Art. 6
Requisiti di organizzazione
1. In relazione a quanto stabilito dall'articolo 6 del Regolamento,
e' fatto obbligo ai gestori del contante, nel trattamento delle
monete denominate in euro, di strutturare la propria organizzazione
sulla base dei seguenti criteri:
a) disponibilita' di adeguate risorse tecnologiche per l'utilizzo
delle apparecchiature automatiche per il trattamento delle monete,
conformi a quelle di cui alla lista delle apparecchiature. Tali
apparecchiature debbono essere utilizzate secondo le impostazioni di
fabbrica. Nei contratti di fornitura delle apparecchiature deve
essere attestato espressamente che le modalita' di installazione e di
funzionamento siano conformi alle caratteristiche del modello
pubblicato nella lista delle apparecchiature; deve essere inoltre
predisposto e aggiornato, per ciascuna apparecchiatura, un programma
di manutenzione per la conservazione nel tempo delle caratteristiche
di fabbrica;
b) utilizzo di personale qualificato e formato a svolgere
l'attivita' di controllo dell'autenticita' e dell'idoneita' delle
monete. In particolare, i soggetti che operano con le monete dovranno
conoscere le differenti caratteristiche delle monete autentiche,
saper distinguere le monete sospette di falsita' da quelle autentiche
non idonee alla circolazione. L'idoneita' del personale dovra' essere
attestato attraverso la frequenza di specifici corsi di formazione o
come previsto nel successivo articolo 8;
c) definizione di un manuale di procedure che disciplina le
modalita' di espletamento delle differenti fasi del processo di
trattamento delle monete, con l'indicazione delle responsabilita'
degli addetti. In particolare:
I) individuazione, per ciascuna fase di lavorazione delle
monete, delle modalita' operative che consentano di gestire quelle
sospette di falsita', quelle inidonee a circolare e quelle
ricircolabili. Analoghi criteri deve soddisfare la sistemazione delle
monete in idonei locali di sicurezza;
II) definizione delle procedure per la pronta compilazione del
verbale di ritiro delle monete sospette di falsita' attraverso il
Sistema di Rilevazione Falsi Euro (SIRFE), istituito presso il
Ministero dell'economia e delle finanze, e la trasmissione di copia
di questo al C.N.A.C. insieme alle monete. Parimenti, deve essere
disciplinata la consegna al C.N.A.C. delle monete non piu' idonee
alla circolazione;
d) predisposizione di flussi informativi interni per assicurare che
il personale sia consapevole del ruolo svolto e sia a conoscenza
delle procedure da seguire per il corretto svolgimento delle proprie
attivita'. A tal fine esso deve avere la disponibilita' della
relativa documentazione, in particolare, i manuali operativi forniti
a corredo di ciascuna apparecchiatura;
e) assetto dei controlli interni, che garantisca il rispetto delle
procedure aziendali nelle varie fasi del processo di lavoro,
prevedendo un sistema per la pronta rilevazione di carenze e
anomalie, la segnalazione delle medesime ai competenti livelli di
controllo e la verifica dei conseguenti interventi correttivi e
preventivi;
f) misure per la corretta e tempestiva registrazione dei fatti
gestionali e per l'invio al C.N.A.C. dei flussi informativi
richiesti. In tale ambito assume specifico rilievo la registrazione
delle fasi di trattamento delle monete al fine di consentirne la
tracciabilita' lungo la filiera, nonche' le misure per tutelare la
sicurezza delle monete, in tutte le fasi di trattamento: presa in
carico, contazione e cernita delle monete, confezionamento,
movimentazioni e passaggi di valori interni, custodia e reimmissione
in circolazione. Per le stesse finalita', nei locali in cui si svolge
la lavorazione dei valori potra' accedere esclusivamente il personale
risultante in appositi registri.
2. Il C.N.A.C. verifica l'attuazione dei richiamati criteri
organizzativi applicando il principio di proporzionalita' per tener
conto della dimensione, complessita' e operativita' del gestore del
contante.
3. I gestori del contante che esternalizzano, in tutto o in parte,
il trattamento di autenticazione delle monete ad altro gestore del
contante, debbono adeguatamente valutare e verificare le capacita'
professionali e l'idoneita' organizzativa del soggetto che viene
incaricato. Le verifiche effettuate al momento dell'avvio del
rapporto contrattuale sono accompagnate da una costante azione di
controllo sul corretto svolgimento delle attivita' esternalizzate da
parte del gestore del contante committente.
4. I soggetti committenti stipulano con i soggetti incaricati un
contratto che, nel fissare adeguati livelli di servizio, preveda, fra
l'altro:
l'obbligo del soggetto incaricato di attenersi alle disposizioni,
ivi comprese quelle impartite dal C.N.A.C., in materia di
autenticazione e selezione delle monete ai fini del ricircolo, con
particolare riguardo all'utilizzo di apparecchiature conformi;
l'obbligo del soggetto incaricato, in applicazione del criterio di
segregazione, di garantire, a partire dal prelievo e in ogni fase
della trattazione delle monete, l'individuazione della titolarita'
delle monete prelevate in capo al committente stesso;
la possibilita' per il committente di verificare la performance del
servizio reso, anche tramite accesso presso i locali del soggetto
incaricato e di richiedere, nel caso, misure correttive;
il diritto del committente di recedere, senza penalita', nel caso
in cui la controparte violi reiteratamente gli obblighi contrattuali;
le procedure per lo scambio di informazioni e dati di cui
all'articolo 18;
l'indicazione del soggetto tenuto ad effettuare le segnalazioni
statistiche al C.N.A.C..
5. L'adeguatezza delle procedure e dei sistemi di controllo posti
in essere per le attivita' esternalizzate e i livelli di servizio
assicurati dal soggetto incaricato debbono essere sottoposti, almeno
annualmente, a verifica e valutazione da parte delle strutture
incaricate dei controlli interni dei gestori del contante che
procedono all'esternalizzazione.