiconto)
Per "Rendicontazione" s'intende tutta l'attivita' di relazione
che i "Promotori dei progetti" dovranno svolgere sia durante
l'esecuzione dei lavori che a conclusione del progetto.
Tale procedura e' regolata dai seguenti principali riferimenti
normativi:
- D.M. 19 aprile 2001 art. 9 commi 1, 2 (come modificato dal D.
M. 13 maggio 2003), 3, 4 e 5 (rendiconto finale delle spese
sostenute) e art. 10, commi 1 e 2 (relazioni trimestrali e finale);
- Circ. n. 509289 del 27.5.98, pubblicata sulla G. U. della
Repubblica Italiana n. 125 del 1.6.1998, concernente la
documentazione della spesa, cosi' come integrata dal D.P.R. 455/00
(obbligatorieta' dei controlli da parte dell'Amministrazione e
decadenza dal beneficio in caso di dichiarazione mendace da parte del
proponente).
Durante il periodo di attuazione del progetto, il promotore deve
operare in costante coordinamento operativo con le istituzioni
italiane presenti nel Paese. In particolare tutte le comunicazioni di
rilievo (es. inizio progetto, relazioni trimestrali e finale) inviate
al Ministero devono essere indirizzate per conoscenza anche
all'Ambasciata d'Italia in loco.
A. RENDICONTAZIONE TRIMESTRALE
Ai sensi dell'articolo 10, comma 1 , il soggetto beneficiario del
contributo, a pena di revoca dello stesso, e' tenuto a comunicare al
Ministero la data di inizio lavori entro 30 giorni dall'avvio del
progetto e ad inviare, su base trimestrale, entro 30 giorni dalla
fine del trimestre, relazioni sullo stato di avanzamento del
progetto. Alla scadenza dei predetti termini, in assenza di gravi e
giustificati motivi - che, comunque, devono essere comunicati con
congruo anticipo al Ministero - l'Amministrazione avvia il
procedimento di revoca delle agevolazioni, dandone comunicazione agli
interessati, ai sensi dell'art. 7 della legge 241/90. Le relazioni
debbono essere redatte su carta intestata ed accompagnate da nota
ufficiale a firma del legale rappresentante del soggetto
beneficiario, esse si inquadrano nell'attivita' di monitoraggio
prevista dall'art. 11 comma 1, che l'Amministrazione effettua sia in
itinere che a conclusione dei lavori, allo scopo di verificare che
l'attuazione del progetto sia conforme al piano originario.
La relazione trimestrale (cosi' come quella finale) deve essere
sintetica (indicare il contenuto delle azioni svolte nel periodo) e
comprensiva di una parte amministrativo-contabile, con l'indicazione
sia dei costi sostenuti che dei nominativi del personale coinvolto.
La stessa deve far riferimento alle azioni preventivate ed ai
costi originariamente indicati ed approvati. (Tav. 2.1: Azioni - Tav.
2.6: Costi relativi - Tav. 2.7: Costi globali). A tal fine tale
relazione e deve contenere un prospetto sintetico di raffronto tra le
fasi programmate e quelle realizzate, mantenendo la cronologia delle
azioni in modo da consentire all'Amministrazione una chiara visione
dello stato di avanzamento del progetto (vedi schema A allegato).
Inoltre e' necessario segnalare le principali azioni previste per
il trimestre successivo al fine di poter consentire il monitoraggio
dell'iniziativa
Ai fini di una visibilita' dell'iniziativa anche in corso di
attuazione, deve essere prodotta una sintesi in lingua inglese (o in
francese per i Paesi del Mediterraneo) della relazione trimestrale
per gli aspetti attinenti i risultati delle azioni svolte, da inviare
all'Ambasciata d'Italia in loco per il successivo inoltro
all'Autorita' che ha rilasciato l'assenso (e per conoscenza al
Ministero).
----> Vedere immagine a pag. 45 della G.U. <----
B. RENDICONTAZIONE FINALE
Per rendicontazione finale s'intende la dimostrazione concreta
dell'attivita' svolta per il raggiungimento dell'obiettivo prefissato
e dei costi sostenuti per la realizzazione di tutto il progetto.
Una relazione finale di sintesi deve essere inviata al Ministero
entro 45 giorni dalla conclusione del progetto, con le stesse
modalita' previste per la relazione trimestrale, e deve essere
redatta anche in lingua inglese (o in francese per i Paesi
francofoni).
La liquidazione del contributo, come previsto dall'art. 9 del
Regolamento, e' effettuata su presentazione del rendiconto finale
delle spese sostenute, che deve essere accompagnato da:
- una dettagliata relazione illustrativa delle azioni svolte e
(similarmente alla relazione trimestrale) un quadro di
riepilogo/sintesi dove vanno correlati, per ciascuna delle azioni e
operazioni descritte, la relativa spesa e l'utilizzo delle risorse
(es. per ciascun dipendente/esperto impiegato e' necessario indicare
nominativo, qualifica professionale, costo unitario, n. ore lavorate,
costo complessivo a fronte di ogni azione svolta nell'ambito del
progetto ecc.);
- una tabella riepilogativa (su base cartacea e floppy disk)
contenente per ogni singola voce di spesa preventivata i costi
sostenuti con l'indicazione, in appositi allegati di riferimento per
ciascuna delle predette voci, di ogni elemento utile per
l'individuazione del relativo documento contabile (come da schema B
allegato al modello di rendiconto);
- una certificazione del rendiconto (per le iniziative il cui
costo globale risulti superiore a Euro 516.456,80 redatta da una
societa' di revisione contabile, scelta dal soggetto beneficiario tra
quelle iscritte nel registro dei revisori contabili del Ministero
della Giustizia, di cui al Decreto Legislativo 27 gennaio 1992, n.
88, con accluso il relativo certificato di iscrizione, di data non
antecedente a sei mesi. In base ad integrazione apportate all'art. 9,
comma 2 dal D. M. 13 maggio 2003, detta certificazione deve attestare
che tutte le spese relative al progetto finanziato risultano dalle
scritture e dai libri contabili come effettivamente sostenute. Le
spese sostenute allo scopo, da considerare in aggiunta a quelle
riconosciute per le spese generali, saranno ammesse a contributo.
La trasmissione della rendicontazione finale deve avvenire entro
quattro mesi dalla data di ultimazione del progetto. Alla scadenza
dei quattro mesi, in assenza di gravi e giustificati motivi - che,
comunque, devono essere comunicati con congruo anticipo al Ministero,
via fax o per e-mail - l'Amministrazione puo' avviare il procedimento
di revoca delle agevolazioni, dandone comunicazione agli interessati,
ai sensi dell'art. 7 della legge 241/90.
Premesso che la registrazione della documentazione contabile deve
essere oggetto di contabilita' separata, si precisa che: la
rendicontazione delle spese sostenute deve seguire i seguenti
criteri:
- la spesa deve essere documentata con fatture originali,
ricevute e simili, conformi alla normativa vigente in materia
fiscale, accompagnate da certificazione bancaria attestante
l'avvenuto pagamento sul conto corrente unico aperto appositamente
per la realizzazione del progetto. Sono, peraltro, consentite
eventuali fotocopie, purche' autenticate secondo le vigenti norme in
materia;
- in alternativa, la spesa puo' essere documentata con un elenco
di fatture e/o altri titoli di spesa/elaborati di contabilita'
industriale, correlati al relativo titolo di pagamento, riuniti in
capitoli concernenti singole azioni e riportante: numero, data,
soggetto emittente, sommaria descrizione del bene o servizio
acquistato e l'importo al netto dell'IVA (salvo casi previsti); per
il personale dipendente anche il numero ore/uomo impiegate e il
relativo costo medio per singola qualifica.
Si precisa che in tale caso la documentazione finale di spesa
deve essere solidalmente allegata ad una dichiarazione del legale
rappresentante dell'organismo beneficiario del contributo, resa ai
sensi del D.P.R. n. 455 del 28 dicembre 2000, la documentazione e la
rispettiva dichiarazione devono, a tal fine, essere fermamente unite
tra loro cosi' da costituire "un unicum" i cui fogli interni devono
essere firmati o timbrati a cavallo di ciascuna coppia di fogli,
ferma restando la firma per esteso e il timbro dell'ente sul foglio
finale.
Tutta la documentazione originale, come descritta negli elenchi
allegati alla dichiarazione, va conservata agli atti presso la sede
del proponente per i controlli che l'Amministrazione riterra'
opportuno effettuare.
Inoltre si precisa che:
- le fatture devono essere intestate all'organismo italiano
promotore o, se del caso, ai compartecipanti. Quelle di acquisto (o
di noleggio) di materiali od attrezzature dovranno indicare la
quantita' e le caratteristiche degli stessi, nonche', in caso di
noleggio, la relativa durata;
- tutti i titoli di spesa debbono riportare in modo indelebile,
la dicitura "Spesa di euro......dichiarata per l'erogazione del
contributo previsto dal D.M. (Legge 212/92);
- tutta la documentazione in lingua straniera deve essere
accompagnata da traduzione ufficiale in lingua italiana, ad eccezione
delle lingue inglese e francese;
- per le spese sostenute in valuta estera, vanno
allegate/conservate le relative contabili bancarie e deve comunque
essere indicato il cambio applicato;
- per i costi relativi alle prestazioni di personale dipendente
impiegato nella realizzazione del progetto occorre
presentare/conservare le relative buste paga (statini o altra
documentazione valida), accompagnate da autocertificazione del legale
rappresentante dell'organismo proponente (o, se del caso, partner
estero), nella quale siano indicate le giornate/ore dedicate al
progetto per il periodo lavorativo di riferimento, nonche' il tipo di
mansione svolta. In merito ai contributi di previdenza ed assistenza
od oneri di altra natura, deve essere prodotta/conservata analoga
documentazione dimostrativa dell'avvenuto pagamento;
- per quanto riguarda i consulenti esterni, occorre presentare in
ogni caso i relativi contratti (incarichi) in cui vengono evidenziati
in dettaglio i compiti affidati, le modalita' di svolgimento delle
prestazioni, i tempi di realizzazione, e gli onorari pattuiti.
Inoltre deve essere presentate/conservate le fatture fiscali con
la dimostrazione dell'avvenuto pagamento, nonche' documentazione
relativa al versamento all'Erario della ritenuta di acconto;
- per documentare spese di viaggio, vanno allegati/conservati
anche i relativi biglietti in originale o copia per il viaggiatore,
piu' originale della carta di imbarco.
- per quanto concerne la dimostrazione della spesa relativa alle
diarie, questa puo' essere contabilizzata anche forfettariamente
sulla base degli importi unitari approvati in sede di concessione del
contributo e sulla base di idonea documentazione di riferimento (es.
biglietto aereo con carte di imbarco/fatture alberghiere attestanti
il periodo di soggiorno/ data visto sul passaporto ecc.); in ogni
caso deve essere dimostrato l'avvenuto pagamento (fattura se
consulenti, o ricevuta di contabilita' interna se dipendente);
- per le azioni di comunicazione (quali: pubblicazioni, filmati,
stampati vari, manuali, ecc.), e' necessario allegare al rendiconto
finale un esemplare di tale materiale;
- per le azioni di formazione (in Italia o all'estero) e'
necessario allegare l'elenco dei partecipanti, i fogli attestanti la
loro presenza al corso e copia del materiale didattico piu'
significativo utilizzato (testi, dispense, ecc.). A giustificazione
delle spese di ospitalita' (in Italia o all'estero) dei partecipanti
ai corsi di formazione allegare un elenco nominativo dei beneficiari
con le relative fatture riferite al periodo di presenza dichiarato;
- per le spese generali di amministrazione, rendicontate
forfettariamente nella misura del 3%, e' sufficiente soltanto
indicare l'importo totale nel riepilogo contabile finale; le spese
sostenute dal partner estero devono essere documentate secondo i
regolamenti locali. Per i costi interni, oltre alle dichiarazione del
responsabile locale, e' necessario in ogni caso, acquisire
documentazione idonea ad attestare i costi unitari (es. in assenza di
busta paga, contratto di categoria oppure tabella fissata dall'organo
di controllo ecc.) e l'appartenenza all'organismo in questione del
soggetto dichiarato dipendente".
Laddove il partner locale sia un Organo di Governo, la
documentazione di spesa potra' essere sostituita da una dichiarazione
a firma del legale rappresentante (vedasi fac-simile nel modello di
rendiconto in all. 5), che attesti le spese sostenute, divise per
tipologia e complete degli elementi identificativi. Eventuali
trasferimenti di fondi dal proponente al partner estero devono essere
documentati da bonifico bancario.
Qualora le spese effettivamente sostenute dovessero risultare
inferiori a quelle preventivate, il contributo verra'
proporzionalmente ridotto, salvo i casi espressamente previsti dalla
Circolare. Ai fini della rendicontazione e' ammessa la compensazione,
entro il limite del 20%, fra due o piu' voci di spesa accolte a
contributo.
Per le operazioni di liquidazione del contributo e' necessario
indicare (ove non gia' provveduto) il codice fiscale e la partita IVA
del richiedente.
Per ulteriori informazioni sui "costi" (in particolare spese non
ammissibili) vedi note esplicative al modello per la presentazione
del progetto (Scheda Tecnica).
NON VERRANNO AMMESSE A CONTRIBUTO LE SPESE NON CORRETTAMENTE
RENDICONTATE, QUELLE NON COMPRESE TRA LE VOCI DEL PREVENTIVO E QUELLE
DERIVANTI DA SCOSTAMENTI DI QUALSIASI NATURA SE NON AUTORIZZATE
PREVENTIVAMENTE.
MODELLO DI RENDICONTO
Dichiarazione del responsabile del progetto (legale
rappresentante dell'organismo proponente), in relazione a tutte le
azioni svolte e relative spese sostenute per la realizzazione
dell'iniziativa, alla quale allegare solidalmente la documentazione
finale di spesa.
Il sottoscritto............, nato, a..........., prov.........,
il...........e residente in......, prov. Via e n. civ......,
consapevole della responsabilita' penale cui puo' andare incontro
in caso di dichiarazioni mendaci, ai sensi e per gli effetti degli
artt. 75 e 76 del D. P. R. 28.12.2000, n. 445.
DICHIARA
Ai sensi degli artt. 46 e 47 del D. P. R. 28.12.2000, n. 445:
In qualita' di............(1)
dell'ente/organismo/associazione/impresa........... con sede legale
in............, via e n. civ.......
- che il suddetto organismo ha ottenuto, con decreto del
Ministero delle Attivita' Produttive del.......... un contributo di
euro......a seguito di domanda di agevolazione sottoscritta in
data............. ai sensi della legge 212/92 per il progetto:
"...(titolo).........", (codice.......), comportante spese ritenute
ammissibili per euro...........e documentate a consuntivo per
euro..................;
- che l'iniziativa oggetto delle agevolazioni si e' conclusa
il..........;
- che la documentazione finale relativa alle spese di esecuzione
del progetto in argomento ammesse a contributo, consistente
in........(2), solidalmente allegata alla presente dichiarazione, e'
conforme/fa riferimento agli originali e che questi ultimi sono
fiscalmente regolari, che rimangono a disposizione di codesta
Amministrazione per ogni eventuale controllo;
- che la suddetta documentazione prodotta e' regolare e si
riferisce a spese sostenute unicamente per la realizzazione
dell'iniziativa in argomento;
- che tutti i materiali ed attrezzature relativi alle spese
documentate sono stati consegnati all'organismo beneficiario;
- che le forniture sono state pagate a saldo e che sulle stesse
non sono stati praticati sconti o abbuoni al di fuori di quelli gia'
evidenziati;
- che per lo stesso progetto non sono state ottenute agevolazioni
di qualsiasi natura in base ad altre leggi nazionali, regionali o
comunitarie, o comunque concesse da altri Enti o Istituzioni
pubbliche/ovvero, sono state ottenute le seguenti
agevolazioni:...........................
Si allegano altresi':
- dettagliata relazione illustrativa delle azioni svolte (su base
cartacea e floppy disk);
- quadro di sintesi delle azioni svolte e relative spese/risorse
utilizzate;
- certificato di vigenza, ovvero (per le imprese individuali)
certificato di iscrizione rilasciato dalla competente CCIAA;
- certificazione del rendiconto (solo per le iniziative il cui
costo globale risulti superiore a Euro 516.456,80), redatta da una
societa' di revisione contabile, scelta dal soggetto beneficiario tra
quelle iscritte nel registro dei revisori contabili del Ministero
della Giustizia, di cui al Decreto Legislativo 27 gennaio 1992, n.
88, con accluso relativo certificato di iscrizione, rilasciato in
data non antecedente a sei mesi dalla presentazione del presente
rendiconto.
In relazione a quanto sopra, si chiede il saldo del contributo
concesso e la restituzione della polizza fidejussoria rilasciata per
la corresponsione dell'anticipo del 50 % del contributo medesimo.
timbro e firma (3)
Note:
(1) Titolare, presidente, legale rappresentante, ecc;
(2) Indicare uno solo dei seguenti tipi di documentazione:
- Copia autentica delle fatture e/o altri titoli di spesa, con
accluso prospetto riepilogativo (vedi schema B allegato).
- Elenco di fatture e/o altri titoli di spesa/elaborati di
contabilita' industriale riuniti in capitoli concernenti singole voci
di spesa: numero, data, soggetto emittente, sommaria descrizione del
bene o servizio acquistato e importo in al netto dell'IVA; per il
personale dipendente anche il numero giornate/ore/uomo impiegate e
relativo costo medio per singola qualifica (vedi schema B allegato);
(3) sottoscrivere la presente dichiarazione con le modalita'
previste dagli artt. 21 e 38 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.
----> Vedere immagini da pag. 51 a pag. 53 della G.U. <----