Allegato 1
LINEE DIRETTRICI IN MATERIA DI BUONA PRATICA
DI DISTRIBUZIONE DEI MEDICINALI PER USO UMANO
1. Personale.
1.1 In ogni punto di distribuzione dei medicinali deve essere
designata una persona qualificata e responsabile, ai sensi del
decreto legislativo 30 dicembre 1992, n. 538, e successive
modificazioni e integrazioni, avente autorita' e responsabilita'
estese anche al trasporto fino al punto di distribuzione
immediatamente successivo, per assicurare che sia costituito e
mantenuto un sistema di qualita'.
1.2 Il personale impiegato nei magazzini di medicinali deve
possedere capacita' ed esperienza adeguate a garantire che i prodotti
o i materiali siano immagazzinati e maneggiati appropriatamente.
1.3 Il personale deve essere addestrato in relazione ai compiti
assegnati e va tenuta documentazione delle sedute di addestramento.
2. Documentazione.
2.1 Tutti i documenti devono essere disponibili su richiesta delle
autorita' competenti.
2.2 Le ordinazioni vanno indirizzate unicamente a persone
autorizzate a fornire i medicinali, a persone titolari di
un'autorizzazione di fabbricazione o di importazione, a titolari di
una autorizzazione alla immissione in commercio o ai concessionari di
cui all'art. 7, comma 5, del decreto legislativo 30 dicembre 1992, n.
541, recante attuazione della direttiva 92/28/CEE sulla pubblicita'
dei medicinali per uso umano, in conformita' con le vigenti
disposizioni di legge.
2.3 Procedure scritte devono descrivere le diverse operazioni che
possono avere influenza sulla qualita' dei prodotti o sull'attivita'
di distribuzione: ricevimento e controllo delle forniture,
immagazzinamento, pulizia e manutenzione dei locali (incluso il
controllo degli organismi nocivi), registrazione delle condizioni di
immagazzinamento, sicurezza delle scorte sul posto e delle consegne
in transito, ritiro dalle scorte delle merci vendibili,
registrazioni, prodotti restituiti, pianificazione dei ritiri e delle
vendite dei prodotti prossimi alla scadenza. Tali procedure vanno
approvate, firmate e datate dalla persona responsabile del sistema di
qualita'.
2.4 Ogni operazione va documentatai al momento della sua
effettuazione in modo da consentire di tracciare la storia di tutte
le attivita' o dei fatti significativi. Le documentazioni saranno
chiare e prontamente disponibili e vanno conservate per almeno cinque
anni o per periodi piu' lunghi se diversamente stabilito da
specifiche disposizioni di legge.
2.5 Tutti gli acquisti e le vendite vanno documentati secondo
quanto disposto dall'art. 6, comma 1, lettera e), del decreto
legislativo n. 538/1992. Le documentazioni devono includere il numero
di lotto dei medicinali per tutte le transazioni ad esclusione delle
forniture alle farmacie aperte al pubblico fino a quando per queste
ultime non saranno disponibili sistemi tecnologici adeguati.
3. Locali ed apparecchiature.
3.1 I locali e le apparecchiature devono essere idonei e adeguati
per assicurare una corretta conservazione e distribuzione dei
medicinali. Gli apparecchi di registrazione devono essere
opportunamente tarati.
3.2 La zona di ricevimento deve proteggere la merce in arrivo dalle
intemperie durante lo scarico. La zona di ricevimento deve essere
identificabile e funzionalmente separata dai locali di magazzinaggio.
Le merci vanno controllate al ricevimento al fine di assicurare che i
contenitori non siano danneggiati e che la consegna corrisponda
all'ordinazione.
3.3 I medicinali soggetti a speciali misure di immagazzinamento
(per esempio stupefacenti, prodotti che richiedono una determinata
temperatura di immagazzinamento) vanno immediatamente identificati e
immagazzinati in conformita' con le istruzioni scritte e con le
disposizioni di legge pertinenti.
3.4 I medicinali normalmente vanno immagazzinati separatamente
dalle altre merci, mantenuti ad una temperatura in base alla quale,
in linea con le indicazioni europee sulle prove di stabilita', le
caratteristiche dei prodotti non subiscano alterazioni. Vanno,
comunque, rispettate le condizioni specificate dal titolare
dell'autorizzazione alla iminissione in commercio, per evitare
alterazioni dovute alla luce, all'umidita' o alla temperatura. La
temperatura ambientale va misurata e registrata periodicamente piu'
volte durante ogni giornata. Le registrazioni della temperatura vanno
controllate con regolarita' e firmate da una persona espressamente
incaricata, ovvero documentate con l'uso di apparecchiature a
registrazione continua.
3.5 Se sono richieste specifiche condizioni di temperatura, l'area
di conservazione dei medicinali va equipaggiata con apparecchi a
registrazione continua. Controlli adeguati assicurano che tutta
l'area di conservazione pertinente e' mantenuta entro limiti di
temperatura specificati.
3.6 I locali di magazzino devono essere puliti e igienicamente
idonei. Misure procedurali devono essere previste contro lo
spargimento dei prodotti o la rottura dei contenitori, la
contaminazione di microrganismi e la contaminazione crociata.
3.7 Un sistema che assicuri la rotazione delle scorte deve essere
previsto dalla persona responsabile ("primo entrato, primo uscito" o
"primo entrato, primo uscito in ordine di scadenza") con controlli
regolari e frequenti del corretto funzionamento del sistema. I
prodotti al di la' della data di scadenza devono essere separati
dalle scorte di prodotti vendibili e non vanno ne' venduti ne'
forniti a chiunque.
3.8 I medicinali col sigillo rotto, con la confezione danneggiata,
o sospetti di possibile contaminazione devono essere ritirati dalle
scorte di merce vendibile e vanno mantenuti in un'area adibita ai
prodotti respinti chiaramente contrassegnata in modo che questi non
possano essere venduti per errore o contaminino le altre merci.
Tali medicinali debbono essere distrutti, avuto riguardo alle leggi
in materia fiscale, di smaltimento di rifiuti o di altre leggi
speciali. Di tale distruzione deve essere conservata documentazione
per almeno cinque anni.
4. Forniture ai clienti.
4.1 Le forniture vanno effettuate esclusivamente a grossisti o
depositari autorizzati, a concessionari, a farmacie aperte al
pubblico, a farmacie ospedaliere o a strutture autorizzate o
abilitate a rifornirsi direttamente all'ingrosso, in conformita' con
le vigenti disposizioni di legge.
4.2 Tutte le forniture ai soggetti, di cui al punto precedente,
devono includere un documento che riporti la data, il nome e la forma
farmaceutica del medicinale, la quantita' fornita, il nome e
l'indirizzo del fornitore e del destinatario nonche', per le
forniture fino ai grossisti ed alle strutture pubbliche e private di
ricovero e cura, il numero di lotto.
4.3 In caso di emergenza, connessa con la salvaguardia della vita
umana, il grossista o il depositario deve essere in grado di fornire
con la massima sollecitudine i medicinali ai soggetti di cui al punto
4.1.
4.4 I medicinali vanno trasportati in modo tale che:
a) il loro documento di identificazione non vada smarrito;
b) non contaminino o siano contaminati da altri prodotti o
materiali;
c) siano previste misure adeguate in caso di spargimento di
prodotti o rottura dei contenitori;
d) siano al sicuro, cioe' non sottoposti a calore diretto, freddo,
luce, umidita' o altre condizioni sfavorevoli, ne' all'attacco di
microrganismi o di insetti.
4.5 E' vietato il trasporto promiscuo con prodotti che possano, in
qualsiasi modo, rappresentare un pericolo per la sicurezza o per
l'efficacia dei farmaci.
4.6 Tutti i mezzi impiegati per il trasporto dei medicinali devono
essere dotati, nel vano di trasporto, di impianti idonei a garantire
una temperatura alla quale, in linea con le indicazioni europee sulle
prove di stabilita', le caratteristiche dei prodotti non vengano
alterate. Tali mezzi devono essere provvisti anche di adeguata
coibentazione, fatti salvi casi eccezionali e documentati di
trasporti in situazioni di urgenza o di necessita', purche' da essi
non derivino rischi di deterioramento dei medicinali.
I medicinali per i quali e' necessaria una temperatura di
conservazione controllata, cosi' come previsto dai decreti di
autorizzazione all'immissione in commercio, vanno quindi trasportati
con mezzi speciali e idonei, attraverso tutti i punti della catena
distributiva.
A tale scopo devono essere impiegati mezzi refrigerati o
confezionamenti separati in colli idonei al mantenimento della
temperatura in rapporto ai tempi di consegna.
4.7 Al fine di garantirne la sicurezza e l'efficacia, i farmaci
destinati alla sperimentazione clinica ed i campioni gratuiti debbono
essere trasportati, fino al responsabile della somministrazione, nel
rispetto delle condizioni stabilite al punto precedente, ovvero da
quelle previste dai decreti di autorizzazione alla immissione in
commercio, se e' prevista una temperatura di conservazione
controllata.
5. Restituzione.
5.1 I medicinali non difettosi restituiti devono essere tenuti
separati dalle scorte dei prodotti vendibili per evitare che siano
nuovamente distribuiti prima che sia stata presa una decisione sulla
loro destinazione.
5.2 I medicinali restituiti al grossista, depositario o
concessionario, possono essere reintegrati nelle scorte dei prodotti
vendibili solo se:
a) la merce si trova in buone condizioni nella confezione originale
che non e' stata aperta;
b) e' noto e dichiarato da chi la restituisce che la merce e' stata
conservata e maneggiata in condizioni appropriate;
c) il periodo di validita' residuo e' accettabile;
d) sono stati esaminati e identificati da una persona autorizzata.
L'identificazione deve prendere in considerazione la natura del
prodotto, le eventuali condizioni speciali di conservazione, e il
tempo trascorso da quando il prodotto e' stato distribuito.
Un'attenzione speciale va prestata ai prodotti che richiedono
condizioni speciali di conservazione. Se necessario, bisogna
consultare il titolare dell'autorizzazione all' immissione sul
mercato o una persona qualificata appartenente alla ditta che ha
fabbricato il prodotto.
5.3 Si deve conservare la documentazione riguardante i prodotti
restituiti. La persona responsabile deve formalmente dare il permesso
affinche' il prodotto sia reintegrato in magazzino. I medicinali
reintegrati nelle scorte dei prodotti vendibili devono essere
immagazzinati in modo tale che effettivamente i primi arrivati siano
anche i primi usciti, ovvero, su valutazione della persona
responsabile, i primi in scadenza siano i primi usciti.
5.4 Deve essere riportato per iscritto un piano di emergenza per la
procedura di ritiro urgente e non urgente. Si deve designare una
persona responsabile dell'esecuzione e del coordinamento dei ritiri
dal mercato.
5.5 Vanno registrate al momento dell'esecuzione tutte le operazioni
di ritiro dal mercato e la relativa documentazione deve essere a
disposizione delle autorita' competenti.
5.6 Per assicurare l'efficienza del piano di emergenza, il sistema
di registrazione delle spedizioni deve permettere di identificare e
contattare immediatamente tutti i destinatari di un medicinale. In
caso di ritiro dal mercato, i grossisti possono decidere di informare
del ritiro tutti i loro clienti oppure solo quelli che hanno ricevuto
il lotto che deve essere ritirato.
5.7 La stessa disposizione si applica senza alcuna differenza alle
forniture per il commercio all'ingrosso negli altri Stati dell'Unione
europea o in Stati terzi.
5.8 Nel caso di ritiro dal mercato di un lotto, tutti i clienti a
cui il lotto e' stato distribuito (altri grossisti, farmacie aperte
al pubblico, farmacie ospedaliere e altre strutture di cui al punto
4.1) vanno informati, a cura di chi ha effettuato la fornitura, con
la dovuta urgenza, inclusi i clienti in altri Stati membri
dell'Unione europea o in Stati terzi.
5.9 La nota di ritiro dal mercato approvata dal titolare
dell'autorizzazione all'immissione sul mercato deve specificare se il
ritiro deve essere effettuato anche a livello della distribuzione
finale. La nota deve richiedere che i prodotti siano immediatamente
ritirati dallescorte dei prodotti vendibili e immagazzinati
separatamente in un'area sicura fino al momento in cui siano rinviati
secondo le istruzioni del titolare dell'autorizzazione all'immissione
sul mercato.
5.10 I medicinali contraffatti rinvenuti presso la catena
distributiva vanno mantenuti separati dagli altri medicinali per
evitare possibili scambi. Essi devono recare in modo chiaro
sull'etichetta la scritta: non vendibile, e le autorita' competenti
ed il titolare dell'autorizzazione all'immissione sul mercato del
prodotto originale vanno informati immediatamente.
5.11 Tutte le operazioni di restituzione, di rifiuto, di ritiro dal
mercato e di ricevimento dei medicinali contraffatti vanno registrate
al momento in cui si verificano; la relativa documentazione deve
essere a disposizione delle autorita' competenti. In ogni caso va
presa una decisione formale sulla destinazione di tali prodotti e la
relativa decisione va documentata e registrata. Il responsabile del
sistema di qualita' e, se pertinente, il titolare dell'autorizzazione
all'immissione sul mercato devono partecipare a questo processo
decisionale.
6. Autoispezioni.
6.1 Vanno effettuate e registrate autoispezioni per controllare
l'applicazione ed il rispetto delle presenti linee direttrici.
7. Informazioni fornite ad altri Stati in relazione all'attivita'
di grossista.
7.1 I grossisti, i depositari ed i concessionari che desiderano
distribuire i medicinali in altri Stati membri dell'Unione europea,
devono rendere disponibile, su richiesta delle autorita' competenti,
tutte le informazioni relative all'autorizzazione rilasciata
dallaregione competente, in particolare, la natura dell'attivita' di
grossista,l'indirizzo dei luoghi di immagazzinamento dei medicinali,
i punti di distribuzione e l'estensione della zona di distribuzione.
Se necessario, le autorita' competenti dello Stato membro a cui e'
rivolta la distribuzione, informeranno il grossista di tutti gli
obblighi di servizio pubblico imposti ai grossisti che operano sul
proprio territorio. Per gli Stati terzi si fara' riferimento a
disposizioni e procedure attualmente in vigore.
8. Sanzioni.
8.1 Si applicano le sanzioni previste dall'art. 15, del decreto
legislativo 30 dicembre 1992, n. 538, nell'ipotesi di violazione
delle disposizioni recate dalle presenti linee direttrici.
9. Disposizioni transitorie e finali.
9.1 I titolari di autorizzazione gia' rilasciata ai sensi del
decreto legislativo 30 dicembre 1992, n. 538, che abbiano necessita'
di adeguarei propri locali o le proprie attrezzature alle
prescrizioni previste nel presente decreto, ne danno comunicazione,
ai fini dell'eventualeaggiornamento autorizzatorio, all'Autorita'
competente entro sessantagiorni dall'entrata in vigore del presente
decreto, indicando contestualmente il periodo di tempo per effettuare
le necessarie modifiche.
Tale periodo non puo' essere, comunque, superiore ai sei mesi.