Articolo 7
(Modifiche all'Allegato 4)
1. L'Allegato 4 e' sostituito dal seguente:
"I sistemi interni di segnalazione delle violazioni sono definiti in
linea con il principio di proporzionalita'.
Essi sono strutturati in modo da garantire che le segnalazioni
vengano ricevute, esaminate e valutate attraverso canali specifici,
autonomi e indipendenti che differiscono dalle ordinarie linee di
reporting. A questo fine, i sistemi interni di segnalazione prevedono
canali alternativi a disposizione del segnalante cosi' da assicurare
che il soggetto preposto alla ricezione, all'esame e alla valutazione
della segnalazione non sia gerarchicamente o funzionalmente
subordinato al soggetto eventualmente segnalato, non sia esso stesso
il presunto responsabile della violazione e non abbia un potenziale
interesse correlato alla segnalazione tale da comprometterne
l'imparzialita' e l'indipendenza di giudizio.
Per effettuare la segnalazione, non e' necessario che il segnalante
disponga di prove della violazione; tuttavia, deve disporre di
informazioni sufficientemente circostanziate che ne facciano ritenere
ragionevole l'invio.
I soggetti preposti alla ricezione, all'esame e alla valutazione
delle segnalazioni non partecipano all'adozione degli eventuali
provvedimenti decisionali, che sono rimessi alle funzioni o agli
organi aziendali competenti.
E' nominato un responsabile dei sistemi interni di segnalazione il
quale assicura il corretto svolgimento del procedimento e riferisce
direttamente e senza indugio agli organi aziendali le informazioni
oggetto di segnalazione, ove rilevanti (1). Il responsabile dei
sistemi interni di segnalazione tiene un apposito registro delle
segnalazioni.
Anche per ottemperare agli obblighi previsti dall'articolo 4-undecies
del TUF, i sistemi interni di segnalazione delle violazioni
assicurano adeguati livelli di confidenzialita' delle informazioni
fornite nell'ambito della segnalazione.
Il presunto responsabile della violazione e' tutelato da
ripercussioni negative derivanti dalla segnalazione nel caso in cui
dal procedimento di segnalazione non emergano elementi che
giustificano l'adozione di provvedimenti nei suoi confronti (2).
Le procedure relative ai sistemi interni di segnalazione sono
formalizzate e accessibili a tutto il personale; esse indicano:
a) i soggetti che, in conformita' a quanto disposto dell'articolo
1, comma 1, lettera i-ter, TUF, possono fare una segnalazione
(3);
b) gli atti o i fatti che possono essere oggetto di segnalazione,
nel rispetto di quanto previsto dall'articolo 4-undecies, comma
1, TUF;
c) le modalita' per le segnalazioni delle presunte violazioni e i
soggetti preposti alla loro ricezione;
d) il procedimento da avviare a seguito della segnalazione; in
questo ambito sono indicati, almeno, i tempi e le fasi di
svolgimento del procedimento, i soggetti coinvolti, le ipotesi
in cui il responsabile dei sistemi interni di segnalazione e'
tenuto a fornire immediata comunicazione agli organi aziendali;
quando richiesto dal segnalante, le informazioni oggetto di
segnalazione sono portate a conoscenza degli organi aziendali
assicurando l'anonimato del segnalante;
e) le modalita' attraverso cui al segnalante e' fornita conferma,
ove possibile, del ricevimento della segnalazione;
f) le modalita' attraverso cui il soggetto segnalante e il soggetto
segnalato sono informati sugli sviluppi del procedimento;
g) l'obbligo per il soggetto segnalante di dichiarare se ha un
interesse privato collegato alla segnalazione;
h) quando il segnalante e' corresponsabile delle violazioni, un
trattamento privilegiato per quest'ultimo rispetto agli altri
corresponsabili, compatibilmente con la disciplina applicabile.
Per incentivare l'uso dei sistemi interni di segnalazione e favorire
la diffusione di una cultura della legalita', sono illustrati al
personale in maniera chiara, precisa e completa il procedimento di
segnalazione interno, i presidi posti a garanzia della riservatezza
dei dati personali del segnalante e del presunto responsabile della
violazione. Il personale e' avvertito che le disposizioni di legge
europee e nazionali in materia di protezione dei dati personali che
regolano l'accesso ai dati personali non trovano applicazione con
riguardo all'identita' del segnalante, che puo' essere rivelata solo
con il suo consenso o quando la conoscenza sia indispensabile per la
difesa del segnalato.
Nel rispetto di quanto previsto dalla disciplina sulla protezione dei
dati personali, il responsabile dei sistemi interni di segnalazione
redige una relazione annuale sul corretto funzionamento dei sistemi
interni di segnalazione, contenente le informazioni aggregate sulle
risultanze dell'attivita' svolta a seguito delle segnalazioni
ricevute; la relazione e' approvata dagli organi aziendali e messa a
disposizione del personale.
Le attivita' di ricezione, esame e valutazione delle segnalazioni
possono essere esternalizzate nel rispetto della disciplina in
materia di esternalizzazione. In caso di esternalizzazione, il
fornitore di servizi riferisce al responsabile dei sistemi interni di
segnalazione.".
(1) Il responsabile dei sistemi interni di segnalazione, in linea
con il principio di proporzionalita', puo' direttamente gestire
le fasi di ricezione, esame e valutazione del procedimento di
segnalazione.
(2) In caso di adozione di provvedimenti nei confronti del
responsabile della violazione, costui dovra' essere tutelato da
eventuali effetti negativi diversi da quelli previsti dai
provvedimenti adottati.
(3) Le procedure possono prevedere che le informazioni
sull'identita' del segnalante siano trattate in forma anonima.