Art. 3 Convocazione e funzionamento del Tavolo 1. Il Tavolo opera per tre anni dalla sua costituzione e puo' essere prorogato per un ulteriore triennio. 2. Il Tavolo si riunisce almeno tre volte all'anno e comunque, in caso di necessita', puo' esserne chiesta la convocazione su richiesta del presidente o di almeno un terzo dei rappresentanti istituzionali o di uno dei coordinatori dei gruppi di lavoro di cui all'art. 5. 3. Le riunioni sono convocate dalla Presidenza con il supporto della segreteria del Tavolo. 4. La convocazione del Tavolo, comprensiva del relativo ordine del giorno, e' trasmessa, con un preavviso di almeno dieci giorni, salvo procedure urgenti, con modalita' telematica, alle amministrazioni pubbliche e agli enti di cui all'art. 2. 5. Qualora non si possa garantire la presenza di un proprio rappresentante al Tavolo potranno essere inviate osservazioni inerenti l'ordine del giorno prima della data prefissata per la riunione. 6. Al termine della riunione viene redatto un verbale sintetico che viene inviato in via telematica a tutti i componenti del Tavolo nonche' ai partecipanti dei diversi gruppi di lavoro di cui all'art. 5 del presente decreto. Tale verbale sara' approvato, a maggioranza dei presenti, nella seduta immediatamente successiva. 7. Le funzioni di segreteria sono svolte dalla Direzione generale dell'immigrazione e delle politiche di integrazione, presso il Ministero del lavoro e delle politiche sociali, nell'ambito delle ordinarie risorse umane e strumentali.