ALLEGATO
SPECIFICHE DI REGISTRAZIONE DEI SUPPORTI MAGNETICI CONTENENTI I DATI
PREVIDENZIALI, ASSISTENZIALI E FISCALI RELATIVI AL TRATTAMENTO
ECONOMICO ACCESSORIO (MODELLO PA) CORRISPOSTI NEL CORSO DELL'ANNO
D'IMPOSTA DA TRASMETTERE AL SOSTITUTO D'IMPOSTA
1. GENERALITA'
Nel seguito vengono illustrate le specifiche di registrazione dei
supporti magnetici contenenti i dati utili ai fini previdenziali,
assistenziali e fiscali relativi al trattamento economico accessorio
(modello PA), corrisposti nel corso dell'anno d'imposta da
trasmettere al sostituto d'imposta.
I tipi di supporto utilizzabili sono i nastri magnetici a cartuccia,
i dischetti magnetici e, ove non sia possibile utilizzare tali tipi
di supporto, e prevista la possibilita' di predisporre la fornitura
tramite nastri magnetici a bobina.
La fornitura puo' essere costituita da piu' volumi e deve essere
predisposta utilizzando al massimo la capacita' di riempimento di
ciascun supporto. Ciascuna fornitura deve essere accompagnata da
apposita distinta, redatta secondo il fac-simile riportato al
paragrafo 9 del presente allegato.
I soggetti coinvolti nel flusso informativo sono:
- i "sostituti contributivi secondari (sostituti secondari)", ovvero
gli uffici che liquidano il trattamento economico accessorio, e che
sono tenuti a comunicare a fine anno al sostituto d'imposta le somme
corrisposte al personale,
- le "amministrazioni responsabili della fornitura (amministrazioni
mittenti) ", ovvero i soggetti che provvedono alla predisposizione ed
all'invio dei supporti magnetici. Tali soggetti coincidono con i
sostituti secondari stessi, se l'invio dei supporti magnetici e'
curato direttamente da questi, oppure possono essere altri enti
pubblici o privati che inviano i supporti magnetici per conto di uno
o piu' sostituti secondari .
2. NASTRI MAGNETICI A CARTUCCIA
I nastri magnetici devono rispondere alle seguenti caratteristiche
tecniche:
- dimensioni e tipologia tali da essere elaborabili mediante unita'
tipo IBM 3480/3490 numero di tracce = 18/36,
- numero di caratteri per pollice = 37.871 b/i;
- tipo di codifica = EBCDIC o ASCII con bit di parita', a partire
dalla prima label del supporto:
- la registrazione puo' prevedere o meno il compattamento hardware
dei dati (tramite IDRC);
- label = No Label;
- formato == FB (fisso bloccato).
Il nome del file deve essere "PRE" unito all'anno d'imposta di
riferimento (es.: PRE1998 per l'anno d'imposta 1998), la lunghezza di
ciascun record logico e' di 600 caratteri; la lunghezza del record
fisico e' di 15.000 caratteri, per cui il fattore di bloccaggio e' di
25 record logici.
3. DISCHETTI MAGNETICI
I dischetti magnetici devono rispondere alle seguenti caratteristiche
tecniche:
- dischetti da 3.5 pollici doppia faccia, alta densita' con 512 bytes
per settore, con 18 settori per traccia, 80 tracce per faccia e 1,4
MB di capacita' in formato MS/DOS;
- tipo di codifica di registrazione ASCII STANDARD;
- gli ultimi due caratteri di ciascun record devono essere riservati
ai caratteri ASCII CR e LF (valori esadecimali "OD ' e "OA");
- lunghezza del record di 600 caratteri (comprensivi dei due
caratteri suddetti).
Il nome da assegnare al file nel dischetto deve essere "PRE" unito
all'anno d'imposta di riferimento (es.: PRE1998 per l'anno d'imposta
1998), e deve essere l'unico file contenuto nel dischetto.
Nel caso in cui un dischetto non sia sufficiente per la
memorizzazione dei dati del flusso PA, e' comunque necessario
registrare i dati su un unico file in modo multivolume.
4. NASTRI MAGNETICI A BOBINA
I nastri magnetici devono rispondere alle seguenti caratteristiche
tecniche:
- dimensioni e tipologia tali da essere elaborabili mediante unita'
tipo IBM 3420;
- numero di tracce = 9;
- numero di caratteri per pollice = 6.250 b/i;
- tipo di codifica = EBCDIC o ASCII con bit di parita', a partire
dalla prima label del supporto.
- label = No Label;
- formato == FB (fisso bloccato).
Il nome del file deve essere deve essere "PRE" unito all'anno
d'imposta di riferimento (es.: PRE1998 per l'anno d'imposta 1998), la
lunghezza di ciascun record logico e' di 600 caratteri; la lunghezza
del record fisico e' di 15.000 caratteri, per cui il fattore di
bloccaggio e' di 25 record logici.
5. CARATTERISTICHE ESTERNE DEI SUPPORTI MAGNETICI
Su ciascun supporto magnetico deve essere apposta un'etichetta
esterna contenente le seguenti informazioni:
- dati dell'amministrazione mittente: codice fiscale, denominazione e
sede (via, numero civico, comune e provincia);
- oggetto: "DATI PREVIDENZIALI INDIVIDUALI ART. 2, COMMA 1, L. 335/95
- ANNO DI RIFERIMENTO"
- sistema operativo (versione e release) utilizzato per produrre i
file (MVS, VMS, etc.);
- hardware utilizzato per produrre il supporto (casa produttrice e
modello);
- indicazione se e' stato utilizzato compattamento hardware;
- tipo di codifica (EBCDIC o ASCII), da indicare solo per i nastri
magnetici;
- numero progressivo di volume nell'ambito della fornitura;
- numero complessivo dei volumi forniti;
- eventuale identificativo assegnato dal mittente al supporto;
- data di produzione del supporto.
I supporti magnetici devono essere opportunamente confezionati al
fine di evitare il loro deterioramento nella fase di trasporto.
La confezione della fornitura deve presentare all'esterno un
etichetta contenente i dati dell'amministrazione mittente e l'oggetto
sopra descritti.
6. ORGANIZZAZIONE LOGICA DEI SUPPORTI MAGNETICI
Di seguito, mediante l'ausilio di schemi grafici, viene descritta
l'organizzazione logica che devono avere i supporti magnetici inviati
al sostituto d'imposta.
Inoltre, viene descritta l'organizzazione logica che devono avere i
supporti magnetici inviati dal sostituto secondario al sostituto
d'imposta, qualora vengano utilizzate le specifiche di registrazione
riportate nel presente documento.
6.1. ORGANIZZAZIONE LOGICA DEI SUPPORTI MAGNETICI INVIATI AL
SOSTITUTO D'IMPOSTA
Ogni fornitura si compone dei seguenti record lunghi 600 caratteri:
- un "record di testa" (tipo record "AA"), relativo ai dati
dell'amministrazione mittente della fornitura;
- dati relativi al trattamento economico accessorio:
- uno o piu' "record sostituto secondario" (tipo record "CA"), con
i dati anagrafici del sostituto contributivo d'imposta, del sostituto
contributivo secondario e dell'amministrazione di servizio dei
dipendenti,
- uno o piu' "record dipendente (modello PA)" (tipo record "CB"),
per ogni "record sostituto secondario", fisicamente in sequenza dopo
quest'ultimo, con i dati utili ai fini previdenziali, assistenziali e
fiscali sul trattamento economico accessorio corrisposto con fondi
prelevati da capitoli diversi da quelli stipendiali,
- un "record di coda" (tipo record "ZZ"), con i dati riepilogativi
del numero dei record contenuti nella fornitura e con i totali degli
importi denunciati.
Nella figura sottostante e' riportata la sequenza logica dei record
qualora l'invio sia effettuato da un sostituto secondario che ha
liquidato personale appartenente ad un'unica amministrazione:
________________________________
| Record di testa |
|________________________________|
________________________________
| Record sostituto secondario |
|________________________________|
___ ___
| ________________________________
| | Record dipendente (mod. PA) |_
| |________________________________| |_
| |________________________________| |_
| |________________________________| |
| |________________________________| (n
|___ ___
________________________________
| Record di coda |
|________________________________|
Nella figura sottostante e' riportata la sequenza logica dei record
qualora l'invio sia effettuato da un'amministrazione mittente per
conto di piu' sostituti secondari: Record di testa
________________________________
| Record di testa |
|________________________________|
___ ___
| ________________________________ |
| | Record sostituto secondario | |
| |________________________________| |
| |
| ________________________________ |
| | Record dipendente (mod. PA) |_ |
| |________________________________| |_ |
| |________________________________| |_ |
| |________________________________| | |
| |________________________________| | (n
|___ ___|
________________________________
Record di coda |
________________________________|
7. CONTENUTO INFORMATIVO
7.1. FORMATO DEI CAMPI
Tutti gli importi presenti devono avere il segno. A tale scopo
ciascun importo e' seguito da un apposito campo nel quale va indicato
il corrispondente segno. In particolare, sia le competenze che le
ritenute hanno segno positivo; solo nel caso di rimborso di una
ritenuta il segno deve essere negativo. Tutti gli importi sono
espressi alla lira.
Il tipo di campo puo' essere:
- numerico (NU): il campo deve essere riempito con allineamento a
destra, i byteu' non utilizzati devono essere riempiti a zero;
- alfanumerico (AN): il campo deve essere riempito con allineamento a
sinistra, i byte non utilizzati devono essere riempiti con spazi.
I valori di inizializzazione dei campi sono:
- zero, per i campi numerici;
- spazio, per i campi alfanumerici.
La rappresentazione dei campi "DATA" deve essere nel formato
AAAAMMGG.
----> Vedere Tabelle da Pag. 10 a Pag. 20 della G.U. <----
7.5. MODALITA' DI PREDISPOSIZIONE DEI MODELLI PA E CONTROLLI SUI DATI
Nel seguito vengono meglio precisate le modalita' di predisposizione
dei modelli PA ed i principali controlli effettuati sui dati da parte
del sostituto d'imposta all'atto dell'acquisizione dei supporti
magnetici.
a) predisposizione del "record di testa" (tipo record "AA");
devono essere impostati tutti i campi del record; in particolare
l'assenza di uno dei seguenti dati:
- tipo record;
- codice della fornitura;
- codice fiscale dell'amministrazione mittente;
- denominazione dell'amministrazione mittente
comporta la non acquisizione del supporto magnetico inviato.
Come indicato nel paragrafo relativo all'organizzazione logica dei
supporti magnetici, il "record di testa" deve essere il primo record
della fornitura. In caso negativo quest'ultima non viene acquisita.
b) predisposizione del "record di sostituto secondario" (tipo record
"CA");
per ogni "record di sostituto secondario" devono essere impostati
tutti i campi del record; in particolare l'assenza di uno dei
seguenti dati:
- tipo record;
- codice fiscale del sostituto d'imposta;
- denominazione del sostituto d'imposta;
- codice fiscale del sostituto contributivo secondario;
- denominazione del sostituto contributivo secondario;
- codice fiscale dell'amministrazione di servizio;
- denominazione dell'amministrazione di servizio
comporta la non acquisizione dal sostituto d'imposta del supporto
magnetico inviato.
Come indicato nel paragrafo relativo all'organizzazione logica dei
supporti magnetici. nell'invio al sostituto d'imposta, il "record di
sostituto secondario" deve seguire un "record dipendente (modello
PA)" relativo ad un'altra coppia sostituto secondario/amministrazione
di servizio. In caso negativo l'intera fornitura non viene acquisita
dal sostituto d'imposta.
c) predisposizione del "record dipendente (modello PA)" (tipo record
"CB");
per ogni "record dipendente" l'assenza di uno dei seguenti dati
identificativi essenziali:
- tipo record;
- codice fiscale del sostituto contributivo principale;
- codice fiscale del sostituto contributivo secondano,
- codice fiscale dell'amministrazione di servizio;
- codice fiscale del dipendente;
- cognome e nome del dipendente comporta la non acquisizione da
parte del sostituto d'imposta del record inviato.
c.1) retribuzioni accessorie di competenza dell'anno in denuncia;
* devono essere impostati gli altri dati anagrafici del
dipendente, i dati relativi al rapporto di lavoro e gli estremi
identificativi della spesa; nel caso in cui per il dipendente
nell'anno si siano verificate variazioni di qualifica deve essere
predisposto un unico record con i dati validi a fine anno, nel caso
in cui per il dipendente nell'anno si siano verificate variazioni di
capitolo di bilancio devono essere predisposti piu' record, uno per
ogni capitolo di bilancio;
* l'anno di competenza deve essere impostato con l'anno in
denuncia;
* devono essere predisposti tutti i dati previdenziali,
assistenziali e fiscali. Per l'IRAP, l'IRPEF e le altre ritenute
previdenziali gli importi devono essere comprensivi anche dei dati
relativi ad arretrati corrisposti per anni precedenti (ancorche'
anteriori al 1996);
* nel caso in cui il dipendente cessi e sia riammesso in servizio
nell'anno nella stessa amministrazione possono essere forniti piu'
record, in ognuno dei quali vanno riportati i dati delle retribuzioni
valide nel periodo interessato. In alternativa, e' possibile
predisporre un unico record con la retribuzione complessiva;
* non devono essere predisposti piu' record nel caso di
variazione di aliquota contributiva nell'anno.
c.2) arretrati di accessorio corrisposti nell'anno in denuncia e di
competenza di un anno precedente;
* se per il dipendente e' gia' stato predisposto il record per
l'anno in denuncia (cfr. e.1 precedente), relativamente allo stesso
sostituto secondario, possono essere impostati solo i dati
identificativi essenziali precedentemente menzionati, altrimenti
devono essere forniti tutti i dati (dati anagrafici del dipendente,
dati relativi al rapporto di lavoro e gli estremi identificativi
della spesa);
* l'anno di competenza deve essere anteriore a quello in
denuncia, ma comunque non anteriore al 1996;
* devono essere predisposti i dati relativi al trattamento
pensionistico ed al Fondo Credito. Relativamente al trattamento
pensionistico non devono essere riportati dati relativi ad arretrati
di competenza di anni anteriori al 1996;
* non vanno predisposti i dati relativi all'IRA,. all'IRPEF ed
alle altre ritenute previdenziali.
Come indicato nel paragrafo relativo all'organizzazione logica dei
supporti magnetici. il "record dipendente'u' (modello PA) deve
seguire il proprio "record di sostituto secondario", ovvero un
"record dipendente (modello PA)" relativo allo stesso sostituto
d'imposta. In entrambi i casi nei due record in sequenza, oltre al
codice fiscale del sostituto d'imposta, ed al codice fiscale del
sostituto secondario deve coincidere anche il codice fiscale
dell'amministrazione di servizio. Infine, per ciascun sostituto
contributivo secondario. tutti i record relativi allo stesso
dipendente devono essere riportati fisicamente in sequenza. Qualora
una delle condizioni precedenti non sia rispettata l'intera fornitura
non viene acquisita dal sostituto d'imposta.
f) predisposizione del "record di coda" (tipo record "ZZ");
devono essere impostati tutti i campi del record, in particolare
l'assenza del tipo record, o l'incongruenza tra i campi riassuntivi
della fornitura (totali) ed i rispettivi dati di dettaglio,
comportano la non acquisizione dal sostituto d'imposta. del supporto
magnetico inviato.
Come indicato nel paragrafo relativo all'organizzazione logica dei
supporti magnetici, il "record di coda" deve essere l'ultimo record
della fornitura. In caso negativo quest'ultima non viene acquisita
dal sostituto d'imposta.
Nella figura sottostante e' riportato un esempio di invio della
denuncia contributiva 1998 effettuata da un sostituto secondario che
ha liquidato personale appartenente ad un'unica amministrazione:
__________________________
| RECORD DI TESTA: PRE1998 |
|__________________________|
___________________________________________________
| RECORD SOSTITUTO SECONDARIO: XXXXXXX YYYYYYY |
|___________________________________________________|
______________________________________________________
| RECORD PA: ROSSI MARIO 1998 IMPORTI |
|______________________________________________________|
______________________________________________________
| RECORD PA: ROSSI MARIO 1997 IMPORTI |
|______________________________________________________|
______________________________________________________
| RECORD PA: ROSSI MARIO 1996 IMPORTI |
|______________________________________________________|
__________________________
| RECORD DI CODA |
|__________________________|
----> Vedere Tabelle da Pag. 23 a Pag. 47 della G.U. <----
9. NOTA DI ACCOMPAGNO AI SUPPORTI MAGNETICI
Nota di accompagno per i supporti magnetici contenenti i dati
previdenziali, assistenziali e fiscali relativi al trattamento
economico accessorio (modello PA) corrisposti nell'anno d'imposta
_________________________________________________________
MITTENTE | codice fiscale | |
|___________________________|__________|__________
| denominazione | |
| | |
|___________________________|_____________________|
| indirizzo | |
|___________________________|_____________________|
| comune/provincia | |
|___________________________|_____________________|
| telefono/fax | |
|___________________________|_____________________|
| nominativo di riferimento | |
__________________|___________________________|_____________________|
_________________________________________________________
DESTINATARIO | codice fiscale | |
|___________________________|__________|__________
| denominazione | |
| | |
|___________________________|_____________________|
| indirizzo | |
|___________________________|_____________________|
| comune/provincia | |
__________________|___________________________|_____________________|
INFORMAZIONI RELATIVE AI SUPPORTI MAGNETICI
__________________ _____________ _________________ __________
|NASTRI A CARTUCCIA| | DISCHETTI | | NASTRI A BOBINA | | TOTALE |
|__________________| |_____________| |_________________| |__________|
| | | | | | | |
|__________________| |_____________| |_________________| |__________|
__________
NUMERO DEI SOSTITUTI CONTRIBUTIVI SECONDARI RIPORTATI | |
NELLA FORNITURA |__________|
__________
NUMERO TOTALE DEI DIPENDENTI REGISTRATI NEI SUPPORTI | |
MAGNETICI (MODELLO PA) |__________|
DATA _____________ FIRMA __________________