ALLEGATO D
(di cui agli articoli 9, 11 e 12)
REQUISITI INERENTI GLI ORGANISMI NOTIFICATI E LA LORO ATTIVITA'
1. Requisiti degli Organismi Notificati
a) Esperienza, almeno biennale, nell'ambito delle valutazioni e
verifiche sui prodotti da costruzione, maturata anche in ambito
volontario;
b) applicazione di regole e procedure che garantiscano
l'indipendenza e l'imparzialita' dell'organismo nonche' la competenza
e l'affidabilita' nello svolgimento delle attivita' previste
nell'Allegato V del Regolamento;
c) utilizzo di locali:
1) in regola con le vigenti disposizioni urbanistiche e di
igiene e sicurezza del lavoro;
2) mantenuti in maniera adeguata a soddisfare i requisiti
richiesti per lo svolgimento dell'attivita';
3) dotati, nel caso dei laboratori, di attrezzature e spazi
idonei a permettere lo svolgimento dell'attivita' di prova nonche' a
movimentare e conservare i campioni;
d) sottoscrizione di una polizza assicurativa per la
responsabilita' civile connessa all'attivita' di valutazione e
verifica della costanza della prestazione dei prodotti da
costruzione. Il massimale minimo assicurato deve essere pari a
3.500.000 euro e la polizza deve rimanere valida per tutta la durata
della notifica. Tale requisito puo' essere anche soddisfatto alla
positiva conclusione dell'istruttoria, prima del rilascio del decreto
di autorizzazione;
e) organico minimo costituito almeno da:
1) un direttore tecnico, in possesso di laurea magistrale,
ovvero quinquennale, in ingegneria o in discipline
tecnico-scientifiche o equipollente, dotato di specifiche competenze
professionale e di esperienza post laurea nello specifico settore dei
materiali da costruzione almeno quinquennale;
2) due laureati, di cui uno in ingegneria o in discipline
tecnico-scientifiche o equipollente;
3) sei addetti, di cui almeno due con profilo
tecnico-scientifico; del personale laureato sopraindicato, almeno 2
unita' sono regolate da un rapporto di lavoro dipendente di tipo
continuativo e di durata almeno pari al periodo di vigenza
dell'autorizzazione;
f) Organigramma del personale dell'Organismo che preveda la
figura di un responsabile della qualita';
g) il Direttore tecnico non collabora con altri Organismi che
svolgono le medesime attivita', oggetto di notifica, di cui al
presente decreto.
2. Fascicolo tecnico
2.1 Per ciascuna valutazione e verifica della costanza di
prestazione effettuata, e' costituito un fascicolo tecnico,
conservato per tutta la durata del rapporto contrattuale e comunque
per almeno dieci anni dalla relativa data di risoluzione.
2.2 Il fascicolo tecnico contiene almeno i seguenti documenti,
conservati in originale o in copia conforme e muniti di data certa:
a) domanda del servizio (corredata della documentazione tecnica
del prodotto e da eventuali estremi del campionamento);
b) contratto;
c) designazione dei servizi interni coinvolti incluso l'eventuale
ricorso a subappaltatori e filiali;
d) documenti attestanti l'attivita' di valutazione e verifica
svolta:
d.1) Ai fini della determinazione del prodotto-tipo:
1) prove di tipo (rapporto di prova/estensione dei risultati
di prova/classificazione e verbale di campionamento);
2) calcoli di tipo;
3) valori desunti da tabelle;
4) documentazione descrittiva del prodotto.
d.2) Ai fini dell'ispezione iniziale, della sorveglianza,
valutazione e verifica continue del controllo della produzione in
fabbrica:
1) rapporto di ispezione iniziale dello stabilimento di
produzione e del suo controllo di produzione, con la documentazione
acquisita e le liste di controllo utilizzate;
2) rapporti di sorveglianza, valutazione e verifica continua
del controllo della produzione in fabbrica, con la documentazione
acquisita e le liste di controllo utilizzate.
e) verbali relativi alla decisione di rilascio, sospensione e
revoca dei certificati;
f) certificato di costanza della prestazione del prodotto
(sistema 1 o 1+) o del controllo di produzione in fabbrica (sistema
2+);
g) reclami e relative azioni correttive.
2.3 E' facolta' dell'organismo costituire e conservare il fascicolo
tecnico con modalita' digitale, a condizione di adottare procedure
analoghe a quelle previste nel decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82
"Codice dell'Amministrazione Digitale" che siano cioe' tali da
garantire la certezza circa l'autenticita' dei documenti informatici
e dei soggetti responsabili della loro redazione nonche'
l'adeguatezza delle modalita' di gestione e conservazione.
2.4 Nel caso di organismi notificati operanti in piu' sedi, e'
possibile avvalersi della possibilita' di creare archivi cartacei o
elettronici anche nelle sedi periferiche, purche' sia garantita
comunque la disponibilita' nella sede centrale (o in altra sede
autorizzata) dell'archivio completo dei fascicoli tecnici, a
disposizione per le attivita' di vigilanza dei soggetti competenti
3. Pianificazione e svolgimento delle attivita' e salvaguardia
3.1 La pianificazione e lo svolgimento delle attivita' avviene nel
rispetto dei requisiti di imparzialita' e trasparenza. La
registrazione delle pratiche e la gestione delle attivita' tecniche
di certificazione o prova viene assicurata a livello centrale,
coordinando le attivita' svolte nella sede centrale con quelle di
eventuali filiali.
3.2 Gli Organismi Notificati adottano, con particolare riferimento
al Regolamento, un Meccanismo di salvaguardia dell'imparzialita'. Le
Amministrazioni competenti partecipano all'attivita' dei relativi
comitati con non piu' di un rappresentante designato dalle
Amministrazioni stesse. I compensi per le attivita' di detti
rappresentanti sono a carico degli Organismi.
4. Sistema di identificazione dei campioni di prova
4.1 La manipolazione dei campioni sottoposti a prova avviene con
l'attuazione di un sistema di identificazione degli stessi, sia per
mezzo di documenti, sia per mezzo di marcatura, ove possibile
indelebile, che permetta di evitare confusioni sull'identita' dei
campioni.
4.2 Il sistema di cui al punto 4.1 garantisce che i campioni
possano essere preferibilmente manipolati in modo anonimo: in tal
caso debbono essere adottate le opportune intese con l'operatore
economico e le precauzioni necessarie per assicurare che nelle fasi
di prelievo, ricezione in laboratorio, preparazione dei campioni,
l'operatore addetto all'esecuzione della prova non sia a conoscenza
dei dati del richiedente.
5. Certificati e rapporti di prova, estensione dei risultati di
prova, classificazione
5.1 I risultati dell'attivita' degli organismi notificati formano
oggetto di un certificato ovvero di un rapporto di prova, estensione
dei risultati di prova, classificazione.
5.2 Per ciascun tipo di certificato ovvero di rapporto di prova
rilasciato e' adottato uno specifico formato, anche tenuto conto dei
documenti eventualmente elaborati dal Coordinamento degli Organismi
Notificati di cui all'articolo 55 del Regolamento.
5.3 Dopo l'emissione del certificato ovvero del rapporto, allo
stesso non possono essere apportate correzioni o aggiunte se non per
mezzo di un altro atto avente le medesime caratteristiche e dal quale
risulta espressamente la modifica e la correzione.
5.4 La sospensione, il ritiro o la limitazione di un certificato o
di un rapporto, adottati nel rispetto dell'Articolo 52 del
Regolamento, e' motivata. Detti provvedimenti sono comunicati
immediatamente agli interessati e alle Amministrazioni competenti ed
all'Autorita' notificante in adempimento a quanto previsto dall'art
53 del Regolamento.
5.5 Gli organismi notificati redigono e tengono costantemente
aggiornato un elenco dei certificati e dei apporti emessi, secondo il
modello proposto al successivo punto 7, da rendere pubblico ed
agevolmente consultabile anche sul proprio sito internet.
5.6 I certificati sono emessi con riferimento alla versione piu'
recente della pertinente norma armonizzata (hEN) citata nelle
Comunicazioni nella Gazzetta Ufficiale dell'Unione europea ovvero
della valutazione tecnica europea (ETA), applicabile alla data di
emissione del certificato.
5.7. Qualora la Commissione europea o un organismo di valutazione
tecnica abbiano disposto il ritiro, con eventuale sostituzione, di
una hEN o di un ETA, i corrispondenti certificati sono ritirati ed
eventualmente sostituiti all'esito delle verifiche e valutazioni
necessarie.
5.8. Nel caso di errata corrige o emendamenti ad una hEN ovvero
ETA, ciascun organismo:
a) esamina l'impatto dei cambiamenti sulla validita' di tutti i
certificati in corso di validita';
b) effettua le valutazioni eventualmente necessarie;
c) procede alla revisione dei certificati entro il termine del
periodo di coesistenza o alla data di applicabilita'
dell'emendamento.
5.9. E' ammessa la firma digitale delle certificazioni ovvero dei
rapporti di prova, estensione dei risultati di prova,
classificazione. In tal caso si applica il decreto legislativo 7
marzo 2005, n.82, riportante il codice dell'Amministrazione Digitale.
In tal caso i documenti sono firmati digitalmente, con l'utilizzo
anche della marca temporale, ed emessi e conservati in formato pdf/A.
La versione originale del documento e' quella digitale, firmata
digitalmente, e viene trasmessa al richiedente tramite PEC.
6. Filiali e subappalto
6.1 Ai sensi dell'articolo 45 del Regolamento, l'utilizzo di
filiali ed il subappalto di attivita' specifiche connesse a compiti
di terza parte e' regolato per mezzo di atto scritto e comunicato
alle Amministrazioni competenti. In ogni caso sono vietati:
a) il subappalto o l'utilizzo di filiali per l'esecuzione di
tutte le attivita' relative ad un incarico;
b) il subappalto o l'utilizzo di filiali per l'esecuzione delle
attivita' di decisione necessarie ai fini del rilascio di una
certificazione del prodotto ovvero del controllo della produzione in
fabbrica.
6.2. Per quanto riguarda l'operativita' di unita' locali o filiali,
un parziale decentramento deve essere limitato alle attivita'
preliminari alla valutazione quali la formulazione di offerte
economiche, sulla base di documenti di riferimento stabiliti dalla
sede centrale dell'organismo notificato. Qualora sia previsto lo
svolgimento in unita' locali di compiti tecnici ai fini della
valutazione e verifica della costanza della prestazione, dette
strutture ed il relativo personale sono oggetto di esame ed ispezione
al pari della sede centrale dell'organismo e sono citate nel decreto
di autorizzazione e nell'eventuale certificato di accreditamento.
6.3 Nel caso di personale operante stabilmente in paesi esteri
(anche non appartenenti all'Unione Europea), incaricato di svolgere
funzioni ispettive per conto di organismi notificati, in applicazione
di quanto disposto dall'articolo 45 del Regolamento, l'organismo
interessato produce in fase di notifica o successivamente richiedendo
una modifica della stessa, un atto d'impegno, sottoscritto dal
Direttore tecnico, dal Responsabile della qualita' e dal legale
rappresentante dell'Organismo, a far si che detto personale:
a) sia impiegato esclusivamente in attivita' di ispezione, con
esclusione di tutte quelle preliminari o successive previste
dall'iter di valutazione, che resteranno di esclusiva competenza
dell'Organismo notificato;
b) sostenga un corso iniziale di addestramento, tenuto da
personale operante stabilmente nella sede nazionale dell'organismo
notificato, e teso ad assicurare la conoscenza del Regolamento, del
presente decreto, delle norme armonizzate di prodotto e delle liste
di controllo/procedure operative/istruzioni/modulistica di
riferimento per la specifica attivita' ispettiva da svolgere. La
documentazione di riferimento per l'attivita' ispettiva dovra' essere
tradotta in una lingua conosciuta dall'ispettore;
c) sia qualificato come ispettore solo dopo un affiancamento
iniziale effettuato in qualita' di osservatore con un ispettore
operante stabilmente nella sede centrale dell'organismo, da ripetersi
successivamente con cadenza almeno biennale;
d) sia coinvolto obbligatoriamente nelle periodiche attivita' di
aggiornamento e formazione continua, tenute da personale operante
stabilmente nella sede nazionale dell'organismo notificato, secondo
le cadenze temporali stabilite nei documenti del sistema di qualita'
e comunque almeno ogni due anni.
7. Modello del registro dei prodotti certificati ovvero
provati/classificati
Parte di provvedimento in formato grafico