L'AUTORITA' PER L'INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Visto l'art. 6, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il quale prevede che le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facolta' di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento e' prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformita' dei documenti agli originali; Visto l'art. 6, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il quale prevede che gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, ai fini sia amministrativi sia probatori, anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall'Autorita' per l'informatica nella pubblica amministrazione; Vista la propria deliberazione n. 24 del 30 luglio 1998, con la quale, in attuazione dell'art. 2, comma 15, della legge 24 dicembre 1993, n. 537, sono state dettate le regole tecniche per l'uso dei supporti ottici; Ritenuto di sostituire integralmente la deliberazione n. 24 del 30 luglio 1998 con altra finalizzata a dettare regole tecniche che soddisfino le esigenze connesse all'evoluzione tecnologica e nel contempo realizzino modalita' semplificate ed uniformi per la conservazione e l'esibizione dei documenti su supporto ottico; Delibera: Le disposizioni della presente deliberazione si applicano, in sostituzione della deliberazione n. 24 del 30 luglio 1998, dal giorno successivo alla sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. (1) Note esplicative della presente deliberazione sono disponibili sul sito dell'Autorita' www.aipa.it Art. 1. Definizioni 1. Ai fini della presente deliberazione si intende per: a) documento: rappresentazione in formato analogico o digitale di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica; b) documento analogico: documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si distingue in documento originale e copia; c) documento analogico originale: documento analogico che puo' essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi; d) documento digitale: testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi, filmati formati tramite una grandezza fisica che assume valori binari, ottenuti attraverso un processo di elaborazione elettronica, di cui sia identificabile l'origine; e) documento informatico: documento digitale sottoscritto con firma digitale ai sensi dell'art. 8 del testo unico approvato con decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999, e successive modificazioni; f) supporto ottico di memorizzazione: mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti digitali mediante l'impiego della tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici, DVD); g) memorizzazione: processo di trasposizione in formato digitale su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o digitali, anche informatici; h) archiviazione digitale: processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti digitali, anche informatici, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all'eventuale processo di conservazione; i) documento archiviato: documento digitale, anche informatico, sottoposto al processo di archiviazione digitale; l) conservazione digitale: processo effettuato con le modalita' di cui agli articoli 3 e 4; m) documento conservato: documento sottoposto al processo di conservazione; n) esibizione: operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia; o) riversamento diretto: processo che trasferisce uno o piu' documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione digitale. Per tale processo non sono previste particolari modalita'; p) riversamento sostitutivo: processo che trasferisce uno o piu' documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione digitale. Per tale processo sono previste le modalita' descritte nell'art. 3, comma 2, e nell'art. 4, comma 4, della presente deliberazione; q) riferimento temporale: informazione, contenente la data e l'ora in cui viene ultimato il processo di conservazione digitale, che viene associata ad uno o piu' documenti digitali, anche informatici. L'operazione di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico o privato che intende o e' tenuto ad effettuare la conservazione digitale ovvero dal responsabile della conservazione nominato dal soggetto stesso; r) pubblico ufficiale: il notaio, ad eccezione di quanto previsto dall'art. 5, comma 4, e dei casi per i quali possono essere chiamate in causa le altre figure previste dall'art. 18, comma 2, del testo unico approvato con decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.