1. PREMESSA
La presente direttiva fa parte del vasto disegno di riordino
dell'attivita' di approvvigionamento dei materiali di commissariato
intrapreso da Commiservizi e tendente a rendere le procedure il piu'
possibile indipendenti da elementi discrezionali, in un quadro di
efficienza, efficacia, trasparenza ed imparzialita'.
Essa costituisce il naturale completamento dei principi innovativi
contenuti nella direttiva sui collaudi n. UCT/2/0001/COM dal 4
gennaio 1999.
Con la citata direttiva veniva, tra l'altro, esplicitamente
riconosciuta l'assoluta autonomia di giudizio della Commissione di
collaudo rispetto alle attivita' e conclusioni dell'Ente esecutore
del contratto, la cui attivita' ha conservato e conserva tutta la sua
essenzialita' in un contesto di autonomia degli atti compiuti e di
diretta responsabilita'.
Le norme per l'esecuzione contrattuale che seguono intendono
rendere manifesta tale essenzialita'.
2. OGGETTO E SCOPO DELL'ESECUZIONE CONTRATTUALE
Nel processo di approvvigionamento dei materiali di commissariato,
le norme sull'esecuzione contrattuale disciplinano la fase intermedia
fra le attivita' per l'aggiudicazione della fornitura ed il collaudo
della partita. Le norme che seguono sono pertanto, in stretta
correlazione con quelle contenute nelle direttive di Commiservizi che
regolano l'aggiudicazione ed il collaudo.
Alla base dell'esecuzione contrattuale, come delle altre due fasi
dell'approvvigionamento, sta il concetto della piena autonomia e
responsabilita' dell'organo preposto, titolare di un distinto
procedimento tecnico ed amministrativo che nasce quando il contratto
di fornitura diventa esecutivo e termina quando la partita viene
dichiarata "pronta al collaudo". L'attivita' di controllo e'
legittimata dall'art. 40 delle Condizioni Generali d'Oneri dei
Servizi di Commissariato approvate con D.M. 5 agosto 1995 n. 583
(allegato A) (a decorrere dal 01.08.2000, art. 24 del "Regolamento
concernente il capitolato generale d'oneri per i contratti stipulati
dall'Amministrazione della difesa" approvato con DM 14.04.2000, n.
200 (G.U. n. 167 del 19.7.2000)) e si concretizza nella verifica sul
posto delle fattispecie contrattualmente previste.
Lo scopo che sottende l'attivita' di cui trattasi e' il controllo
della qualita' delle lavorazioni per prevenire eventuali difetti e/o
non conformita' alle specifiche tecniche e per consentire alla ditta
fornitrice di predisporre - in tempo utile - idonee azioni
correttive, in modo da non pregiudicare, in maniera irreversibile, la
qualita' finale dei materiali richiesti.
Sotto il profilo procedimentale, l'attivita' di esecuzione
contrattuale ha la finalita' di:
- effettuare, lavorazione durante, i campionamenti e le analisi di
laboratorio che non e' possibile eseguire sul manufatto finito;
- segnalare, sempre lavorazione durante, le inadempienze contrattuali
in modo da consentire l'adozione di correttivi da parte delle ditte
aggiudicatarie della fornitura e, in ultima analisi, l'applicazione
delle previste penalita' fino, nei casi estremi, alla risoluzione
del contratto;
- certificare l'approntamento al collaudo della partita;
- fornire alla Commissione di collaudo gli elementi di valutazione
che scaturiscono dall'andamento complessivo delle lavorazioni.
L'attivita' di esecuzione contrattuale viene affidata ad un ente
tecnicamente idoneo dall'organo che approva il contratto. Il titolare
di tale ente (d'ora in poi denominato "Ente esecutore") e' il
responsabile del procedimento.
3. QUADRO ORGANIZZATIVO DI RIFERIMENTO
L'attivita' di esecuzione contrattuale coinvolge i seguenti organi
dell'Amministrazione Militare:
l'Autorita' responsabile dell'approvvigionamento; presso
Commiservizi e' la Divisione tecnica competente per materia;
- l'Ente esecutore;
- l'Ufficiale incaricato della vigilanza sulle lavorazioni;
- la Commissione di collaudo.
L'Autorita' responsabile dell'approvvigionamento fornisce all'Ente
esecutore gli elementi di base per il controllo delle lavorazioni
(contratto, specifiche tecniche, indicazione del campione ufficiale,
ecc.) ed adotta i provvedimenti amministrativi conseguenti alle
segnalazioni di inadempienza della Ditta. In termini generali, tale
Autorita' costituisce il punto di riferimento funzionale, tecnico ed
amministrativo dell'Ente esecutore.
L'Ente esecutore pianifica e dirige, per ciascun contratto avuto
in esecuzione, la relativa attivita' di vigilanza sulle lavorazioni,
fa eseguire le analisi sui campioni, provvede alle diffide, segnala
all'autorita' responsabile dell'approvvigionamento le eventuali
inadempienze delle Ditte, certifica l'approntamento al collaudo della
partita e, infine, redige e mette a disposizione della Commissione di
collaudo la relazione di esecuzione contrattuale. In termini
generali, l'Ente esecutore e' la piattaforma operativa dell'attivita'
di cui trattasi.
L'Ufficiale incaricato della vigilanza sulle lavorazioni effettua
i sopralluoghi tecnici, redige i relativi verbali, preleva i campioni
e propone all'Ente esecutore i provvedimenti da adottare in presenza
di inadempimenti. in termini generali, egli e' il braccio esecutivo
dell'attivita', incaricato di raccogliere gli elementi di fatto a
sostegno delle decisioni da prendere. Dipende dal Direttore dell'Ente
esecutore, il quale ne dirige, coordina e controlla l'attivita' di
vigilanza ad esso affidata.
La Commissione di collaudo esamina le risultanze dell'esecuzione
contrattuale e ne tiene conto - senza, peraltro, esserne vincolata -
per orientare l'esame organolettico dei manufatti e le analisi di
laboratorio da far eseguire.
4. ATTIVITA' DELL'ENTE ESECUTORE
L'Ente esecutore ha il compito di seguire lo svolgimento degli
impegni negoziali assunti dalla Ditta con il contratto di fornitura,
verificandone la regolarita' e assicurandone la correttezza rispetto
al prescritto. Cio', attraverso una tempestiva e rigorosa attivita'
di controllo sulle lavorazioni, estesa all'intera durata del ciclo
produttivo, atta a prevenire eventuali irregolarita' e/o situazioni
di anomalie del processo produttivo aziendale, nonche', a porre in
essere ogni azione idonea al ripristino delle condizioni contrattuali
Quanto sopra, al fine di favorire la realizzazione di una
fornitura quanto piu' possibile corrispondente al prescritto,
monitorando - costantemente - le varie fase di lavorazioni e, piu' in
generale, allo scopo di consentire una sensibile contrazione dei
tempi di espletamento delle operazioni finali di collaudo, fornendo,
all'uopo, un "quadro" esaustivo dell'andamento dell'esecuzione
contrattuale e della situazione complessiva del livello qualitativo
della produzione presente nei materiali in provvista, tale da
snellire e rendere piu' funzionale l'attivita' delle Commissioni di'
collaudo. Tale attivita' si traduce in:
- pianificazione dell'attivita' di vigilanza delle lavorazioni;
- attivita' di vigilanza sulle lavorazioni;
- certificazione dell'approntamento al collaudo;
- relazione sulla attivita' di esecuzione contrattuale.
5. PIANIFICAZIONE DELL'ATTIVITA' DI VIGILANZA SULLE LAVORAZIONI
La pianificazione dell'attivita' di vigilanza sulle lavorazioni ha
inizio, in alternativa, al momento della ricezione di:
- richiesta eventuale del quinto anticipato;
- comunicazione della avvenuta approvazione del contratto;
- avviso di inizio delle lavorazioni da parte della Ditta.
Tale fase, si concretizza nei seguenti passaggi operativi:
- designazione dell'Ufficiale incaricato della sorveglianza delle
lavorazioni;
- programmazione dei tempi e delle modalita' di visita tecnica per la
sorveglianza delle lavorazioni.
a. Designazione dell'Ufficiale incaricato della sorveglianza sulle
lavorazioni
Deve essere basata sulla indispensabile competenza professionale
del personale incaricato, costituendo, tale attivita', presupposto
essenziale perche' i controlli stessi sortiscano gli effetti voluti,
a tutela degli interessi dell'A.D.
A tal fine, i titolari degli Enti esecutori:
- affideranno la responsabilita' della vigilanza a Ufficiali periti
in merceologia;
- disporranno affiancamenti tesi a completare l'iter formativo, con
tirocinio pratico per gli Ufficiali periti di nuova assegnazione;
- cureranno che tra gli Ufficiali periti stessi ci sia costantemente
l'indispensabile scambio di informazioni ed esperienze.
E' buona norma che responsabile della vigilanza dell'esecuzione
contrattuale sia - salvo casi eccezionali - un solo Ufficiale e
sempre lo stesso, affinche' egli possa disporre, dall'inizio di
lavorazione fino al termine, di tutti i dati attinenti la produzione
in esecuzione.
In casi assolutamente eccezionali, ove lo impongano urgenza
temporale ed indisponibilita' di personale, il titolare dell'Ente
esecutore potra' avocare a se' la responsabilita' della vigilanza,
delegando ad Ufficiale perito le attivita' successive.
La designazione dell'Ufficiale dovra' essere attuata predisponendo
la nomina in apposito O.D.G. nonche' con ordine scritto diretto
all'interessato, da riportare, in tal caso, in ordine cronologico, in
un "registro" interno a fogli numerati e parafati. In ogni caso,
l'Ufficiale riportera' gli estremi della designazione sul proprio
"memoriale" o registro interno inerente allo specifico incarico.
Il titolare dell'Ente esecutore fara' in modo che -
compatibilmente con la disponibilita' di personale - sia assicurata
la rotazione degli Ufficiali incaricati della vigilanza, con
riferimento a due parametri:
- oggetto della fornitura;
- Ditta titolare del contratto.
b. Programmazione dei tempi e delle modalita' di esecuzione della
sorveglianza sulle lavorazioni
Costituisce l'attivita' preliminare che - obbligatoriamente -
l'Ufficiale deve porre in atto non appena ricevuta la designazione
dal titolare dell'Ente esecutore.
E' necessario, in tale fase, che la pianificazione consideri,
innanzitutto, l'obiettivo principale dell'attivita' di vigilanza,
ovvero, quello di prevenire eventuali difetti o non conformita' del
processo di produzione ed eventualmente, qualora presenti, di porre
idonee misure correttive.
Pertanto, e' indispensabile che sia sempre assicurata, nella
predisposizione dei tempi delle visite di controllo da espletare
presso l'organizzazione produttiva dell'azienda, la massima
tempestivita' delle operazioni di vigilanza, in modo che siano
affrontate e risolte sul nascere situazioni anomale connesse a:
- non rispondenza "tecnica" della lavorazione intrapresa;
- mancato rispetto delle norme contrattuali.
La scelta del momento in cui effettuare la vigilanza sulle
lavorazioni e' comunque subordinata a vari fattori, quali:
- durata totale presunta del ciclo complessivo delle lavorazioni;
- "complessita'" e "criticita'" operativa dei manufatti in fornitura;
- affidabilita' e precedenti esperienze della Ditta fornitrice.
In ogni caso, ferma restando la totale autonomia di programmazione
e decisione del Direttore dell'Ente esecutore, i controlli devono
comunque essere effettuati:
- nella prima settimana dalla data di inizio delle lavorazioni;
- nella fase di produzione dei semilavorati e dei primi esemplari di
manufatti finiti;
- nella fase intermedia della produzione dei manufatti finiti.
E' evidente che, alla luce di quanto sopra detto, al primo
possono/devono fare seguito ulteriori controlli, non solo nel caso di
lavorazioni protratte nel tempo, ma anche, al fine di verificare:
- il mantenimento di uno standard organizzativo e qualitativo;
- l'adozione di quei provvedimenti - eventualmente adottati a seguito
di specifico rilievo in sede di primo controllo - tesi a migliorare
la qualita' del prodotto e/o a rimuovere i difetti riscontrati.
In caso di lavorazioni articolate in piu' fasi, i controlli
andranno effettuati particolarmente per ogni singola fase,
rispettando le modalita' gia' indicate.
Le modalita' operative particolari di controllo dovranno essere,
ovviamente, definite sulla base:
- del testo contrattuale, con speciale attenzione ad eventuali
varianti e condizioni di fornitura particolari;
- delle specifiche tecniche e del campione ufficiale da portare,
possibilmente, a seguito nel sopralluogo;
- del piano di qualita' contrattualmente previsto, elaborato dalla
Ditta ed approvato dall'Autorita' responsabile
dell'approvvigionamento.
6. ATTIVITA' DI VIGILANZA SULLE LAVORAZIONI
L'attivita' di vigilanza deve essere riferita alla struttura
produttiva dell'azienda con riguardo:
- alla rispondenza delle procedure adottate nelle varie fasi di
lavorazione rispetto a quelle riportate nel "piano di qualita'"
posto a base dell'esecuzione contrattuale dei materiali in
fornitura ed approvato da Commiservizi;
- alla conformita' tecnica della produzione ed alla verifica del
pieno rispetto degli obblighi contrattualmente posti a carico della
ditta contraente.
a. Rispondenza delle procedure al "piano di qualita'"
La verifica delle procedure di produzione, sulla base di quanto
pianificato dal responsabile dell'azienda nel "piano di qualita'"
elaborato "ad hoc" per la fornitura, deve essere espletata attraverso
il riscontro dell'effettiva organizzazione del personale, delle
attrezzature e dei macchinari presenti nello stabilimento.
Detta organizzazione va verificata attraverso:
- l'accertamento del personale responsabile, in ambito aziendale,
dell'approvazione del "piano di qualita'" e della corretta
attuazione delle procedure di controllo qualita' ivi previste;
- la corrispondenza tra la data di effettivo inizio della lavorazione
e quella segnalata all'A.D.;
- il censimento delle unita' lavorative effettivamente addette alla
produzione oggetto della fornitura;
- la produzione media giornaliera gia' effettuata e programmata fino
all'esaurimento della lavorazione;
- il riscontro della corrispondenza:
- tra la data di inizio della lavorazione e la produzione effettuata;
- del termine di lavorazione preventivamente indicato dalla Ditta (in
rapporto, anche, alle scadenze contrattuali).
- la conformita' dell'organizzazione del ciclo di lavorazione a
quanto dichiarato contrattualmente e risultante dal "piano
qualita'".
In questa fase, fra l'altro, dovranno essere utilmente consultati:
- i diagrammi/piani di lavorazione della Ditta indicanti il piano di
controllo di qualita/ispezione della produzione;
- i procedimenti di taratura delle attrezzature e dei macchinari e le
relative schede tecniche per ciascuna di esse con la periodicita'
delle manutenzioni effettuate;
- le bolle (o documenti equivalenti) di consegna ed introduzione di
materie prime e semilavorati.
La documentazione delle procedure adottate dall'azienda per la
gestione del sistema di qualita' dovra' evidenziare le modalita' da
seguire nel caso si presentassero problemi di qualita' (ad esempio:
non conformita', difetti di lavorazione, ecc.) che dovessero
insorgere in specifici settori produttivi dello stabilimento od in
quelli dei suoi eventuali subfornitori (autorizzati
dall'Amministrazione) e le conseguenti azioni correttive intraprese o
da intraprendere.
Infine, dovranno essere visibili i moduli aziendali impiegati per
dare evidenza obiettiva delle prove e delle verifiche eseguite dalla
Ditta nel corso del processo produttivo e della conformita' del
prodotto finito ai requisiti contrattuali.
In particolare, deve essere verificata l'idoneita' e la frequenza
dei campionamenti dei materiali in produzione, adottati all'interno
dei reparti della Ditta per i controlli di qualita' in relazione alle
norme di collaudo previste in contratto (livello di collaudo e
livello di qualita' accettabile).
I riscontri documentali dei risultati ottenuti debbono essere in
linea con le norme di collaudo citate.
b. Conformita' tecnica della produzione, campionatura ed analisi
di laboratorio
La conformita' tecnica della produzione ai requisiti previsti
nelle specifiche tecniche poste a base dei materiali in fornitura, va
verificata, in via preliminare, attraverso l'accertamento:
- della conoscenza, da parte dei responsabili della produzione, delle
specifiche tecniche (aggiornate e comunque conformi a quelle
allegate al contratto) relative al materiale in fornitura;
- dell'avvenuta acquisizione delle modellazioni in carta (qualora
trattasi di effetti di vestiario con confezione sartoriale) e del
campione ufficiale di riferimento.
Successivamente, l'Ufficiale incaricato deve procedere, nell'ordine,
alle seguenti verifiche:
- materie prime: composizione chimico-fisica;
- semilavorati/accessori: requisiti fisico-chimici e prestazionali.
I controlli devono essere tesi al riscontro della corrispondenza
della produzione in atto ai requisiti tecnico-prestazionali ed
organolettici richiesti nelle specifiche tecniche poste a base della
provvista, anche mediante campionature ed analisi di laboratorio.
(1) Campionatura
La verifica dei requisiti tecnico-professionali ed organolettici
deve essere effettuata su un'adeguata campionatura di materiali, da
prelevare casualmente nel corso del sopralluogo e da sottopone alle
prove di laboratorio richieste nelle relative specifiche tecniche ed
al confronto diretto con il campione ufficiale di riferimento che
l'Ufficiale avra' cura di portare a seguito ogni volta che cio' sia
necessario e possibile.
Tale campionatura, da effettuarsi - in contrapposizione con la
ditta - in maniera "rappresentativa" ed in misura congrua (tale
cioe', da permettere lo svolgimento delle prove di analisi previste),
va fatta in "duplice esemplare" da destinare:
- n. 1 campionatura per analisi di laboratorio;
- n. 1 campionatura a disposizione della Commissione di collaudo;
- n. 1 campionatura ("controcampione") dovra' essere consegnato alla
Ditta, identico, per qualita', quantita' e modalita' di formazione,
ai due precedenti.
Alla formazione dei campioni presenziera' l'incaricato della
Ditta, che controfirmera' i cartellini di identificazione.
Sui predetti cartellini di identificazione dovranno essere
riportati i seguenti elementi essenziali:
- numero contratto;
- nominativo della Ditta;
- oggetto della fornitura;
- data del prelevamento;
- localita' del prelevamento;
- firma dell'Ufficiale e del responsabile e/o incaricato della Ditta.
Tutte le campionature vanno opportunamente "assemblate", in
maniera tale da assicurare l'integrita' e la sicura riconoscibilita'
della confezione (uso di piombo e pinza).
(2) Analisi di laboratorio
In considerazione dell'importanza e delicatezza delle predette
attivita' - in stretta correlazione con la qualita' finale dei
materiali in provvista e con la loro idoneita', quindi, a soddisfare
le esigenze dell'A.D. - i relativi riscontri analitici devono
necessariamente essere definiti con la massima tempestivita'. Per le
analisi merceologiche e prestazionali espletate all'interno del
laboratorio dell'Ente esecutore, gli esiti devono essere definiti
entro e non oltre cinque giorni dalla data del sopralluogo.
L'espletamento delle analisi di laboratorio e l'accertamento, in
generale, dei predetti requisiti sui materiali prelevati nel corso
del controllo sulle lavorazioni, sono obbligatori quando tali
verifiche presuppongono:
- accertamenti di requisiti tecnico-prestazionali che non possono
essere ripetuti sul manufatto finito;
- complessita' e tempi delle determinazioni analitiche di
laboratorio, non compatibili con l'attivita' di collaudo.
In tali ipotesi, motivi di opportunita' impongono di
razionalizzare l'esecuzione dell'attivita' di controllo allo scopo di
agevolare i compiti finali della Commissione di collaudo, espletando
in maniera esaustiva e corretta le prove di laboratorio richieste
nelle relative specifiche tecniche e contenendo i tempi tecnici
necessari alla definizione del giudizio conclusivo di collaudo.
7. SEGNALAZIONE DEGLI INCONVENIENTI, DIFETTI E DIFFORMITA'
Come richiamato, il principale obiettivo dell'esecuzione
contrattuale, e quindi della vigilanza sulle lavorazioni, e' quello
di individuare per tempo eventuali inconvenienti, difetti e
difformita' e farli eliminare/correggere prima che l'intera fornitura
sia inevitabilmente compromessa.
Pertanto, le manchevolezze riscontrate nel corso del sopralluogo
debbono immediatamente essere comunicate alla Ditta dall'Ufficiale
incaricato della vigilanza, facendone menzione nel verbale di visita
tecnica (v. para. 8).
L'Ente esecutore ha altresi' l'obbligo, qualora si rilevino dalle
prove analitiche espletate sui materiali prelevati nel corso del
sopralluogo delle non conformita' e/o difetti di lavorazione, di
segnalare prontamente (anche a mezzo fax) al responsabile della Ditta
gli inconvenienti in atto.
In caso di difetti che, per gravita', possano compromettere
l'estetica e la funzionalita' dei materiali finiti, l'Ente deve, per
iscritto (anche a mezzo fax), diffidare la Ditta dal presentare i
manufatti non in possesso dei requisiti tecnici richiesti.
Nel caso di difformita' della reale situazione dell'organizzazione
produttiva rispetto a quella prevista dal "piano di qualita'", la
"contestazione" deve sempre essere formalizzata con diffida scritta
che intimi l'adozione di tutte le azioni atte a ricondurre la
produzione nell'alveo del "piano di qualita'".
Tutte le comunicazioni inviate alla Ditta devono essere
indirizzate, per le azioni di competenza, all'Autorita' responsabile
dell'approvvigionamento, unitamente al verbale di visita tecnica (v.
para 8) dal quale scaturiscono.
Quando tale autorita' si identifica con una Divisione di
Commiservizi, le comunicazioni vanno inviate anche all'Ufficio
Coordinamento Tecnico.
8. VERBALE DI VISITA TECNICA
Tutte le operazioni effettuate in occasione dei sopralluoghi per
la vigilanza sulle lavorazioni debbono essere fatte constatare con un
apposito verbale, redatto seduta stante dall'Ufficiale incaricato e
controfirmato dal rappresentante della Ditta, che potra' apporvi le
sue controdeduzioni. Tale documento deve essere immediatamente
visionato dal titolare dell'Ente esecutore, al quale compete la
decisione in ordine ad eventuali iniziative susseguenti (ulteriori
controlli, diffide, comunicazioni a terzi, ecc.).
Il verbale dovra' essere redatto secondo il seguente schema
sinottico.
PREMESSA:
- nominativo della Ditta;
- oggetto della fornitura;
- numero e data del contratto;
- estremi dell'ordine ricevuto;
- data del controllo;
- localita' del controllo;
- documentazione visionata preventivamente.
ASSETTO ORGANIZZATIVO GENERALE (soltanto per il primo sopralluogo):
- unita' lavorative presenti in stabilimento;
- turni di lavoro effettuati;
- altre lavorazioni (militari e non) eventualmente in corso;
- possesso della licenza del Ministero dell'interno (ove prevista);
- valutazione sull'idoneita' organizzativa e del parco macchine.
ASSETTO ORGANIZZATIVO RIFERITO ALLA PRODUZIONE DI INTERESSE:
- data di effettivo inizio della lavorazione;
- unita' lavorative addette alla produzione di interesse;
- tipo, quantita' e data di introduzione delle materie prime e dei
semilavorati;
- manufatti finiti gia' prodotti;
- manufatti in corso di lavorazione;
- standard produttivo giornaliero medio;
- conformita' del ciclo di lavorazione a quanto indicato
contrattualmente e "piano qualita'" approvato dall'A.D.;
- valutazione sull'idoneita' organizzativa e sulla possibilita' di
rispettare i termini contrattuali.
RISPONDENZA TECNICA DELLA PRODUZIONE:
- presenza in stabilimento delle specifiche tecniche e delle
modellazioni in carta e del campione ufficiale di riferimento
(eventuali);
- controlli "a vista" effettuati;
- confronto tra prodotto finito e campione ufficiale;
- riscontri dimensionali essenziali (specchio allegato);
- rispetto della ripartizione in taglie;
- controllo qualita' in aderenza a quanto previsto dal "piano
qualita'";
- valutazione di eventuali difetti riscontrabili organoletticamente;
- eventuali contestazioni.
ALTRI ELEMENTI:
- composizione analitica della campionatura;
- nominativo dell'incaricato della Ditta presente al controllo;
- durata del controllo.
PROPOSTE DI PROVVEDIMENTI DA ADOTTARE
Nella redazione del verbale, si dovra':
- evitare l'uso di aggettivazioni imprecise e generiche (come ad
esempio: frequentemente, leggermente, saltuariamente,
sporadicamente, etc,);
- indicare in termini percentuali la estensione orientativa degli
eventuali difetti;
- richiamare l'incidenza di tali difetti sulla idoneita' estetica e/o
funzionale dei manufatti.
9. CONCLUSIONE DELL'ESECUZIONE CONTRATTUALE CERTIFICAZIONE DI
APPRONTAMENTO PER IL COLLAUDO CONTROLLO CENTESIMALE
Le operazioni conclusive dell'esecuzione contrattuale iniziano non
appena la Ditta consegna la partita nel luogo contrattualmente
stabilito, ovvero comunica che la partita e' pronta per il collaudo
in fabbrica.
In entrambi i casi, l'Ufficiale incaricato della vigilanza sulle
lavorazioni deve effettuare un sopralluogo, allo scopo di verificare
la quantita' e la razionale disposizione degli imballaggi contenenti
i manufatti - specialmente in relazione all'esigenza di prelevare i
capi (o gli imballaggi) numerati estratti a sorte per la formazione
del campione monte - nonche' l'idoneita' dei locali dove la merce e'
depositata.
In base agli esiti del sopralluogo, l'Ente esecutore comunica
all'Autorita' responsabile dell'approvvigionamento che la partita e'
pronta per il collaudo, ovvero richiede alla Ditta fornitrice di
correggere le manchevolezze riscontrate.
Quando la fornitura riguarda notevoli quantitativi di calzature,
pellame, tessuti, ecc., l'Ente esecutore puo' anche essere incaricato
dall'Autorita' responsabile dell'approvvigionamento di effettuare il
"controllo centesimale" della partita.
Tale operazione ausiliaria non e' da confondere col "livello di
collaudo centesimale", che impone alla Commissione di collaudo di
effettuare in proprio il controllo sensoriale di tutti i capi della
fornitura.
Per lo svolgimento del "controllo centesimale", l'Ente esecutore
comanda un'apposita squadra di personale specializzato diretta
dall'Ufficiale incaricato della vigilanza sulle lavorazioni. I capi
difettati vengono restituiti alla Ditta. La partita non potra' essere
certificata "pronta al collaudo" se i capi difettati eccedono la
tolleranza del ventesimo.
E' da sottolineare che, dopo il "controllo centesimale" a cura
dell'Ente esecutore, la Commissione di collaudo procede comunque ai
propri controlli secondo il "livello di collaudo" ed il "livello di
qualita' accettabile" contrattualmente previsti, ferma restando la
discrezionale decisione di procedere con proprio controllo
centesimale in conformita' a quanto previsto dalla direttiva
UCT/2/001/COM del 4.1.1999.
10. RELAZIONE DI ESECUZIONE CONTRATTUALE
Contestualmente alla comunicazione di partita pronta al collaudo,
l'Ente esecutore invia all'Autorita' responsabile dell'
approvvigionamento una relazione sull'attivita' di esecuzione
contrattuale, che costituisce il documento conclusivo e riassuntivo
dell'attivita' posta in essere dall'Ente per la specifica fornitura.
Tale documento deve essere, altresi', consegnato alla Commissione
di collaudo prima dell'inizio delle operazioni di controllo della
fornitura. Infatti, il suo scopo sostanziale e' quello di fornire
alla citata Commissione uno strumento ausiliario per agevolare,
quanto piu' possibile, i compiti di accertamento finale dei requisiti
tecnico-prestazionali dei materiali in esame fornendo elementi di
fatto a sostegno del giudizio di accettazione/rifiuto della partita.
La relazione deve riportare - cronologicamente, dalla data di
inizio dell'esecuzione contrattuale a quella della certificazione
dell'approntamento per il collaudo - l'attivita' di controllo
espletata dall'Ente e dall'Ufficiale incaricato, i sopralluoghi
effettuati, le comunicazioni intercorse con la Ditta, le prove di
laboratorio ed organolettiche espletate con i relativi risultati
analitici, ponendo in evidenza la conformita' o meno con i requisiti
tecnici richiesti nelle specifiche tecniche poste a base della
fornitura.
Tale relazione dovra' contenere i seguenti dati essenziali:
- nominativo della Ditta;
- oggetto della fornitura;
- numero e data del contratto;
- estremi dell'ordine ricevuto (Atto di nomina dell'Ufficiale
incaricato);
- pianificazione dell'attivita' dell'Ufficiale incaricato;
- data dei sopralluoghi
- esiti analitici delle prove eseguite;
- comunicazioni intercorse con la Ditta;
- conformita' o meno dei riscontri di laboratorio ed organolettici ai
requisiti tecnico-prestazionali richiesti.
Vi dovranno essere allegati:
- i verbali di visita tecnica;
- le contestazioni scritte effettuate alla Ditta ed i riscontri delle
stesse;
- i referti di laboratorio delle prove analitiche eseguite;
- gli esiti verbalizzati del "controllo centesimale" ove previsto.
11. AMBITO DI APPLICAZIONE E DECORRENZA
La presente direttiva si riferisce alle esecuzioni contrattuali
delle forniture accentrate e decentrate di materiali di commissariato
nell'ambito dell'Amministrazione della Difesa.
Le relative norme entrano in vigore a decorrere dal 1o febbraio
2000.
Ogni precedente disposizione in contrasto e' abrogata.
Roma, 20 gennaio 2000
Il direttore generale: SENSI