(Allegato 3 )
 
                                                           Allegato 3 
 
        Modalita' di realizzazione del registro degli accessi 
 
    Per gestire correttamente le  domande  di  accesso  generalizzato
presentate, nonche' per realizzare il registro delle  degli  accessi,
indicata anche nelle Linee guida  A.N.AC.  (del.  n.  1309/2016),  e'
fortemente auspicabile che le amministrazioni utilizzino i sistemi di
gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali. 
    In vista di questo utilizzo, si possono ipotizzare tre  possibili
scenari o situazioni di partenza: 
      scenario I: amministrazione dotata di un sistema che  gestisce,
oltre  alla  registrazione  di  protocollo,  anche  la  gestione   di
fascicoli procedimentali con un profilo  di  metadati  estendibile  e
configurabile, con o senza un motore  di  workflow  di  ausilio  alla
esecuzione automatica delle attivita' previste dalle procedure (1) ; 
      scenario II: amministrazione dotata di  sistemi  di  protocollo
che, pur non disponendo di funzionalita' per configurare  il  profilo
esteso di fascicoli procedimentali, offrano almeno la possibilita' di
definire un profilo di metadati esteso per le classi documentali; 
      scenario III: amministrazione dotata di un sistema che realizzi
la sola funzionalita' minima di registrazione di protocollo. 
1. Scenario I: il sistema di protocollo e la gestione dei fascicoli 
    Nel   primo   scenario,   per   ogni   richiesta   di    accesso,
l'amministrazione deve definire un fascicolo  procedimentale  di  una
specifica tipologia, opportunamente configurata per accogliere  tutti
i  dati  che  possono  essere  generati  durante   l'esecuzione   del
procedimento, compresi il repertorio del fascicolo,  lo  stato  della
richiesta (accolta/respinta/sospesa),  una  sintesi  della  richiesta
stessa e una sintesi delle motivazioni della decisione,  in  caso  di
diniego. 
    La valorizzazione dei metadati attinenti a ciascuna tipologia  di
fascicolo procedimentale  configurata  per  l'accesso  e'  effettuata
dagli addetti al procedimento secondo modalita' operative che possono
variare a seconda della presenza o meno di sistemi di automazione del
flusso di lavoro. Nel fascicolo confluiscono tutti  i  documenti  del
procedimento relativo alla domanda di accesso, compresa la  richiesta
stessa. 
    Le informazioni rilevanti per  il  registro  degli  accessi  sono
oggetto di  una  estrazione  automatica,  effettuata  attraverso  una
interrogazione avente ad oggetto  i  fascicoli  procedimentali  delle
tipologie configurate per  le  varie  modalita'  di  accesso.  Questo
report  dovrebbe   essere   elaborato   e   approvato   prima   della
pubblicazione al fine di verificare la presenza di riferimenti a nomi
di persone o altri dati coperti da riservatezza (da  rimuovere  prima
della pubblicazione del registro). 
    Le attivita' a carico delle amministrazioni sarebbero, dunque, le
seguenti: 
      1. Configurazione delle tipologie di  fascicolo  procedimentale
corrispondenti  ai  vari  tipi  di  accesso  (con  tutti  i  metadati
previsti); 
      2. Definizione del flusso di lavoro (manuale o automatico); 
      3. Configurazione del report corrispondente  alle  informazioni
rilevanti per il registro degli accessi; 
      4. Elaborazione ed approvazione del report stesso  prima  della
pubblicazione secondo la cadenza (trimestrale) prevista. 
2. Scenario II: il sistema di protocollo con metadati 
    Nel secondo scenario, la produzione automatica del registro degli
accessi come particolare tipo di report e' possibile se il sistema di
protocollo consente almeno la configurazione di un profilo esteso dei
metadati associati alle classi documentali. 
    La domanda di accesso  protocollata  nel  sistema  identifica  il
relativo procedimento amministrativo e puo' essere dotata di tutti  i
campi  generabili  durante  la  sua  esecuzione,  anche  quando  tali
informazioni  vengono  raccolte  in  momenti   diversi   durante   la
lavorazione di documenti collegati. In tal caso,  venendo  a  mancare
l'elemento   aggregante   del   fascicolo   procedimentale,   sarebbe
consigliabile prevedere,  oltre  alla  registrazione  di  protocollo,
anche la registrazione della domanda su uno  dei  repertori  dedicati
alle richieste di accesso e differenziati per tipologia. 
    Anche  in  questo  scenario,  le   attivita'   in   carico   alle
amministrazioni  sono  limitate  alla  configurazione   dei   sistemi
esistenti.  Rispetto  allo  scenario  precedente   (I),   pero',   la
configurazione e' effettuata sulle classi documentali  dedicate  alla
rappresentazione  delle   domande   di   accesso   e   dei   relativi
procedimenti. 
3. Scenario III: il sistema  di  protocollo  con  solo  funzionalita'
minime 
    Nel   terzo   scenario -    riguardante    l'ipotesi    in    cui
l'amministrazione sia dotata di un sistema di protocollo  informatico
che realizzi la sola funzionalita'  minima -  si  puo'  definire  uno
specifico repertorio di registrazione particolare per ogni  tipologia
di accesso dove tenere traccia delle domande. 
    Le informazioni sullo stato del relativo procedimento e  sul  suo
esito devono  essere  gestite  manualmente,  su  un  diverso  sistema
informativo (ad esempio, un foglio elettronico condiviso). 
4. Campi del Registro degli accessi 
    Il Registro degli accessi, da pubblicare con cadenza trimestrale,
dovrebbe comprendere i dati utili a gestire  in  modo  efficiente  le
richieste di accesso ricevute, ad agevolare l'esercizio  del  diritto
di accesso generalizzato  da  parte  dei  cittadini  e  a  monitorare
l'attuazione della disciplina in materia. 
    Segue un elenco esemplificativo dei dati rilevanti: 
      Domanda di accesso; 
        Data di presentazione; 
        Oggetto della richiesta; 
        Presenza di contro-interessati; 
        Esito: Accoglimento (accesso consentito);  rifiuto  parziale;
rifiuto totale; 
        Data del provvedimento; 
        Sintesi della  motivazione  (ragioni  del  rifiuto  totale  o
parziale); 
      Domanda di riesame: 
        Data di presentazione; 
        Esito: Accoglimento (accesso consentito);  rifiuto  parziale;
rifiuto totale; 
        Data del provvedimento; 
        Sintesi della motivazione; 
      Ricorso al giudice amministrativo: 
        Data di comunicazione del provvedimento all'amministrazione; 
        Esito: Accoglimento (accesso consentito);  rifiuto  parziale;
rifiuto totale. 

(1) Per fascicolo procedimentale si intende una  unita'  archivistica
    atta ad aggregare  documenti  e  metadati  specifici  raccolti  o
    generati  durante  la  trattazione  di  un'istanza  di  qualunque
    procedimento amministrativo