ALLEGATO A LINEE GUIDA PER L'INDIVIDUAZIONE DEGLI ONERI INFORMATIVI INTRODOTTI O ELIMINATI E PER LA STIMA DEI RELATIVI COSTI AMMINISTRATIVI 1. Premessa La legge 28 novembre 2005, n. 2461 , cosi' come modificata dalla legge 11 novembre 2011 n. 180 "Norme per la tutela della liberta' d'impresa. Statuto delle imprese", prevede che le relazioni AIR sugli schemi di atti normativi del Governo diano conto, in un'apposita sezione, degli oneri informativi, e dei relativi costi amministrativi, introdotti o eliminati a carico di cittadini e imprese2 . Lo "Statuto delle imprese" prevede, inoltre, che entro il 31 gennaio di ogni anno le amministrazioni statali trasmettano alla Presidenza del Consiglio dei Ministri una relazione sul bilancio complessivo dei costi amministrativi, come valutati nelle relative AIR. Per gli atti normativi non sottoposti ad AIR, le amministrazioni utilizzano i medesimi criteri per la stima e la quantificazione dei costi introdotti ed eliminati3 . La finalita' di queste disposizioni e' quella di evitare un carico burocratico eccessivo per i destinatari delle norme, eliminando e prevenendo l'introduzione di oneri ridondanti o sproporzionati rispetto alla tutela degli interessi pubblici. Alla luce del quadro normativo sopra illustrato e di quanto previsto, in particolare, dall'articolo 6, comma 3 dello "Statuto delle imprese", questo documento definisce i criteri da seguire per l'individuazione degli oneri informativi e la quantificazione dei relativi costi ai fini della redazione delle relazioni AIR e del bilancio annuale dei costi introdotti ed eliminati. L'individuazione e l'applicazione uniforme di tali criteri appare indispensabile anche ai fini della relazione complessiva che il Dipartimento della funzione pubblica deve predisporre sulla base delle relazioni annuali sul bilancio degli oneri delle singole amministrazioni. Il documento illustra, in particolare, le attivita' da realizzare per la quantificazione e, per ciascuna di esse, riporta una serie di indicazioni, corredate da esempi, ai fini di offrire un supporto operativo alle amministrazioni chiamate a redigere il bilancio. Le indicazioni riportate nel documento sono basate sull'esperienza maturata dal Dipartimento della funzione pubblica nelle attivita' di misurazione4 realizzate nell'ambito del "Taglia-oneri amministrativi"5 . Presso l'Ufficio per la semplificazione amministrativa del Dipartimento della funzione pubblica e' stato inoltre attivato un Help desk (ufficiosemplificazione@governo.it) che e' possibile contattare per ricevere assistenza nell'applicazione dei criteri e delle indicazioni fornite nel documento. L'Help desk opera in raccordo con le associazioni imprenditoriali e le associazioni dei consumatori e degli utenti. -------- 1 Legge 28 novembre 2005, n. 246 ("Semplificazione e riassetto normativo per l'anno 2005"). -------- 2 Art. 14, c. 5-bis. -------- 3 Art. 8, c. 2 della legge 11 novembre 2011, n. 180, cosi' come sostituito dall'art. 3, c. 1 del decreto-legge 9 febbraio 2012, n. 5 ("Disposizioni urgenti in materia di semplificazione e di sviluppo"9, convertito, con modificazioni, dalla legge 4 aprile 2012, n. 35. -------- 4 Finalita' e risultati delle attivita' di misurazione e riduzione degli oneri sono illustrati sul sito istituzionale del Dipartimento alla pagina http://www.funzionepubblica.gov.it/la-struttura/funzione-pubblica/at tivita/politiche-disemplificazione/misurazione-e-riduzione-oneri-amm inistrativi/presentazione.aspx. -------- 5 Articolo 25 del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 ("Disposizioni urgenti per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitivita', la stabilizzazione della finanza pubblica e la perequazione tributaria"9, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133. 2. Definizioni In base alle definizioni riconosciute a livello internazionale6 , i costi amministrativi sono i costi sostenuti dalle imprese e dai cittadini per adempiere a un onere (o "obbligo") informativo (OI), ossia all'obbligo giuridico di fornire informazioni sulla propria attivita'. Un OI si configura quindi ogni qualvolta una norma imponga a determinate categorie di cittadini o di imprese (o alla generalita' degli stessi) di raccogliere, produrre, elaborare, trasmettere o conservare informazioni e documenti, anche nel caso di provvedimenti che generino benefici per i destinatari (come, ad esempio, nel caso di domande di sussidio). Per generare un OI non e' necessario che ai cittadini o alle imprese sia richiesta la trasmissione di informazioni ad autorita' pubbliche. Talora, infatti, le norme impongono ai soggetti interessati di raccogliere informazioni da conservare per essere fornite su richiesta o verificate in caso di ispezione (come, ad esempio, nel caso della tenuta di registri). Non rientrano viceversa nella definizione di OI ne' gli obblighi di natura fiscale, ossia quelli che consistono nel versamento di somme di denaro a titolo di imposte di varia natura, ne' gli obblighi relativi alla modifica di comportamenti, di attivita', di processi produttivi o di prodotti (quali, ad esempio, l'adozione di misure di prevenzione in materia di salute e sicurezza sul lavoro). Il seguente box illustra, mediante alcuni esempi, la distinzione tra obblighi informativi e obblighi di modifica di attivita' o prodotti. In caso di dubbio circa la natura degli oneri modificati dall'atto esaminato si suggerisce di contattare l'Help desk operativo presso il Dipartimento della funzione pubblica. -------- 6 Cfr. SCM Network, International Standard Cost Model Manual - measuring and reducing administrative burdens for businesses, ottobre 2005, p. 8. Le definizioni contenute nel manuale dello SCM sono state adottate, oltre che da numerosi paesi dell'Unione europea, inclusa l'Italia, anche dalle istituzioni europee (Cfr. Comunicazione della Commissione al Consiglio, al Parlamento europeo, al Comitato economico e sociale europeo e al Comitato delle regioni, Programma d'azione per la riduzione degli oneri amministrativi nell'Unione europea, COM (2007) 23 definitivo, p. 5). Box 1 - Obblighi informativi e obblighi di modifica di attivita' o prodotti Esempio: Registro per le emissioni in atmosfera Ai fini della protezione dell'ambiente e della salute, la normativa impone agli impianti produttivi il rispetto di limiti prefissati alle sostanze inquinanti emesse in atmosfera. Essa obbliga inoltre le aziende a tenere, anche ai fini di consentire alle autorita' pubbliche le opportune verifiche, un registro delle emissioni. Il rispetto dei limiti alle emissioni fissati dalla normativa e le attivita' che ne derivano (ad esempio, l'installazione di filtri o la modifica del processo produttivo) costituiscono un onere che discende dalla modifica del processo o del prodotto e che incidono direttamente sull'attivita' aziendale. La predisposizione e la tenuta del registro rappresentano viceversa tipici esempi di obblighi informativi, in quanto riguardano la produzione e conservazione di informazioni e non implicano, di per se stessi, una modifica del processo produttivo o dei prodotti dell'azienda. Esempio: Segnalazione certificata di inizio attivita' La segnalazione certificata di inizio attivita' (Scia) edilizia viene presentata corredata dalle asseverazioni di un tecnico abilitato. Il rispetto dei requisiti previsti per la trasformazione dell'opera edilizia (come, ad esempio, quelli relativi alla sicurezza degli impianti) costituiscono un onere che discende dall'adeguamento dell'attivita' e dell'opera edilizia a quanto stabilito dalla normativa. La presentazione della Scia e le attivita' che ne derivano (acquisizione della modulistica, compilazione della segnalazione, predisposizione degli allegati, copia della documentazione, ecc.) rappresentano viceversa un tipico esempio di obbligo informativo, in quanto riguardano la produzione e trasmissione di informazioni all'autorita' pubblica. Il seguente prospetto riporta alcuni esempi di OI, suddivisi in tre categorie: comunicazioni o dichiarazioni alla pubblica amministrazione; domande alla pubblica amministrazione; documentazione da conservare. Prospetto 1 - Obblighi informativi: esempi Parte di provvedimento in formato grafico 2bis. Ambito di riferimento del bilancio Tipologie di oneri (esclusioni) Per risultare efficace, l'attivita' di stima degli oneri e di predisposizione del bilancio deve essere rilevante e selettiva, concentrandosi sugli adempimenti a maggiore impatto e piu' irritanti per cittadini e imprese. A tal fine sono esclusi dal calcolo del saldo del bilancio: > gli adempimenti facoltativi finalizzati ad ottenere benefici, come, ad esempio, quelli riferiti a domande di sussidi, contributi, ecc. Tali adempimenti sono tuttavia identificati e quantificati nella relazione annuale sul bilancio. Infatti, se da un lato la valutazione e quantificazione di tali adempimenti puo' risultare utile per finalita' di semplificazione, la loro iscrizione in bilancio ai fini della verifica del "pareggio" rischia di produrre una situazione paradossale per le amministrazioni che, a fronte di quegli adempimenti, introducono un vantaggio per i destinatari; > gli adempimenti a "basso impatto". Sono considerati a basso impatto: - nel caso delle imprese, gli adempimenti con costo unitario inferiore a 100 euro e rivolti a un numero di destinatari inferiore a 1000; - nel caso dei cittadini, gli adempimenti che richiedono un tempo inferiore a 2 ore e rivolti a un numero di destinatari inferiore a 30007 . Gli adempimenti a basso impatto sono tuttavia descritti nella relazione annuale sul bilancio, dove si dara' conto, per ciascuno, del rispetto delle soglie. -------- 7 Tali soglie vanno applicate sulla base di stime orientative in possesso dell'amministrazione. Tipologie di atti Il bilancio si riferisce ai costi amministrativi introdotti ed eliminati con atti normativi (cfr. par. 1) Tuttavia, e' necessario considerare che talvolta la definizione puntuale del contenuto e delle modalita' di adempimento di obblighi informativi disposti da una fonte primaria e' demandata ad atti di natura secondaria (regolamenti, direttive, circolari). In questi casi, la concreta quantificazione dei costi amministrativi introdotti o eliminati e' di fatto possibile soltanto una volta che l'atto secondario eventualmente previsto dalla fonte primaria abbia specificato gli obblighi (cioe' abbia definito caratteristiche dei soggetti obbligati e delle attivita' da svolgere). Ai fini della redazione del bilancio, l'introduzione o l'eliminazione di ciascun obbligo sara', in questi casi, quantificata non appena emanato il relativo atto secondario e contabilizzata nell'anno di emanazione di quest'ultimo, anche se diverso rispetto a quello di emanazione del provvedimento principale. 3. Il percorso di stima dei costi amministrativi Per la predisposizione del bilancio e' necessario individuare, in ciascun nuovo provvedimento, le disposizioni che introducano o eliminino oneri informativi rispetto alla disciplina precedente. La successiva quantificazione deve essere realizzata considerando che i costi associati annualmente a un OI dipendono dal costo medio dello stesso e dal numero di volte in cui questo e' realizzato nell'anno, e in particolare: Costi amministrativi annuali = Costo medio Obbligo informativo (OI) x Numero annuo adempimenti Nei paragrafi che seguono sono illustrati i passi operativi da realizzare per individuare e per stimare gli oneri introdotti e eliminati. Tali passi, sinteticamente descritti nel seguente prospetto, sono suddivisi in quattro fasi: A. Identificazione e analisi preliminare; B. Stima del costo medio; C. Stima della numerosita' annua; D. Calcolo finale. Prospetto 2 - Riepilogo delle fasi e dei passi da realizzare per la quantificazione Parte di provvedimento in formato grafico Fase A - Identificazione e analisi preliminare Passo 1: Individuazione degli oneri Un nuovo provvedimento produce un effetto in termini di costi amministrativi nel momento in cui introduce, elimina o modifica oneri informativi. Ciascun OI si compone, infatti, di un certo numero di informazioni o documenti. Esso inoltre e' rivolto a una determinata platea di destinatari (cittadini o imprese) e imposto con una certa frequenza (in corrispondenza di certi avvenimenti, oppure con cadenza periodica, ad esempio annuale, mensile, ecc.). Nuove disposizioni normative possono quindi introdurre costi a carico di cittadini e imprese non solo immettendo nell'ordinamento nuovi OI, ma anche ampliando la portata di quelli vigenti, attraverso l'aumento delle informazioni richieste, dei soggetti obbligati o della frequenza. Similmente, esse possono eliminare costi non solo disponendo la completa soppressione di OI, ma anche riducendo le informazioni richieste, i soggetti obbligati o la frequenza di oneri preesistenti. Ai fini della quantificazione dei costi amministrativi, e' quindi necessario in via preliminare: 1. identificare all'interno dello schema di provvedimento le disposizioni che abbiano ad oggetto uno o piu' OI; 2. confrontare tali disposizioni con la disciplina previgente, al fine di verificare le eventuali variazioni in termini di introduzione, eliminazione o modifica parziale degli stessi. Passo 2: Verifica preliminare Una volta individuate le variazioni apportate dal provvedimento, e' opportuno sottoporle a una verifica preliminare. Come gia' evidenziato, infatti, la finalita' del bilancio e' quella di evitare un carico burocratico eccessivo per i destinatari delle norme, eliminando e prevenendo l'introduzione di oneri ridondanti o sproporzionati rispetto alla tutela degli interessi pubblici. Nei casi in cui l'analisi dello schema di provvedimento abbia portato a identificare disposizioni che determinino nuovi o maggiori oneri per i cittadini o per le imprese, si suggerisce quindi di valutare le nuove disposizioni, sia nella fase di definizione dell'atto normativo, sia in quella di predisposizione degli eventuali atti secondari di attuazione, alla luce dell'effettiva esigenza e proporzionalita' degli obblighi introdotti, avvalendosi di una checklist elaborata sulla base dell'esperienza maturata nella riduzione degli oneri (cfr. box 2). Box 2 - Checklist per la valutazione dell'atto Parte di provvedimento in formato grafico La checklist, peraltro, puo' essere utilmente impiegata per operare un'analisi della disciplina vigente, al fine di identificare oneri da eliminare o da ridurre, anche ai fini del raggiungimento del "pareggio´ del budget regolatorio prescritto dallo Statuto delle imprese. Fase B - Stima del costo medio Dal 2007 il Dipartimento della funzione pubblica svolge attivita' sistematiche di misurazione degli oneri amministrativi (MOA) a carico delle imprese e, di recente, ha esteso le rilevazioni agli oneri a carico dei cittadini(8). La misurazione ha carattere selettivo, ossia riguarda le aree di regolazione e, all'interno di ciascuna, gli oneri a maggiore impatto per i destinatari. In caso di eliminazione o modifica di OI previgenti e' pertanto possibile che i relativi costi siano stati gia' quantiricati nell'ambito delle attivita' MOA. Una volta identificati gli OI eliminati o modificati dall'atto, si suggerisce pertanto di consultare la sezione Stime dei costi amministrativi del sito internet del Dipartimento, al fine di verificare se questi rientrino o meno tra quelli gia' misurati e, in caso affermativo, di contattare l'Help desk per un supporto nella quantificazione delle modifiche introdotte dal nuovo provvedimento. Per gli OI di nuova introduzione o per OI vigenti ma non sottoposti in precedenza a misurazione, al fine di fornire alle amministrazioni un parametro di riferimento, e' stata costruita, sulla base dei risultati delle misurazioni finora condotte, una griglia di costi standard. La griglia puo' essere integrata con ulteriori analisi e considerazioni riferite ai singoli settori di regolazione e alle concrete caratteristiche degli OI in esame, nel caso in cui vi siano elementi (ad esempio, somiglianza con OI gia' sottoposti a misurazione, indicazioni delle associazioni imprenditoriali e dei cittadini o di professionisti operanti nel settore) utili alla produzione di stime ad hoc. -------- 8 Il programma MOA e' stato esteso agli oneri a carico dei cittadini dal Decreto legge 13 maggio 2011, n. 70 ("Semestre Europeo - Prime disposizioni urgenti per l'economia´9, convertito, con modificazioni, dalla legge 12 luglio 2011, n. 106. Passo 3: Ricostruzione della lista di attivita' Per realizzare un OI e' necessario svolgere alcune attivita': acquisire e compilare moduli, predisporre determinati allegati, effettuare copie di documenti, ecc. Il costo sopportato da un cittadino o da un'impresa per svolgere un OI dipende quindi, da un lato, dal tipo e dalla numerosita' delle attivita' da svolgere e, dall'altro, dalle modalita' di realizzazione delle stesse. Il primo passo da compiere per stabilire il costo medio di un OI e' quindi costituito dall'individuazione delle attivita' che lo compongono, da ricondurre alle attivita' standard elencate nel prospetto 3. Per una descrizione dettagliata di ciascuna attivita' standard si rimanda all'Allegato I. In caso di dubbio circa la natura delle attivita' associate alla realizzazione di uno specifico OI si suggerisce di contattare l'Help desk del Dipartimento della funzione pubblica. Prospetto 3 - Attivita' amministrative standard Parte di provvedimento in formato grafico Le attivita' illustrate nel prospetto 3 possono essere utilizzate per ricostruire il procedimento che deveessere seguito, dal punto di vista dei cittadini o delle imprese, per realizzare l'OI, tenendo conto che: - ciascun OI e' in genere composto da alcune soltanto delle attivita' standard illustrate nei prospetti precedenti; - alcune attivita' potrebbero tuttavia ripetersi all'interno di uno stesso OI (ad esempio, la copia della documentazione nel caso in cui sia richiesto un duplicato di una pluralita' di atti o documenti; la predisposizione di rapporti, relazioni o documenti tecnici, nel caso di istanze che prevedano piu' allegati, ecc.). I seguenti box illustrano un esempio di ricostruzione tramite attivita' standard di un OI a carico di imprese (box 3) e di un OI a carico di cittadini (box 4). Box 3 - Ricostruzione di un OI tramite attivita' standard. Imprese Esempio: Denuncia di malattia professionale La denuncia di malattia professionale e' un obbligo a carico dei datori di lavoro di dipendenti affetti da malattia professionale. Entro 5 giorni dalla consegna del primo certificato medico da parte del lavoratore, il datore di lavoro deve inviare, a fini assicurativi, una denuncia che individua il soggetto affetto da malattia professionale e descrive le circostanze in cui e' stata contratta la malattia. Il modulo e' reperibile online sul sito dell'Inail e deve essere compilato in tre copie (una per l'Inail, una per l'ASL competente, una da trattenere agli atti dell'azienda).(9) Dal punto di vista dell'impresa, per svolgere l'OI e' necessario: scaricare il modulo dal sito internet dell'Inail; compilare una copia della denuncia per l'Inail (definita "Copia A" nel modulo); compilare una copia della denuncia per l'ASL ("Copia B"); compilare una copia della denuncia da trattenere agli atti dell'azienda ("Copia C"); trasmettere due copie della denuncia via posta/online; conservare una copia presso l'azienda. Ciascuno di questi passi e' riconducibile a una delle attivita' illustrate nel prospetto 3, e in particolare: Parte di provvedimento in formato grafico Come emerge dall'esempio, l'OI e' costituito da alcune soltanto delle attivita' standard elencate nel prospetto 3. Inoltre, l'attivita' di compilazione e' ripetuta tre volte, in relazione alle diverse copie da produrre. -------- 9 Dal 2011 in alternativa la denuncia puo' essere effettuata mediante la procedura online attiva sul sito internet dell'istituto. Box 4 - Ricostruzione di un OI tramite attivita' standard. Cittadini Esempio: Denuncia di cessione di fabbricato La denuncia di cessione fabbricato e' un obbligo che riguardava, fino al giugno 2012, chiunque cedesse la proprieta' o il godimento o l'uso esclusivo di un immobile o di parte di esso, per un periodo superiore a trenta giorni. Entro 48 ore dalla cessione, i cittadini interessati dovevano presentare la comunicazione compilando un modulo da consegnare all'autorita' locale di pubblica sicurezza (questura, commissariato di pubblica sicurezza o comune, nei casi in cui nello stesso non abbia sede una questura o un commissariato) oppure da inviare per posta, tramite raccomandata con ricevuta di ritorno, agli stessi uffici. Dal punto di vista del cittadino, per svolgere l'OI era necessario: ritirare il modulo presso l'autorita' di PS; compilare il modulo; preparare gli allegati previsti dal modulo, costituiti da una fotocopia del documento di identita' del cessionario e da una fotocopia del titolo di proprieta' dell'immobile; consegnare il modulo. Ciascuno di questi passi e' riconducibile a una delle attivita' illustrate nel prospetto 3, e in particolare: Parte di provvedimento in formato grafico Come emerge dall'esempio, l'OI e' costituito da alcune soltanto delle attivita' standard elencate nel prospetto 3. Inoltre, l'attivita' di copia della documentazione e' ripetuta due volte, in quanto la denuncia e' comprensiva di un duplicato di due distinti atti o documenti. Passo 4: Stima del costo delle attivita' Il secondo passo da compiere e' associare un costo a ciascuna delle attivita' che compongono l'OI. Le attivita' standard illustrate nel paragrafo precedente possono comportare, per i soggetti che le compiono, una maggiore o minore onerosita' in funzione di fattori quali le modalita' di realizzazione, il tipo e la quantita' di informazioni richieste, ecc. Per questa ragione, sulla base delle misurazioni gia' realizzate, il Dipartimento della funzione pubblica ha individuato due (Alto / Basso) o tre (Alto / Medio / Basso) riferimenti di costo per ciascuna attivita' standard. Di seguito sono riportati i riferimenti di costo separatamente per le imprese e per i cittadini. Va evidenziato che, ai fini delle stime, sono considerati imprese anche i lavoratori autonomi e i liberi professionisti. I riferimenti di costo per OI a carico delle imprese sono espressi direttamente in termini monetari (cfr. prospetto 4). Le misurazioni effettuate dal Dipartimento hanno infatti evidenziato un'elevata propensione delle imprese a rivolgersi, per lo svolgimento di adempimenti amministrativi, a intermediari (commercialisti, consulenti, ecc.). Il costo sostenuto da un'impresa per realizzare un OI include quindi in genere sia gli esborsi effettuati per il ricorso agli intermediari sia il tempo impiegato dal personale interno all'azienda per svolgere alcune attivita' (o per supportare l'intermediario). Per l'individuazione dei riferimenti di costo delle imprese, il tempo impiegato dal personale interno e' stato gia' convertito in termini monetari sulla base del costo medio del lavoro e sommato ai costi di intermediazione. Prospetto 4 - Riferimenti di costo per le attivita' amministrative standard. Imprese Parte di provvedimento in formato grafico Nel caso di OI a carico dei cittadini, i costi sopportati sono viceversa rappresentati essenzialmente dal tempo impiegato a realizzare le diverse attivita'. A questo si aggiungono gli eventuali costi vivi associati allo svolgimento dell'obbligo, dei quali si dira' piu' avanti (cfr. Passo 5). Il seguente prospetto indica pertanto i riferimenti di costo delle attivita' standard in un'unita' di misura di tempo (minuti). Va tuttavia rilevato che, ai fini della redazione del bilancio, sara' successivamente necessario trasformare questi valori di tempo in valori monetari, in modo da renderli sommabili con i costi vivi associati a ciascun OI e confrontabili con i costi amministrativi rilevati per gli OI a carico delle imprese (cfr. Passo 6). Prospetto 5 - Riferimenti di costo per le attivita' amministrative standard1 . Cittadini Parte di provvedimento in formato grafico -------- 1 Nel prospetto non sono riportati i costi relativi alle attivita' C. (Predisposizione di rapporto/relazione/documento tecnico) e D. (Annotazioni su formulari e registri). Tali attivita', infatti, nel caso dei cittadini, oltre a essere meno frequenti che nel caso delle imprese, sono in genere affidate a intermediari, comportando la valutazione dei costi in termini di spese vive (cfr. infra, Passo 5) piuttosto che di dispendio di tempo. Come gia' evidenziato, i prospetti 4 e 5 propongono piu' riferimenti di costo per ciascuna attivita'. Per selezionare, tra quelli proposti, il costo da associare alle attivita' che in concreto compongono l'OI in esame e' necessario tenere conto della relativa onerosita', la quale dipende, caso per caso, da alcuni criteri predefiniti, illustrati in dettaglio nell'Allegato 2. Nel seguente box si riportano, a titolo di esempio, i criteri da utilizzare per stabilire l'onerosita' dell'attivita' di Acquisizione della modulistica. Box 5 - Criteri per stabilire l'onerosita' delle attivita' Esempio: Acquisizione della modulistica L'onerosita' associata all'attivita' standard "Acquisizione della modulistica" dipende, tanto nel caso di OI a carico delle imprese quanto nel caso di OI a carico dei cittadini, da due fattori: la possibilita' o meno di realizzare l'operazione online e la dislocazione territoriale degli sportelli. Risulta infatti evidente che il tempo impiegato, ad esempio, dal personale di un'impresa per reperire i modelli avra': • costi contenuti (stimati in 10 euro; cfr. prospetto 4) nel caso in cui sia possibile reperire la documentazione in rete; • costi meno contenuti ma comunque moderati (stimati in 30 euro; cfr. prospetto 4) nel caso in cui sia necessario recarsi allo sportello presso uffici mediamente prossimi alla sede dell'impresa; • costi piu' elevati (stimati in 70 euro; cfr. prospetto 4) nel caso in cui sia necessario recarsi allo sportello presso uffici mediamente distanti alla sede dell'impresa (ad esempio, uffici presenti soltanto nei capoluoghi di provincia). Come emerge dai prospetti 4 e 5, tuttavia, per alcune attivita', e in corrispondenza di determinati livelli di onerosita', non sono indicati valori puntuali ma forbici di valori (ad esempio, per l'attivita' di Compilazione di modulo di istanza/denuncia/comunicazione, in corrispondenza di un livello di onerosita' basso, sono indicate le seguenti forbici: 10-60 € nel caso di OI a carico delle imprese; 20- 120 min. nel caso di OI a carico dei cittadini). Si tratta di casi in cui il costo associato all'attivita' e' difficilmente standardizzabile, in quanto strettamente correlato ai contenuti informativi dell'OI. In questi casi, la scelta del valore da assegnare all'attivita' e' rimessa alle singole amministrazioni, che potranno valutare quale valore, all'interno della forbice proposta, risulti piu' realistico sulla base della concreta conformazione dell'OI e delle indicazioni fornite dai soggetti interessati attraverso apposite procedure di consultazione. In questa fase e' inoltre possibile richiedere il supporto del'Help desk, anche al fine di valutare un coinvolgimento degli esperti delle associazioni imprenditoriali e dei consumatori. Box 6 - Assegnazione di un costo alle attivita' standard. Imprese Esempio: Denuncia di malattia professionale Nell'esempio illustrato nel box 3, la denuncia di malattia professionale si compone delle seguenti attivita': A. Acquisizione della modulistica B. Compilazione di modulo di istanza/denuncia/comunicazione B. Compilazione di modulo di istanza/denuncia/comunicazione B. Compilazione di modulo di istanza/denuncia/comunicazione G. Trasmissione alla pubblica amministrazione o a soggetti terzi I. Archiviazione A queste attivita' e' possibile associare un costo sulla base della griglia proposta nel prospetto 4, sulla base delle seguenti considerazioni: A. Acquisizione della modulistica La modulistica e' scaricabile online. L'attivita' presenta quindi un'onerosita' bassa, secondo i criteri indicati nell'Allegato 2. Di conseguenza, ad essa e' possibile associare un costo pari a 10 €. B. Compilazione di modulo di istanza/denuncia/comunicazione Il modulo di denuncia prevede l'inserimento di notizie anagrafiche sul lavoratore e sul datore di lavoro, di dati retributivi relativi al lavoratore e di informazioni sulla malattia (lavorazione e sostanza che avrebbero determinato la malattia, periodo di esposizione, misure di sicurezza adottate, ecc.). L'attivita' presenta quindi un'onerosita' media, secondo i criteri indicati nell'Allegato 2, cui corrisponde un costo pari a 100 €. B. Compilazione di modulo di istanza/denuncia/comunicazione La copia della denuncia per l'ASL ha la medesima struttura di quella per l'Inail. Tuttavia, trattandosi di una seconda copia, le informazioni da riportare possono essere considerate semplici e di immediata reperibilita'. L'attivita' presenta quindi un'onerosita' bassa, secondo i criteri indicati nell'Allegato 2, cui corrisponde un costo pari collocabile nella forbice 10-60 €. Trattandosi di un modulo identico al precedente, che non richiede quindi il reperimento di ulteriori informazioni, il costo associato a tale attivita' puo' essere assunto pari al limite inferiore della forbice (10 €). B. Compilazione di modulo di istanza/denuncia/comunicazione Anche alla compilazione della copia da trattenere agli atti dell'azienda puo' essere associato, sulla base delle considerazioni indicate al punto precedente, un costo pari a 10 €. G. Trasmissione alla pubblica amministrazione o a soggetti terzi Le copia della denuncia per l'Inail e quella per l'ASL devono essere inviate all'Inail (che provvedera' successivamente a trasmettere all'ASL la relativa copia) tramite posta. L'attivita' presenta quindi un'onerosita' bassa, secondo i criteri indicati nell'Allegato 2. Ad essa e' possibile associare un costo pari a 10 €. I. Archiviazione Le copia di denuncia da conservare presso l'azienda e' composta da due pagine di formato standard. L'attivita' presenta quindi un'onerosita' bassa, secondo i criteri indicati nell'Allegato 2. Ad essa e' possibile associare un costo pari a 10 €. Box 7 - Assegnazione di un costo alle attivita' standard. Cittadini Esempio: Denuncia di cessione di fabbricato Nell'esempio illustrato nel box 4, la denuncia di cessione di fabbricato si compone delle seguenti attivita': A. Acquisizione della modulistica B. Compilazione di modulo di istanza/denuncia/comunicazione E. Copia della documentazione E. Copia della documentazione G. Trasmissione alla pubblica amministrazione o a soggetti terzi A queste attivita' e' possibile associare un costo sulla base della griglia proposta nel prospetto 5, sulla base delle seguenti considerazioni: A. Acquisizione della modulistica Ipotizzando che non sia possibile acquisire la modulistica online, l'attivita' di reperimento dei moduli presuppone che il cittadino si rechi presso una questura, un commissariato di pubblica sicurezza o, in caso di assenza di tali strutture, presso il comune, ossia presso uffici dislocati almeno a livello comunale. L'attivita' presenta quindi un'onerosita' media, secondo i criteri indicati nell'Allegato 2. Di conseguenza, ad essa e' possibile associare un costo pari a 60 min. B. Compilazione di modulo di istanza/denuncia/comunicazione Il modulo di denuncia prevede l'inserimento di notizie anagrafiche e dati relativi al fabbricato (quali indirizzo, piano, numero di vani), ossia di informazioni semplici e di immediata reperibilita'. L'attivita' presenta quindi un'onerosita' bassa, secondo i criteri indicati nell'Allegato 2, cui corrisponde un costo collocabile nella forbice 20-120 min. Trattandosi di un modulo contenente un numero molto basso di informazioni, il costo associato a tale attivita' puo' essere assunto pari al limite inferiore della forbice (20 min.). E. Copia della documentazione Al modulo e' necessario allegare una fotocopia del documento di identita', ossia di un documento semplice e poco voluminoso. L'attivita' presenta quindi un'onerosita' bassa, secondo i criteri indicati nell'Allegato 2. Ad essa e' possibile associare un costo pari a 6 min. E. Copia della documentazione Un secondo documento da allegare al modulo e' costituito da una fotocopia del titolo di proprieta' dell'immobile, ossia, anche in questo caso, di un documento semplice e poco voluminoso. L'attivita' presenta quindi un'onerosita' bassa, secondo i criteri indicati nell'Allegato 2. Ad essa e' possibile associare un costo pari a 6 min. G. Trasmissione alla pubblica amministrazione o a soggetti terzi Il modulo deve essere presentato dal dichiarante presso una questura, un commissariato di pubblica sicurezza o, in caso di assenza di tali strutture, presso il comune, ossia presso uffici dislocati almeno a livello comunale. In alternativa, esso puo' essere inviato tramite raccomandata e quindi recandosi presso un ufficio postale, anch'esso dislocato almeno a livello comunale. L'attivita' presenta quindi un'onerosita' media, secondo i criteri indicati nell'Allegato 2. Ad essa e' possibile associare un costo pari a 60 min. Passo 5: Stima dei costi vivi Oltre ai costi associati allo svolgimento delle diverse attivita' che compongono un OI, quest'ultimo puo' comportare un esborso monetario a carico del destinatario, conseguente all'acquisto di beni e servizi necessari ad osservare l'OI. I costi vivi comprendono ad esempio: costi per l'acquisto di software, spese per la produzione di elaborati grafici (stralci cartografici, sezioni di planimetria, ecc.), spese postali, spese connesse alla presentazione di una fototessera, costi per servizi di traduzione, ecc. Nel caso di OI a carico dei cittadini, i costi vivi includono le spese necessarie a realizzare gli accertamenti (attivita' L) (ad esempio, i costi di ottenimento della revisione di un autoveicolo presso un'officina autorizzata o le spese mediche legate all'ottenimento di un certificato) o gli eventuali costi per il ricorso a intermediari. Si ricorda che nel caso di OI a carico delle imprese, viceversa, le spese per il ricorso a intermediari sono gia' incluse nei costi associati alle attivita' standard. Si rammenta infine che, ai fini della redazione del bilancio regolatorio, dai costi vivi vanno esclusi gli eventuali oneri fiscali associati all'OI (bolli, imposte, ecc.; cfr. Passo 1). Passo 6: Calcolo del costo medio Una volta ricostruita la lista delle attivita' associate all'OI, stabiliti i relativi livelli di onerosita' e quantificati costi vivi e' possibile procedere alla stima del costo medio dell'OI. Il costo medio di un OI deriva dal costo monetario associato allo svolgimento delle attivita' necessarie a realizzarlo, cui e' necessario aggiungere gli eventuali costi vivi: Costo medio OI = Costo totale attivita' + Costi vivi Nel caso di OI a carico di imprese, il costo delle attivita' standard e' gia' espresso in termini monetari. Di conseguenza il costo totale deriva dalla semplice somma dei costi associati alle singole attivita' che compongono l'obbligo: Costo totale attivita' = Costo Attivita' 1 + Costo Attivita' 2 + .... + Costo Attivita' N Box 8 - Stima del costo medio. Imprese Esempio: Denuncia di malattia professionale Nell'esempio illustrato nel box 6, alle attivita' da realizzare per presentare una denuncia di malattia professionale sono associati i seguenti costi: Attivita' Costo (€) A. Acquisizione della modulistica 10 B. Compilazione di modulo di istanza/denuncia/comunicazione 100 B. Compilazione di modulo di istanza/denuncia/comunicazione 10 B. Compilazione di modulo di istanza/denuncia/comunicazione 10 G. Trasmissione alla pubblica amministrazione 10 o a soggetti terzi I. Archiviazione 10 Il costo totale delle attivita' e' pertanto pari a: Costo totale attivita' = (10+100+10+10+10+10) € =150 € Gli unici costi vivi associati all'OI sono le spese postali per la trasmissione della denuncia all'Inail, pari a 0,60 €. Il costo medio dell'OI e' pertanto pari a: Costo medio OI = Costo totale attivita' + Costi vivi =150 € + 0,6 € = 150,6 € Nel caso di OI a carico di cittadini, viceversa, il costo delle attivita' standard e' espresso in termini di tempo. Di conseguenza, come gia' anticipato, esso deve essere trasformato in termini monetari al fine di risultare sommabile con i costi vivi e confrontabile con i costi amministrativi associati agli OI a carico delle imprese. In linea teorica, esistono diversi metodi per tradurre in termini monetari il valore del tempo. Ai fini della redazione del bilancio annuale degli oneri si e' stabilito di ricorrere a una tariffa standard di 15 euro l'ora, che corrisponde alla retribuzione media netta oraria dei lavoratori (dipendenti e autonomi) maggiorata dei contributi sociali e degli eventuali accantonamenti per il trattamento di fine rapporto10 . Tale tariffa rappresenta il compenso che in media un soggetto riceverebbe per l'impiego di un'ora del proprio tempo in un'attivita' retribuita. -------- 10 Il dato e' basato sui risultati dell'Indagine sui bilanci delle famiglie condotta dalla Banca d'Italia, dalla quale sono stati desunti i redditi dei lavoratori dipendenti e indipendenti e le ore medie lavorate, e dall'Indagine sulle condizioni di vita (Eu-Silc) condotta dall'Istat, dalla quale e' stato desunta l'incidenza sulle retribuzioni dei contributi sociali (incluso, nel caso dei lavoratori dipendenti, l'onere per l'accantonamento al trattamento di fine rapporto a carico del datore di lavoro). Avendo espresso il tempo impiegato dai cittadini per ciascuna attivita' in termini di minuti, il coefficiente da utilizzare per trasformare in termini monetari il costo di ciascuna attivita' e' pari a 0,25 euro (ossia 15 euro diviso 60). Di conseguenza, nel caso di OI a carico dei cittadini il costo totale deriva dalla seguente formula: Costo totale attivita' = (Tempo Attivita' 1 + Tempo Attivita' 2 + .... + + Tempo Attivita' N) x 0,25 € Box 9 - Stima del costo medio. Cittadini Esempio: Denuncia di cessione di fabbricato Nell'esempio illustrato nel box 7, alle attivita' da realizzare per presentare una denuncia di cessione di fabbricato sono associati i seguenti costi: Attivita' Costo (min.) A. Acquisizione della modulistica 60 B. Compilazione di modulo di istanza/denuncia/comunicazione 20 E. Copia della documentazione 6 E. Copia della documentazione 6 G. Trasmissione alla pubblica amministrazione 60 o a soggetti terzi Il costo totale delle attivita' e' pertanto pari a: Costo totale attivita' = (60+20+6+6+60) x 0,25 € =152 x 0,25 € = 38,0 € Supponendo che in media i cittadini presentino la denuncia a sportello, piuttosto che tramite raccomandata, l'OI non comporta costi vivi. Il costo medio dello stesso e' pertanto pari a: Costo medio OI = Costo totale attivita' + Costi vivi = 38,0 € + 0,0 € = 38,0 € Fase C - Stima della numerosita' annua Il numero degli OI realizzati ogni anno dipende, da un lato, dal numero di cittadini o imprese obbligati (popolazione) e, dall'altro, dalla frequenza dell'OI, ossia dal numero di volte che ciascun cittadino o ciascuna impresa obbligata e' chiamata a realizzarlo ogni anno. Passo 7: Stima della popolazione Per stimare la numerosita' annua e' quindi innanzitutto necessario calcolare la popolazione di riferimento di ciascun OI. Talvolta, la popolazione di riferimento puo' essere derivata da dati di carattere amministrativo gia' in possesso dell'amministrazione. Cio' puo' avvenire tipicamente nel caso di obblighi eliminati o modificati dal nuovo provvedimento. Tuttavia, anche per obblighi di nuova introduzione e' possibile che i dati amministrativi in possesso dell'amministrazione risultino utili per derivare una stima indicativa dei soggetti obbligati, come nel caso in cui il nuovo OI sia collegato a un OI gia' in vigore o comunque rivolto alla medesima popolazione. In altri casi, la popolazione di riferimento puo' essere dedotta dalla normativa, la quale sovente impone gli OI a gruppi di destinatari individuabili sulla base di criteri prestabiliti (ad esempio, nel caso delle imprese: il settore di attivita', la dimensione, la collocazione geografica, ecc.; nel caso dei cittadini: l'eta', lo stato civile, il reddito, ecc). In queste circostanze, ai fini della quantificazione della popolazione di riferimento puo' essere utile il ricorso a fonti statistiche o a fonti amministrative gestite da altre amministrazioni, come, ad esempio, gli archivi dell'Agenzia delle entrate, il Registro delle imprese delle Camere di commercio, gli archivi dell'Inps e dell'Inail, ecc. (cfr. box 10). Box 10 - Calcolo della popolazione. Ricorso a fonti statistiche e amministrative Esempio: Fonti statistiche - I.stat Una fonte statistica di particolare utilita', per completezza e versatilita', e' I.stat, il datawarehouse delle statistiche prodotte dall'Istat. Il sistema permette di comporre tabelle personalizzate selezionando le variabili di interesse ed e' organizzato per temi. Le sezioni piu' rilevanti ai fini del calcolo della popolazione di riferimento di adempimenti di carattere amministrativo sono: • "Popolazione e famiglie", che contiene dati sulla popolazione residente per eta', sesso, stato civile e comune di residenza e altri dati di tipo demografico (matrimoni, separazioni e divorzi, trasferimenti di residenza, popolazione straniera residente, permessi di soggiorno, ecc.); • "Struttura e competitivita' del sistema delle imprese", che contiene dati sulla consistenza delle unita' economiche e delle unita' locali, e sul relativo numero di addetti e dipendenti, per settore di attivita', forma giuridica e classe di addetti, e dati relativi ai risultati economici delle stesse (fatturato, ecc.). Anche altre sezioni contengono dati potenzialmente rilevanti, relativi, ad esempio, al numero di alloggi (sezione "Censimento popolazione e abitazioni"), al reddito delle famiglie (sezione "Condizioni economiche delle famiglie e disuguaglianze"), alla numerosita' degli alunni per tipologia di istituto scolastico (sezione "Istruzione e formazione"), ecc. Esempio: Fonti amministrative - Movimprese Una fonte di particolare rilievo ai fini del calcolo della popolazione di imprese su cui ricadono adempimenti di carattere amministrativo e' Movimprese. Movimprese e' basata sugli archivi delle Camere di commercio italiane e contiene elaborazioni sulla nati-mortalita' delle imprese per area geografica, settore di attivita' e forma giuridica. Essa puo' risultare utile, ad esempio, nella stima della popolazione di riferimento di OI da realizzare in fase di start-up. In altri casi ancora, infine, per il calcolo della popolazione e' necessario formulare delle ipotesi, da derivare, ad esempio, dall'osservazione di OI analoghi o delle indicazioni fornite dalle associazioni imprenditoriali e dei consumatori, anche tramite l'Help desk del Dipartimento della funzione pubblica (cfr. box 11). Box 11 - Calcolo della popolazione. Formulazione di ipotesi Esempio: Ricorso a fonti statistiche e formulazione di ipotesi Si ipotizzi che un nuovo provvedimento introduca un beneficio (ad esempio, un'agevolazione fiscale) a favore delle imprese di costruzione in possesso di determinati requisiti. Si ipotizzi, inoltre, che sulla base di una o piu' esperienze pregresse, con caratteristiche analoghe (ad esempio, similarita' nella definizione delle imprese beneficiarie), o di stime fornite dalle associazioni di settore la quota di imprese che presumibilmente presenteranno istanza possa essere assunta pari al 20% del totale. Ricorrendo a statistiche di fonte Istat, le imprese di costruzione risultano pari nel 2007 (ultimo anno di disponibilita' del dato nel datawarehouse I. stat) a 629.660 unita'. La popolazione di riferimento del nuovo OI puo' essere pertanto stimata pari a circa 126.000 unita' (Popolazione = 629.660 x 0,20 = 125.932). Naturalmente, mentre nel caso di nuova introduzione o completa eliminazione di OI la popolazione da considerare ai fini del bilancio e' rappresentata da tutta la popolazione di riferimento dell'obbligo, nel caso di modifica di OI previgenti la stima deve considerare soltanto la popolazione differenziale, ossia il numero di cittadini o imprese in piu' (o in meno) che, in base al nuovo provvedimento, saranno chiamati a realizzare l'adempimento. Passo 8: Stima della frequenza Il secondo elemento da quantificare ai fini della stima del numero annuo di OI e' costituito dalla frequenza, ossia dal numero di volte che ciascun cittadino o ciascuna impresa appartenente alla popolazione di riferimento e' chiamata a realizzare l'obbligo ogni anno. La frequenza e' deducibile dalla normativa in tutti i casi in cui questa imponga la realizzazione di un OI su una base periodica prefissata (ad esempio: 1 nel caso di OI da realizzare annualmente, 4 nel caso di OI da realizzare trimestralmente, 12 nel caso di OI da realizzare mensilmente, ecc.). Va rilevato che, in questi casi, laddove i cittadini o le imprese siano chiamati a realizzare l'01 con una periodicita' superiore all'anno, la frequenza sara' inferiore all'unita' (ad esempio, 0,5 nel caso di OI da realizzare su base biennale, 0,25 nel caso di OI da realizzare ogni quattro anni, ecc.). In altri casi, la realizzazione di un OI e' associata al verificarsi di determinati eventi (ad esempio, un infortunio sul lavoro, la registrazione di un cliente presso un esercizio ricettivo, ecc.). Come nel caso del calcolo della popolazione, quindi, ai fini della stima della frequenza puo' essere necessario ricorrere a fonti amministrative o statistiche, oltre che, in alcune circostanze, alla formulazione di ipotesi. Passo 9: Calcolo del numero di adempimenti La numerosita' annua di adempimenti dipende, come gia' evidenziato, dalla popolazione e dalla frequenza, e in particolare: Numero annuo adempimenti = Popolazione x Frequenza Pertanto, per stimare il numero di adempimenti realizzato ogni anno e' sufficiente calcolare il prodotto tra popolazione (cfr. Passo 7) e frequenza (cfr. Passo 8). Fase C - Calcolo finale Passo 10: Calcolo finale Come gia' anticipato, la formula per il calcolo finale dei costi associati a un OI e': Costi amministrativi annuali = Costo medio Obbligo informativo (OI) x Numero annuo adempimenti Ai fini della stima dei costi introdotti o eliminati con il nuovo provvedimento sara' quindi sufficiente moltiplicare il costo medio (cfr. Passo 6) per la numerosita' annua degli adempimenti (cfr. Passo 9). L'Allegato 4 contiene un riepilogo delle attivita' da svolgere ai fini della quantificazione dei costi amministrativi, riportando, per ciascuna fase, i passi da realizzare, i relativi strumenti e i passaggi che meritano una speciale attenzione. 4. Redazione del bilancio Ai fini della trasmissione della relazione sul bilancio alla Presidenza del Consiglio dei Ministri, e in relazione alle esigenze collegate alla predisposizione della relazione complessiva da parte de Dipartimento della funzione pubblica, il bilancio e' presentato sulla base dei modelli riportati nell'Allegato 3. Il primo modello deve essere compilato per ciascun OI introdotto, eliminato o modificato dal provvedimento in esame e richiede l'indicazione delle attivita' che lo compongono, e, per ciascuna di esse, della corrispondente attivita' standard, dell'onerosita' (espressa secondo i parametri Alto / Medio / Basso) e del conseguente costo (in termini di tempo per gli OI a carico di cittadini e di costo monetario per gli OI a carico di imprese). Box 12 -Modello da compilare per ciascun obbligo Esempio: Denuncia di cessione di fabbricato Parte di provvedimento in formato grafico Popolazione: il numero dei cittadini esentati annualmente dalla comunicazione puo' essere stimato, sulla base del normale turnover delle locazioni, come pari a circa il 10%11 dello stock dei contratti di locazione in essere (pari, nel 2009, a 4,6 milioni, guardando al sottoinsieme dei contratti con locatari persone fisiche; fonte: dati contenuti nell'archivio delle locazioni dell'Agenzia del territorio), ossia pari a circa 460 mila. Frequenza: una volta soltanto, all'atto della stipula di ciascun contratto. -------- 11 Cifra riportata a mero titolo esemplificativo. Nel secondo modello va riportato un riepilogo dei risultati della quantificazione degli oneri riferiti all'intero provvedimento. Esso richiede l'indicazione, per ciascun OI, del costo medio, della popolazione, della frequenza e la stima finale dei costi amministrativi. All'interno del modello, nel caso di oneri introdotti i costi totali andranno riportati nella penultima colonna e con segno positivo, mentre nel caso di oneri eliminati i costi totali andranno riportati nell'ultima colonna e con segno negativo (e quindi sottratti ai fini del calcolo del saldo finale). Box 13 - Modello di bilancio Parte di provvedimento in formato grafico