Art. 8 
 
 
                      Manuale di conservazione 
 
  1.  Il   manuale   di   conservazione   illustra   dettagliatamente
l'organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi,
il  modello  di  funzionamento,  la  descrizione  del  processo,   la
descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate,  le
misure di sicurezza adottate e ogni  altra  informazione  utile  alla
gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di
conservazione. 
  2. Il manuale di conservazione  e'  un  documento  informatico  che
riporta, almeno: 
  a)  i  dati  dei  soggetti  che  nel   tempo   hanno   assunto   la
responsabilita' del sistema di  conservazione,  descrivendo  in  modo
puntuale, in caso di delega, i soggetti, le  funzioni  e  gli  ambiti
oggetto della delega stessa; 
  b) la struttura organizzativa  comprensiva  delle  funzioni,  delle
responsabilita'  e  degli   obblighi   dei   diversi   soggetti   che
intervengono nel processo di conservazione; 
  c) la  descrizione  delle  tipologie  degli  oggetti  sottoposti  a
conservazione, comprensiva dell'indicazione dei formati gestiti,  dei
metadati da associare alle diverse tipologie  di  documenti  e  delle
eventuali eccezioni; 
  d) la descrizione delle modalita' di presa in carico di uno o  piu'
pacchetti  di  versamento,  comprensiva  della  predisposizione   del
rapporto di versamento; 
  e) la descrizione del processo di conservazione e  del  trattamento
dei pacchetti di archiviazione; 
  f) la modalita' di svolgimento del  processo  di  esibizione  e  di
esportazione dal sistema  di  conservazione  con  la  produzione  del
pacchetto di distribuzione; 
  g) la descrizione del  sistema  di  conservazione,  comprensivo  di
tutte le componenti tecnologiche, fisiche e  logiche,  opportunamente
documentate e delle procedure  di  gestione  e  di  evoluzione  delle
medesime; 
  h)  la  descrizione   delle   procedure   di   monitoraggio   della
funzionalita'  del  sistema  di  conservazione  e   delle   verifiche
sull'integrita' degli archivi con l'evidenza delle soluzioni adottate
in caso di anomalie; 
  i) la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati  o
copie; 
  j) i tempi entro i quali le diverse tipologie di  documenti  devono
essere scartate ovvero trasferite in  conservazione,  ove,  nel  caso
delle pubbliche amministrazioni, non gia'  presenti  nel  manuale  di
gestione; 
  k) le modalita' con cui viene richiesta la presenza di un  pubblico
ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali e'  previsto
il suo intervento; 
  l) le normative  in  vigore  nei  luoghi  dove  sono  conservati  i
documenti.