Art. 4 Ordine del giorno del Comitato e convocazione delle riunioni 1. Il Presidente convoca il Comitato con congruo anticipo e ne fissa la data, l'ora, il luogo e le modalita' della seduta, nonche' l'ordine del giorno. 2. La convocazione, corredata dalla documentazione istruttoria, avviene, a cura della Struttura di missione di cui all'art. 3 del presente regolamento, attraverso strumenti informatici almeno dieci giorni lavorativi precedenti alla seduta. Nel caso in cui il Presidente ravvisi particolare necessita' e urgenza nella trattazione di specifici temi nell'ambito del Comitato puo' disporre la convocazione del Comitato in deroga ai termini di cui al precedente periodo. 3. I componenti permanenti del Comitato inviano al Presidente ogni documento o proposta che intendano sottoporre all'attenzione del Comitato. 4. La Struttura di missione di cui all'art. 3 del presente regolamento inoltra alle amministrazioni interessate, contestualmente alla convocazione della seduta o successivamente ma in tempo utile, anche la documentazione acquisita, indirizzandola unicamente all'ufficio abilitato formalmente dall'amministrazione competente a riceverla. A tal fine, con riferimento alle attivita' del Comitato le amministrazioni designano, anche per la documentazione riservata, un responsabile del procedimento, ai sensi delle disposizioni legislative e regolamentari vigenti. 5. All'ordine del giorno possono essere iscritti anche argomenti non trattati nella riunione preparatoria di cui all'art. 3, comma 3, del presente regolamento, qualora il Presidente ne ravvisi la non differibilita' della trattazione. 6. In casi di particolare urgenza e in ragione dell'indifferibilita' di un argomento dichiarata dal Presidente, puo' essere posta in trattazione, con il consenso unanime dei componenti presenti, una questione non iscritta all'ordine del giorno. Dell'avvenuto inserimento si da' atto nel verbale della seduta. Le eventuali deliberazioni adottate dal Comitato all'esito della procedura di cui al presente comma non possono, comunque, riguardare materie di competenza esclusiva di uno o piu' componenti assenti, per qualsiasi ragione, dalla seduta. 7. Fatto salvo quanto previsto dall'art. 1, comma 6, del presente regolamento, una delle riunioni ordinarie annuali del Comitato reca all'ordine del giorno l'approvazione della relazione alle Camere di cui all'art. 12, comma 10, del decreto-legge 11 novembre 2022, n. 173, convertito, con modificazioni, dalla legge dicembre 2022, n. 204, in modo da garantire il rispetto della scadenza del 31 maggio di ogni anno prevista da tale disposizione.