Allegato 1
Documentazione da allegare all'istanza ai fini dell'iscrizione
nell'elenco di cui all'art. 64, comma 4, della legge n. 238/2016
A) Organismi di controllo pubblici.
1) Procedura di controllo e certificazione
Istruzioni per la redazione della procedura di controllo e
certificazione conforme alla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17065:2012, ai
sensi dell'art. 64, comma 2, della legge.
Requisiti strutturali - Struttura organizzativa e alta direzione
(punto 5.1).
Descrizione della struttura, dei compiti, delle responsabilita' e
dei poteri della direzione (le persone che hanno l'autorita' e la
responsabilita' sulle politiche di funzionamento), del personale di
certificazione, del funzionamento dei comitati e delle regole formali
per l'assegnazione degli incarichi. Quando le funzioni di controllo e
certificazione sono svolte da un'unita' organizzativa autonoma
nell'ambito di un ente pubblico con finalita' istituzionali diverse
la descrizione della struttura deve comprendere la descrizione delle
linee di autorita' e delle relazioni con gli organi dell'Ente stesso.
Requisiti per le risorse - Personale dell'organismo di controllo
(punto 6.1).
La procedura deve definire i criteri:
a) per la valutazione della competenza (istruzione e
esperienza) specifica per i compiti e i ruoli svolti del personale
per ciascuna funzione del processo di controllo e certificazione;
b) del programma di formazione iniziale specifica per il
personale di cui al punto a);
c) del programma di formazione-addestramento periodica sui
processi di controllo certificazione specifici.
Descrivere i criteri (es. competenza specifica) e le modalita'
(es. rotazione del personale) di assegnazione degli incarichi del
personale nonche' la loro formalizzazione (proposta - accettazione).
Il personale deve in ogni caso sottoscrivere un documento
contenente i seguenti impegni:
a) rispetto delle regole definite dall'organismo di controllo,
comprese quelle relative alla riservatezza ed all'indipendenza da
interessi commerciali e di altro tipo;
b) dichiarazione di qualsiasi precedente e/o attuale
associazione diretta o indiretta, con:
1) un fornitore o progettista di prodotti, o
2) un erogatore o sviluppatore di servizi, o
3) un operatore o sviluppatore di processi,
c) dichiarazione di una qualsiasi situazione di cui sia a
conoscenza che possa generare un conflitto di interessi;
d) dichiarazione di non intraprendere alcun rapporto di lavoro
e/o consulenza e/o commerciale nei confronti dei clienti sottoposti
al controllo.
La procedura descrive, inoltre, le modalita' di tenuta e
aggiornamento delle registrazioni riguardanti il personale coinvolto
nel processo di controllo e certificazione:
a) nome ed indirizzo;
b) posizione lavorativa ricoperta;
c) livello d'istruzione e qualifica professionale;
d) esperienza e formazione-addestramento;
e) valutazione della competenza;
f) monitoraggio delle prestazioni;
g) abilitazioni acquisite nell'ambito dell'organismo di
controllo;
h) data del piu' recente aggiornamento di ciascuna
registrazione.
Requisito di processo - Valutazione (punto 7.4).
La procedura descrive, le modalita' con la quale e' eseguito il
controllo, in funzione del Piano di controllo e del disciplinare di
produzione della DO/IG (es. la stima delle rese, modalita' di
estrazione degli operatori, modalita' di campionamento, etc.).
Requisito di processo - Decisione relativa alla certificazione (punto
7.6).
Il Comitato di certificazione e' composto da personale che non
sia stato coinvolto nell'iter di valutazione.
Requisito di processo - Documentazione riguardante la certificazione
(punto 7.7).
La procedura deve prevedere che il documento ufficiale rilasciato
all'operatore deve contenere:
a) il nome e l'indirizzo dell'organismo di controllo;
b) la data in cui la certificazione e' stata rilasciata (la
data non deve essere anteriore a quella in cui e' stata completata la
decisione relativa alla certificazione);
c) il nome e l'indirizzo dell'operatore cliente;
d) il campo di applicazione della certificazione;
e) il termine o la data di scadenza della certificazione, se la
certificazione scade dopo un periodo stabilito;
f) qualsiasi altra informazione richiesta dalla DO.
La documentazione ufficiale di certificazione deve comprendere la
firma o altra autorizzazione definita della(e) persona(e)
dell'organismo di controllo incaricata(e) di tale responsabilita'.
Requisito di processo - Elenco dei prodotti certificati (punto 7.8).
La procedura deve prevedere la tenuta e l'aggiornamento
dell'elenco dei prodotti certificati per operatore.
Requisito di processo - Registrazioni (punto 7.12).
La procedura deve descrivere i controlli necessari per
l'identificazione, la conservazione, la protezione, l'accessibilita',
l'eliminazione delle registrazioni per dimostrare che tutti i
requisiti del processo di controllo e certificazione sono stati
soddisfatti;
Requisito di processo - Reclami e ricorsi (punto 7.13).
La procedura deve descrivere il processo documentato implementato
(inclusi i termini) per la presentazione, valutazione e decisione dei
reclami e ricorsi.
B) Organismi di controllo privati.
1. Numero e data del Certificato di accreditamento.
2. Statuto e Atto Costitutivo.
3. Organigramma funzionale e nominativo.
4. Elenco nominativo del personale ispettivo.
5. Indicazione delle strutture e delle risorse strumentali al
fine di comprenderne l'adeguatezza rispetto ai compiti delegati.
6. Indicazione delle risorse umane, al fine di comprenderne
l'adeguatezza rispetto ai compiti delegati, in particolare:
a. presenta un piano di dotazione delle risorse umane, con la
descrizione dei criteri per l'adeguamento del piano all'aumento
dell'attivita';
b. dispone di procedure di monitoraggio del fabbisogno delle
risorse umane impiegate nell'attivita' di controllo e certificazione,
con l'indicazione dei criteri di qualificazione, formazione,
rotazione, monitoraggio e valutazione;
c. individua almeno un ispettore, un responsabile della
valutazione e del monitoraggio degli ispettori, nonche' i componenti
degli organi collegiali, in possesso dei requisiti professionali
adeguati alle funzioni che dovranno rispettivamente svolgere
all'interno dell'organismo medesimo.
7. Dichiarazione da parte del responsabile legale, di impegno per
assicurare:
a. che l'organismo di controllo non svolga ne' direttamente ne'
indirettamente attivita' di consulenza nei confronti degli operatori
controllati;
b. l'idoneita' morale, l'imparzialita' e l'assenza di conflitto
di interesse dei propri rappresentanti, degli amministratori, del
personale addetto all'attivita' di controllo e certificazione;
prevedendo, anche a tal fine, un numero dispari di componenti per gli
organi collegiali che deliberano su certificazione, non conformita' e
ricorsi e per quest'ultimo che lo stesso sia indipendente dalla
struttura gerarchica dell'organismo;
c. che i componenti degli organi collegiali non partecipino
alla composizione di altri organi collegiali dello stesso organismo
di controllo, ad esclusione delle commissioni di degustazione;
d. che i componenti degli organi collegiali non partecipino
alla composizione di altri organi collegiali di altri organismi di
controllo ad esclusione dei Comitati di salvaguardia;
e. la distinzione del ruolo di valutazione dal ruolo di riesame
e di decisione nell'organizzazione dell'organismo di controllo;
f. l'adeguatezza delle strutture e delle risorse umane e
strumentali rispetto ai compiti delegati;
g. l'impiego esclusivo di risorse umane dotate di esperienza e
competenza specifica per i compiti e i ruoli svolti per ciascuna
funzione del processo di controllo e certificazione;
h. una formazione periodica sui processi di controllo e
certificazione specifici;
i. la rotazione del personale impiegato nell'attivita' di
controllo, prevedendo almeno che:
gli operatori non possono essere controllati dal medesimo
ispettore per piu' di tre visite ispettive consecutive.