ISTRUZIONI GENERALI PER LA COMPILAZIONE E LA PRESENTAZIONE DEI MODULI
Le presenti istruzioni guidano alla compilazione delle
informazioni relative alle specifiche tecniche per la creazione di
programmi informatici finalizzati alla presentazione delle domande di
iscrizione/deposito e delle denunce da presentare rispettivamente al
Registro delle Imprese (d'ora innanzi denominato R.I.) ed al
Repertorio Economico Amministrativo (d'ora innanzi denominato R.E.A.)
per via telematica o su supporto informatico.
Si precisa inoltre che:
a) per qualsiasi domanda di iscrizione e deposito al R.I. e
denuncia al R.E.A., effettuata per via telematica o su supporto
informatico, devono essere utilizzati esclusivamente appositi
software realizzati sulla base delle specifiche tecniche previste;
b) i moduli informatici realizzati sulla base delle predette
specifiche tecniche potranno essere utilizzati, ai fini degli
adempimenti pubblicitari previsti dalla legge, dal giorno della
pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale delle specifiche stesse;
c) le specifiche tecniche dei moduli informatici sono
disponibili in formato elettronico e possono essere prelevate dal
sito internet del Ministero dello Sviluppo Economico
www.sviluppoeconomico.gov.it, a cui dovranno risultare conformi
eventuali versioni del programma riprodotte da soggetti privati.
Si precisa che con l'entrata in vigore dei decreti attuativi del
D.L. n. 7/2007 convertito con L. 40/2007, l'obbligo della modulistica
informatica sara' esteso a tutte le domande e denunce da presentare
rispettivamente al R.I. ed al R.E.A.
1. FORMALITA'
a) I dati vanno riportati senza alcuna abbreviazione (es. GIAN
PAOLO o GIAMPAOLO e non G. PAOLO). I cognomi ed i nomi vanno indicati
senza titoli onorifici o di altra natura; le donne coniugate indicano
soltanto il cognome da nubile.
b) Per gli indirizzi, nelle indicazioni relative al nome delle
strade e' necessario indicare il nome per esteso (SANTA MARIA CAPUA
VETERE e non S. MARIA C.V.), o come riportato nei viari di comune
utilizzo. Il Codice di avviamento postale va riportato
obbligatoriamente per le localita' in Italia, senza utilizzare i
valori generici ormai in disuso. L'indicazione del numero civico e'
obbligatoria; in caso di assenza di attribuzione inserire il valore
SNC (Senza Numero Civico).
c) In caso di discordanza formale tra i dati contenuti nell'atto
e i dati contenuti nel modulo, come precisato dalla circolare MICA n.
3407/C del 9.1.1997, prevale il dato contenuto nell'atto e si
procedera' al caricamento informatico di questo. Nel caso in cui il
dato non sia stato indicato nel modulo, si dovra' presentare una
nuova domanda indicando gli estremi dell'atto gia' depositato in
quanto trattasi di omessa domanda/denuncia.
d) Tutti i campi previsti nella modulistica, anche quando non
definiti come obbligatori nelle specifiche tecniche, devono essere
valorizzati quando sussiste la relativa informazione.
Sono ammesse eccezioni solo quando analoga o corrispondente
informazione e' desumibile da altro dato gia' indicato: ad esempio e'
opzionale la compilazione del dato del telefono, fax ed email in
presenza di indirizzo email certificata (PEC). Analogamente per le
voci delle tabelle di codifica, devono essere riportati tutti i
codici quando presenti nella lista di codifica della tabella.
Sono ammesse eccezioni solo quando l'informazione o l'utilizzo
che se ne fa e' ricompreso in altro codice gia' presente: ad esempio
il codice AMM (amministratore) della tabella ORG puo' essere omesso
quando la persona e' gia' presente nell'impresa con codice PCA
(presidente del consiglio di amministrazione).
e) La domanda per l'iscrizione e/o deposito al R.I. (moduli S1,
S2, S3, S, TA, B), indipendentemente da chi sia sottoscritta (notaio,
soci, amministratori, ecc.), e', in ogni caso, soggetta all'imposta
di bollo prevista dalla normativa vigente in materia, salve le
esenzioni previste dalla legge. E' esente da imposta di bollo la
denuncia di dati REA (moduli S5, UL e R). Il modulo UL e' soggetto ad
imposta di bollo nel solo caso sia presentato al fine di iscrivere,
variare o cessare una sede secondaria dell'impresa. Il modulo S5 e'
soggetto ad imposta di bollo nel solo caso sia presentato al fine di
iscrivere o cancellare la societa' dalla sezione speciale in qualita'
di imprenditore agricolo o dall'apposita sezione delle imprese
sociali. I moduli I1 ed I2 sono assoggettati all'imposta di bollo
fatte salve le esenzioni previste dalla legge. Se la domanda e'
composta di piu' moduli - ove previsto - l'imposta di bollo viene
assolta una sola volta. Nel caso in cui l'atto da iscrivere sia
esente da imposta di bollo, anche il modulo con il quale si richiede
l'iscrizione e' esente.
f) Le domande e le denunce sono soggette al pagamento dei diritti
di segreteria dovuti alla Camera di Commercio nella misura stabilita
con apposito decreto del M.S.E.
g) Al fine di facilitare i contatti tra utenza e ufficio camerale
si raccomanda di indicare nei parametri di configurazione del
programma il n. di telefono dello studio, associazione, ecc. che
invia telematicamente la domanda/denuncia o presenta i moduli allo
sportello, nonche' l'eventuale indirizzo e- mail e posta elettronica
certificata.
h) Nel caso in cui la pratica sia composta, oltre che dal modulo
base, anche da moduli allegati, sia per il modulo base, che per gli
allegati, valgono le relative istruzioni.
i) I riferimenti normativi richiamati nelle presenti istruzioni,
ed in ogni modulo, sono quelli in vigore alla data di pubblicazione
delle istruzioni medesime.
2. MODALITA' PER LA SOTTOSCRIZIONE DEI MODULI
La parte del modulo informatico in cui deve essere indicato il
soggetto obbligato (notaio, amministratore, socio, rappresentante
legale, ecc.) alla domanda/denuncia, ovvero il soggetto incaricato
della presentazione della stessa ai sensi dell'art. 31, comma
2-quater, legge n. 340/2000, ed alla quale va apposta la firma
digitale di tale soggetto e' la "distinta".
Nel caso di societa' semplice costituita con contratto verbale la
distinta deve essere sottoscritta da tutti i soci o dal liquidatore.
Nella trasmissione telematica la distinta va sottoscritta
digitalmente dall'intermediario, qualora questi sia un soggetto
diverso dall'obbligato, al fine dell'accettazione della dichiarazione
di domiciliazione.
Non deve obbligatoriamente sottoscrivere la distinta il soggetto
che utilizza il canale comunicativo telematico per l'esclusiva
trasmissione della pratica ed addebito degli importi.
L'eventuale intermediario per la trasmissione telematica deve
fornire un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) al quale
l'Ufficio potra' inoltrare le comunicazioni riguardanti la pratica.
I soggetti non tenuti all'iscrizione dell'indirizzo PEC al
Registro delle Imprese, e che non si avvalessero di un intermediario
per la presentazione della pratica, possono comunque fornire un
indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) al quale l'Ufficio
potra' inoltrare le comunicazioni riguardanti la pratica.
I suddetti indirizzi di PEC vanno apposti sul modulo utilizzato
per la Comunicazione Unica, o sulla distinta se il modulo non fosse
presente.
3. UFFICIO COMPETENTE ALLA RICEZIONE DEI MODULI
E' l'ufficio della sede legale o principale del soggetto
obbligato all'iscrizione, con alcune eccezioni:
a) la domanda di iscrizione al R.I. di sede secondaria e delle
relative modifiche e' sempre unica e dovra' essere presentata
all'ufficio del luogo competente territorialmente;
b) le attivita' non agricole svolte in province diverse da
quella della sede legale o principale devono essere denunciate solo
all'ufficio del R.I. della provincia di esercizio poiche' questo
comporta l'apertura di una unita' locale;
c) le attivita' agricole svolte in province diverse da quella
della sede legale o principale, qualora non comportino l'apertura di
una unita' locale agricola, sono denunciate solo presso l'ufficio
R.I. ove e' ubicata la sede legale o principale;
d) la societa' che apre una unita' locale agricola (c.d. unita'
aziendale) in una provincia diversa da quella della sede legale e'
tenuta a presentare il modulo S5 presso l'ufficio del R.I. ove e'
ubicata la sede legale, al fine dell'iscrizione nella sezione
speciale quale imprenditore agricolo ed il modulo UL presso l'ufficio
del R.I. ove e' operante l'unita' aziendale;
e) la societa' che apre una unita' locale agricola (c.d. unita'
aziendale) nella stessa provincia della sede legale ma ad un
indirizzo diverso da quello della stessa e' tenuta a presentare sia
il modulo S5 al fine dell'iscrizione nella sezione speciale degli
imprenditori agricoli che il modulo UL per l'apertura dell'unita'
aziendale;
f) la domanda di iscrizione nel R.I. dell'atto di trasferimento
della proprieta' o del godimento dell'azienda deve essere presentata
dal notaio all'Ufficio del R.I. presso il quale e' iscritto
l'imprenditore cedente. Nel caso in cui solo il cessionario sia un
imprenditore soggetto a registrazione, l'atto deve essere presentato
all'ufficio del R.I. presso il quale e' iscritto l'imprenditore
cessionario. Nel caso in cui ne' il cedente ne' il cessionario siano
iscritti nel R.I. l'atto va depositato presso l'ufficio del R.I.
della residenza o sede del cedente;
g) i soggetti collettivi iscritti esclusivamente al R.E.A.,
presentano la domanda di iscrizione con il modulo R presso l'ufficio
del R.I. della sede principale anche se svolgono attivita' economica
solo in una provincia diversa, dove comunque denunciano l'unita'
locale utilizzando il modulo UL;
h) i soggetti esteri, analogamente a quelli italiani, hanno
un'unica sede principale di riferimento (normalmente quella ove
presente una sede secondaria) ed eventuali altre localizzazioni
devono far riferimento alla principale. Si vedano, al riguardo, anche
le indicazioni riportate nelle istruzioni relative al modulo B e al
modulo UL.
4. TERMINI PER LA PRESENTAZIONE DEI MODULI
Le domande di iscrizione o di deposito al R.I. devono essere
presentate nei termini previsti dal codice civile, da leggi speciali
o dal DPR n. 581/1995.
Le denunce al R.E.A. devono essere presentate entro 30 giorni dal
verificarsi dell'evento di cui e' obbligatoria la denuncia e nel
rispetto del D.L. n. 7/2007 convertito con L. 40/2007.
5. ATTI E DOCUMENTI ALLEGATI
Alle domande/denunce al R.I. o R.E.A. devono essere allegati gli
atti soggetti per legge a iscrizione o al deposito. Tali documenti
nella pratica telematica vanno allegati nel formato pdf/A e
sottoscritti digitalmente, ove non diversamente specificato (ad
esempio formato xbrl per il bilancio, formato xml per attivita' di
agenti di commercio, mediatori, spedizionieri). L'utente puo'
richiedere, successivamente all'iscrizione dell'atto, "copie
integrali o parziali degli atti" inseriti nell'archivio ai sensi
dell'art. 24 del DPR n. 581/1995.
Devono essere altresi' allegati, con l'osservanza delle forme
previste dalla legge, gli atti di natura privata che comprovano
l'attivita' svolta (ad es. copia della lettera d'incarico di agente
di commercio). Non e' necessario allegare atti provenienti da
pubbliche amministrazioni (licenze, autorizzazioni, ecc.) i cui
estremi vanno obbligatoriamente dichiarati sui moduli.
Per i soggetti collettivi e le imprese estere che si iscrivono
esclusivamente al R.E.A., nel caso in cui le vicende costitutive,
modificative ed estintive siano documentate da atto scritto (atto
pubblico, scrittura privata) va allegata una fotocopia dell'atto
stesso a fini istruttori.
Documenti allegati soggetti a privacy di cui al d.lgs. n. 196/2003
Nel caso in cui sia previsto dalla normativa vigente che alla
pratica vengano allegati documenti soggetti alla tutela della privacy
di cui al Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e successive
modificazioni ed integrazioni (ad es.: copie di documenti
d'identita', dichiarazioni del datore di lavoro, copie del libretto
di lavoro, buste paga, libri matricola, ecc.), tali documenti devono
essere allegati, in un file separato identificato dallo specifico
"codice tipo documento" indicato nelle specifiche tecniche del
software di compilazione della domanda, utilizzando esclusivamente
uno dei due codici E20 e/o 98, al fine di garantire la riservatezza
dei dati personali in esso contenuti.
6. MODULO INTERCALARE AA
Eventuali indicazioni circa l'utilizzo del modulo per comunicare
dati all'Albo provinciale delle Imprese Artigiane o agli Enti
previdenziali ed assicurativi, saranno fornite dalle Camere di
Commercio o dai loro Enti rappresentativi, previo accordo con le
Regioni o con gli Enti da queste dipendenti, ovvero con gli Enti
previdenziali ed assicurativi, ai sensi della normativa vigente.
Il modulo va utilizzato per comunicare le domande/denunce agli
Enti previdenziali ed assicurativi, eventualmente integrandone le
informazioni con i dati sui collaboratori artigiani del titolare o
del socio previsti sui moduli I1, I2, Intercalare P.
Il modulo prevede un riquadro di generalita' per l'impresa e
l'indicazione della sede dell'attivita' artigiana.
Per le ulteriori informazioni, in assenza di specifica normativa,
vale quanto detto al primo capoverso.
7. MODULO XX - NOTE
Tutti i dati e le notizie da comunicare all'ufficio R.I. che non
trovano giusta collocazione all'interno dei vari moduli, possono
essere comunicati utilizzando l'apposito modulo XX - NOTE, che puo'
essere allegato a qualsiasi altro modulo.
L'Ufficio valutera' se sussistano i presupposti di legge per
inserire i dati comunicati con il presente modulo tra i dati
certificabili dell'impresa.
8. MODULO RP - RIEPILOGO
Mediante tale modulo possono essere allegati tutti i documenti
necessari al fine della presentazione della relativa
domanda/denuncia.
In tale modulo vanno indicati i nomi degli eventuali documenti
informatici da allegare alla pratica, specificando per ognuno di
essi:
- il nome del file allegato
- il codice (tipo) documento
- la data di riferimento del documento
- l'indicazione di prospetto (codice "P") nel caso in cui il
documento informatico contenga diversi codici documento
- il codice atto
- il numero di pagine (iniziale e finale per ogni codice
documento)
Il modulo RP - RIEPILOGO deve obbligatoriamente essere presente
nella pratica relativa.
9. REGOLARIZZAZIONE DELLE DOMANDE
Le domande o le denunce incomplete, mancanti delle firme digitali
previste, e quelle prive, del tutto o in parte, della documentazione
eventualmente prescritta, e qualora quest'ultima sia illeggibile,
sono considerate irregolari.
L'ufficio del R.I., prima dell'iscrizione, puo' invitare il
richiedente a completare o rettificare la domanda, ovvero ad
integrare la documentazione assegnando un congruo termine, trascorso
il quale, con provvedimento motivato, rifiuta l'iscrizione (art. 11,
comma 11 del DPR n. 581/1995).
L'ufficio del R.I. puo' richiedere il rilascio di dichiarazioni e
la rettifica di dichiarazioni o istanze erronee e incomplete e puo'
esperire accertamenti tecnici e ispezioni ed ordinare esibizioni
documentali (art. 6, comma 7, del DPR n. 581/1995).
E' ammessa la correzione delle domande viziate da errori formali
mediante le apposite modalita' previste dal sistema telematico.
10. CODICE FISCALE DEI SOGGETTI ESTERI NON RESIDENTI
Per le persone fisiche, anche non residenti, che a qualsiasi
titolo vanno iscritte nel R.I. o nel REA, e' sempre obbligatoriamente
richiesto il C.F. italiano.
Per i soggetti diversi dalle persone fisiche vanno indicati il
codice fiscale (se esistente), la denominazione, la ragione sociale,
lo stato di costituzione (sede), il domicilio fiscale in Italia o il
domicilio della sede legale all'estero. Per le societa', associazioni
o altre organizzazioni senza personalita' giuridica, deve essere
inoltre indicata almeno una delle persone che ne hanno la
rappresentanza.
11. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA'
Nei riquadri relativi alla descrizione delle attivita' non
agricole, devono essere indicate solo le attivita' economiche con
rilievo verso terzi: non vanno quindi indicate le attivita'
accessorie e intermedie, ad uso interno, che servono all'impresa solo
per poter realizzare i beni ed i servizi effettivamente destinati al
mercato.
Ad esempio, non devono essere dichiarati:
• lo stoccaggio delle materie prime destinate successivamente
alla propria lavorazione o dei propri prodotti finiti in attesa di
essere venduti perche' e' un'attivita' ad uso interno; viceversa, il
servizio di stoccaggio delle merci di terzi (definito deposito c/t)
deve essere dichiarato perche' e' un'attivita' che produce reddito
per l'impresa;
• le attivita' amministrative finalizzate esclusivamente al
funzionamento della propria impresa (tenuta libri contabili,
amministrazione del personale, ecc.);
• le attivita' di studio analisi e progettazione finalizzate
esclusivamente alla realizzazione dei propri prodotti.
La descrizione dell'attivita', per essere completa, deve
comprendere il tipo di attivita' (ad esempio produzione,
manutenzione, riparazione, installazione, noleggio, commercio al
minuto, commercio all'ingrosso, ecc.) e le categorie dei prodotti e
dei servizi trattati (alimentari, mobili, ecc.). In caso di
somministrazione di alimenti e/o bevande si deve indicare la
tipologia di esercizio: bar, ristorante, enoteca, ecc.
Non sono ammesse espressioni generiche (ad esempio se un soggetto
denuncia l'inizio attivita' di "commercio al dettaglio di
abbigliamento" non dovra' denunciare "commercio al dettaglio di
generi non alimentari", ma "commercio al dettaglio di
abbigliamento").
Vanno indicate le attivita' effettivamente esercitate (es.
produzione di ......, commercio al dettaglio di .........,
installazione di .........).
Se l'attivita' da denunciare e' soggetta a preventiva iscrizione
in Ruoli, Albi, e simili si compila anche il corrispondente riquadro
del modulo.
Se l'attivita' da denunciare e' soggetta a preventiva
autorizzazione, licenza ovvero denuncia o comunicazione ad altra
autorita' occorre compilare i corrispondenti riquadri del modulo.
In caso si eserciti il commercio al dettaglio in sede fissa va
sempre compilato il corrispondente riquadro del modulo.
Qualora si esercitino piu' attivita' va indicata come primaria
unicamente la principale attivita' tenendo conto del criterio del
volume d'affari generato dalle attivita' svolte presso la sede legale
e/o presso le localizzazioni (unita' locali/sedi secondarie).
Le eventuali altre attivita', tenendo conto del criterio del
volume di affari, dovranno essere dichiarate nella descrizione delle
attivita' secondarie.
Qualora l'inizio/variazione/cessazione di attivita' esercitata
nella localizzazione (unita' locale/sede secondaria) comporti
l'inizio/variazione/cessazione dell'attivita' prevalente
dell'impresa, presso il R.I. competente per la sede legale, va
presentato il modulo S5 (per le societa'/soggetti collettivi) e I2
(per le imprese individuali), con l'aggiornamento della descrizione
dell'attivita' prevalente dell'impresa.
Ogni impresa che eserciti un'attivita' sul territorio nazionale
deve sempre dichiarare la propria attivita' prevalente d'impresa; per
le imprese artigiane questa attivita' prevalente deve essere quella
artigiana esercitata dall'impresa.
Per ogni descrizione di attivita' va indicata la data di
riferimento (nello specifico campo, o di seguito alla relativa
descrizione), ovvero di effettivo inizio/modifica/cessazione; si
precisa che in ogni caso non puo' essere indicata una data successiva
a quella di presentazione della domanda.
Eventuali variazioni dell'attivita' prevalente dell'impresa nel
suo complesso ovvero delle sue localizzazioni singolarmente
considerate, non connesse alla denuncia di inizio, variazione o
cessazione di attivita' esercitate presso la sede dell'impresa o
presso le sue localizzazioni, ma a mutamenti nella distribuzione
percentuale del volume di affari tra le varie attivita' esercitate,
vanno denunciate, entro trenta giorni dall'approvazione del bilancio,
mediante il modulo S5 o UL, nel caso dei soggetti tenuti al deposito
dello stesso nel R.I., ed entro trenta giorni dalla presentazione
della denuncia dei redditi, mediante i moduli I2, S5 o UL a seconda
della tipologia di soggetto, nel caso dei soggetti non tenuti al
deposito del bilancio. La data della variazione da indicare ne i
moduli e', nel caso in questione, quella di presentazione della
denuncia.
Precisazioni per le attivita' agricole
Nei riquadri relativi alla descrizione delle attivita' agricole,
vanno indicate solamente le attivita' agricole svolte, specificando
per ognuna di esse la data di inizio, nonche' il tipo e specie delle
attivita' agricole (coltivazione del fondo, silvicoltura, allevamento
di animali) e delle eventuali attivita' connesse: manipolazione,
conservazione, trasformazione, commercializzazione e valorizzazione
dei prodotti ottenuti prevalentemente dalla coltivazione del proprio
fondo o del proprio bosco o dal proprio allevamento, quali ad
esempio: produzione di vino da uve prevalentemente di produzione
propria; macerazione di piante che producono fibre tessili vegetali.
Va precisato il tipo di attivita' agricola elencando le
specializzazioni trattate: es. coltivazioni foraggiere, coltivazione
della vite, dell'olivo, di agrumi, allevamento di bovini da latte,
ecc.
Qualora si esercitino piu' attivita' agricole va indicata come
primaria la principale attivita' tenendo conto del criterio del
volume d'affari generato dalle sole attivita' agricole svolte
dall'impresa. Tale attivita' deve essere la prima riportata nel testo
descrittivo.
Nel caso in cui sia denunciata l'inizio/variazione/cessazione di
un'attivita' agricola, va presentato presso il R.I. della provincia
in cui e' situata la sede dell'impresa, il modulo S5/I2 ai fini
dell'iscrizione/cessazione nell'apposita sezione speciale, nel caso
non fosse gia' avvenuta, e/o per aggiornare eventualmente la
descrizione dell'attivita' agricola dell'impresa.
12. TESTI DESCRITTIVI
Nei riquadri che prevedono l'inserimento di testi liberi
descrittivi dell'informazione, si devono rispettare le limitazioni
sul numero di righe utilizzabili riportate nelle specifiche tecniche.
Tali limitazioni valgono non solo per i dati inseriti per la
prima volta, ad esempio in prima iscrizione dell'impresa, ma anche
per i testi riportati in modifica di descrizioni preesistenti nelle
informazioni dell'impresa.
Infatti, in particolare per la modifica dei poteri delle persone
in carica, per il testo descrittivo proposto e' data facolta' di
indicarlo come in aggiunta di quello gia' esistente sulla persona
(piuttosto che in sostituzione). Non e' possibile inserire una
quantita' di righe tali che la somma delle nuove dichiarate in
aggiunta e le preesistenti, superino il limite indicato nelle
specifiche tecniche.
I testi descrittivi inseriti vengo riportati di norma su visure e
certificati: su questi documenti e' opportuno considerare di non
eccedere i limiti convenzionali che insieme all'efficacia della
pubblicita' consentano anche un'adeguata lettura relativamente alle
dimensioni fisiche della singola informazione e del documento
globale.
Spesso si verifica una ridondanza e duplicazione di informazione
tra le diverse persone relativamente ai poteri attribuiti, che
portano ad avere una eccessiva voluminosita' del documento globale
prodotto, con relativo dispendio di carta.
Si ricorda che l'interesse peculiare dell'informazione puo'
essere soddisfatto al meglio attingendo il dato direttamente
dall'atto disponibile in archiviazione ottica del Registro Imprese.
Inoltre, ad esempio, piuttosto che riportare un lungo testo
descrittivo dei poteri tutti identici tra loro, su una molteplicita'
di persone, puo' essere opportuno associare il testo una tantum alla
carica nel riquadro dei poteri degli organi in carica, e riportare
una brevissima riga di richiamo nel riquadro dei poteri della
persona.