Allegato 2 CRITERI PER LA DETERMINAZIONE DEI COSTI E PER LA RENDICONTAZIONE DELLE SPESE Criteri generali. Al fine di consentire la corretta predisposizione del quadro economico del progetto e la corretta rendicontazione delle spese sostenute, si rappresenta quanto segue. 1. Come regola generale inderogabile vige il criterio di cassa: ogni spesa (il cui titolo di spesa non potra' essere successivo alla data di scadenza del progetto) potra' essere riconosciuta come ammissibile solo se sara' stata effettivamente sostenuta nei termini previsti per il rendiconto finale (sessanta giorni dopo la conclusione del progetto); fanno ovviamente eccezione le spese gravanti sulle quote forfetarie (voci B e F), che non dovranno essere rendicontate, e quelle relative alla diffusione dei risultati del progetto (spese per partecipazione a convegni, organizzazione di convegni e pubblicazione di libri), che, se sostenute entro il dodicesimo mese dalla scadenza del progetto, potranno essere oggetto di una rendicontazione integrativa, fermo restando che l'insieme della rendicontazione ordinaria e della eventuale rendicontazione integrativa non potra' dar luogo a contributi MIUR superiori rispetto a quelli stabiliti col decreto di ammissione finanziamento; 2. il contributo ministeriale sara' erogato in tre tranche, come indicato nel bando; 3. il costo complessivo rendicontato a consuntivo potra' subire variazioni in aumento o diminuzione rispetto a quanto approvato; qualora tali variazioni dovessero risultare in aumento, il contributo del MIUR restera' invariato rispetto a quanto approvato; qualora, invece, tali variazioni dovessero risultare in diminuzione, il contributo del MIUR sara' ricalcolato nel rispetto dei criteri piu' avanti indicati, e il MIUR procedera' al recupero delle somme erogate in esubero, mediante compensazione, anche su altri capitoli di bilancio; 4. tutte le voci di spesa (comprese quelle poste pari a zero in sede di presentazione del progetto) potranno subire variazioni in aumento o diminuzione in fase di esecuzione dei progetti, fermo restando l'obbligo di mantenere inalterati gli obiettivi scientifici individuati in sede di presentazione del progetto; 5. nell'ottica della completa flessibilita' e della totale responsabilizzazione del PI, il gruppo di ricerca potra' subire modifiche in qualunque momento, in fase di esecuzione del progetto, in funzione delle esigenze e della migliore riuscita del progetto stesso, senza alcuna necessita' di comunicare al MIUR ingressi e/o uscite dal gruppo stesso, ne' tanto meno di ricevere dal MIUR alcuna autorizzazione; 6. sono ammessi costi relativi a beni/servizi sostenuti in quota parte anche con fondi relativi ad altri progetti, purche' sul progetto sia caricata solo la quota parte residua; 7. per tutti i professori/ricercatori/tecnologi contrattualizzati a tempo indeterminato e facenti parte (temporaneamente o permanentemente) del gruppo di ricerca, non potranno essere previsti compensi aggiuntivi per la loro collaborazione, ma solo i costi relativi alla valorizzazione dei mesi-persona, che costituiranno il contributo dell'ateneo/ente alla realizzazione del progetto (cofinanziamento); 8. per il personale a contratto (RTD, assegnisti, ecc.) appositamente reclutato per il progetto, in sede di rendicontazione saranno ritenuti ammissibili i soli costi sostenuti fino alla scadenza temporale del progetto stesso; 9. per il personale a contratto (RTD, assegnisti, ecc.) acquisito con fondi propri dell'ateneo/ente (e i cui contratti risultino quindi gia' dotati di copertura finanziaria), non potranno essere previsti costi a carico del progetto in termini di valorizzazione dei mesi persona; potra' pero' essere esposto l'eventuale impegno temporale da essi dedicato al progetto, ai soli fini della determinazione del complessivo impegno temporale dedicato dall'intero gruppo di ricerca allo stesso progetto, ma non ai fini della determinazione del cofinanziamento; un eventuale prolungamento del contratto, privo di copertura finanziaria diversa da quella derivante dal progetto PRIN, potra' tuttavia ricadere nell'ambito di applicazione di cui al precedente comma 8, e consentira' pertanto di rendicontare sul progetto PRIN sia l'impegno temporale sia i relativi costi; 10. per il personale a contratto (RTD, assegnisti, ecc.) acquisito dall'ateneo/ente con fondi specifici per il finanziamento di altri progetti (e i cui contratti risultino quindi gia' dotati di copertura finanziaria), non potranno essere previsti costi a carico del progetto in termini di valorizzazione dei mesi persona ne' potra' essere esposto un eventuale e saltuario impegno temporale da essi dedicato al progetto, a meno di un addendum al contratto gia' stipulato, che specifichi la percentuale di tempo (ed il relativo costo) da dedicare al progetto PRIN, con contestuale disimpegno delle risorse gia' impegnate su altri progetti; anche in questo caso, un eventuale prolungamento del contratto, a carico del progetto PRIN, potra' ricadere nell'ambito di applicazione di cui al precedente comma 8, e consentira' pertanto di rendicontare sul progetto PRIN sia l'impegno temporale sia i relativi costi; la procedura dell'addendum dovra' essere inoltre tassativamente applicata nel caso in cui il ricercatore sia individuato nel progetto come principal investigator o responsabile di unita'; in ogni caso, il tempo (e il relativo costo) rendicontati sul progetto PRIN non potranno essere rendicontati sui progetti originari; 11. per il personale a contratto (RTD, assegnisti, ecc.) afferente a soggetti giuridici diversi dall'ateneo/ente, non potranno essere previsti costi a carico del progetto in termini di valorizzazione dei mesi persona ne' potra' essere esposto un eventuale e saltuario impegno temporale da essi dedicato al progetto; 12. in nessun caso potranno essere esposti costi, ne' impegni temporali, per borse di studio (fatta eccezione per le borse di dottorato), qualunque ne sia l'ente finanziatore, compreso l'ateneo/ente sede dell'unita' di ricerca; 13. per tutto il personale, gli impegni temporali previsti in sede di presentazione del progetto, nonche' (soprattutto) quelli effettivi esposti in sede di rendicontazione, dovranno risultare coerenti con gli impegni complessivi da essi dedicati anche ad altri progetti gia' approvati, nonche' con gli impegni, anche didattici e/o di studio, nei confronti dell'ateneo/ente; in ogni caso, gli impegni temporali indicati a preventivo in sede di presentazione del progetto non costituiranno un vincolo inderogabile, essendo possibile, in sede di rendicontazione, nel rispetto del principio di massima flessibilita', esporre impegni effettivi del tutto diversi da quelli preventivati, eventualmente anche nulli. Criteri per il calcolo del contributo MIUR Il MIUR riconoscera', in sede di approvazione, un contributo pari al 100% dei costi ritenuti congrui, fatta eccezione per i costi relativi alla valorizzazione dei mesi-persona dei professori/ricercatori/tecnologi contrattualizzati a tempo indeterminato e facenti parte (temporaneamente o permanentemente) del gruppo di ricerca (voce A.1). In sede di rendicontazione, il contributo realmente spettante sara' ricalcolato dal MIUR, a consuntivo, con la copertura al 100% delle spese che saranno ritenute realmente ammissibili (secondo i criteri di seguito esposti, voce per voce), ma sempre con l'esclusione di tutti i costi relativi alla valorizzazione dei mesi-persona dei professori/ricercatori/tecnologi contrattualizzati a tempo indeterminato e facenti parte (temporaneamente o permanentemente) del gruppo di ricerca (voce A.1); nel caso in cui il contributo cosi' ricalcolato dovesse risultare inferiore rispetto al contributo gia' erogato, il MIUR procedera' al recupero delle somme erogate in esubero, mediante compensazione, anche su altri capitoli di bilancio. Specifiche sulle singole voci di spesa Per le singole voci di spesa, fatto sempre salvo il diritto del MIUR di valutare l'ammissibilita', la congruita' e la pertinenza delle singole spese in base alla documentazione presentata, valgono le seguenti regole generali. A) Spese di personale Saranno considerate ammissibili le spese relative alle sotto indicate voci; la voce A.1, relativa al personale dipendente a tempo indeterminato, non rientra, per quanto sopra gia' esposto, tra le voci da assoggettare a contributo MIUR. A.1 - Personale dipendente a tempo indeterminato Questa voce comprendera' il personale scientifico (professori/ricercatori/tecnologi) con contratto a tempo indeterminato, dipendente dall'ateneo/ente e direttamente impegnato nelle attivita' di ricerca. Il costo relativo sara' determinato in base all'impegno temporale dedicato al progetto e sara' valorizzato come di seguito indicato: a) per ogni persona impegnata nel progetto sara' preso come base il costo effettivo annuo lordo (retribuzione effettiva annua lorda, con esclusione dei compensi per lavoro straordinario e diarie, maggiorata dei contributi di legge o contrattuali e degli oneri differiti); sara' successivamente determinato il costo mensile lordo semplicemente dividendo il costo annuo lordo per 12 mesi lavorativi annui; b) il costo da imputare al progetto sara' computato moltiplicando il costo mensile lordo per il numero di mesi persona effettivamente dedicati al progetto. I costi relativi a tale voce potranno comprendere (in misura non superiore al 20% della voce in argomento) anche quelli relativi al personale scientifico (professori/ricercatori/tecnologi) che risulti dipendente a tempo indeterminato da soggetto giuridico diverso rispetto all'ateneo/ente, e quelli relativi a personale scientifico che risulti comandato o distaccato presso l'ateneo/ente sede dell'unita' di ricerca. A.2 - Personale non dipendente A.2.1 - personale appositamente da reclutare Questa voce potra' comprendere il personale che (esclusivamente e direttamente con l'ateneo/ente sede dell'unita' di ricerca) risulti titolare di contratti a tempo determinato, assegni di ricerca, borse di dottorato. Il personale in argomento dovra' essere direttamente impegnato nelle attivita' di ricerca. Ovviamente, in sede di presentazione del progetto, in questa voce non potranno essere indicati nominativi (che invece dovranno essere indicati in rendicontazione), essendo necessario procedere ad una selezione pubblica per il reclutamento del personale. I bandi (e i successivi contratti) dovranno contenere l'indicazione del progetto su cui gravera' la copertura finanziaria, dell'oggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attivita' da svolgere e delle eventuali modalita' di esecuzione. Il costo ammissibile sara' determinato secondo le stesse procedure di cui al punto A.1. A.2.2 - altro personale (acquisito con altri fondi) 1) Per il personale a contratto acquisito con fondi propri dell'ateneo/ente non potranno essere previsti costi a carico del progetto, ma, ai soli fini della determinazione del complessivo impegno temporale dedicato dall'intero gruppo di ricerca al progetto, solo l'eventuale impegno temporale da essi dedicato al progetto. I nominativi di tale personale potranno essere indicati in sede di presentazione del progetto, ma potranno anche essere modificati (con inserimenti o cancellazioni) in sede di rendicontazione. 2) Per il personale a contratto acquisito dall'ateneo/ente con fondi specifici per il finanziamento di altri progetti, non potranno essere esposti ne' costi ne' impegni temporali (anche solo saltuari), a meno di un addendum del contratto gia' stipulato, che specifichi la percentuale di tempo (ed il relativo costo) da dedicare al progetto PRIN, con contestuale disimpegno delle risorse gia' impegnate su altri progetti; in tal caso, ovviamente, il tempo (e il relativo costo) rendicontati sul progetto PRIN (da inserire alla voce A.2.1) non potranno essere rendicontati sui progetti originari. 3) Per il personale a contratto afferente a soggetti giuridici diversi dall'ateneo/ente non potranno essere esposti ne' costi ne' impegni temporali (anche solo saltuari). 4) Per le borse di studio o di ricerca (qualunque ne sia l'ente finanziatore, compreso l'ateneo/ente sede dell'unita' di ricerca), fatta eccezione per le borse di dottorato di cui al punto A.2.1., non potranno essere esposti ne' costi ne' impegni temporali (anche solo saltuari). B) - Spese generali L'importo della voce in oggetto sara' calcolato forfetariamente nella misura del 60% dell'ammontare dei costi per il personale di cui ai precedenti punti A.1+A.2.1. E' importante sottolineare che i costi indiretti, proprio per la loro natura forfetaria, non dovranno essere in alcun caso dettagliate, ne' sara' necessario predisporre per tale voce un'apposita documentazione. Detto forfait si intendera' riferito, in linea generale, a tutti quei costi, comunque connessi con l'attivita' di ricerca, non collocabili nelle altre voci di spesa. A puro titolo esemplificativo, ma non esaustivo, il forfait del 60% potra' essere utilizzato per coprire i costi relativi alle voci sotto indicate (ma potra' essere altresi' utilizzato anche per eventuali ulteriori esigenze come, ad esempio, per far fronte alla differenza tra i costi d'acquisto dell'attrezzatura e i costi imputati al progetto in base al criterio dell'ammortamento): personale indiretto (es. fattorini, magazzinieri, segretarie e simili); funzionalita' ambientale (es. vigilanza, pulizia, riscaldamento, energia, illuminazione, acqua, lubrificanti, gas vari ecc.); funzionalita' operativa (es. posta, telefono, telex, telegrafo, cancelleria, fotoriproduzioni, abbonamenti, materiali minuti, biblioteca, ecc); assistenza al personale (es. infermeria, mensa, trasporti, previdenze interne, antinfortunistica, coperture assicurative ecc.); funzionalita' organizzativa (es. attivita' direzionale non tecnico-scientifica, contabilita' generale, acquisti ecc.); missioni e viaggi con destinazione sul territorio nazionale; costi generali inerenti ad immobili ed impianti (ammortamenti, manutenzione ordinaria e straordinaria, assicurazioni, ecc.), nonche' alla manutenzione (ordinaria e straordinaria) della strumentazione e delle attrezzature di ricerca; costi sostenuti per informazione e pubblicita', ivi incluse le spese per la pubblicazione e pubblicizzazione di bandi; costo delle pubblicazioni (fatta eccezione per quanto indicato alla voce E) e degli oneri relativi a open access e open data; eventuali oneri per fideiussioni, consulenze ed assistenze legali e/o amministrative, etc. eventuali oneri fiscali e/o contributivi. C) Attrezzature, strumentazioni e prodotti software In questa voce verranno incluse le attrezzature e le strumentazioni ed il software di nuovo acquisto. Il costo sara' commisurato all'importo di fattura piu' dazi doganali, trasporto, imballo ed eventuale montaggio, con esclusione di qualsiasi ricarico per spese generali, secondo l'applicazione della seguente formula: C = (M/T) × F M = mesi di utilizzo effettivo dell'attrezzatura o della strumentazione o del prodotto software nell'ambito del progetto; T = tempo di deprezzamento, convenzionalmente posto pari a 36 mesi; F = costo dell'attrezzatura o strumentazione o prodotto software indicato in fattura (piu' eventuale imballo, trasporto, installazione e dazi doganali). Nel caso in cui le attrezzature, le strumentazioni ed i prodotti software siano utilizzati contemporaneamente anche in altri progetti, il costo come sopra determinato dovra' essere ulteriormente corretto, sempre in linea generale, come segue: Q = C × P dove P rappresenta la percentuale di utilizzo dell'attrezzatura o della strumentazione o del prodotto software nel progetto di ricerca. D) Servizi di consulenza e simili In questa voce dovranno essere rendicontate tutte le attivita' svolte da terzi affidatari (cioe' da organismi di ricerca o, piu' in generale, da soggetti, pubblici o privati, diversi dall'ateneo/ente sede dell'unita' di ricerca, e che non condividano con essi la proprieta' dei risultati) e ricadenti nelle fattispecie seguenti. d.1) Consulenze scientifiche e/o collaborazioni scientifiche (anche occasionali) rese da persone fisiche (diverse dai partecipanti al progetto, anche se di altre unita' di ricerca) o da organismi di ricerca o, in generale, da qualificati soggetti con personalita' giuridica privati o pubblici, e regolate da apposito atto d'impegno giuridicamente valido, che dovra' contenere, in linea generale, l'indicazione dell'oggetto e del corrispettivo previsto. Il loro costo sara' determinato in base alla fattura/parcella al lordo dell'IVA. d.2) Prestazioni di servizi di tipo non scientifico rese da persone fisiche o da soggetti aventi personalita' giuridica. Il loro costo sara' determinato in base alla fattura al lordo dell'IVA. d.3) Acquisizione di brevetti, know-how, diritti di licenza. Il loro costo sara' determinato in base alla fattura al lordo dell'IVA. Non sono in nessun caso ammissibili le note di addebito effettuate da una struttura dell'ateneo/ente sede dell'unita' di ricerca verso la struttura (dello stesso ateneo/ente) sede della stessa unita': i relativi costi dovranno essere pertanto esposti in rendicontazione utilizzando le voci di spesa A.1, A.2.1, B, C, E. E) Altri costi di esercizio Costi ammissibili: In questa voce dovranno essere rendicontate le spese relative all'acquisto di: a) materie prime; b) componenti, semilavorati; c) materiali di consumo specifico; d) beni/servizi per colture ed allevamento (ad esempio per ricerche di interesse agrario o veterinario); e) missioni all'estero connesse con lo svolgimento del progetto; i costi sostenuti potranno essere riconosciuti solo se la missione sara' formalizzata attraverso una lettera d'incarico in cui dovra' essere identificata la persona che va in missione, il periodo di missione ed i motivi scientifici, che dovranno essere strettamente correlati col progetto. In questa voce dovranno essere rendicontate anche tutte le spese relative a: f) partecipazione a seminari, congressi, convegni, workshop, mostre e fiere, sia in Italia (limitatamente alle spese per eventuali iscrizioni e materiale didattico, ed escluse le spese di viaggio e soggiorno, rientranti nel forfait relativo ai costi indiretti), sia all'estero (spese per eventuali iscrizioni e materiale didattico, nonche' per viaggio e soggiorno); g) organizzazione, presso la sede dell'unita' di ricerca, di seminari, congressi, convegni, workshop (ad esclusione delle spese di rappresentanza, come coffee break, cene sociali, vitto e alloggio di partecipanti diversi dai relatori, gadget, ecc.); h) pubblicazione di libri attinenti all'oggetto della ricerca. Potranno essere altresi' rendicontate (in apposita rendicontazione integrativa) anche le spese per la diffusione dei risultati della ricerca (di cui alle precedenti lettere f), g), h) sostenute entro il dodicesimo mese successivo alla scadenza del progetto. Tutti i costi relativi alla voce di spesa in argomento saranno determinati in base alla fattura (al lordo di IVA), o a documento fiscalmente equiparabile. Costi non ammissibili: non potranno rientrare invece in questa voce, in quanto gia' compresi nel forfait delle spese generali, i costi dei materiali minuti necessari per la funzionalita' operativa, ad esempio: attrezzi di lavoro, minuteria metallica ed elettrica, articoli per la protezione del personale (guanti, occhiali, ecc.), carta per stampanti, toner, cancelleria, ecc.; non rientrano altresi' in questa voce ne' le missioni all'interno del territorio nazionale, ne' i costi per le pubblicazioni su riviste o per il rispetto della normativa "open access", ne' per l'acquisto di libri. Non saranno riconosciuti in alcun caso i costi relativi a mobili e arredi. F) Quota premiale A scopo premiale, e' prevista la corresponsione, in favore dell'ateneo/ente sede dell'unita' di ricerca del PI, di una quota forfetaria (che pertanto non dovra' essere rendicontata) pari al 3% del costo congruo del progetto (cosi' come definito dal competente Comitato di Selezione, nel rispetto delle procedure di cui all'allegato 3), per le esigenze legate alle attivita' di coordinamento dell'intero progetto.