7. Personale a) Il numero di funzionari aventi accesso alle informazioni classificate UE e' rigorosamente limitato, secondo il principio della necessita' di sapere, alle persone le cui funzioni lo richiedono. b) Tutti i funzionari o cittadini autorizzati ad accedere alle informazioni classificate CONFIDENTIEL UE (UE RISERVATISSIMO) o di grado superiore sono in possesso di un attestato per un determinato grado di protezione o dell'equivalente nulla osta di sicurezza l'uno e l'altro emessi dal proprio governo nazionale. 8. Trasmissione di documenti a) Le procedure pratiche per la trasmissione di documenti sono concordate in base alle disposizioni della sezione VII delle norme di sicurezza del Consiglio e forniscono indicazioni precise soprattutto sulle sezioni dell'Ufficio di registrazione a cui devono essere inoltrate le informazioni classificate UE. b) Se l'autorizzazione del Consiglio riguarda la comunicazione di informazioni classificate anche di grado EU TRES SECRET UE/EU TOP SECRET (UE SEGRETISSIMO), lo Stato o l'organizzazione internazionale che ne sono destinatari istituiscono un ufficio centrale di registrazione UE, eventualmente suddiviso in sezioni. Ad essi si applicano le disposizioni della sezione VIII delle presenti norme di sicurezza. 9. Registrazione Non appena riceve un documento classificato UE CONFIDENTIEL (UE RISERVATISSIMO) o di grado superiore, l'ufficio di registrazione lo annota in un registro speciale dell'organizzazione, suddiviso in colonne per la data di ricezione, dettagli del documento (data, numero di riferimento e di copia), la classificazione, il titolo, il nome o la qualifica del ricevente, la data di ritorno della ricevuta e la data di rinvio del documento all'originatore UE o dell'avvenuta distruzione. 10. Distruzione a) I documenti classificati UE vengono distrutti secondo le istruzioni riportate nella sezione VI delle presenti norme di sicurezza: l'avvenuta distruzione di documenti classificati SECRET UE (UE SEGRETO) e EU TRES SECRET UE/EU TOP SECRET (UE SEGRETISSIMO) e' attestata con certificati inviati in copia all'ufficio di registrazione UE che li aveva trasmessi. b) I documenti classificati UE sono inclusi nei programmi di distruzione d'emergenza predisposti per i documenti classificati degli organismi destinatari. 11. Protezione dei documenti Non sara' tralasciata alcuna misura che possa impedire l'accesso di persone non autorizzate alle informazioni classificate UE. 12. Copie, traduzioni ed estratti E' vietato fotocopiare o tradurre un documento classificato CONFIDENTIEL UE (UE RISERVATISSIMO) o SECRET UE (UE SEGRETO), oppure estrarne brani senza l'autorizzazione del responsabile della sicurezza, che registrera' e controllera' copie, traduzioni o estratti apponendovi, se necessario, una stampigliatura. La riproduzione o traduzione di un documento classificato TRES SECRET UE/EU TOP SECRET (UE SEGRETISSIMO) puo' essere autorizzata soltanto dall'autorita' d'origine, che precisera' il numero di copie autorizzate; se non e' possibile risalire a tale autorita', la richiesta e' deferita al servizio di sicurezza dell'SGC. 13. Violazione delle norme di sicurezza In caso di violazione, presunta o reale, delle norme di sicurezza per un documento classificato UE, si dovrebbe immediatamente procedere, fatta salva la conclusione di un accordo in materia di sicurezza, a: a) effettuare un'indagine per accertare le circostanze di detta violazione; b) informare il servizio di sicurezza dell'SGC, l'autorita' nazionale competente in materia di sicurezza e l'autorita' d'origine o dichiarare chiaramente, se del caso, che quest'ultima non e' stata informata; c) prendere misure concrete per limitare al minimo gli effetti della violazione; d) riesaminare e applicare le misure atte ad impedire nuovi episodi; e) porre in atto tutte le misure raccomandate dal servizio di sicurezza dell'SGC per impedire nuovi episodi. 14. Ispezioni Il servizio di sicurezza dell'SGC sara' autorizzato, con il consenso degli Stati od organizzazioni internazionali interessati, ad effettuare una valutazione dell'efficacia delle misure prese a protezione delle informazioni classificate UE che sono state comunicate a terzi. 15. Relazioni Fatta salva la conclusione di accordi in materia di sicurezza, gli Stati o le organizzazioni internazionali dovrebbero, fintanto che detengono informazioni classificate UE, presentare una relazione annuale a conferma del rispetto delle presenti norme di sicurezza, entro una data specificata al momento in cui e' stata autorizzata la comunicazione dell'informazione. Appendice 5 Linee direttrici per la comunicazione d'informazioni classificate UE a stati terzi o organizzazioni internazionali Cooperazione di secondo livello PROCEDURE La facolta' di comunicare informazioni classificate UE a Stati terzi o organizzazioni internazionali la cui politica e normativa di sicurezza sono molto diverse da quelle dell'UE spetta al Consiglio. In linea di principio, e' limitata alle informazioni classificate fino al grado SECRET UE (UE SEGRETO) compreso; ne sono escluse le informazioni nazionali che sono di competenza specifica degli Stati membri e le categorie di informazioni classificate UE protette da speciali contrassegni. 2. Il Consiglio puo' delegare la decisione: nel delegarla, entro i limiti definiti nel paragrafo 1, specifica la natura delle informazioni che possono essere comunicate e il loro grado di classificazione, che non e' superiore a RESTREINT UE (UE RISERVATO). 3. A condizione che sia stato concluso un accordo in materia di sicurezza, le richieste di comunicazione di informazioni classificate UE sono rivolte al Segretario generale/Alto rappresentante dagli organismi preposti alla sicurezza degli Stati o organizzazioni internazionali interessati, che precisano le finalita' nonche' la natura e il grado di classificazione delle informazioni richieste. Le richieste possono essere altresi' presentate da uno Stato membro o da un organismo decentrato dell'UE che ritenga auspicabile la comunicazione di informazioni classificate UE: anch'essi ne dichiarano le finalita' e i vantaggi per l'UE, specificando la natura e il grado di classificazione delle informazioni richieste. 4. La richiesta viene esaminata dall'SGC il quale - chiede il parere dello Stato membro o, se del caso, dell'organismo decentrato UE che ha emanato le informazioni da comunicare; - prende i primi contatti con gli organismi preposti alla sicurezza degli Stati o organizzazioni internazionali destinatari per avere informazioni sulla loro politica e la loro normativa in fatto di sicurezza e in particolare per compilare una tabella in cui sono messe a confronto le classificazioni applicate nell'UE e quelle dello Stato o dell'organizzazione interessata; - organizza una riunione del Comitato per la sicurezza del Consiglio o, se necessario con la procedura di approvazione tacita, indaga presso le autorita' degli Stati membri per ottenere il parere tecnico del Comitato per la sicurezza. 5. Il parere tecnico del Comitato per la sicurezza del Consiglio verte su quanto segue: - la fiducia che si puo' riporre negli Stati o organizzazioni internazionali destinatari allo scopo di valutare i rischi di sicurezza che corrono l'UE o gli Stati membri; - una valutazione della capacita' dei destinatari di proteggere le informazioni classificate e comunicate dall'UE; - proposte circa le procedure pratiche per il trattamento delle informazioni classificate UE (fornendo versioni parziali di un testo, per esempio) e dei documenti trasmessi (mantenendo o cancellando le diciture di classificazione UE, contrassegni specifici ecc.)(1); - il declassamento o la declassificazione da parte dell'autorita' d'origine prima che le informazioni siano comunicate agli Stati o organizzazioni internazionali destinatari. (1) Cio' comporta che l'autorita' d'origine applichi la procedura definita nel paragrafo 9, sezione III, a tutte le copie diffuse all'interno dell'UE. 6. Il Segretario generale/Alto rappresentante invia al Consiglio, per ottenerne una decisione, la richiesta e il parere tecnico del Comitato per la sicurezza del Consiglio, ottenuto dal Servizio di sicurezza dell'SGC. NORME DI SICUREZZA CHE I DESTINATARI DEVONO APPLICARE 7. Il Segretario generale/Alto rappresentante porta a conoscenza degli Stati o organizzazioni internazionali destinatari la decisione del Consiglio di autorizzare la comunicazione di informazioni classificate insieme con una tabella in cui sono comparate le classificazioni applicate all'interno dell'UE e quelle degli Stati o organizzazioni interessati. In caso di richiesta presentata da uno Stato membro, e' quest'ultimo a notificare l'autorizzazione al destinatario. La decisione prende effetto soltanto previa garanzia scritta da parte dei destinatari che: - l'informazione sara' utilizzata ai soli scopi concordati; - la sua protezione sara' conforme alle norme stabilite dal Consiglio. 8. Vengono fissate le norme di protezione sotto esposte a meno che il Consiglio, ottenuto il parere tecnico del Comitato per la sicurezza del Consiglio, decida di adottare una particolare procedura per il trattamento dei documenti classificati UE (cancellando la menzione della classificazione UE, contrassegni specifici ecc.). In tal caso le norme sono adattate. 9. Personale a) Il numero dei funzionari aventi accesso alle informazioni classificate UE e' rigorosamente ristretto, secondo il principio della necessita' di sapere, alle persone le cui funzioni lo richiedono. b) Tutti i funzionari o i cittadini autorizzati ad accedere alle informazioni classificate comunicate dall'UE devono avere un nulla osta di sicurezza o un'autorizzazione nazionale per accedere, nel caso di informazioni classificate nazionali, a un determinato livello equivalente a quello dell'UE, secondo la definizione della tabella comparativa. c) I nulla osta di sicurezza o autorizzazioni nazionali sono inviati per informazione al Segretario generale/Alto rappresentante. 10. Trasmissione di documenti a) Le procedure pratiche per la trasmissione di documenti sono concordate tra il Servizio di sicurezza dell'SGC e gli organismi preposti alla sicurezza degli Stati o organizzazioni internazionali destinatari in base alle norme stabilite nella sezione VII delle presenti norme. Vi sono specificati in particolare gli indirizzi esatti ai quali i documenti devono essere inoltrati nonche' il corriere o i servizi postali usati per la trasmissione delle informazioni classificate UE. b) I documenti classificati CONFIDENTIEL UE (UE RISERVATISSIMO) e gradi superiori sono trasmessi in doppia busta. La busta interna e' contrassegnata "UE" e reca la classificazione di sicurezza. A ciascun documento classificato e' acclusa una ricevuta. La ricevuta, di per se' non classificata, cita soltanto i dettagli del documento (sigla, data, numero di esemplari) e la lingua, ma non il titolo. c) La busta interna e' posta in un'altra busta che reca il numero del plico per scopi di ricevimento. La busta esterna non reca alcuna classificazione di sicurezza. d) Ai corrieri e' sempre fornita una ricevuta con il numero del plico. 11. Registrazione al momento dell'arrivo La NSA dello Stato destinatario o il suo equivalente, che riceve le informazioni classificate inviate dall'UE a nome del proprio governo, ovvero l'ufficio di sicurezza dell'organizzazione internazionale destinataria, istituisce uno speciale registro per annotare le informazioni classificate UE all'atto del ricevimento. Il registro contiene colonne con l'indicazione della data, dettagli del documento (data, sigla e numero di esemplari), classificazione, titolo, nome o titolo del destinatario, data del ritorno della ricevuta e la data del rinvio del documento all'UE o quella della distruzione del documento. 12. Rinvio dei documenti Il destinatario che rinvia un documento classificato al Consiglio o allo Stato membro che glielo ha inviato, procede come indicato al paragrafo 10. 13. Protezione a) I documenti che non sono in uso, sono custoditi in un contenitore di sicurezza omologato per la custodia di materiali dello stesso grado di classificazione, classificati a livello nazionale. Il contenitore non reca indicazioni del contenuto, e' accessibile soltanto a persone autorizzate a trattare informazioni classificate UE. Per quanto riguarda le serrature a combinazione, questa e' nota soltanto ai funzionari dello Stato o dell'organizzazione che sono autorizzati ad accedere alle informazioni classificate UE custodite nel contenitore ed e' sostituita ogni sei mesi o quando un funzionario viene trasferito, oppure se a uno dei funzionari che conoscono la combinazione viene ritirato il nulla osta di sicurezza o se vi e' un rischio di' violazione. b) I documenti classificati UE sono tolti dal contenitore di sicurezza solo dai funzionari che hanno ricevuto il nulla osta per l'accesso ai documenti classificati UE e hanno necessita' di sapere. Essi sono responsabili della custodia sicura dei documenti finche' ne sono in possesso e in particolare garantiscono che nessuna persona non autorizzata abbia accesso ai documenti. Assicurano anche che i documenti siano custoditi in un contenitore di sicurezza quando hanno finito di consultarli e al di fuori dell'orario di lavoro. c) Non e' permesso fare fotocopie di un documento classificato CONFIDENTIEL UE (UE RISERVATISSIMO) o di grado superiore ne' trarne estratti senza l'autorizzazione del Servizio di sicurezza dell'SGC. d) E' necessario che la procedura per una rapida e totale distruzione dei documenti in caso di emergenza sia definita e confermata in collaborazione con il Servizio di sicurezza dell'SGC. 14. Sicurezza materiale a) Quando non sono usati, i contenitori di sicurezza adibiti alla custodia dei documenti classificati UE devono essere chiusi a chiave in permanenza. b) Il personale addetto alla manutenzione o alle pulizie che deve entrare o lavorare in una stanza in cui sono situati i contenitori di sicurezza deve essere scortato continuamente da un membro del servizio di sicurezza dello Stato o dell'organizzazione o dal funzionario che e' direttamente responsabile per la supervisione della sicurezza della stanza stessa. c) Al di fuori dell'orario di lavoro normale (la notte, nei fine settimana e nei giorni festivi) i contenitori di sicurezza che custodiscono documenti classificati UE sono protetti da una guardia o da un sistema d'allarme automatico. 15. Violazioni della sicurezza Se si e' verificata o si sospetta che si sia verificata una violazione della sicurezza relativamente a un documento classificato UE occorre immediatamente provvedere a: a) inviare subito una relazione al Servizio di sicurezza dell'SGC o alla NSA dello Stato membro che ha preso l'iniziativa di inviare documenti (con copia al Servizio di sicurezza dell'SGC); b) condurre un'inchiesta al termine della quale e' presentata al servizio di sicurezza una relazione completa. Sono poi adottate le misure necessarie per porre rimedio alla situazione. 16. Ispezioni Il Servizio di sicurezza dell'SGC puo', con l'accordo degli Stati o organizzazioni internazionali interessati, valutare l'efficacia delle misure per la protezione delle informazioni classificate UE che sono state comunicate. 17. Relazioni Gli Stati o le organizzazioni presentano, fintanto che detengono informazioni classificate UE, una relazione annuale a conferma del rispetto delle presenti norme di sicurezza, entro una data specificata al momento in cui e' stata autorizzata la comunicazione dell'informazione. Appendice 6 Linee direttrici per la comunicazione di informazioni classificate UE a Stati terzi o organizzazioni internazionali Cooperazione di terzo livello PROCEDURE 1. Di quando in quando, in circostanze particolari, e' possibile che il Consiglio intenda cooperare con Stati o organizzazioni che non possono dare le garanzie richieste dalle presenti norme di sicurezza ma che tale cooperazione richieda la comunicazione di informazioni classificate UE. Le informazioni comunicate non comprendono informazioni nazionali, specificamente riservate agli Stati membri. 2. In tali circostanze particolari, le richieste di cooperazione con l'UE da parte di Stati terzi o di organizzazioni internazionali, ovvero proposte dagli Stati membri o, eventualmente, da organismi decentrati UE, sono esaminate sotto il profilo dei contenuti dal Consiglio, il quale, se e' necessario, chiede il parere dello Stato membro o dell'organismo decentrato che e' all'origine delle informazioni. Il Consiglio valuta se comunicare le informazioni classificate, considera la necessita' di sapere dei destinatari e decide quali informazioni classificate possano essere comunicate. 3. Se il Consiglio e' favorevole, spetta al Segretario generale/Alto rappresentante convocare il Comitato per la sicurezza del Consiglio o contattare le autorita' di sicurezza nazionali degli Stati membri, eventualmente con la procedura di approvazione tacita, per ottenere il parere tecnico del Comitato per la sicurezza. 4. Il parere tecnico del Comitato per la sicurezza del Consiglio verte: a) su una valutazione dei rischi di sicurezza corsi dall'UE o dagli Stati membri; b) sulla classificazione delle informazioni che possono essere comunicate, eventualmente in base alla loro natura; c) sul declassamento o sulla declassificazione delle informazioni da parte dell'autorita' d'origine prima che esse siano comunicate ai paesi o alle organizzazioni internazionali interessati (1); (1) Cio' comporta che l'autorita' d'origine applichi la procedura definita al paragrafo 9, sezione III, a tutte le copie diffuse all'interno del UE. d) sulle procedure per il trattamento dei documenti da divulgare (vedi paragrafo 5 infra); e) sui metodi di trasmissione (servizi postali, sistemi di telecomunicazioni pubblici o protetti, valigia diplomatica, corrieri autorizzati, ecc.). 5. I documenti comunicati a Stati o organizzazioni che rientrano in questa appendice sono predisposti, in linea di massima, senza un riferimento alla fonte o a una classificazione UE. Il Comitato per la sicurezza del Consiglio puo' raccomandare: - l'uso di un contrassegno o codice specifico: - l'uso di un sistema di classificazione specifico che rapporta la sensibilita' delle informazioni alle necessarie misure di controllo dei metodi usati dal destinatario per trasmettere i documenti (vedi esempi nel paragrafo 14). 6. Il Servizio di sicurezza dell'SGC sottopone al Consiglio il parere tecnico del Comitato per la sicurezza aggiungendo, se necessario, le proposte deleghe di potere necessarie nella fattispecie, in particolare in caso di urgenza. 7. Dopo che il Consiglio ha approvato la comunicazione di informazioni classificate UE e le procedure pratiche di attuazione, il Servizio di sicurezza dell'SGC stabilisce i necessari contatti con l'organismo preposto alla sicurezza dello Stato o organizzazione interessati per facilitare l'applicazione delle misure di sicurezza prospettate. 8. Il Servizio di sicurezza dell'SGC distribuisce una tabella di riferimento a tutti gli Stati membri e eventualmente agli organismi decentrati UE interessati nella quale e' sintetizzata la natura e la classificazione delle informazioni e sono elencate le organizzazioni e gli Stati ai quali queste possono essere comunicate, secondo quanto deciso dal Consiglio. 9. La NSA nazionale preposta alla sicurezza dello Stato membro all'origine della comunicazione o il Servizio di sicurezza dell'SGC prendono le misure necessarie per facilitare la valutazione di qualsiasi possibile danno e la revisione delle procedure. 10. Si torna a far riferimento al Consiglio tutte le volte che le condizioni di cooperazione subiscono un cambiamento. NORME DI SICUREZZA CHE DEVONO ESSERE APPLICATE DAI DESTINATARI 11. Il Segretario generale/Alto rappresentante porta a conoscenza degli Stati o delle organizzazioni internazionali destinatari la decisione del Consiglio di autorizzare la comunicazione di informazioni classificate UE insieme con le norme di protezione dettagliate proposte dal Comitato per la sicurezza del Consiglio e approvata dal Consiglio stesso. Se la richiesta e' stata fatta da uno Stato membro, questo lo notifica al destinatario della comunicazione autorizzata. La decisione entra in vigore soltanto quando i destinatari danno assicurazione scritta: - di non destinare le informazioni ad un uso che non sia la cooperazione decisa dal Consiglio; di dare alle informazioni la protezione richiesta dal Consiglio. 12. Trasmissione di documenti a) Le procedure pratiche per la trasmissione di documenti sono concordate tra il Servizio sicurezza dell'SGC e gli organi preposti alla sicurezza degli Stati e organizzazioni internazionali destinatari. Sono specificati in particolare gli indirizzi esatti ai quali i documenti devono essere inviati. b) I documenti classificati CONFIDENTIEL UE (UE RISERVATISSIMO) e gradi superiori sono trasmessi in doppia busta. La busta interna reca lo specifico timbro o codice convenuto e la menzione della classificazione particolare che e' stata approvata per il documento. Per ciascun documento classificato e' acclusa una ricevuta. La ricevuta, di per se' non classificata, cita soltanto i dettagli del documento (sigla, data, numero di esemplari) e la lingua, ma non il titolo. c) La busta interna e' posta in un'altra busta che reca il numero del plico per scopi di ricevimento. La busta esterna non reca alcuna classificazione di sicurezza. d) Ai corrieri e' sempre fornita una ricevuta con il numero del plico. 13. Registrazione al momento dell'arrivo La NSA nazionale preposta alla sicurezza dello Stato destinatario o il suo equivalente, che riceve le informazioni classificate inviate dall'UE a nome del proprio governo, ovvero l'ufficio di sicurezza dell'organizzazione internazionale destinataria, istituisce uno speciale registro per annotare le informazioni classificate UE all'atto del ricevimento. Il registro contiene colonne con l'indicazione della data, dettagli del documento (data, sigla e numero di esemplari), classificazione, titolo, nome o titolo del destinatario, data del ritorno della ricevuta e la data del rinvio del documento all'UE o quella della distruzione del documento. 14. Utilizzazione e protezione delle informazioni classificate scambiate a) Le informazioni a livello SECRET UE (UE SEGRETO) sono trattate da funzionari specificamente designati che sono autorizzati ad avere accesso alle informazioni con questa classificazione. Sono custodite in armadi di sicurezza di buona qualita' che possono essere aperti soltanto da persone autorizzate ad avere accesso alle informazioni che contengono. I luoghi in cui detti armadi sono situati sono sorvegliati costantemente; un sistema di verifica garantisce che possono entrarvi soltanto le persone debitamente autorizzate. Le informazioni di livello SECRET UE (UE SEGRETO) sono inviate per valigia diplomatica, servizi postali e servizi di telecomunicazioni protetti. Un documento SECRET UE (UE SEGRETO) puo' essere copiato soltanto con l'accordo scritto dell'autorita' d'origine. Tutte le copie sono registrate e controllate. Per tutte le operazioni relative a documenti SECRET UE (UE SEGRETO) sono rilasciate ricevute. b) Le informazioni di livello CONFIDENTIEL UE (UE RISERVATISSIMO) sono trattate da funzionari debitamente designati autorizzati a conoscere l'argomento. I documenti sono custoditi in armadi di sicurezza chiusi a chiave in luoghi controllati. Le informazioni di livello CONFIDENTIEL UE (UE RISERVATISSIMO) sono inviate per valigia diplomatica, servizi postali militari e telecomunicazioni protette. L'organismo ricevente puo' farne delle copie) il relativo numero e la distribuzione sono annotati in speciali registri. c) Le informazioni di livello RESTREINT UE (UE RISERVATO) sono trattate in luoghi non accessibili a personale non autorizzato e custodite in contenitori chiusi a chiave. I documenti possono essere inviati tramite i servizi postali pubblici come plico raccomandato in doppia busta; in casi di emergenza durante le operazioni, tramite sistemi di telecomunicazioni pubblici non protetti. I destinatari possono copiarli. d) Le informazioni non classificate non richiedono speciali misure di protezione e possono essere inviate per posta e tramite i sistemi pubblici di telecomunicazioni. I destinatari possono copiarle. 15. Distruzione I documenti che non servono piu' devono essere distrutti. Nel caso di documenti del livello EU RESTREINT UE (UE RISERVATO) e CONFIDENTIEL UE (UE RISERVATISSIMO), viene inserita una nota in un registro speciale. Nel caso di documenti del livello SECRET UE (UE SEGRETO), sono rilasciati certificati di distruzione firmati da due testimoni della distruzione. 16. Violazioni della sicurezza Se informazioni di livello CONFIDENTIEL UE (UE RISERVATISSIMO) o SECRET UE (UE SEGRETO) sono compromesse o se vi e' un sospetto in tal senso, la NSA dello Stato o il capo del servizio di sicurezza dell'organizzazione conduce un'inchiesta per appurare le circostanze della violazione. Se i risultati dell'inchiesta sono positivi, questi sono notificati all'autorita' di origine. Si provvede a rimediare alle procedure o ai metodi di custodia inadeguati che possano essere all'origine della violazione. Il Segretario generale/Alto rappresentante del Consiglio o la NSA dello Stato membro che ha comunicato le informazioni compromesse puo' chiedere al destinatario dettagli dell'indagine.