Art. 15.
Compiti e poteri dell'organismo di monitoraggio
15.1 Per poter svolgere in modo efficace i propri compiti,
l'organismo di monitoraggio e' dotato delle caratteristiche
essenziali previste dall'art. 41 del regolamento Ue n. 2016/679
nonche' previste dall'all. 1 del provvedimento n. 98 del 10 giugno
2020, quali:
a. onorabilita':
Non potranno essere nominati coloro che:
si trovino in una delle condizioni di ineleggibilita' o
decadenza previste dall'art. 2382 del codice civile;
siano stati radiati da albi professionali per motivi
disciplinari o per altri motivi;
abbiano riportato condanna, anche se con pena condizionalmente
sospesa, salvi gli effetti della riabilitazione, per uno dei delitti
previsti dal regio decreto 16 marzo 1942, n. 267 (legge
fallimentare), o per uno dei delitti previsti dal titolo XI del libro
V del codice civile, o per un delitto non colposo, per un tempo non
inferiore ad un anno; per un delitto contro la pubblica
amministrazione, contro la fede pubblica, contro il patrimonio,
contro l'economia pubblica;
abbiano riportato una condanna, anche non definitiva, per uno
dei reati previsti dal decreto legislativo n. 231/2001 e successive
modificazioni ed integrazioni;
fermo quanto sopra disposto e salvi gli effetti della
riabilitazione, siano stati sottoposti a misure di prevenzione
disposte dall'autorita' giudiziaria, ovvero siano stati condannati
con sentenza irrevocabile per un qualsiasi reato.
b. indipendenza ed imparzialita'
Al fine di garantire la piena indipendenza e imparzialita' dei
componenti dell'OdM, evitando qualsiasi forma di interferenza,
condizionamento o conflitto di interessi, e' previsto che, sia
l'organismo nel proprio complesso che i singoli componenti dello
stesso, non debbano subire alcuna ingerenza nell'esercizio delle
proprie attivita' da parte degli aderenti al presente codice di
condotta. Nello svolgimento delle proprie funzioni di controllo,
inoltre, l'OdM non sara' soggetto, in via diretta o indiretta, ad
alcuna forma di controllo, direzione o vigilanza da parte delle APL.
L'OdM adottera' le proprie decisioni senza che alcuno degli organi
delle APL possa sindacarle.
c. conflitto di interessi
Ciascun componente dell'organismo deve costantemente garantire la
massima imparzialita' ed indipendenza anche evitando ogni situazione
di conflitto di interessi, reale o anche solo potenziale, sia per se'
stesso che in riferimento a propri parenti, affini entro il terzo
grado, coniugi o conviventi. A tal fine, ogni componente dovra'
inderogabilmente dichiarare senza alcun ingiustificato ritardo,
preliminarmente alla formalizzazione della propria nomina ed in
qualunque momento nel corso dell'esecuzione dei propri compiti di cui
al presente codice di condotta, qualsiasi circostanza in grado di
configurare o comunque determinare un conflitto di interessi,
conseguentemente astenendosi dal prendere parte a qualsiasi processo
decisionale e dal compiere qualsivoglia attivita' in seno all'OdM per
cui rilevi il conflitto di interessi che lo vede coinvolto.
d. competenza
Ai fini di un corretto ed efficiente svolgimento dei propri
compiti, e' essenziale che ciascun componente dell'OdM garantisca un
adeguato livello di competenza, da intendersi come l'insieme delle
conoscenze, delle esperienze e degli strumenti necessari ad un
efficiente svolgimento delle funzioni assegnate. Per tale ragione, i
componenti dovranno avere, sia singolarmente che nel loro insieme
come organismo, un'approfondita conoscenza e dimestichezza riguardo
al settore delle APL, con particolare riguardo ai profili di
protezione dei dati personali.
e. autonomia finanziaria
Le attivita' dell'OdM, debitamente rendicontate, saranno
finanziate secondo le modalita' di cui agli articoli 14.3, 14.4 e
14.5 del presente codice di condotta, descritte nel regolamento
interno sul funzionamento dell'OdM.
15.2 L'organismo di monitoraggio fungera' da referente principale
per il Garante per la protezione dei dati personali per qualsiasi
questione che possa sorgere in relazione all'applicazione del CDC.
L'organismo di monitoraggio dovra' mediante idonea procedura
informare senza indebito ritardo delle misure adottate e dei motivi
della loro adozione nel caso di violazioni che comportino la
sospensione o l'esclusione del titolare/responsabile aderente al
codice.
15.3 Nello svolgimento dei propri compiti, l'organismo di
monitoraggio persegue i seguenti obiettivi:
promuovere l'applicazione uniforme del CDC e della normativa in
materia di protezione dei dati personali al settore delle APL come
previsto nel CDC;
sensibilizzare i soggetti aderenti al CDC rispetto alle
tematiche di protezione dei dati personali;
garantire il controllo effettivo ed imparziale sul rispetto del
CDC.
15.4 L'OdM adotta annualmente il piano dei controlli sulla
corretta attuazione del CDC da parte dei soggetti aderenti. Il piano
dei controlli dovra' garantire il monitoraggio dell'applicazione del
CDC in modo trasparente, appropriato, efficace, verificabile e non
discriminatorio, assicurando il controllo imparziale su tutti i
soggetti aderenti nel periodo di durata. In relazione alla corretta
attuazione del CDC, l'OdM svolge attivita' di audit nei confronti del
20% dei soggetti aderenti su base annua.
15.5 L'OdM riceve, gestisce, decide sui reclami aventi ad oggetto
l'inadempimento delle disposizioni del codice di condotta ed
istituisce e tiene aggiornato idoneo registro di reclami e azioni
correttive e/o sanzionatorie. La procedura di gestione dei reclami
deve rispettare i requisiti anche procedurali di cui all'all. 1 del
provvedimento n. 98 del 10 giugno 2020 e dovra' essere pubblicata
dall'OdM entro dieci giorni dalla pubblicazione del CDC ed essere
resa disponibile sul sito dell'OdM. Fatto salvo il diritto
dell'interessato alla presentazione di un reclamo al Garante e/o
all'avvio di procedure giudiziali di tutela dei propri diritti ai
sensi degli articoli 77 e 79 del regolamento, ogni soggetto che
ritenga che i propri diritti e le proprie liberta' siano stati lesi
da uno o piu' trattamenti svolti da parte di un aderente al presente
codice di condotta, potra' proporre reclamo all'OdM, inviando
apposita istanza scritta che dovra' contenere una breve descrizione
dei fatti e del pregiudizio lamentato. La presentazione di un reclamo
al Garante preclude l'avvio, o determina l'improcedibilita' qualsiasi
sia lo stato di svolgimento, di una procedura avente il medesimo
oggetto o comunque attinente alle medesime questioni dinanzi all'OdM.
15.6 Entro cinque giorni lavorativi dal ricevimento del reclamo
da parte dell'interessato, l'OdM dovra' darne notizia al soggetto
aderente coinvolto, affinche' quest'ultimo possa, entro i successivi
trenta giorni lavorativi, presentare le proprie memorie. Garantendo
piena imparzialita' e contraddittorio in ogni fase della procedura,
qualora gli elementi acquisiti gia' consentano all'OdM di definire la
controversia, quest'ultimo dovra' adottare la propria decisione entro
quarantacinque giorni lavorativi dalla data di deposito delle proprie
memorie da parte dell'aderente. Diversamente, l'OdM potra' richiedere
ad entrambe le parti ulteriori precisazioni, cosi' come
l'acquisizione di documenti o lo svolgimento di audizioni,
raccogliendo in ogni caso tutti gli elementi necessari alla
definizione del reclamo, che non potra' avvenire oltre novanta giorni
lavorativi successivi alla data di presentazione dello stesso da
parte dell'interessato.
15.7 Ai fini della corretta applicazione del CDC, l'OdM puo'
irrogare ai soggetti aderenti misure correttive o interdittive che
dovranno essere inserite in un idoneo registro costantemente
aggiornato.
In conseguenza dei controlli effettuati in esecuzione dei propri
poteri, o delle decisioni adottate all'esito della procedura di
reclamo di cui al precedente comma, l'OdM potra' decidere, fornendo
adeguata motivazione, di applicare al soggetto aderente, in
dipendenza della gravita' della violazione eventualmente riscontrata,
una o piu' delle seguenti misure:
a. un invito al soggetto aderente a modificare la condotta, in
considerazione di una maggiore aderenza alle previsioni del codice di
condotta;
b. un richiamo formale indirizzato esclusivamente al soggetto
aderente;
c. la sospensione temporanea dall'adesione al presente codice
di condotta;
d. l'esclusione dal presente codice di condotta del soggetto
aderente.
Previo oscuramento dei dati personali eventualmente presenti, le
decisioni adottate dall'OdM all'esito della definizione di procedure
di reclamo di cui sopra devono essere pubblicate, anche in forma
sintetica, in apposita sezione del sito web dell'organismo, qualora
dalle stesse sia derivata la sospensione temporanea o l'esclusione
dal codice di condotta.
15.8 L'OdM ha il compito di assolvere agli obblighi di
comunicazione e reportistica derivanti dal CDC, in particolare:
trasmette al Garante una relazione su base annuale circa
l'andamento del CDC, i controlli effettuati, le procedure di reclamo
definite e le azioni intraprese in caso di violazione dello stesso da
parte di un soggetto aderente;
esamina, entro termini ragionevoli, le richieste di adesione al
CDC e verifica l'assenza di circostanze ostative all'adesione
dell'APL richiedente nonche' la sussistenza dei requisiti di cui
all'art. 2.2 del presente CDC.
15.9 L'OdM svolge tutte le verifiche ritenute opportune, ivi
incluse le ispezioni, sulla base di una metodologia definita con
particolare riferimento, al tipo di verifica da utilizzare
(autovalutazione, audit, ispezioni, in loco o in remoto, questionari,
relazioni periodiche, ecc.), ai criteri oggetto di verifica e alle
modalita' di documentazione e gestione dei relativi risultati. L'OdM
potra' avvalersi anche del supporto di terzi soggetti incaricati ad
hoc sia in remoto che presso la sede delle APL. I soggetti aderenti
saranno tenuti a prestare la massima collaborazione ai fini del
proficuo svolgimento di tali attivita'.
15.10 Per ogni aspetto riguardante il funzionamento e i compiti
dell'organismo che non sia specificamente disciplinato dal presente
codice di condotta, si applichera' il regolamento interno dell'OdM.