ALLEGATO C
(di cui agli articoli 12 e 13)
PROCEDURE DI AUTORIZZAZIONE AI FINI DELLA NOTIFICA NON BASATA SU UN
CERTIFICATO DI ACCREDITAMENTO
1. PRIMA AUTORIZZAZIONE
1.1. Pervenuta l'istanza, le Amministrazioni competenti in
relazione ai requisiti di base dell'opera indicati nell'istanza
stessa, si coordinano, definiscono l'Amministrazione referente ed
indicano il nominativo del proprio rappresentante, che entrera' a far
parte del Gruppo di Valutazione (nel seguito: "GV"). Il
rappresentante dell'amministrazione referente e' il Responsabile del
Gruppo di Valutazione (nel seguito: "RGV") e Responsabile del
procedimento ai sensi della L. 241/90 e s.m.i. L'Amministrazione
referente comunica all'organismo l'avvio del procedimento
1.2. Il GV, verificata la completezza formale dell'istanza in
relazione a quanto indicato al punto 1 dell'Allegato B, procede
all'istruttoria mediante:
a) esame e valutazione della documentazione prodotta;
b) esame e valutazione delle risultanze di ispezioni presso le
strutture dell'organismo richiedente l'abilitazione, nonche' presso
le strutture di eventuali subappaltatori ritenuti critici e, ove
necessario, presso eventuali filiali estere.
L'amministrazione referente comunica all'organismo l'esito
dell'esame documentale.
1.3. Ove il GV ravvisi la necessita' di effettuare ispezioni di cui
alla lettera b), esse sono eseguite da uno o piu' ispettori designati
nell'ambito del GV stesso o del personale delle Amministrazioni
competenti. In tal caso viene comunicato all'Organismo, con almeno 5
giorni di anticipo, il programma della visita ispettiva ed i
nominativi degli ispettori incaricati.
Nell'espletamento delle attivita' istruttorie, ciascun componente
del GV puo' avvalersi della collaborazione di esperti tecnici della
propria amministrazione.
1.4. L'istruttoria del GV si conclude entro centoventi giorni con
una relazione finale, con allegate le evidenze delle valutazioni
effettuate; in caso di richiesta di chiarimenti o integrazioni, il
termine e' sospeso e riprende a decorrere dal momento del ricevimento
della documentazione o dei chiarimenti richiesti.
1.5. Il comitato di cui all'articolo 3 esamina le risultanze delle
istruttorie svolte dai GV e delibera sul rilascio delle
autorizzazioni. Queste ultime sono adottate nel rispetto ed ai sensi
dell'articolo 41, paragrafo 3, del Regolamento. Per ciascuna delibera
e' redatto un verbale; il dissenso di uno o piu' rappresentanti delle
Amministrazioni competenti e' verbalizzato e congruamente motivato.
1.6. L'autorizzazione e' rilasciata entro trenta giorni dalla
chiusura dell'istruttoria, con decreto dirigenziale congiunto delle
Amministrazioni competenti per l'istruttoria, adottato su proposta
dell'Amministrazione referente, ed e' pubblicata nel sito
istituzionale delle Amministrazioni competenti; l'eventuale
provvedimento di diniego e' comunicato al richiedente.
2. ESTENSIONE DI AUTORIZZAZIONE
2.1. Si applicano i punti 1.1, 1.5 ed 1.6.
2.2. L'istruttoria e' limitata all'esame dei soli aspetti non gia'
trattati in precedenti istruttorie concluse con esito positivo e non
necessita, di norma, di attivita' ispettive o audit. E' fatta salva
la facolta' di effettuare sopralluoghi o audit supplementari qualora
se ne ravvisi la necessita' sulla base delle valutazioni effettuate.
2.3. L'istruttoria del GV si conclude entro sessanta giorni con una
relazione finale, con allegate le evidenze delle valutazioni
effettuate; in caso di richiesta di chiarimenti o integrazioni, il
termine e' sospeso e riprende a decorrere dal momento del ricevimento
della documentazione o dei chiarimenti richiesti.
3. ULTERIORE AUTORIZZAZIONE
3.1. Si applicano i punti 1.1, 1.5 ed 1.6.
3.2. L'istruttoria e' limitata all'esame dei soli aspetti non gia'
trattati in precedenti istruttorie concluse con esito positivo. E'
fatta salva la facolta' di effettuare sopralluoghi o audit
supplementari qualora se ne ravvisi la necessita' sulla base delle
valutazioni effettuate.
3.3. L'istruttoria del GV si conclude entro novanta giorni con una
relazione finale, con allegate le evidenze delle valutazioni
effettuate; in caso di richiesta di chiarimenti o integrazioni, il
termine e' sospeso e riprende a decorrere dal momento del ricevimento
della documentazione o dei chiarimenti richiesti.
4. RINNOVO DI AUTORIZZAZIONE
All'istanza di rinnovo si applicano i medesimi criteri, termini e
procedure previsti per l'autorizzazione ed indicati al punto 1,
tenendo altresi' conto dell'attivita' svolta dall'organismo nel
precedente periodo di autorizzazione.
5. VERIFICA DELLA PERMANENZA DEI REQUISITI VALUTATI IN FASE DI
AUTORIZZAZIONE E NOTIFICA
5.1. L'organismo notificato acquisisce il nulla-osta preventivo
delle Amministrazioni competenti nei casi di:
a) nomina di un nuovo Direttore Tecnico o di nuovi incaricati
come responsabili (o sostituti) della firma di certificati o di
rapporti di valutazione;
b) trasferimento di sede;
c) modifiche significative del Sistema di gestione della Qualita'
e dei documenti utilizzati nella valutazione e verifica della
costanza della prestazione;
d) sostituzione di attrezzature di prova.
In tali casi, l'Organismo notificato trasmette l'aggiornamento
della pertinente documentazione.
L'istruttoria per il rilascio del nulla-osta si conclude entro
sessanta giorni dalla data in cui l'Amministrazione competente ha
ricevuto l'istanza, fatta salva la possibilita' di sospensione dei
termini in caso di richiesta di chiarimenti ed integrazioni. Qualora
l'Amministrazione non si pronunci entro il termine su indicato,
l'istanza si intende accolta.
5.2. Ciascun organismo notificato fornisce inoltre comunicazione
alle Amministrazioni competenti in caso di:
a) nomina di un nuovo responsabile legale;
b) rinnovo della polizza di assicurazione di responsabilita'
civile;
c) aggiornamento del tariffario;
d) variazione del personale tecnico;
e) ricorso a nuove filiali o subappaltatori.
6. AGGIORNAMENTO DI NOTIFICA
6.1. Si applica il punto 1.1.
6.2. L'istruttoria e' limitata all'esame dei soli aspetti inerenti
gli accorgimenti procedurali adottati dagli organismi in relazione
agli aggiornamenti o revisioni delle specifiche tecniche per le quali
sono gia' autorizzati e notificati e non necessita, di norma, di
attivita' ispettive o audit. E' fatta salva la facolta' di effettuare
sopralluoghi o audit supplementari qualora se ne ravvisi la
necessita' sulla base delle valutazioni effettuate.
6.3. Nel caso in cui l'istruttoria accerti che gli aggiornamenti o
revisioni delle specifiche tecniche non siano tali da ricadere in uno
dei precedenti casi di «ulteriore autorizzazione» o «estensione di
autorizzazione», e se non dovessero emergere osservazioni, richieste
e/o prescrizioni, da comunicarsi comunque entro trenta giorni dal
ricevimento dell'istanza, la richiesta di aggiornamento
dell'autorizzazione si intende accolta e, sulla base del relativo
Rapporto del GV trasmesso dall'Amministrazione referente, l'Autorita'
notificante provvedera' ad aggiornare, sul sistema NANDO, la
situazione dell'Organismo con riferimento alle norme revisionate.
6.4. Nel caso in cui l'istruttoria accerti che gli aggiornamenti o
revisioni delle specifiche tecniche siano tali da ricadere in uno dei
precedenti casi di «ulteriore autorizzazione» o «estensione di
autorizzazione», l'Amministrazione referente ne da' comunicazione al
richiedente, entro trenta giorni, e si avviera' la pertinente
istruttoria di estensione o ulteriore autorizzazione.