Art. 3 Convocazione delle riunioni e trasmissione documentazione 1. L'Organismo e' convocato dal Presidente almeno quattro volte l'anno. E', inoltre, convocato dal Presidente in caso di richiesta, debitamente motivata, della maggioranza dei componenti dell'Organismo stesso ovvero della maggioranza dei componenti del Comitato di gestione dell'AdSP. 2. Le riunioni dell'Organismo di partenariato della risorsa mare si tengono di norma presso la sede dell'AdSP. Qualora sorgesse l'esigenza di svolgere gli incontri in altra sede, la stessa sara' indicata dal Presidente all'atto della convocazione. 3. L'Organismo di partenariato della risorsa mare e' convocato almeno quindici giorni lavorativi prima della data fissata; i componenti ricevono la convocazione e l'ordine del giorno esclusivamente a mezzo posta elettronica. L'ordine del giorno e' altresi' inviato, entro lo stesso termine, ai soggetti invitati ai sensi dell'art. 1, commi 5 e 6. 4. Il Presidente puo', in casi eccezionali e motivati, disporre convocazioni urgenti dell'Organismo di partenariato della risorsa mare, provvedendo affinche' la convocazione venga trasmessa con la massima tempestivita'. 5. Il Presidente stabilisce l'ordine del giorno delle riunioni, valutando l'eventuale inserimento delle questioni gia' proposte per iscritto da uno o piu' componenti dell'Organismo di partenariato della risorsa mare e lo trasmette agli altri componenti nei tempi e con le modalita' di cui al comma 3 anche per le eventuali integrazioni al riguardo. 6. I componenti che intendono sottoporre all'Organismo di partenariato della risorsa mare eventuali proposte di integrazione dell'ordine del giorno, ovvero documenti per i quali e' richiesto l'esame o la valutazione da parte dell'Organismo medesimo, provvedono a trasmetterli ad apposito indirizzo di posta elettronica, almeno dieci giorni lavorativi prima della riunione, per consentirne il tempestivo invio a tutti i componenti dell'Organismo. 7. L'ordine del giorno definitivo e ogni altro documento di lavoro necessario o comunque utile ai fini della trattazione dei punti ivi previsti vengono trasmessi, esclusivamente a mezzo posta elettronica, almeno sette giorni lavorativi prima della riunione. 8. In caso di urgenza motivata, il Presidente puo' sottoporre all'esame dell'Organismo di partenariato della risorsa mare argomenti non iscritti all'ordine del giorno per la relativa valutazione, informandone preventivamente, ove possibile, i componenti dell'Organismo stesso.