CODICE DI DEONTOLOGIA E DI BUONA CONDOTTA PER I TRATTAMENTI DI DATI
PERSONALI PER SCOPI STORICI
Preambolo
I sottoindicati soggetti pubblici e privati sottoscrivono il
presente codice sulla base delle seguenti premesse:
1) Chiunque accede ad informazioni e documenti per scopi
storici utilizza frequentemente dati di carattere personale per i
quali la legge prevede alcune garanzie a tutela degli interessati. In
considerazione dell'interesse pubblico allo svolgimento di tali
trattamenti, il legislatore - con specifico riguardo agli archivi
pubblici e a quelli privati dichiarati di notevole interesse storico
ai sensi dell'art. 36 del decreto del Presidente della Repubblica
30 settembre 1963 n. 1409 - ha esentato i soggetti che utilizzano
dati personali per le suddette finalita' dall'obbligo di richiedere
il consenso degli interessati ai sensi degli articoli 12, 20 e 28
della legge (legge 31 dicembre 1996, n. 675, in particolare l'art.
27; decreti legislativi 11 maggio 1999, n. 135 e 30 luglio 1999, n.
281, in particolare art. 7, comma 4; decreto del Presidente della
Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, e successive modificazioni e
integrazioni).
2) L'utilizzazione di tali dati da parte di utenti ed archivisti
deve pertanto rispettare le previsioni di legge e quelle del presente
codice di deontologia e di buona condotta, l'osservanza del quale,
oltre a rappresentare un obbligo deontologico, costituisce condizione
essenziale per la liceita' del trattamento dei dati (art. 31, comma
1, lettera h), legge 31 dicembre 1996, n. 675; art. 6, decreto
legislativo 30 luglio 1999, n. 281).
3) L'osservanza di tali regole non deve pregiudicare l'indagine,
la ricerca, la documentazione e lo studio ovunque svolti, in
relazione a figure, fatti e circostanze del passato.
4) I trattamenti di dati personali concernenti la conservazione,
l'ordinamento e la comunicazione dei documenti conservati negli
archivi di Stato e negli archivi storici degli enti pubblici sono
considerati di rilevante interesse pubblico (art. 23 decreto
legislativo 11 maggio 1999, n. 135).
5) La sottoscrizione del presente codice e' promossa per legge
dal Garante, nel rispetto del principio di rappresentativita' dei
soggetti pubblici e privati interessati. Il codice e' espressione
delle associazioni professionali e delle categorie interessate, ivi
comprese le societa' scientifiche, ed e' volto ad assicurare
l'equilibrio delle diverse esigenze connesse alla ricerca e alla
rappresentazione di fatti storici con i diritti e le liberta'
fondamentali delle persone interessate (art. 1, legge 31 dicembre
1996, n. 675).
6) Il presente codice, sulla base delle prescrizioni di legge,
individua in particolare: a) alcune regole di correttezza e di non
discriminazione nei confronti degli utenti da osservare anche nella
comunicazione e diffusione dei dati, armonizzate con quelle che
riguardano il diritto di cronaca e la manifestazione del pensiero; b)
particolari cautele per la raccolta, la consultazione e la diffusione
di documenti concernenti dati idonei a rivelare lo stato di salute,
la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare; c) modalita'
di applicazione agli archivi privati della disciplina dettata in
materia di trattamento dei dati per scopi storici (art. 7, comma 5,
decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 281).
7) La sottoscrizione del presente codice e' effettuata
ispirandosi, oltre agli articoli 21 e 33 della Costituzione della
Repubblica italiana, alle pertinenti fonti e documenti internazionali
in materia di ricerca storica e di archivi e in particolare:
a) agli articoli 8 e 10 della Convenzione europea per la
salvaguardia dei diritti dell'uomo e delle liberta' fondamentali del
1950, ratificata dall'Italia con legge 4 agosto 1955, n. 848;
b) alla raccomandazione N. R (2000) 13 del 13 luglio 2000 del
Consiglio d'Europa;
c) agli articoli 1, 7, 8, 11 e 13 della Carta dei diritti
fondamentali dell'Unione europea;
d) ai principi direttivi per una legge sugli archivi storici e
gli archivi correnti, individuati dal Consiglio internazionale degli
archivi al congresso di Ottawa nel 1996, e al codice internazionale
di deontologia degli archivisti approvato nel congresso
internazionale degli archivi, svoltosi a Pechino nel 1996.
Capo I
PRINCIPI GENERALI
Art. 1.
Finalita' e ambito di applicazione
1. Le presenti norme sono volte a garantire che l'utilizzazione
di dati di carattere personale acquisiti nell'esercizio della libera
ricerca storica e del diritto allo studio e all'informazione, nonche'
nell'accesso ad atti e documenti, si svolga nel rispetto dei diritti,
delle liberta' fondamentali e della dignita' delle persone
interessate, in particolare del diritto alla riservatezza e del
diritto all'identita' personale.
2. Il presente codice detta disposizioni per i trattamenti di
dati personali effettuati per scopi storici in relazione ai documenti
conservati presso archivi delle pubbliche amministrazioni, enti
pubblici ed archivi privati dichiarati di notevole interesse storico.
Il codice si applica, senza necessita' di sottoscrizione, all'insieme
dei trattamenti di dati personali comunque effettuati dagli utenti
per scopi storici.
3. Il presente codice reca, altresi', principi-guida di
comportamento dei soggetti che trattano per scopi storici dati
personali conservati presso archivi pubblici e archivi privati
dichiarati di notevole interesse storico, e in particolare:
a) nei riguardi degli archivisti, individua regole di
correttezza e di non discriminazione nei confronti degli utenti,
indipendentemente dalla loro nazionalita', categoria di appartenenza,
livello di istruzione;
b) nei confronti degli utenti, individua cautele per la
raccolta, l'utilizzazione e la diffusione dei dati contenuti nei
documenti.
4. La competente sovrintendenza archivistica riceve comunicazione
da parte di proprietari, possessori e detentori di archivi privati
non dichiarati di notevole interesse storico o di singoli documenti
di interesse storico, i quali manifestano l'intenzione di applicare
il presente codice nella misura per essi compatibile.
Art. 2.
Definizioni
1. Nell'applicazione del presente codice si tiene conto delle
definizioni e delle indicazioni contenute nella disciplina in materia
di trattamento dei dati personali e, in particolare, delle
disposizioni citate nel preambolo. Ai medesimi fini si intende,
altresi':
a) per "archivista", chiunque, persona fisica o giuridica, ente
o associazione, abbia responsabilita' di controllare, acquisire,
trattare, conservare, restaurare e gestire archivi storici, correnti
o di deposito della pubblica amministrazione, archivi privati
dichiarati di notevole interesse storico, nonche' gli archivi privati
di cui al precedente art. 1, comma 4;
b) per "utente", chiunque chieda di accedere o acceda per scopi
storici a documenti contenenti dati personali, anche per finalita'
giornalistiche o di pubblicazione occasionale di articoli, saggi e
altre manifestazioni del pensiero;
c) per "documento", qualunque testimonianza scritta, orale o
conservata su qualsiasi supporto che contenga dati personali.
Capo II
REGOLE DI CONDOTTA PER GLI ARCHIVISTI
E LICEITA' DEI RELATIVI TRATTAMENTI
Art. 3.
Regole generali di condotta
1. Nel trattare i dati di carattere personale e i documenti che
li contengono, gli archivisti adottano, in armonia con la legge e i
regolamenti, le modalita' piu' opportune per favorire il rispetto dei
diritti, delle liberta' fondamentali e della dignita' delle persone
alle quali si riferiscono i dati trattati.
2. Gli archivisti di enti o istituzioni pubbliche si adoperano
per il pieno rispetto, anche da parte dei terzi con cui entrano in
contatto per ragioni del proprio ufficio o servizio, delle
disposizioni di legge e di regolamento in materia archivistica e, in
particolare, di quanto previsto negli articoli 21 e 21-bis del
decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409,
come modificati dal decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 281,
dall'art. 7 del medesimo decreto legislativo n. 281, e successive
modificazioni ed integrazioni.
3. I soggetti che operano presso enti pubblici svolgendo funzioni
archivistiche, nel trattare dati di carattere personale si attengono
ai doveri di lealta', correttezza, imparzialita', onesta' e diligenza
propri dell'esercizio della professione e della qualifica o livello
ricoperti. Essi conformano il proprio operato al principio di
trasparenza della attivita' amministrativa.
4. I dati personali trattati per scopi storici possono essere
ulteriormente utilizzati per tali scopi, e sono soggetti in linea di
principio alla medesima disciplina indipendentemente dal documento in
cui sono contenuti e dal luogo di conservazione, ferme restando le
cautele e le garanzie previste per particolari categorie di dati o di
trattamenti.
Art. 4.
Conservazione e tutela
1. Gli archivisti si impegnano a:
a) favorire il recupero, l'acquisizione e la tutela dei
documenti. A tal fine, operano in conformita' con i principi, i
criteri metodologici e le pratiche della professione generalmente
condivisi ed accettati, curando anche l'aggiornamento sistematico e
continuo delle proprie conoscenze storiche, amministrative e
tecnologiche;
b) tutelare l'integrita' degli archivi e l'autenticita' dei
documenti, anche elettronici e multimediali, di cui promuovono la
conservazione permanente, in particolare di quelli esposti a rischi
di cancellazione, dispersione ed alterazione dei dati;
c) salvaguardare la conformita' delle riproduzioni dei
documenti agli originali ed evitare ogni azione diretta a manipolare,
dissimulare o deformare fatti, testimonianze, documenti e dati;
d) assicurare il rispetto delle misure di sicurezza previste
dall'art. 15 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, e dal decreto del
Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318, e successive
integrazioni e modificazioni, sviluppando misure idonee a prevenire
l'eventuale distruzione, dispersione o accesso non autorizzato ai
documenti, e adottando, in presenza di specifici rischi, particolari
cautele quali la consultazione in copia di alcuni documenti e la
conservazione degli originali in cassaforte o armadi blindati.
Art. 5.
Comunicazione e fruizione
1. Gli archivi sono organizzati secondo criteri tali da
assicurare il principio della libera fruibilita' delle fonti.
2. L'archivista promuove il piu' largo accesso agli archivi e,
attenendosi al quadro della normativa vigente, favorisce l'attivita'
di ricerca e di informazione nonche' il reperimento delle fonti.
3. L'archivista informa il ricercatore sui documenti estratti
temporaneamente da un fascicolo perche' esclusi dalla consultazione.
4. In caso di rilevazione sistematica dei dati realizzata da un
archivio in collaborazione con altri soggetti pubblici o privati, per
costituire banche dati di intere serie archivistiche, la struttura
interessata sottoscrive una apposita convenzione per concordare le
modalita' di fruizione e le forme di tutela dei soggetti interessati,
attenendosi alle disposizioni della legge, in particolare per quanto
riguarda il rapporto tra il titolare, il responsabile e gli
incaricati del trattamento, nonche' i rapporti con i soggetti esterni
interessati ad accedere ai dati.
Art. 6.
Impegno di riservatezza
1. Gli archivisti si impegnano a:
a) non fare alcun uso delle informazioni non disponibili agli
utenti o non rese pubbliche, ottenute in ragione della propria
attivita' anche in via confidenziale, per proprie ricerche o per
realizzare profitti e interessi privati. Nel caso in cui l'archivista
svolga ricerche per fini personali o comunque estranei alla propria
attivita' professionale, e' soggetto alle stesse regole e ai medesimi
limiti previsti per gli utenti;
b) mantenere riservate le notizie e le informazioni concernenti
i dati personali apprese nell'esercizio delle proprie attivita'.
2. L'archivista osserva tali doveri di riserbo anche dopo la
cessazione dalla propria attivita'.
Art. 7.
Aggiornamento dei dati
1. L'archivista favorisce l'esercizio del diritto degli
interessati all'aggiornamento, alla rettifica o all'integrazione dei
dati, garantendone la conservazione secondo modalita' che assicurino
la distinzione delle fonti originarie dalla documentazione
successivamente acquisita.
2. Ai fini dell'applicazione dell'art. 13 della legge n.
675/1996, in presenza di eventuali richieste generalizzate di accesso
ad un'ampia serie di dati o documenti, l'archivista pone a
disposizione gli strumenti di ricerca e le fonti pertinenti fornendo
al richiedente idonee indicazioni per una loro agevole consultazione.
3. In caso di esercizio di un diritto, ai sensi dell'art. 13,
comma 3, della legge n. 675/1996, da parte di chi vi abbia interesse
in relazione a dati personali che riguardano persone decedute e
documenti assai risalenti nel tempo, la sussistenza dell'interesse e'
valutata anche in riferimento al tempo trascorso.
Art. 8.
Fonti orali
1. In caso di trattamento di fonti orali, e' necessario che gli
intervistati abbiano espresso il proprio consenso in modo esplicito,
eventualmente in forma verbale, anche sulla base di una informativa
semplificata che renda nota almeno l'identita' e l'attivita' svolta
dall'intervistatore nonche' le finalita' della raccolta dei dati.
2. Gli archivi che acquisiscono fonti orali richiedono all'autore
dell'intervista una dichiarazione scritta dell'avvenuta comunicazione
degli scopi perseguiti nell'intervista stessa e del relativo consenso
manifestato dagli intervistati.
Capo III
REGOLE DI CONDOTTA PER GLI UTENTI E CONDIZIONI
PER LA LICEITA' DEI RELATIVI TRATTAMENTI
Art. 9.
Regole generali di condotta
1. Nell'accedere alle fonti e nell'esercitare l'attivita' di
studio, ricerca e manifestazione del pensiero, gli utenti, quando
trattino i dati di carattere personale, secondo quanto previsto dalla
legge e dai regolamenti, adottano le modalita' piu' opportune per
favorire il rispetto dei diritti, delle liberta' fondamentali e della
dignita' delle persone interessate.
2. In applicazione del principio di cui al comma 1, gli utenti
utilizzano i documenti sotto la propria responsabilita' e
conformandosi agli scopi perseguiti e delineati nel progetto di
ricerca, nel rispetto dei principi di pertinenza ed indispensabilita'
di cui all'art. 7 del decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 281.
Art. 10.
Accesso agli archivi pubblici
1. L'accesso agli archivi pubblici e' libero. Tutti gli utenti
hanno diritto ad accedere agli archivi con eguali diritti e doveri.
2. Fanno eccezione, ai sensi delle leggi vigenti, i documenti di
carattere riservato relativi alla politica interna ed estera dello
Stato che divengono consultabili cinquanta anni dopo la loro data e
quelli contenenti i dati di cui agli articoli 22 e 24 della legge n.
675/1996, che divengono liberamente consultabili quaranta anni dopo
la loro data. Il termine e' di settanta anni se i dati sono idonei a
rivelare lo stato di salute o la vita sessuale oppure rapporti
riservati di tipo familiare.
3. L'autorizzazione alla consultazione dei documenti di cui al
comma 2 puo' essere rilasciata prima della scadenza dei termini dal
Ministro dell'interno, previo parere del direttore dell'Archivio di
Stato o del sovrintendente archivistico competenti e udita la
commissione per le questioni inerenti alla consultabilita' degli atti
di archivio riservati istituita presso il Ministero dell'interno,
secondo la procedura dettata dagli articoli 8 e 9 del decreto
legislativo n. 281/1999.
4. In caso di richiesta di autorizzazione a consultare i
documenti di cui al comma 2 prima della scadenza dei termini,
l'utente presenta all'ente che li conserva un progetto di ricerca
che, in relazione alle fonti riservate per le quali chiede
l'autorizzazione, illustri le finalita' della ricerca e le modalita'
di diffusione dei dati. Il richiedente ha facolta' di presentare ogni
altra documentazione utile.
5. L'autorizzazione di cui al comma 3 alla consultazione e'
rilasciata a parita' di condizioni ad ogni altro richiedente. La
valutazione della parita' di condizioni avviene sulla base del
progetto di ricerca di cui al comma 4.
6. L'autorizzazione alla consultazione dei documenti, di cui al
comma 3, prima dello scadere dei termini, puo' contenere cautele
volte a consentire la comunicazione dei dati senza ledere i diritti,
le liberta' e la dignita' delle persone interessate.
7. Le cautele possono consistere anche, a seconda degli obiettivi
della ricerca desumibili dal progetto, nell'obbligo di non diffondere
i nomi delle persone, nell'uso delle sole iniziali dei nominativi
degli interessati, nell'oscuramento dei nomi in una banca dati, nella
sottrazione temporanea di singoli documenti dai fascicoli o nel
divieto di riproduzione dei documenti. Particolare attenzione e'
prestata al principio della pertinenza e all'indicazione di fatti o
circostanze che possono rendere facilmente individuabili gli
interessati.
8. L'autorizzazione di cui al comma 3 e' personale e il titolare
dell'autorizzazione non puo' delegare altri al conseguente
trattamento dei dati. I documenti mantengono il loro carattere
riservato e non possono essere ulteriormente utilizzati da altri
soggetti senza la relativa autorizzazione.
Art. 11.
Diffusione
1. L'interpretazione dell'utente, nel rispetto del diritto alla
riservatezza, del diritto all'identita' personale e della dignita'
degli interessati, rientra nella sfera della liberta' di parola e di
manifestazione del pensiero costituzionalmente garantite.
2. Nel far riferimento allo stato di salute delle persone
l'utente si astiene dal pubblicare dati analitici di interesse
strettamente clinico e dal descrivere abitudini sessuali riferite ad
una determinata persona identificata o identificabile.
3. La sfera privata delle persone note o che abbiano esercitato
funzioni pubbliche deve essere rispettata nel caso in cui le notizie
o i dati non abbiano alcun rilievo sul loro ruolo o sulla loro vita
pubblica.
4. In applicazione di quanto previsto dall'art. 7, comma 2, del
decreto legislativo n. 281/1999, al momento della diffusione dei dati
il principio della pertinenza e' valutato dall'utente con particolare
riguardo ai singoli dati personali contenuti nei documenti, anziche'
ai documenti nel loro complesso. L'utente puo' diffondere i dati
personali se pertinenti e indispensabili alla ricerca e se gli stessi
non ledono la dignita' e la riservatezza delle persone.
5. L'utente non e' tenuto a fornire l'informativa di cui all'art.
10, comma 3, della legge n. 675/1996, nei casi in cui tale
adempimento comporti l'impiego di mezzi manifestamente
sproporzionati.
6. L'utente puo' utilizzare i dati elaborati o le copie dei
documenti contenenti dati personali, accessibili su autorizzazione,
solo ai fini della propria ricerca, e ne cura la riservatezza anche
rispetto ai terzi.
Art. 12.
Applicazione del codice
1. I soggetti pubblici e privati, comprese le societa'
scientifiche e le associazioni professionali, che siano tenuti ad
applicare il presente codice si impegnano, con i modi e nelle forme
previste dai propri ordinamenti, a promuoverne la massima diffusione
e la conoscenza, nonche' ad assicurarne il rispetto.
2. Nel caso degli archivi degli enti pubblici e degli archivi
privati dichiarati di notevole interesse storico, le sovrintendenze
archivistiche promuovono la diffusione e l'applicazione del codice.
Art. 13.
Violazione delle regole di condotta
1. Nell'ambito degli archivi pubblici le amministrazioni
competenti applicano le sanzioni previste dai rispettivi ordinamenti.
2. Le societa' e le associazioni tenute ad applicare il presente
codice adottano, sulla base dei propri ordinamenti e regolamenti, le
opportune misure in caso di violazione del codice stesso, ferme
restando le sanzioni di legge.
3. La violazione delle prescrizioni del presente codice da parte
degli utenti e' comunicata agli organi competenti per il rilascio
delle autorizzazioni a consultare documenti riservati prima del
decorso dei termini di legge, ed e' considerata ai fini del rilascio
dell'autorizzazione medesima. L'amministrazione competente, secondo
il proprio ordinamento, puo' altresi' escludere temporaneamente dalle
sale di studio i soggetti responsabili della violazione delle regole
del presente codice. Gli stessi possono essere esclusi da ulteriori
autorizzazioni alla consultazione di documenti riservati.
4. Oltre a quanto previsto dalla legge per la denuncia di reato
cui sono tenuti i pubblici ufficiali, i soggetti di cui ai commi 1 e
2 possono segnalare al Garante le violazioni delle regole di condotta
per l'eventuale adozione dei provvedimenti e delle sanzioni di
competenza.
Art. 14.
Entrata in vigore
1. Il presente codice si applica a decorrere dal quindicesimo
giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana.