Allegato 3
Modalita' di realizzazione del registro degli accessi
Per gestire correttamente le domande di accesso generalizzato
presentate, nonche' per realizzare il registro delle degli accessi,
indicata anche nelle Linee guida A.N.AC. (del. n. 1309/2016), e'
fortemente auspicabile che le amministrazioni utilizzino i sistemi di
gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali.
In vista di questo utilizzo, si possono ipotizzare tre possibili
scenari o situazioni di partenza:
scenario I: amministrazione dotata di un sistema che gestisce,
oltre alla registrazione di protocollo, anche la gestione di
fascicoli procedimentali con un profilo di metadati estendibile e
configurabile, con o senza un motore di workflow di ausilio alla
esecuzione automatica delle attivita' previste dalle procedure (1) ;
scenario II: amministrazione dotata di sistemi di protocollo
che, pur non disponendo di funzionalita' per configurare il profilo
esteso di fascicoli procedimentali, offrano almeno la possibilita' di
definire un profilo di metadati esteso per le classi documentali;
scenario III: amministrazione dotata di un sistema che realizzi
la sola funzionalita' minima di registrazione di protocollo.
1. Scenario I: il sistema di protocollo e la gestione dei fascicoli
Nel primo scenario, per ogni richiesta di accesso,
l'amministrazione deve definire un fascicolo procedimentale di una
specifica tipologia, opportunamente configurata per accogliere tutti
i dati che possono essere generati durante l'esecuzione del
procedimento, compresi il repertorio del fascicolo, lo stato della
richiesta (accolta/respinta/sospesa), una sintesi della richiesta
stessa e una sintesi delle motivazioni della decisione, in caso di
diniego.
La valorizzazione dei metadati attinenti a ciascuna tipologia di
fascicolo procedimentale configurata per l'accesso e' effettuata
dagli addetti al procedimento secondo modalita' operative che possono
variare a seconda della presenza o meno di sistemi di automazione del
flusso di lavoro. Nel fascicolo confluiscono tutti i documenti del
procedimento relativo alla domanda di accesso, compresa la richiesta
stessa.
Le informazioni rilevanti per il registro degli accessi sono
oggetto di una estrazione automatica, effettuata attraverso una
interrogazione avente ad oggetto i fascicoli procedimentali delle
tipologie configurate per le varie modalita' di accesso. Questo
report dovrebbe essere elaborato e approvato prima della
pubblicazione al fine di verificare la presenza di riferimenti a nomi
di persone o altri dati coperti da riservatezza (da rimuovere prima
della pubblicazione del registro).
Le attivita' a carico delle amministrazioni sarebbero, dunque, le
seguenti:
1. Configurazione delle tipologie di fascicolo procedimentale
corrispondenti ai vari tipi di accesso (con tutti i metadati
previsti);
2. Definizione del flusso di lavoro (manuale o automatico);
3. Configurazione del report corrispondente alle informazioni
rilevanti per il registro degli accessi;
4. Elaborazione ed approvazione del report stesso prima della
pubblicazione secondo la cadenza (trimestrale) prevista.
2. Scenario II: il sistema di protocollo con metadati
Nel secondo scenario, la produzione automatica del registro degli
accessi come particolare tipo di report e' possibile se il sistema di
protocollo consente almeno la configurazione di un profilo esteso dei
metadati associati alle classi documentali.
La domanda di accesso protocollata nel sistema identifica il
relativo procedimento amministrativo e puo' essere dotata di tutti i
campi generabili durante la sua esecuzione, anche quando tali
informazioni vengono raccolte in momenti diversi durante la
lavorazione di documenti collegati. In tal caso, venendo a mancare
l'elemento aggregante del fascicolo procedimentale, sarebbe
consigliabile prevedere, oltre alla registrazione di protocollo,
anche la registrazione della domanda su uno dei repertori dedicati
alle richieste di accesso e differenziati per tipologia.
Anche in questo scenario, le attivita' in carico alle
amministrazioni sono limitate alla configurazione dei sistemi
esistenti. Rispetto allo scenario precedente (I), pero', la
configurazione e' effettuata sulle classi documentali dedicate alla
rappresentazione delle domande di accesso e dei relativi
procedimenti.
3. Scenario III: il sistema di protocollo con solo funzionalita'
minime
Nel terzo scenario - riguardante l'ipotesi in cui
l'amministrazione sia dotata di un sistema di protocollo informatico
che realizzi la sola funzionalita' minima - si puo' definire uno
specifico repertorio di registrazione particolare per ogni tipologia
di accesso dove tenere traccia delle domande.
Le informazioni sullo stato del relativo procedimento e sul suo
esito devono essere gestite manualmente, su un diverso sistema
informativo (ad esempio, un foglio elettronico condiviso).
4. Campi del Registro degli accessi
Il Registro degli accessi, da pubblicare con cadenza trimestrale,
dovrebbe comprendere i dati utili a gestire in modo efficiente le
richieste di accesso ricevute, ad agevolare l'esercizio del diritto
di accesso generalizzato da parte dei cittadini e a monitorare
l'attuazione della disciplina in materia.
Segue un elenco esemplificativo dei dati rilevanti:
Domanda di accesso;
Data di presentazione;
Oggetto della richiesta;
Presenza di contro-interessati;
Esito: Accoglimento (accesso consentito); rifiuto parziale;
rifiuto totale;
Data del provvedimento;
Sintesi della motivazione (ragioni del rifiuto totale o
parziale);
Domanda di riesame:
Data di presentazione;
Esito: Accoglimento (accesso consentito); rifiuto parziale;
rifiuto totale;
Data del provvedimento;
Sintesi della motivazione;
Ricorso al giudice amministrativo:
Data di comunicazione del provvedimento all'amministrazione;
Esito: Accoglimento (accesso consentito); rifiuto parziale;
rifiuto totale.
(1) Per fascicolo procedimentale si intende una unita' archivistica
atta ad aggregare documenti e metadati specifici raccolti o
generati durante la trattazione di un'istanza di qualunque
procedimento amministrativo