Art. 12.
Controllo sul rispetto del codice di condotta
ed organismo di monitoraggio
1. Fatti salvi i compiti e i poteri del Garante di cui agli
articoli da 56 a 58 del regolamento, il rispetto del presente codice
di condotta da parte dei fornitori aderenti e' garantito da apposito
organismo di monitoraggio, costituito e accreditato ai sensi
dell'art. 41 del regolamento ed operante secondo regole di dettaglio
stabilite, in aggiunta a quelle di cui al presente art. 12, in
apposito regolamento dell'OdM.
2. L'OdM sara' esterno all'organizzazione di ANCIC e sara'
composto da un numero dispari di componenti, pari ad un massimo di
cinque, designati sulla base delle candidature presentate da parte
delle associazioni maggiormente rappresentative degli interessati a
livello nazionale, ad eccezione di un solo componente scelto
direttamente da ANCIC tra i nominativi proposti dai fornitori di
servizi di informazione commerciale aderenti al presente codice di
condotta, a condizione che lo stesso non abbia partecipato ai
relativi lavori di stesura e che rispetti, al pari di tutti gli altri
componenti, tutti i requisiti di cui al successivo comma 3, oltre a
quelli aggiuntivi eventualmente disposti dal regolamento dell'OdM.
L'OdM sara' presieduto da una persona di riconosciuta esperienza in
materia di protezione dei dati personali, con particolare riguardo al
settore delle informazioni commerciali, che svolgera' funzioni di
supervisione e cura del coordinamento e dell'organizzazione delle
attivita' dell'OdM. L'atto di nomina dei componenti dell'organismo
sara' adottato dal Consiglio direttivo di ANCIC ed il relativo
incarico, non rinnovabile, avra' durata quinquennale. Con almeno tre
mesi di anticipo rispetto alla scadenza del mandato dell'OdM, ANCIC
provvedera' a richiedere al Garante l'accreditamento dell'organismo
nella nuova composizione. Laddove l'OdM avesse necessita' di
personale di supporto ai fini di un efficiente svolgimento dei propri
compiti, ad eccezione di quelli che determinino o presuppongano
l'esercizio di poteri decisionali, il relativo incarico potra' essere
affidato anche a collaboratori o fornitori esterni di servizi.
3. Ciascuno dei componenti dell'OdM deve garantire e mantenere
per l'intera durata dell'incarico i seguenti requisiti:
a. Onorabilita'
Non potranno essere nominati coloro che:
si trovino in una delle condizioni di ineleggibilita' o
decadenza previste dall'art. 2382 del codice civile;
siano stati radiati da albi professionali per motivi
disciplinari o per altri motivi;
abbiano riportato condanna, anche se con pena condizionalmente
sospesa, salvi gli effetti della riabilitazione, per uno dei delitti
previsti dal regio decreto 16 marzo 1942, n. 267 (legge
fallimentare), o per uno dei delitti previsti dal titolo XI del Libro
V del codice civile, o per un delitto non colposo, per un tempo non
inferiore ad un anno; per un delitto contro la pubblica
amministrazione, contro la fede pubblica, contro il patrimonio,
contro l'economia pubblica;
abbiano riportato una condanna, anche non definitiva, per uno
dei reati previsti dal decreto legislativo n. 231/2001 e successive
modificazioni ed integrazioni;
fermo quanto sopra disposto e salvi gli effetti della
riabilitazione, siano stati sottoposti a misure di prevenzione
disposte dall'autorita' giudiziaria, ovvero siano stati condannati
con sentenza irrevocabile per un qualsiasi reato.
b. Indipendenza e imparzialita'
Al fine di garantire la piena indipendenza e imparzialita' dei
componenti dell'OdM, evitando qualsiasi forma di interferenza,
condizionamento o conflitto di interessi, e' previsto che, sia
l'organismo nel proprio complesso che i singoli componenti dello
stesso, non debbano subire alcuna ingerenza nell'esercizio delle
proprie attivita' da parte di ANCIC e dei fornitori aderenti al
presente codice di condotta. Nello svolgimento delle proprie funzioni
di controllo, inoltre, l'OdM non sara' soggetto, in via diretta o
indiretta, ad alcuna forma di controllo, direzione o vigilanza da
parte di ANCIC, dei fornitori aderenti o eventualmente riconducibili
al settore delle informazioni commerciali. L'OdM adottera' le proprie
decisioni senza che alcuno degli organi di ANCIC possa sindacarle.
c. Conflitto d'interessi
Ciascun componente dell'organismo deve costantemente garantire la
massima imparzialita' ed indipendenza anche evitando ogni situazione
di conflitto di interessi, reale o anche solo potenziale, sia per se'
stesso che in riferimento a propri parenti, affini entro il terzo
grado, coniugi o conviventi. A tal fine, ogni componente dovra'
inderogabilmente dichiarare senza alcun ingiustificato ritardo,
preliminarmente alla formalizzazione della propria nomina ed in
qualunque momento nel corso dell'esecuzione dei propri compiti di cui
al presente codice di condotta, qualsiasi circostanza in grado di
configurare o comunque determinare un conflitto di interessi,
conseguentemente astenendosi dal prendere parte a qualsiasi processo
decisionale e dal compiere qualsivoglia attivita' in seno all'OdM per
cui rilevi il conflitto di interessi che lo vede coinvolto.
d. Competenza
Ai fini di un corretto ed efficiente svolgimento dei propri
compiti, e' essenziale che ciascun componente dell'OdM garantisca un
adeguato livello di competenza, da intendersi come l'insieme delle
conoscenze, delle esperienze e degli strumenti necessari ad un
efficiente svolgimento delle funzioni assegnate. Per tale ragione, i
componenti dovranno avere, sia singolarmente che nel loro insieme
come organismo, un'approfondita conoscenza e dimestichezza in materia
di informazioni commerciali, con particolare riguardo ai profili di
protezione dei dati personali.
4. Le attivita' dell'OdM, debitamente rendicontate, saranno
finanziate da parte di ciascuno dei fornitori aderenti al presente
codice di condotta secondo le quote stabilite dal regolamento
dell'OdM, come eventualmente tempo per tempo aggiornate, sulla base
del numero dei dipendenti di ciascun aderente, secondo quattro fasce
predeterminate.
5. Ai fini del controllo del rispetto del presente codice di
condotta da parte di tutti i soggetti ad esso aderenti, associati o
meno ad ANCIC, l'OdM potra' in ogni momento e senza necessita' di
preavviso svolgere - anche delegandole a terzi soggetti appositamente
delegati - tutte le verifiche ritenute opportune, ivi incluse
ispezioni, sia in remoto che presso la sede dei fornitori, i quali
saranno tenuti a prestare la massima collaborazione ai fini del
proficuo svolgimento di tali attivita'.
6. L'OdM sara' altresi' chiamato a gestire i reclami
eventualmente insorti tra fornitori ed interessati, relativamente a
violazioni del presente codice di condotta. Fatto salvo il diritto
dell'interessato alla presentazione di un reclamo al Garante e/o
all'avvio di procedure giudiziali di tutela dei propri diritti ai
sensi degli articoli 77 e 79 del regolamento, ogni soggetto censito
che ritenga che i propri diritti e le proprie liberta' siano stati
lesi da uno o piu' trattamenti svolti da un fornitore aderente al
presente codice di condotta, cosi' come ogni organismo,
organizzazione o associazione rappresentativa o attiva nel settore
della protezione dei dati personali, potra' proporre reclamo all'OdM,
inviando apposita istanza scritta che dovra' contenere una breve
descrizione dei fatti e del pregiudizio lamentato. La presentazione
di un reclamo al Garante preclude l'avvio, o determina
l'improcedibilita' qualsiasi sia lo stato di svolgimento, di una
procedura avente il medesimo oggetto o comunque attinente alle
medesime questioni dinanzi all'OdM.
7. Entro cinque giorni lavorativi dal ricevimento del reclamo da
parte dell'interessato, l'OdM dovra' darne notizia al fornitore di
servizi di informazione commerciale coinvolto, affinche' quest'ultimo
possa, entro i successivi trenta giorni lavorativi, presentare le
proprie memorie. Garantendo piena imparzialita' e contraddittorio in
ogni fase della procedura, qualora gli elementi acquisiti gia'
consentano all'OdM di definire la controversia, quest'ultimo dovra'
adottare la propria decisione entro quarantacinque giorni lavorativi
dalla data di deposito delle proprie memorie da parte del fornitore.
Diversamente, l'OdM potra' richiedere ad entrambe le parti ulteriori
precisazioni, cosi' come l'acquisizione di documenti o lo svolgimento
di audizioni, raccogliendo in ogni caso tutti gli elementi necessari
alla definizione del reclamo, che non potra' avvenire oltre novanta
giorni lavorativi successivi alla data di presentazione dello stesso
da parte dell'interessato.
8. In conseguenza dei controlli effettuati in esecuzione dei
propri poteri, o delle decisioni adottate all'esito della procedura
di reclamo di cui al precedente comma, l'OdM potra' decidere,
fornendo adeguata motivazione, di applicare al fornitore, in
dipendenza della gravita' della violazione eventualmente riscontrata,
una o piu' delle seguenti misure;
a. un richiamo formale indirizzato esclusivamente al fornitore;
b. un richiamo da pubblicarsi in apposita sezione del sito web
dell'OdM;
c. la sospensione temporanea dall'adesione al presente codice
di condotta;
d. l'esclusione dal presente codice di condotta del fornitore
aderente.
9. Previo oscuramento dei dati personali eventualmente presenti,
le decisioni adottate dall'OdM all'esito della definizione di
procedure di reclamo di cui sopra devono essere pubblicate, anche in
forma sintetica, in apposita sezione del sito web dell'organismo,
qualora dalle stesse sia derivata l'applicazione nei confronti del
fornitore di misure di sospensione temporanea o di revoca
dell'adesione al codice di condotta.
10. Alla scadenza di ciascun semestre, l'OdM dovra' fornire al
Garante un resoconto riassuntivo dei controlli e delle verifiche
effettuate, delle procedure di reclamo definite e delle misure
eventualmente adottate ai sensi del comma che precede.
11. Per ogni aspetto riguardante il funzionamento e i compiti
dell'organismo che non sia specificamente disciplinato dal presente
codice di condotta, si applichera' il regolamento dell'OdM.