Art. 4. Cartellinatura degli atti e dei documenti da riprodurre 1. Gli atti e documenti destinati alla riproduzione sostitutiva sono oggetto di cartellinatura. 2. La cartellinatura consiste nella preparazione degli atti e documenti da riprodurre e nell'approntamento di idonei strumenti di consultazione, eventualmente integrati da codificazioni per l'elaborazione elettronica, che in base alle indicazioni apposte sui singoli atti e documenti ed a quelle inserite sul corrispondente supporto tecnico utilizzato per la riproduzione, consentono di rilevare la stretta connessione degli atti e documenti riprodotti con il loro raggruppamento (unita', serie o altro livello di aggregazione) e di reperire prontamente gli atti o i documenti da consultare o duplicare. 3. In particolare, dopo la individuazione della categoria dei documenti da riprodurre, si osservano le seguenti modalita': a) le unita' archivistiche sono numerate progressivamente nell'interno di ciascuna serie (o di altro livello di aggregazione), la cui indicazione va riportata sul frontespizio delle unita' stesse; b) gli atti e i documenti compresi in ciascuna unita' archivistica sono ordinati e numerati, ed eventualmente codificati, secondo l'ordine cronologico ad iniziare dal documento meno recente, salvo che per quegli atti e documenti che per esigenze organizzative sono ordinati diversamente o sono legati in volume o riportati nel registro gia' numerati progressivamente, per i quali resta fermo il relativo ordine; c) le pagine di cui si compone ciascun documento compreso nell'unita' archivistica, o la medesima unita' archivistica se questa e' composta di un unico documento, sono numerate progressivamente; d) l'indicazione della serie di appartenenza di ciascun atto o documento viene individuata da qualsiasi sistema di individuazione purche' rispondente ai criteri dettati dal comma 2. Per l'indicazione degli altri livelli di aggregazione archivistica eventualmente previsti sono adottati criteri analoghi; e) la numerazione puo' essere effettuata manualmente o meccanicamente. Eventuali errori sono corretti annullando l'indicazione errata e ripetendo a fianco quella esatta; f) ciascuna unita' archivistica e' descritta in un registro di serie, nel quale sono riportate le indicazioni atte ad identificarla (cioe' denominazione del soggetto o ente tenuto a conservare l'archivio, denominazione della categoria dei documenti, denominazione ed estremi cronologici della serie o di altro livello di aggregazione, numero dell'unita' archivistica, quantita' dei documenti o delle pagine che la compongono) e quelle atte ad identificare le corrispondenti unita' di riproduzione (numero di bobina o di altro complesso fotografico, numero iniziale e finale dei fotogrammi riproducenti la singola unita' archivistica). Le indicazioni relative alle unita' di riproduzione vanno previste anche per gli eventuali rifacimenti di cui all'articolo 7. 4. I registri di serie, prima dell'uso sono numerati progressivamente per ogni pagina e vidimati ai sensi e con le modalita' previste dall'articolo 2215 del codice civile; contengono altresi', per ogni blocco di unita' di riproduzione autenticate, le dichiarazioni del pubblico ufficiale di cui al comma 5 dell'articolo 8, complete della qualifica e delle generalita' dello stesso. 5. Le predette indicazioni sono, in presenza di particolari tipologie documentarie, integrate con tutti gli altri dati eventualmente utili all'individuazione delle singole unita' archivistiche. 6. Per la documentazione da riprodurre che non e' raggruppata o raggruppabile in serie, il registro di serie contiene l'indicazione dei criteri di elencazione delle unita' archivistiche.
Nota all'art. 4: - L'art. 2215 del codice civile cosi' dispone: "Art. 2215 (Libro giornale e libro degli inventari). - Il libro giornale e il libro degli inventari, prima di essere messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e bollati in ogni foglio dall'ufficio del registro delle imprese o da un notaio secondo le disposizioni delle leggi speciali. L'ufficio del registro o il notaio deve dichiarare nell'ultima pagina dei libri il numero dei fogli che li compongono".