Art. 5 
 
 
                         Manuale di gestione 
 
  1. Il manuale di gestione descrive il sistema di gestione, anche ai
fini della conservazione, dei documenti  informatici  e  fornisce  le
istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per  la  tenuta
del protocollo informatico, della gestione dei flussi  documentali  e
degli archivi. 
  2. Nel manuale di gestione sono riportati, in particolare: 
  a) la pianificazione, le modalita' e le misure di cui  all'art.  3,
comma 1, lettera e); 
  b) il piano di sicurezza dei documenti informatici di cui  all'art.
4, comma 1, lettera c); 
  c) le  modalita'  di  utilizzo  di  strumenti  informatici  per  la
formazione dei documenti informatici, ai sensi dell'art. 40, comma 1,
del Codice, e per lo scambio degli stessi all'interno ed  all'esterno
dell'area organizzativa omogenea, ivi comprese le  caselle  di  posta
elettronica, anche certificata, utilizzate; 
  d) la descrizione di eventuali ulteriori formati utilizzati per  la
formazione  del  documento  informatico  in  relazione  a   specifici
contesti operativi esplicitati e motivati; 
  e) l'insieme minimo dei metadati associati ai documenti soggetti  a
registrazione  particolare  e  gli   eventuali   ulteriori   metadati
rilevanti ai fini amministrativi, definiti,  per  ogni  tipologia  di
documento, nell'ambito del contesto a cui esso si riferisce; 
  f) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti,
spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti
pervenuti secondo particolari modalita' di trasmissione, tra i quali,
in particolare, documenti  informatici  pervenuti  attraverso  canali
diversi da quelli previsti dagli articoli 16 e  17,  nonche'  tramite
fax, raccomandata o assicurata; 
  g) l'indicazione delle regole di smistamento  ed  assegnazione  dei
documenti ricevuti con  la  specifica  dei  criteri  per  l'ulteriore
eventuale inoltro dei documenti  verso  aree  organizzative  omogenee
della stessa amministrazione o verso altre amministrazioni; 
  h) le modalita'  di  formazione,  implementazione  e  gestione  dei
fascicoli informatici relativi ai procedimenti e  delle  aggregazioni
documentali informatiche con l'insieme minimo dei  metadati  ad  essi
associati; 
  i) l'indicazione  delle  unita'  organizzative  responsabili  delle
attivita' di registrazione di protocollo, di organizzazione e  tenuta
dei documenti all'interno dell'area organizzativa omogenea; 
  j)  l'elenco  dei  documenti   esclusi   dalla   registrazione   di
protocollo, ai sensi dell'art. 53, comma 5, del testo unico; 
  k) l'elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le
relative modalita' di trattamento; 
  l)  i  registri  particolari  definiti  per   il   trattamento   di
registrazioni informatiche  anche  associati  ad  aree  organizzative
omogenee   definite   dall'amministrazione   sull'intera    struttura
organizzativa e gli  albi,  gli  elenchi  e  ogni  raccolta  di  dati
concernente stati, qualita' personali e fatti, di  cui  all'art.  40,
comma 4, del Codice; 
  m) il sistema di classificazione, con l'indicazione delle modalita'
di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai
criteri e alle regole di selezione e conservazione,  con  riferimento
alle procedure di scarto; 
  n)  le  modalita'  di   produzione   e   di   conservazione   delle
registrazioni  di   protocollo   informatico   e,   in   particolare,
l'indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative  adottate
per garantire l'immodificabilita' della registrazione di  protocollo,
la contemporaneita' della stessa con  l'operazione  di  segnatura  ai
sensi  dell'art.  55  del  Testo  unico,  nonche'  le  modalita'   di
registrazione delle informazioni annullate o  modificate  nell'ambito
di ogni sessione di attivita' di registrazione; 
  o) la descrizione funzionale ed operativa del  componente  «sistema
di protocollo informatico» del sistema di  gestione  informatica  dei
documenti con particolare riferimento alle modalita' di utilizzo; 
  p) i criteri e le modalita' per il rilascio delle  abilitazioni  di
accesso interno ed esterno alle informazioni documentali; 
  q) le modalita' di utilizzo del  registro  di  emergenza  ai  sensi
dell'art. 63 del testo unico, inclusa la  funzione  di  recupero  dei
dati protocollati manualmente. 
  3.  Il  manuale  di  gestione  e'  reso  pubblico  dalle  pubbliche
amministrazioni di cui all'art. 2, comma 2, del  Codice  mediante  la
pubblicazione sul proprio sito istituzionale.