Art. 2
Modifiche al titolo II
1. Al titolo II, prima del capo I, e' inserito il seguente
articolo:
«Art. 19-bis (Principi generali). - 1. La gestione finanziaria
degli istituti avviene secondo i principi della gestione di cassa.
2. L'elaborazione, la trasmissione, l'archiviazione e la
conservazione dei documenti e delle comunicazioni relative alla
gestione avvengono, di regola, in coerenza con i principi
dell'amministrazione digitale stabiliti dalla legislazione vigente,
secondo le modalita' ed i criteri per la gestione elettronica dei
flussi documentali e per la dematerializzazione degli atti
amministrativi e contabili del Ministero degli affari esteri e della
cooperazione internazionale.».
2. All'articolo 20 sono apportate le seguenti modificazioni:
a) al comma 3 dopo le parole «Entro trenta giorni la rappresentanza
diplomatica o l'ufficio consolare» sono aggiunte le seguenti «,
d'intesa, per la parte di competenza, con le rappresentanze
diplomatiche accreditate negli eventuali altri Paesi nei quali opera
l'istituto,» e dopo il secondo periodo e' aggiunto il seguente «In
mancanza di intesa tra le rappresentanze diplomatiche competenti, le
osservazioni di ciascuna di esse sono trasmesse al Ministero.»;
b) il comma 5 e' sostituito dal seguente:
«5. Contestualmente all'approvazione, il Ministero da'
comunicazione del bilancio preventivo o l'eventuale assestamento
all'ufficio centrale del bilancio mediante evidenze informatiche.».
3. All'articolo 21, comma 1 sono apportate le seguenti
modificazioni:
a) le parole «lire italiane» sono sostituite dalla parola «euro»;
b) in fine, aggiungere le parole «quale risulta dal sito web della
Banca d'Italia».
4. All'articolo 23 sono apportate le seguenti modificazioni:
a) al comma 1 sono soppresse le parole «Fondo di riserva ed»;
b) al comma 3, le parole «, il cui numero puo' essere ridotto o
integrato in relazione alle peculiari esigenze dei singoli istituti e
le cui» sono sostituite dalle seguenti parole: «che possono essere
modificati in relazione ad esigenze sopravvenute, con provvedimento
del Ministero degli affari esteri e dello cooperazione
internazionale. Le».
5. All'articolo 25, comma 1 le parole «della locale rappresentanza
diplomatica o dell'ufficio consolare competente» sono sostituite
dalle seguenti «delle rappresentanze diplomatiche o degli uffici
consolari competenti».
6. L'articolo 26 e' abrogato.
7. All'articolo 27, il comma 1 e' sostituito dal seguente:
«1. Le variazioni di bilancio che comportano storni da un titolo
all'altro sono disposte dal direttore con proprio atto e comunicate
immediatamente all'ufficio o agli uffici competenti per l'indirizzo e
la vigilanza a norma dell'articolo 5, comma 2, che, nel termine di
dieci giorni, possono formulare osservazioni. Resta comunque precluso
l'utilizzo degli stanziamenti di spesa in conto capitale per
finanziare spese correnti.».
8. All'articolo 28, sono apportate le seguenti modificazioni:
a) al comma 1, la parola «Ministro» e' sostituita da «Ministero»;
b) al comma 2, le parole «lire italiane» sono sostituite dalla
parola «euro».
9. All'articolo 29, sono apportate le seguenti modificazioni:
a) nella rubrica, dopo la parola «Riscossione» sono aggiunte «e
registrazione»;
b) al comma 3, la parola «sono» e' sostituita da «possono essere»;
c) dopo il comma 6, e' aggiunto il seguente comma:
«6-bis. Le entrate sono annotate nei pertinenti registri, che
contengono le seguenti indicazioni:
a) esercizio finanziario;
b) capitolo di bilancio;
c) nome e cognome o denominazione del debitore;
d) causale della riscossione;
e) importo;
f) data di esigibilita';
g) data di effettiva riscossione.».
10. L'articolo 30 e' abrogato.
11. L'articolo 33 e' sostituito dal seguente:
«Art. 33 (Ordinazione della spesa). - 1. Il pagamento delle spese
e' ordinato dal direttore dell'istituto entro i limiti delle
previsioni di cassa.».
12. L'articolo 34 e' sostituito dal seguente:
«Art. 34 (Documentazione e registrazione delle spese e dei
pagamenti). - 1. Gli impegni assunti verso terzi per contratti ed
altre obbligazioni e i relativi pagamenti sono corredati della
documentazione giustificativa della spesa.
2. Per ogni spesa e per i relativi pagamenti nei pertinenti
registri sono annotate le seguenti indicazioni:
a) esercizio finanziario;
b) capitolo del bilancio;
c) nome e cognome o denominazione del creditore;
d) causale;
e) importo;
f) modalita' di pagamento;
g) data di assunzione dell'impegno;
h) data dei pagamenti.».
13. All'articolo 35, sono apportate le seguenti modificazioni:
a) nella rubrica, sono soppresse le parole «di estinzione dei
mandati»;
b) all'alinea del comma 1, le parole «mandati di pagamento siano
estinti» sono sostituite dalla seguenti: «pagamenti siano
effettuati»;
c) al comma 2, le parole «sul mandato di pagamento» sono soppresse;
d) il comma 3 e' abrogato.
14. All'articolo 36, sono apportate le seguenti modificazioni:
a) al comma 1, le parole «un Paese limitrofo» sono sostituite da
«altro Paese»;
b) dopo il comma 2, e' aggiunto il seguente:
«2-bis. In aggiunta al conto corrente di cui al comma 1, l'istituto
puo', se necessario, accendere un conto corrente in ciascuno dei
Paesi diversi da quello nel quale abbia la sede e per i quali esso
sia competente. La convenzione e' approvata con decreto emanato,
d'intesa tra loro, dalle rappresentanze diplomatiche cui compete la
vigilanza sull'istituto a norma dell'articolo 5, comma 2.»;
c) il comma 3 e' abrogato.
15. L'articolo 37 e' sostituito dal seguente:
«Art. 37 (Gestione del fondo per piccole spese). - 1. Il direttore
puo' dotare un dipendente dell'istituto di un fondo economale, di
importo non superiore a euro 3.000 reintegrabile durante l'esercizio
per non piu' di tre volte, previa approvazione del relativo
rendiconto da parte del direttore.
2. Con il fondo il dipendente di cui al comma 1 provvede
autonomamente al pagamento delle minute spese d'ufficio, delle spese
per piccole riparazioni e manutenzione di mobili e di locali, delle
spese postali, di locomozione e per l'acquisto di giornali nonche' di
pubblicazioni periodiche e simili, ciascuna di importo non superiore
a euro 500.
3. I pagamenti sono immediatamente annotati dal dipendente di cui
al comma 1 su apposito registro e imputati sui pertinenti capitoli
del bilancio dell'istituto.
4. Al termine dell'esercizio o quando il direttore dispone la fine
della gestione economale, il dipendente di cui al comma 1, previa
approvazione del rendiconto del fondo da parte del direttore,
restituisce all'Istituto l'eventuale importo residuo.
5. Il dipendente di cui al comma 1 risponde in proprio delle spese
non approvate dal direttore.».
16. All'articolo 38, sono apportate le seguenti modifiche:
a) al comma 3, le parole «possono avvalersi, in relazione alle
effettive esigenze,» sono sostituite dalle seguenti «si avvalgono»;
b) dopo il comma 3, e' aggiunto il seguente comma:
«3-bis. Il direttore dell'istituto o altro dipendente di ruolo
dell'istituto da lui delegato e' responsabile della tenuta delle
scritture di cui al presente articolo. E' coadiuvato dal dipendente
dell'istituto incaricato delle funzioni amministrativo-contabili, cui
sono attribuite le responsabilita' dell'istruttoria dei relativi
procedimenti.».
17. All'articolo 39 sono apportate le seguenti modificazioni:
a) al comma 1:
1) la lettera a) e' sostituita dalla seguente:
«a) il libro giornale»;
2) dopo la lettera a) sono aggiunte le seguenti:
«a-bis) il registro di cassa;
a-ter) il registro conti correnti bancari;»;
3) la lettera b) e' sostituita dalla seguente:
«b) le scritture patrimoniali previste per le rappresentanze
diplomatiche e gli uffici consolari»;
4) dopo la lettera d) e' aggiunta la seguente:
«d-bis) un registro per la rilevazione delle entrate proprie
accertate sulla base di contratti ed altri tipi di obbligazioni di
terzi»;
b) il comma 2 e' abrogato.
18. All'articolo 40, il comma 1 e' sostituito dal seguente:
«1. Il conto consuntivo e' redatto in euro e si compone del
rendiconto finanziario, del riassunto generale del movimento
amministrativo e del prospetto riepilogativo di gestione del fondo
scorta, stilati secondo i modelli allegati al presente regolamento,
utilizzando per la conversione delle poste in valuta straniera il
cambio vigente alla data di chiusura del bilancio stesso quale
risulta dal sito web della Banca d'Italia.».
19. All'articolo 41 sono apportate le seguenti modificazioni:
a) al comma 1 le parole «almeno trenta giorni prima del termine di
cui al successivo comma 3 del presente articolo e' sottoposto
all'esame del collegio» sono sostituite dalle seguenti: «entro il 31
marzo successivo alla chiusura dell'esercizio finanziario ed e'
sottoposto all'esame»;
b) il comma 3 e' sostituito dal seguente:
«3. Entro il 30 aprile, la rappresentanza diplomatica o l'ufficio
consolare trasmettono al Ministero degli affari esteri e della
cooperazione internazionale il conto consuntivo dell'esercizio
precedente, esprimendo il proprio parere d'intesa, per la parte di
competenza, con le rappresentanze diplomatiche accreditate negli
eventuali altri Paesi nei quali l'istituto opera. Della trasmissione
e' data comunicazione, mediante evidenze informatiche, all'ufficio
centrale del bilancio presso il Ministero degli affari esteri e della
cooperazione internazionale.»;
c) dopo il comma 3 sono aggiunti i seguenti:
«3-bis. Entro novanta giorni dalla ricezione del conto consuntivo
il Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale
comunica l'approvazione o le proprie osservazioni all'istituto e alla
rappresentanza diplomatica o ufficio consolare competente, che
forniscono riscontro entro trenta giorni.
3-ter. Il conto consuntivo approvato dal Ministero e' trasmesso
all'ufficio centrale del bilancio entro dieci giorni
dall'approvazione, per i successivi controlli di regolarita'
amministrativa e contabile, espletati per mezzo di adeguati strumenti
informatici, avvalendosi anche delle attestazioni delle verifiche di
cui all'articolo 78.
3-quater. Gli istituti inoltrano, conformemente ai principi
dell'amministrazione digitale, la documentazione giustificativa a
corredo dei consuntivi inclusi nei programmi di controllo del
Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale o
della Corte dei conti entro i termini indicati dai programmi stessi.
3-quinquies. La documentazione giustificativa in originale delle
entrate e delle spese e' conservata agli atti della sede per un
periodo di cinque anni. La stessa e' trasmessa, conformemente ai
principi dell'amministrazione digitale, entro tale termine a
richiesta del Ministero degli affari esteri e della cooperazione
internazionale, dell'Ufficio centrale del bilancio o della Corte dei
conti.».
20. Al capo VII la rubrica e' sostituita dalla seguente: «Capo VII
- Finanziamenti a destinazione vincolata».
21. L'articolo 45 e' abrogato e, successivamente, e' inserito il
seguente:
«Art. 45-bis (Erogazione di spese su finanziamenti dell'Unione
europea o di Stati membri). - 1. Le somme diverse dalla dotazione
finanziaria di cui all'articolo 7, comma 4 della legge 22 dicembre
1990, n. 401, finanziate da parte dell'Unione europea o da Stati
membri dell'Unione agli Istituti italiani di cultura, sono gestite e
rendicontate secondo le istruzioni fornite dal soggetto finanziatore.
2. Il direttore dell'istituto dispone i pagamenti a favore degli
aventi diritto mediante ordini di pagamento a valere sui
finanziamenti.
3. Le entrate e le uscite relative sono imputate sul bilancio
dell'istituto in una voce specifica delle partite di giro.».
Note all'art. 2:
- Il titolo II del citato decreto ministeriale 27
aprile 1995, n. 392, come modificato dal presente decreto,
e' il seguente:
«TITOLO II
Gestione finanziaria degli istituti
Capo I
Bilancio di previsione
Art. 20 (Esercizio finanziario e bilancio di
previsione). - 1. L'esercizio finanziario degli istituti ha
la durata di un anno e coincide con l'anno solare.
2. La gestione finanziaria si svolge in base al
bilancio annuale di previsione elaborato dagli istituti,
entro il 10 ottobre dell'anno precedente cui si riferisce
il bilancio stesso. Salvo diverse comunicazioni del
Ministero degli affari esteri che pervengano entro il 30
settembre, il bilancio deve essere redatto prevedendo una
dotazione finanziaria pari a quella concessa nell'anno
precedente a cui si riferisce il bilancio.
3. Il bilancio preventivo e' trasmesso dagli istituti,
entro il 20 ottobre alla rappresentanza diplomatica o
all'ufficio consolare che esercita le funzioni di cui
all'art. 3, comma 1, lettera d), della legge 22 dicembre
1990, n. 401. Entro trenta giorni la rappresentanza
diplomatica o l'ufficio consolare, d'intesa, per la parte
di competenza, con le rappresentanze diplomatiche
accreditate negli eventuali altri Paesi nei quali opera
l'istituto, deve trasmettere il bilancio corredato del
parere favorevole o delle eventuali osservazioni al
Ministero degli affari esteri. In mancanza di intesa tra le
rappresentanze diplomatiche competenti, le osservazioni di
ciascuna di esse sono trasmesse al Ministero. Entro trenta
giorni dalla data di ricezione del bilancio il Ministero
degli affari esteri comunica l'approvazione o il proprio
eventuale difforme parere agli istituti tramite la
rappresentanza diplomatica o l'ufficio consolare.
4. L'eventuale assestamento di bilancio deve essere
presentato entro il 1° marzo dell'anno cui si riferisce il
bilancio. Si applicano per il bilancio assestato le stesse
procedure relative al bilancio di previsione.
5. Contestualmente all'approvazione, il Ministero da'
comunicazione del bilancio preventivo o l'eventuale
assestamento all'ufficio centrale del bilancio mediante
evidenze informatiche.
6. La gestione finanziaria e' unica come unico e' il
relativo bilancio di previsione.
7. La gestione finanziaria delle sezioni costituite ai
sensi dell'art. 7, comma 6, della legge 22 dicembre 1990,
n. 401, e' disciplinata nell'art. 22 e nell'art. 73 del
presente regolamento.
8. Gli istituti sono tenuti a redigere un preventivo
finanziario consolidato per la riassunzione delle
previsioni della gestione propria e di quelle delle
sezioni.
Art. 21 (Criteri di formazione del bilancio di
previsione). - 1. Il bilancio di previsione e' formulato in
termini finanziari di cassa, secondo lo schema di cui
all'allegato A. Esso e' articolato in titoli ed in capitoli
ed e' redatto in euro utilizzando, per la conversione delle
cifre relative alle spese da sostenere in altra valuta, il
cambio vigente il giorno di redazione del bilancio stesso
quale risulta dal sito web della Banca d'Italia.
2. Il capitolo comprende un solo oggetto di spesa
ovvero piu' oggetti strettamente collegati e deve comunque
essere omogeneo e chiaramente definito.
3. Per ciascun capitolo di entrata e di spesa il
bilancio indica l'ammontare delle entrate che si prevede di
incassare e delle spese che si prevede di pagare nello
stesso esercizio.
4. Nel bilancio di previsione e' iscritto come prima
posta dell'entrata o della spesa l'avanzo o il disavanzo di
cassa presunto al 3l dicembre dell'esercizio precedente a
quello cui il bilancio di previsione si riferisce.
5. Gli stanziamenti di spesa che sono iscritti in
bilancio devono essere suffragati da programmi definiti e
dall'analisi delle concrete capacita' operative degli
istituti illustrate nella relazione di cui al seguente
comma.
6. Il bilancio di previsione e' predisposto dal
direttore o da chi ne fa le veci ed e' accompagnato da
apposita relazione illustrativa che evidenzi, tra l'altro,
gli obiettivi dell'azione da svolgere mediante l'impiego
degli stanziamenti di bilancio ed i motivi delle variazioni
proposte rispetto alle previsioni dell'esercizio
precedente, nonche' la consistenza del personale in
servizio.
Art. 22 (Integrita' e universalita' del bilancio). - 1.
Tutte le entrate e tutte le spese debbono essere iscritte
in bilancio nel loro importo integrale senza alcuna
riduzione per effetto di correlative spese o entrate.
2. E' vietata ogni gestione di fondi al di fuori del
bilancio. I bilanci delle sezioni devono essere allegati al
bilancio dell'istituto fondatore ed inseriti nel bilancio
consolidato di cui all'art. 20, comma 8.
Art. 23 (Classificazione delle entrate e delle spese).
- 1. Le entrate del bilancio di previsione sono
classificate nei seguenti titoli:
titolo I - Entrate derivanti da trasferimenti dello
Stato italiano;
titolo II - Entrate derivanti da trasferimenti da enti,
da istituzioni e da privati;
titolo III - Entrate diverse;
titolo IV - Entrate in conto capitale;
titolo V - Anticipazioni e partite di giro.
Le spese sono ripartite nei seguenti titoli:
titolo I - Spese di personale;
titolo II - Spese di funzionamento;
titolo III - Spese per attivita' promozionali;
titolo IV - Spese in conto capitale;
titolo V - Adeguamento del fondo scorta;
titolo VI - Estinzioni di anticipazioni e partite di
giro.
2. La classificazione di cui al precedente comma e'
basata sullo schema di bilancio di cui all'allegato A al
presente regolamento.
3. Tale schema e' vincolante, agli effetti della
redazione del bilancio di previsione e dell'autorizzazione
di spesa, per la ripartizione in titoli, mentre ha valore
indicativo per la specificazione in capitoli, che possono
essere modificati in relazione ad esigenze sopravvenute,
con provvedimento del Ministero degli affari esteri e dello
cooperazione internazionale. Le maggiori o minori spese
possono essere compensate all'interno dello stesso titolo,
previo atto del direttore dell'istituto non soggetto ad
atti formali di autorizzazione.
Art. 24 (Pareggio del bilancio di previsione). - 1. Le
spese indicate in bilancio devono essere contenute, nel
loro complessivo ammontare, entro i limiti delle entrate
previste e, pertanto, il bilancio deve risultare in
pareggio.
Art. 25 (Ammontare della dotazione finanziaria degli
istituti). - 1. Gli istituti possono ricevere una dotazione
finanziaria non superiore a quella indicata nello stesso
bilancio. Il Ministero degli affari esteri, nell'assegnare
tale dotazione finanziaria, tiene conto, oltre che della
relazione di cui all'art. 21 del presente regolamento,
anche delle valutazioni delle rappresentanze diplomatiche o
degli uffici consolari competenti per territorio nonche'
delle priorita' annesse dallo stesso Ministero all'azione
dei singoli istituti.
2. La dotazione finanziaria assegnata per ogni singolo
anno non puo' comunque essere inferiore all'ottanta per
cento di quella assegnata nell'anno precedente, a meno che
non sia intervenuto uno dei seguenti eventi:
a) l'istituto abbia indicato nel proprio bilancio
preventivo una cifra inferiore a tale limite;
b) sia stato emanato un provvedimento di soppressione
dell'istituto con decorrenza nell'anno cui la dotazione
finanziaria si riferisce;
c) sia stato emanato un provvedimento di soppressione
di una o piu' sezioni staccate dell'istituto;
d) sia stata apportata una decurtazione allo
stanziamento del relativo capitolo di bilancio.
Art. 26. (Abrogato).
Art. 27 (Variazioni e storni di bilancio). - 1. Le
variazioni di bilancio che comportano storni da un titolo
all'altro sono disposte dal direttore con proprio atto e
comunicate immediatamente all'ufficio o agli uffici
competenti per l'indirizzo e la vigilanza a norma dell'art.
5, comma 2, che, nel termine di dieci giorni, possono
formulare osservazioni. Resta comunque precluso l'utilizzo
degli stanziamenti di spesa in conto capitale per
finanziare spese correnti.
Capo II
E n t r a t e
Art. 28 (Riscossione della dotazione finanziaria). - 1.
Per gli istituti che abbiano provveduto all'invio del
bilancio preventivo per l'anno cui si riferisce la
dotazione finanziaria, l'assegnazione e' disposta, di
regola entro trenta giorni dalla data di approvazione del
bilancio di previsione dello Stato mediante ordinativo
diretto speciale. In caso di variazioni in diminuzione del
fabbisogno dell'istituto risultanti dall'assestamento di
bilancio di cui all'art. 20, comma 4, del presente
regolamento, il Ministero degli affari esteri puo' disporre
il trasferimento della somma eccedente quella disposta in
sede di prima assegnazione ad altro istituto, anche di
nuova istituzione. In caso di aumento dello stanziamento
sul relativo capitolo rispetto a quello dell'anno
precedente, la maggiore disponibilita' puo' essere
utilizzata per istituti di nuova istituzione o per
integrazioni agli istituti gia' operanti all'inizio
dell'anno sulla base delle esigenze risultanti
dall'assestamento dei relativi bilanci, di cui al prima
richiamato art. 20, comma 4, del presente regolamento.
2. La dotazione finanziaria e' accreditata sul conto
indicato dal direttore dell'istituto, che puo' essere
aperto presso una banca in Italia o all'estero. Nel caso
che tale conto non sia tenuto in euro, il direttore
dell'istituto puo' richiedere che la dotazione finanziaria
venga trasferita, al cambio del giorno, nella valuta in cui
e' tenuto il conto.
Art. 29 (Riscossione e registrazione delle entrate). -
1. Le entrate sono riscosse di regola dall'istituto
bancario incaricato del servizio di cassa, secondo gli usi
locali. Eventuali deroghe sulla base di particolari
esigenze locali possono essere consentite solo dal
Ministero degli affari esteri d'intesa con il Ministero del
tesoro.
2. Le somme introitate tramite il servizio dei conti
correnti postali devono affluire alla banca di cui al comma
precedente entro la fine di ogni trimestre.
3. Per eventuali servizi forniti direttamente dagli
istituti, ivi compresi i corsi di lingua o di cultura, le
relative entrate possono essere incassate dall'ufficio
amministrativo e contabile dell'istituto che le versa sul
conto corrente bancario, previa annotazione nell'apposito
registro entro e non oltre dieci giorni.
4. Ai terzi debitori che corrispondono direttamente per
i servizi offerti e' rilasciata quietanza liberatoria di
avvenuto pagamento.
5. E' vietato disporre pagamenti di spese con
disponibilita' esistenti sul conto sul quale e' depositato
il fondo scorta.
6. Per la tenuta di conti bancari in Paesi terzi e per
le entrate in valuta diversa da quella locale si applicano
le disposizioni vigenti per le rappresentanze diplomatiche
e gli uffici consolari.
6-bis. Le entrate sono annotate nei pertinenti
registri, che contengono le seguenti indicazioni:
a) esercizio finanziario;
b) capitolo di bilancio;
c) nome e cognome o denominazione del debitore;
d) causale della riscossione;
d) importo;
e) data di esigibilita';
g) data di effettiva riscossione.
Art. 30. - (Abrogato).
Capo III
S p e s e
Art. 31 (Gestione delle spese). - 1. Il direttore
dell'istituto e' legittimato ad assumere, in ogni
esercizio, impegni di spesa di importo non superiore agli
stanziamenti iscritti sui capitoli di bilancio di
previsione cui la spesa e' imputata.
2. Per gli impegni di spesa pluriennali, i pagamenti
afferenti a ciascuno degli esercizi successivi non possono
comunque superare l'importo di quelli disposti per il primo
esercizio.
3. Ogni atto che comporti un impegno di spesa deve
indicare l'esistenza della relativa copertura finanziaria
in termini di cassa.
Art. 32 (Liquidazione della spesa). - 1. La
liquidazione della spesa, consistente nella determinazione
dell'esatto importo dovuto e nell'individuazione del
soggetto creditore, e' effettuata previo accertamento
dell'esistenza dell'impegno nonche' della regolarita' della
fornitura di beni, opere, servizi, nonche' sulla base dei
titoli e dei documenti giustificativi comprovanti il
diritto dei creditori.
Art. 33 (Ordinazione della spesa). - 1. Il pagamento
delle spese e' ordinato dal direttore dell'istituto entro i
limiti delle previsioni di cassa.
Art. 34 (Documentazione e registrazione delle spese e
dei pagamenti). - 1. Gli impegni assunti verso terzi per
contratti ed altre obbligazioni e i relativi pagamenti sono
corredati della documentazione giustificativa della spesa.
2. Per ogni spesa e per i relativi pagamenti nei
pertinenti registri sono annotate le seguenti indicazioni:
a) esercizio finanziario;
b) capitolo del bilancio;
c) nome e cognome o denominazione del creditore;
d) causale;
e) importo;
f) modalita' di pagamento;
g) data di assunzione dell'impegno;
h) data dei pagamenti.
Art. 35 (Modalita' particolari di pagamento). - 1.
L'istituto puo' disporre, con espressa annotazione sui
titoli, che i pagamenti siano effettuati anche mediante:
a) accreditamento in conto corrente postale a favore
del creditore, nonche' mediante vaglia postale o
telegrafico; in quest'ultimo caso deve essere allegata al
titolo la ricevuta del versamento rilasciata dall'ufficio
postale;
b) accreditamento in conto corrente bancario, intestato
al creditore, salvo per le spese accessorie relative al
personale dipendente;
c) assegno bancario all'ordine del creditore;
d) pagamento in contanti contro regolare quietanza;
e) altra forma autorizzata dalla rappresentanza
diplomatica o dall'ufficio consolare competente con proprio
decreto motivato dalla particolare situazione locale.
2. Le dichiarazioni di accreditamento o di
commutazione, che sostituiscono la quietanza del creditore,
devono risultare da idoneo documento bancario o
dell'ufficio postale oppure da annotazione recante gli
estremi relativi alle operazioni.
3. (Abrogato).
Capo IV
Servizio di cassa
Art. 36 (Affidamento del servizio). - 1. Il servizio di
cassa e' affidato, in base ad apposita convenzione
approvata con decreto della rappresentanza diplomatica o
ufficio consolare competente dell'istituto, ad un unico
istituto di credito. Qualora esigenze particolari non
possono consentire o far ritenere opportuno l'affidamento
del suddetto servizio ad un istituto bancario locale, il
direttore dell'istituto puo' affidare il servizio di cassa
ad un istituto bancario di altro Paese.
2. La convenzione di cui al precedente comma deve
altresi' prevedere le modalita' per l'autonomo espletamento
del servizio di cassa delle sezioni distaccate costituite
dagli istituti.
2-bis. In aggiunta al conto corrente di cui al comma 1,
l'istituto puo', se necessario, accendere un conto corrente
in ciascuno dei Paesi diversi da quello nel quale abbia la
sede e per i quali esso sia competente. La convenzione e'
approvata con decreto emanato, d'intesa tra loro, dalle
rappresentanze diplomatiche cui compete la vigilanza
sull'istituto a norma dell'art. 5, comma 2.
3. (Abrogato).
Art. 37 (Gestione del fondo per piccole spese). - 1. Il
direttore puo' dotare un dipendente dell'istituto di un
fondo economale, di importo non superiore a euro 3.000
reintegrabile durante l'esercizio per non piu' di tre
volte, previa approvazione del relativo rendiconto da parte
del direttore.
2. Con il fondo il dipendente di cui al comma 1
provvede autonomamente al pagamento delle minute spese
d'ufficio, delle spese per piccole riparazioni e
manutenzione di mobili e di locali, delle spese postali, di
locomozione e per l'acquisto di giornali nonche' di
pubblicazioni periodiche e simili, ciascuna di importo non
superiore a euro 500.
3. I pagamenti sono immediatamente annotati dal
dipendente di cui al comma 1 su apposito registro e
imputati sui pertinenti capitoli del bilancio
dell'istituto.
4. Al termine dell'esercizio o quando il direttore
dispone la fine della gestione economale, il dipendente di
cui al comma 1, previa approvazione del rendiconto del
fondo da parte del direttore, restituisce all'Istituto
l'eventuale importo residuo.
5. Il dipendente di cui al comma 1 risponde in proprio
delle spese non approvate dal direttore.
Capo V
Scritture contabili
Art. 38 (Scritture finanziarie e patrimoniali). - 1. Le
scritture finanziarie relative alla gestione del bilancio
devono consentire di rilevare per ciascun capitolo la
situazione delle somme riscosse e pagate a fronte dei
relativi stanziamenti. Esse sono tenute nelle valute nelle
quali avvengono le operazioni.
2. Le scritture patrimoniali devono consentire la
dimostrazione a valore del patrimonio all'inizio
dell'esercizio finanziario, le variazioni intervenute nel
corso dell'anno per effetto della gestione di bilancio o
per altre cause, nonche' la consistenza del patrimonio alla
chiusura dell'esercizio.
3. Per la tenuta delle scritture finanziarie e
patrimoniali, e dei sistemi di scritture di cui al
successivo art. 39, gli istituti si avvalgono di sistemi di
elaborazione automatica dei dati, utilizzando programmi
forniti dal Ministero degli affari esteri.
3-bis. Il direttore dell'istituto o altro dipendente di
ruolo dell'istituto da lui delegato e' responsabile della
tenuta delle scritture di cui al presente articolo. E'
coadiuvato dal dipendente dell'istituto incaricato delle
funzioni amministrativo-contabili, cui sono attribuite le
responsabilita' dell'istruttoria dei relativi procedimenti.
Art. 39 (Sistemi di scritture). - 1. L'istituto tiene
le seguenti scritture:
a) il libro giornale;
a-bis) il registro di cassa;
a-ter) il registro conti correnti bancari;
b) le scritture patrimoniali previste per le
rappresentanze diplomatiche e gli uffici consolari;
c) un partitario delle somme riscosse per ciascun
capitolo di entrata;
d) un partitario delle somme pagate per ciascun
capitolo di spesa;
d-bis) un registro per la rilevazione delle entrate
proprie accertate sulla base di contratti ed altri tipi di
obbligazioni di terzi;
e) un registro per la rilevazione degli impegni assunti
per contratti ed altri tipi di obbligazioni;
f) il registro dei beni di facile consumo;
g) il registro della piccola cassa.
2. (Abrogato).
Capo VI
Conto consuntivo
Art. 40 (Composizione del conto consuntivo). - 1. Il
conto consuntivo e' redatto in euro e si compone del
rendiconto finanziario, del riassunto generale del
movimento amministrativo e del prospetto riepilogativo di
gestione del fondo scorta, stilati secondo i modelli
allegati al presente regolamento, utilizzando per la
conversione delle poste in valuta straniera il cambio
vigente alla data di chiusura del bilancio stesso quale
risulta dal sito web della Banca d'Italia.
Art. 41 (Approvazione del conto consuntivo). - 1. Il
conto consuntivo, accompagnato dalla relazione illustrativa
del direttore dell'istituto e dagli allegati, e'
predisposto entro il 31 marzo successivo alla chiusura
dell'esercizio finanziario ed e' sottoposto all'esame dei
revisori dei conti, che redige l'apposita relazione, di cui
al successivo art. 78, da allegare al predetto conto.
2. La relazione del direttore illustra l'andamento
della gestione finanziaria dell'istituto ed i fatti
economicamente rilevanti verificatisi anche dopo la
chiusura dell'esercizio.
3. Entro il 30 aprile, la rappresentanza diplomatica o
l'ufficio consolare trasmettono al Ministero degli affari
esteri e della cooperazione internazionale il conto
consuntivo dell'esercizio precedente, esprimendo il proprio
parere d'intesa, per la parte di competenza, con le
rappresentanze diplomatiche accreditate negli eventuali
altri Paesi nei quali l'istituto opera. Della trasmissione
e' data comunicazione, mediante evidenze informatiche,
all'ufficio centrale del bilancio presso il Ministero degli
affari esteri e della cooperazione internazionale.
3-bis. Entro novanta giorni dalla ricezione del conto
consuntivo il Ministero degli affari esteri e della
cooperazione internazionale comunica l'approvazione o le
proprie osservazioni all'istituto e alla rappresentanza
diplomatica o ufficio consolare competente, che forniscono
riscontro entro trenta giorni.
3-ter. Il conto consuntivo approvato dal Ministero e'
trasmesso all'ufficio centrale del bilancio entro dieci
giorni dall'approvazione, per i successivi controlli di
regolarita' amministrativa e contabile, espletati per mezzo
di adeguati strumenti informatici, avvalendosi anche delle
attestazioni delle verifiche di cui all'art. 78.
3-quater. Gli istituti inoltrano, conformemente ai
principi dell'amministrazione digitale, la documentazione
giustificativa a corredo dei consuntivi inclusi nei
programmi di controllo del Ministero degli affari esteri e
della cooperazione internazionale o della Corte dei conti
entro i termini indicati dai programmi stessi.
3-quinquies. La documentazione giustificativa in
originale delle entrate e delle spese e' conservata agli
atti della sede per un periodo di cinque anni. La stessa e'
trasmessa, conformemente ai principi dell'amministrazione
digitale, entro tale termine a richiesta del Ministero
degli affari esteri e della cooperazione internazionale,
dell'Ufficio centrale del bilancio o della Corte dei conti.
Art. 42 (Rendiconto finanziario). - 1. Il rendiconto
finanziario comprende i risultati della gestione
finanziaria per l'entrata e per la spesa distintamente per
titoli e capitoli; esso e' redatto sulla base dell'allegato
B al presente regolamento.
Art. 43 (Allegato al conto consuntivo). - 1. Al conto
consuntivo e' allegato il riassunto generale del movimento
amministrativo di cui al successivo art. 44.
Art. 44 (Riassunto generale del movimento
amministrativo). - 1. Il riassunto generale del movimento
amministrativo, redatto secondo lo schema di cui
all'allegato C, indica la consistenza degli elementi
patrimoniali attivi e passivi all'inizio e al termine
dell'esercizio, ponendo in evidenza le variazioni
intervenute nei singoli elementi.
Capo VII
Finanziamenti a destinazione vincolata
Art. 45. (Abrogato).».
- Il testo dell'art. 7, comma 4 della citata legge 22
dicembre 1990, n. 401, e' il seguente:
«Art. 7 (Istituti). - (Omissis).
4. Il Ministro assegna annualmente una dotazione
finanziaria a ciascun Istituto, a tal fine ripartendo
l'apposito stanziamento di bilancio.».