Allegato
Regolamento in materia di diritto di accesso ai documenti
amministrativi dell'Istituto superiore di sanita'
Art. 1.
Oggetto ed ambito di applicazione
Il presente regolamento disciplina le modalita' di esercizio del
diritto di accesso ai documenti amministrativi in conformita' a
quanto stabilito nel capo V della legge 7 agosto 1990, n. 241, e
successive modificazioni di seguito denominata: «legge».
Per «documento amministrativo» si intende ogni rappresentazione
grafica, fotocinematografica, elettromagnetica e di qualunque altra
specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno
specifico provvedimento, detenuti dall'Istituto Superiore di Sanita'
e concernenti attivita' di pubblico interesse, indipendente dalla
natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina
sostanziale.
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi e' esercitabile
nei confronti dell'Istituto Superiore di Sanita', da chiunque
(soggetto pubblico o privato) abbia un interesse diretto, concreto e
attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e
collegata al documento al quale e' richiesto l'accesso.
Le disposizioni sulle modalita' del diritto di accesso di cui al
presente regolamento si applicano anche ai soggetti portatori di
interessi diffusi o collettivi.
Il diritto di accesso si esercita con riferimento ai documenti
amministrativi materialmente esistenti al momento della richiesta e
detenuti alla stessa data dall'Istituto Superiore di Sanita'.
L'Istituto non e' tenuto ad elaborare dati in suo possesso al
fine di soddisfare le richieste di accesso.
Art. 2.
Competenza a decidere sull'istanza di accesso
Responsabile del procedimento di accesso e' il direttore
dell'unita' organizzativa competente a formare il documento o a
detenerlo stabilmente, ovvero altro dipendente da questi designato,
al quale spetta la competenza a decidere sull'istanza di accesso.
Art. 3.
Presentazione della domanda di accesso
L'istanza di accesso va presentata direttamente o tramite
servizio postale a mezzo di raccomandata con avviso di ricevimento o
via fax alla struttura dell'Istituto (Ufficio, Dipartimento, Centro
nazionale, Servizio tecnico-scientifico) competente a formare l'atto
conclusivo o a detenerlo stabilmente.
La richiesta di accesso puo' essere presentata anche per il
tramite dell'Ufficio Relazioni con il Pubblico, che provvede
tempestivamente a inoltrarla alla struttura competente.
La data di presentazione e' quella in cui l'istanza perviene in
Istituto.
La richiesta deve contenere l'indicazione del documento oggetto
dell'accesso, l'identificazione del richiedente e la specificazione
dell'interesse personale e concreto per la tutela di situazioni
giuridicamente rilevanti.
All'atto di presentazione della richiesta d'accesso, il
richiedente deve esibire un valido documento di identificazione,
ovvero inviarne fotocopia, qualora l'istanza venga presentata via fax
o tramite servizio postale.
Coloro i quali inoltrano la richiesta in rappresentanza di
persone giuridiche o di enti, nonche' i tutori e i curatori delle
persone fisiche, devono produrre, oltre al documento di
identificazione personale, idoneo titolo che attesti tale qualita'.
Nel caso di rappresentanza di persone fisiche (a parte i casi di
rappresentanza legale), il titolo di cui sopra consistera' in un atto
di delega dell'interessato con sottoscrizione autenticata a norma
dell'art. 30 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre
2000, n. 445. Per l'accesso a documenti che concernano la sfera di
riservatezza del delegante, la delega deve essere specifica.
In caso di richiesta di accesso agli atti dell'Istituto
presentata tramite un legale, l'istanza deve essere accompagnata da
copia del mandato o dell'incarico professionale, ovvero deve essere
sottoscritta, oltre che dal legale, anche dall'interessato.
Le amministrazioni, le associazioni e i comitati portatori di
interessi pubblici o diffusi devono specificare con la richiesta di
accesso l'interesse concreto alla visione del documento.
Le richieste non possono essere generiche ma devono consentire
l'individuazione del documento cui si vuole accedere. Esse possono,
peraltro, riferirsi a piu' documenti, ovvero a documenti giacenti
presso strutture diverse dell'Istituto, purche' gli atti riguardino
il medesimo procedimento.
Art. 4.
Accesso informale e formale
Le richieste di accesso possono essere informali o formali
secondo il disposto degli articoli 5 e 6 del decreto del Presidente
della Repubblica 184/2006.
Il diritto di accesso puo' essere esercitato in via informale
qualora, in base alla natura del documento richiesto, non risulti
l'esistenza di controinteressati.
Per «controinteressati» si intendono, ai sensi dell'art. 22 della
legge 241/90, «tutti i soggetti, individuati o facilmente
individuabili in base alla natura del documento richiesto, che
dall'esercizio dell'accesso vedrebbero compromesso il loro diritto
alla riservatezza».
Le richieste non formali possono essere anche verbali. Quelle
formali possono essere solo scritte. Le richieste di accesso scritte,
sia formali che informali, sono compilate secondo il formulario di
cui all'allegato 1 o altro analogo.
Le richieste di accesso verbali ed i relativi procedimenti vanno
annotati su un apposito registro conservato presso la struttura del
responsabile del procedimento con l'indicazione della data di
presentazione dell'istanza, del documento oggetto dell'accesso, degli
estremi identificativi del richiedente e della motivazione della
richiesta. Analogamente vanno annotati sul registro gli estremi
dell'avvenuto accesso informale ovvero del diniego, controfirmato dal
soggetto richiedente, o da persona dallo stesso incaricata, e dal
responsabile del procedimento.
Il responsabile del procedimento invita l'interessato a
presentare richiesta d'accesso formale qualora non sia possibile
l'accoglimento immediato della richiesta in via informale, ovvero
sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua
identita', sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza
dell'interesse alla stregua delle informazioni e delle documentazioni
fornite, sull'accessibilita' del documento o sull'esistenza di
controinteressati.
L'invito alla presentazione di richiesta formale di accesso di
cui all'art. 6, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica
184/2006, e' redatto in calce al modulo della richiesta informale con
indicazione della data e con la sottoscrizione del responsabile
dell'ufficio. L'interessato vi appone la propria firma per presa
visione. Se la richiesta e' presentata verbalmente l'invito alla
presentazione di richiesta formale, redatto dal responsabile del
procedimento, deve essere contestualmente consegnato all'interessato
o recapitato allo stesso.
Il responsabile del procedimento e' tenuto a rilasciare ricevuta
della avvenuta presentazione della richiesta formale.
Se dall'esame della richiesta di accesso vengono individuati
soggetti controinteressati, il responsabile del procedimento, e'
tenuto a darne comunicazione tempestiva agli stessi, mediante invio
di copia dell'istanza con raccomandata con avviso di ricevimento o
per via telematica per coloro che hanno consentito tale forma di
comunicazione.
I soggetti controinteressati sono individuati tenuto anche conto
del contenuto degli atti connessi.
I controinteressati, entro 10 giorni dalla ricezione della
comunicazione, possono presentare una motivata opposizione, anche per
via telematica, alla richiesta di accesso. Decorso tale termine
l'Ufficio provvede sulla richiesta, accertata la ricezione della
comunicazione di cui al comma precedente.
Le richieste formali di accesso di competenza di altre
amministrazioni diverse dall'Istituto sono trasmesse a queste ultime
dandone comunicazione al richiedente.
In caso di richieste irregolari o incomplete, il responsabile del
procedimento, in ossequio a quanto previsto dal comma 5 dell'art. 6
del decreto del Presidente della Repubblica 184/2006 deve darne,
entro dieci giorni, comunicazione al richiedente tramite raccomandata
o altro mezzo idoneo ad accertare la ricezione. In tal caso il
termine ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta
corretta.
Il termine finale del procedimento e' quello di cui al comma 4
dell'art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica 184/2006,
pari a trenta giorni decorrenti dalla data di presentazione o
ricezione della richiesta a norma dell'art. 25, comma 4, della legge
7 agosto 1990, n. 241; tale termine resta, peraltro, sospeso nel caso
di richiesta irregolare o incompleta per il periodo compreso tra la
comunicazione al richiedente e la regolarizzazione.
Art. 5.
Accoglimento, differimento, limitazione
o rigetto dell'istanza
La decisione sulla richiesta dell'accesso formale e' comunicata
all'interessato dal responsabile del procedimento competente.
L'atto di accoglimento della richiesta di accesso, ai sensi
dell'art. 7, comma 1 del decreto del Presidente della Repubblica
184/2006, deve contenere l'indicazione dell'ufficio presso cui
rivolgersi, e di un congruo periodo di tempo, comunque non inferiore
a quindici giorni, per prendere visione dei documenti o per ottenerne
copia. Trascorso il predetto periodo senza che il richiedente abbia
preso visione del documento, la pratica e' archiviata e l'interessato
deve presentare una nuova richiesta di accesso.
Il rifiuto, la limitazione o il differimento dell'accesso
richiesto in via formale, a norma dell'art. 24 della legge 7 agosto
1990, n. 241, devono essere adeguatamente motivati a cura del
responsabile del procedimento con specifico riferimento alla
normativa vigente, alle tipologie di documenti sottratti all'accesso,
e alle circostanze di fatto per cui la richiesta non puo' essere
accolta cosi' come proposta.
In particolare la comunicazione deve contenere l'indicazione:
a) dell'ufficio che ha trattato la pratica di accesso;
b) del documento oggetto della richiesta;
c) dei motivi del rifiuto, della limitazione o del
differimento;
d) della durata del differimento;
e) della decorrenza dei termini per la presentazione del
ricorso.
Il differimento dell'accesso e' disposto ove sia sufficiente per
assicurare una temporanea tutela agli interessi di cui all'art. 24,
comma 6, della legge, o per salvaguardare specifiche esigenze
dell'Istituto, specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in
relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon
andamento dell'azione amministrativa.
Art. 6.
Disciplina dei casi di esclusione
I casi di esclusione dell'accesso sono stabiliti con il
regolamento di cui al comma 6 dell'art. 24 della legge, nonche' con
il «Regolamento per l'individuazione delle categorie di documenti
sottratti al diritto di accesso nell'ambito dell'Istituto Superiore
di Sanita», adottato con il decreto ministeriale 17 luglio 1996, n.
458, ai sensi del comma 2 del medesimo art. 24 e successive
modificazioni o integrazioni.
Art. 7.
Modalita' di esercizio dell'accesso
La visione del documento oggetto della richiesta di accesso ha
luogo presso l'ufficio che lo ha formato o che lo detiene in forma
stabile. Ove non sia possibile mettere il documento a disposizione
dell'interessato contestualmente all'accoglimento della domanda di
accesso, lo stesso e' reso, comunque, disponibile in un giorno che
sia il piu' vicino possibile alla data di accoglimento della domanda,
tenendo conto del tipo di documento e del tempo occorrente, nonche'
della difficolta' per il suo reperimento, e, comunque, non oltre il
termine di trenta giorni dalla data di presentazione della domanda.
I documenti ai quali e' consentito l'accesso non possono essere
asportati dal luogo presso cui sono dati in visione, o comunque
alterati in qualsiasi modo. L'esame e' effettuato dal richiedente o
da persona da lui incaricata, con l'eventuale accompagnamento di
altra persona di cui vanno specificate le generalita', che devono poi
essere registrate in calce alla richiesta. L'interessato puo'
prendere appunti e trascrivere in tutto in parte i documenti presi in
visione.
Nei casi di segretezza o di riservatezza di alcune informazioni,
sono selezionate le parti di cui deve essere assicurata la
disponibilita'. Della presa visione e' redatta apposita dichiarazione
sottoscritta dall'interessato.
In caso di accesso a documenti mediante estrazione di copie
l'accesso sara' consentito esclusivamente con l'ausilio di personale
dell'Istituto. La consegna di copia dei documenti al richiedente deve
essere attestata da dichiarazione per ricevuta sottoscritta da
quest'ultimo.
Nel caso di documenti contenenti, in parte, informazioni segrete
o non accessibili all'interessato, possono essere rilasciate copie
parziali dei documenti stessi. Tali copie, ove possibile, devono
comprendere la prima e l'ultima pagina del documento e le pagine
omesse devono essere indicate.
Art. 8.
Rimborso delle spese per il rilascio delle copie
Il rilascio di copia dei documenti e' subordinato al pagamento
del costo di riproduzione, nella misura di euro 0,50 come importo per
il rilascio da uno a due copie, di euro 1,00 per il rilascio da tre a
quattro copie e cosi' di seguito, mediante versamento sul conto
corrente dell'Istituto Superiore di Sanita'.
Se l'interessato chiede di ricevere tramite servizio postale le
fotocopie dei documenti richiesti, queste sono inviate, all'indirizzo
indicato nella richiesta, previo versamento delle spese di
spedizione, calcolate dall'Ufficio sulla base dell'esame della
richiesta, da corrispondersi mediante versamento sul conto corrente
dell'Istituto Superiore di Sanita'.
Art. 9.
Obbligo di pubblicazione
Ai sensi dell'art. 26 della legge, l'Istituto Superiore di
Sanita' provvede alla pubblicazione dei documenti di interesse
generale, mediante affissione dei medesimi nell'Albo dell'Istituto
presso la portineria centrale in Viale Regina Elena 299, Roma.
E' altresi' predisposta sul sito internet dell'Istituto la
pubblicazione e la consultazione di tutti gli atti a carattere
generale o rivolti a destinatari indeterminati.
Art. 10.
Accesso per via telematica
Ai sensi dell'art. 22, comma 1, lettera e), della legge,
l'Istituto assicura che il diritto l'accesso potra' essere esercitato
anche in via telematica con modalita' di invio delle domande e
relative sottoscrizioni come disciplinate dall'art. 38 del decreto
del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e
successive modificazioni, dagli articoli 4 e 5 del decreto del
Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e dal decreto
legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni.
Art. 11.
Archivio delle istanze e dei procedimenti di accesso
L'Ufficio Relazioni con il Pubblico cura l'archivio delle istanze
e dei procedimenti di accesso i cui dati devono essere forniti da
ciascun responsabile al termine del rispettivo procedimento.