Allegato 4 - Organismo di monitoraggio
1. L'OdM sara' esterno e composto da tre componenti, uno dei
quali designato dal CNCU (Consiglio nazionale consumatori e utenti);
un altro, al quale spettera' la carica di vicepresidente
dell'organismo, designato all'unanimita' dai gestori aderenti al
presente Codice di condotta («gestori aderenti»); il terzo nominato
in accordo tra questi ultimi e CNCU (nel complesso i «soggetti
elettori») all'unanimita', il quale ricoprira' il ruolo di presidente
dell'organismo. L'incarico, non rinnovabile, avra' durata
quinquennale. Con adeguato anticipo e comunque non oltre tre mesi
rispetto alla scadenza del mandato dell'OdM, i gestori aderenti
provvederanno a richiedere al garante l'accreditamento dell'organismo
nella nuova composizione. L'OdM, ai fini di un efficiente svolgimento
dei propri compiti, potra' delegare a terzi fornitori di servizi lo
svolgimento di parte delle proprie attivita', ad esclusione di quelle
che presuppongono o determinano l'esercizio di poteri decisionali.
2. Ciascuno dei componenti dell'OdM deve garantire e mantenere
per l'intera durata dell'incarico i seguenti requisiti:
a. Onorabilita'
Non potranno essere nominati coloro che:
si trovino in una delle condizioni di ineleggibilita' o
decadenza previste dall'art. 2382 del codice civile;
siano stati radiati da albi professionali per motivi
disciplinari;
abbiano riportato condanna, anche se con pena
condizionalmente sospesa, salvi gli effetti della riabilitazione, per
uno dei delitti previsti dal regio decreto 16 marzo 1942, n. 267
(legge fallimentare) e successive modifiche o integrazioni, o per uno
dei delitti previsti dal titolo XI del libro V del codice civile, o
per un delitto non colposo, per un tempo non inferiore ad un anno;
per un delitto contro la pubblica amministrazione, contro la fede
pubblica, contro il patrimonio, contro l'economia pubblica;
abbiano riportato una condanna, anche non definitiva, per uno
dei reati previsti dal decreto legislativo n. 231/2001 e successive
modificazioni ed integrazioni;
fermo quanto sopra disposto e salvi gli effetti della
riabilitazione, siano stati sottoposti a misure di prevenzione
disposte dall'autorita' giudiziaria, ovvero siano stati condannati
con sentenza irrevocabile per un qualsiasi reato.
b. Autonomia e indipendenza
Al fine di garantire la piena autonomia dei componenti
dell'OdM, evitando qualsiasi forma di interferenza, condizionamento o
conflitto di interessi, e' previsto che sia l'organismo nel proprio
complesso che i singoli componenti dello stesso, non debbano subire
alcuna ingerenza nell'esercizio delle proprie attivita' da parte dei
gestori aderenti. Ciascun componente dell'organismo deve rispondere a
requisiti di indipendenza rispetto sia ai gestori aderenti che alle
associazioni rappresentanti degli interessati, ivi ovviamente incluso
il CNCU. Nello svolgimento delle proprie funzioni di controllo,
inoltre, l'OdM non sara' soggetto ad alcun potere gerarchico e/o
disciplinare da parte dei gestori aderenti e adottera' le proprie
decisioni senza che alcuno di essi possa sindacarle.
c. Professionalita' ed esperienza
Ciascun componente deve possedere un adeguato livello di
competenza per il corretto ed efficiente svolgimento dei propri
compiti di controllo in relazione al Codice di condotta, garantendo
un'approfondita conoscenza ed esperienza in materia di protezione dei
dati personali, con particolare riferimento al settore dei SIC, oltre
che nello svolgimento di compiti di vigilanza e controllo.
3. Le attivita' dell'OdM, debitamente rendicontate, saranno
finanziate, secondo criteri di economicita' ed efficienza, da parte
di ciascuno dei gestori aderenti, secondo quote determinate
dall'organismo stesso secondo procedure di finanziamento che non ne
pregiudichino in alcun modo l'indipendenza.
4. Ai fini del controllo del rispetto del presente Codice di
condotta da parte di tutti i gestori aderenti, l'OdM potra' in ogni
momento svolgere - anche delegandole a soggetti terzi nei limiti
sopra indicati - tutte le verifiche ritenute opportune, ivi incluse
ispezioni, sia in remoto che presso la sede dei gestori aderenti,
tenuti a prestare la massima collaborazione ai fini del proficuo
svolgimento di tali attivita'.
5. L'OdM sara' altresi' chiamato a gestire i reclami
eventualmente insorti esclusivamente tra gestori aderenti ed
interessati, relativamente a violazioni del presente Codice di
condotta. Fatto salvo il diritto di presentare reclamo al garante o
ricorso all'autorita' giudiziaria ai sensi degli articoli 77 e 79 del
regolamento e degli articoli 140-bis e seguenti del decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il Codice in materia di
protezione dei dati personali, ogni interessato i cui dati personali
siano stati trattati da un gestore aderente, cosi' come ogni
organizzazione o associazione rappresentativa o comunque attiva nel
settore della protezione dei dati personali, puo' proporre reclamo
all'OdM relativamente a violazioni del Codice di condotta inviando
apposita istanza scritta contenente una breve descrizione dei fatti e
del pregiudizio lamentato. Il reclamo riguardante l'esercizio dei
diritti potra' essere proposto all'OdM esclusivamente dopo aver
infruttuosamente esercitato, nei confronti del gestore, i diritti di
cui all'art. 9 del Codice di condotta e trascorsi i termini in esso
previsti. I vincoli e le condizioni stabiliti dall'art. 9, comma 3,
del Codice di condotta, in riferimento all'esercizio dei diritti per
il tramite di terzi delegati, si applicano anche alla proposizione e
alla gestione di reclami per conto dell'interessato.
La presentazione di un reclamo al Garante o l'avvio di un
procedimento in sede giudiziaria ordinaria o amministrativa
precludono l'avvio, o determinano l'improcedibilita', qualsiasi sia
lo stato di svolgimento, di una procedura avente il medesimo oggetto
o comunque attinente alle medesime questioni dinanzi all'OdM.
6. Entro cinque giorni lavorativi dal ricevimento del reclamo da
parte dell'interessato, l'OdM dovra' darne notizia al gestore
aderente coinvolto, affinche' quest'ultimo possa, entro i successivi
trenta giorni lavorativi, presentare le proprie memorie e fornire i
necessari chiarimenti. Garantendo la pienezza del contraddittorio in
ogni fase della procedura, qualora gli elementi acquisiti gia'
consentano all'organismo di definire la controversia, quest'ultimo
dovra' adottare la propria decisione entro quarantacinque giorni
lavorativi dalla data di deposito delle proprie memorie da parte del
gestore aderente. Diversamente, l'OdM potra' richiedere ad una sola o
a entrambe le parti ulteriori precisazioni, cosi' come l'acquisizione
di documenti o lo svolgimento di audizioni, raccogliendo in ogni caso
tutti gli elementi necessari alla definizione del reclamo, che non
potra' avvenire oltre novanta giorni lavorativi successivi alla data
di presentazione dello stesso da parte dell'interessato, prorogabili
di ulteriori sessanta giorni in caso di necessita' di verifiche
particolarmente impegnative.
7. In conseguenza dei controlli effettuati in esecuzione dei
propri poteri, o delle decisioni adottate all'esito della procedura
di reclamo di cui al precedente comma, l'OdM potra' decidere,
fornendo adeguata motivazione, di applicare al gestore aderente, in
dipendenza della gravita' e/o del numero delle violazioni
eventualmente riscontrate, una o piu' delle seguenti misure, da
applicare secondo un criterio di gradualita':
a. un invito al gestore aderente a modificare la condotta, in
considerazione di una maggiore aderenza alle previsioni del Codice di
condotta;
b. un richiamo formale indirizzato esclusivamente al gestore
aderente;
c. in caso di reiterazione della condotta rilevante di cui alle
precedenti lettere a) e b), la sospensione temporanea dall'adesione
del gestore aderente al Codice di condotta;
d. in ipotesi di successiva reiterazione della violazione, la
revoca dell'adesione del gestore aderente al Codice di condotta.
8. Alla scadenza di ciascun semestre, l'OdM deve inviare al
garante un resoconto riassuntivo dei controlli e delle verifiche
effettuate, oltre che delle misure eventualmente adottate ai sensi
del comma che precede, anche all'esito della definizione di procedure
di reclamo.