Art. 36
Modifiche all'articolo 44
del decreto legislativo n. 82 del 2005
1. All'articolo 44 del decreto legislativo n. 82 del 2005 sono
apportate le seguenti modificazioni:
a) la rubrica e' sostituita dalla seguente: «Requisiti per la
gestione e conservazione dei documenti informatici»;
b) il comma 1 e' sostituito dal seguente:
«1. Il sistema di gestione informatica e conservazione dei
documenti informatici della pubblica amministrazione assicura:
a) l'identificazione certa del soggetto che ha formato il
documento e dell'amministrazione o dell'area organizzativa omogenea
di riferimento di cui all'articolo 50, comma 4, del decreto del
Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;
b) la sicurezza e l'integrita' del sistema e dei dati e documenti
presenti;
c) la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei
documenti in entrata e in uscita;
d) la raccolta di informazioni sul collegamento esistente tra
ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla
stessa formati;
e) l'agevole reperimento delle informazioni riguardanti i
documenti registrati;
f) l'accesso, in condizioni di sicurezza, alle informazioni del
sistema, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei
dati personali;
g) lo scambio di informazioni, ai sensi di quanto previsto
dall'articolo 12, comma 2, con sistemi di gestione documentale di
altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei
procedimenti complessi;
h) la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del
sistema di classificazione adottato;
i) l'accesso remoto, in condizioni di sicurezza, ai documenti e
alle relative informazioni di registrazione tramite un identificativo
univoco;
j) il rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 71.»;
c) il comma 1-bis e' sostituito dal seguente:
«1-bis. Il sistema di gestione e conservazione dei documenti
informatici e' gestito da un responsabile che opera d'intesa con il
dirigente dell'ufficio di cui all'articolo 17 del presente Codice, il
responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'articolo
29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, ove nominato, e
con il responsabile del sistema della conservazione dei documenti
informatici, nella definizione e gestione delle attivita' di
rispettiva competenza. Almeno una volta all'anno il responsabile
della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al
sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche
relative a procedimenti conclusi.»;
d) al comma 1-ter le parole: «dall'articolo 43 e dalle regole
tecniche ivi previste, nonche' dal comma 1» sono sostituite dalle
seguenti: «nel presente articolo».
Note all'art. 36:
- si riporta il testo dell'articolo 44 del citato
decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, come modificato
dal presente decreto:
«Art. 44 Requisiti per la gestione e conservazione dei
documenti informatici
1. Il sistema di gestione informatica e conservazione
dei documenti informatici della pubblica amministrazione
assicura:
a) l'identificazione certa del soggetto che ha formato
il documento e dell'amministrazione o dell'area
organizzativa omogenea di riferimento di cui all'articolo
50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28
dicembre 2000, n. 445;
b) la sicurezza e l'integrita' del sistema e dei dati e
documenti presenti;
c) la corretta e puntuale registrazione di protocollo
dei documenti in entrata e in uscita;
d) la raccolta di informazioni sul collegamento
esistente tra ciascun documento ricevuto
dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati;
e) l'agevole reperimento delle informazioni riguardanti
i documenti registrati;
f) l'accesso, in condizioni di sicurezza, alle
informazioni del sistema, nel rispetto delle disposizioni
in materia di tutela dei dati personali;
g) lo scambio di informazioni, ai sensi di quanto
previsto dall'articolo 12, comma 2, con sistemi di gestione
documentale di altre amministrazioni al fine di determinare
lo stato e l'iter dei procedimenti complessi;
h) la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito
del sistema di classificazione adottato;
i) l'accesso remoto, in condizioni di sicurezza, ai
documenti e alle relative informazioni di registrazione
tramite un identificativo univoco;
j) il rispetto delle regole tecniche di cui
all'articolo 71.
1-bis. Il sistema di gestione e conservazione dei
documenti informatici e' gestito da un responsabile che
opera d'intesa con il dirigente dell'ufficio di cui
all'articolo 17 del presente Codice, il responsabile del
trattamento dei dati personali di cui all'articolo 29 del
decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, ove nominato, e
con il responsabile del sistema della conservazione dei
documenti informatici, nella definizione e gestione delle
attivita' di rispettiva competenza. Almeno una volta
all'anno il responsabile della gestione dei documenti
informatici provvede a trasmettere al sistema di
conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche
relative a procedimenti conclusi.
1-ter. Il responsabile della conservazione puo'
chiedere la conservazione dei documenti informatici o la
certificazione della conformita' del relativo processo di
conservazione a quanto stabilito nel presente articolo ad
altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee
garanzie organizzative e tecnologiche.»