Ai responsabili dei sistemi
informativi automatizzati delle
amministrazioni destinatarie del
decreto legislativo 12 febbraio
1993, n. 39
e, per concoscenza:
Alla Presidenza del Consiglio dei
Ministri - Dipartimento della
funzione pubblica - Dipartimento
per l'innovazione e le tecnologie
Al Consiglio di Stato
All'Avvocatura generale dello Stato
Alla Ragioneria generale dello
Stato
Alla Corte dei conti
1. Premessa.
L'art. 13, comma 2, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n.
39, prevede il monitoraggio dei contratti per la progettazione,
realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa di
sistemi informativi automatizzati, determinati come "contratti di
grande rilievo", e la possibilita' da parte delle amministrazioni di
affidarne l'esecuzione a societa' specializzate, fra le quali quelle
incluse in un apposito elenco predisposto dall'autorita', a
condizione che non risultino collegate con le imprese parte dei
contratti, ai sensi dell'art. 7 della legge 10 ottobre 1990, n. 287.
I risultati dei monitoraggi fin qui effettuati hanno messo in luce
un generale sottodimensionamento delle strutture di governo delle
amministrazioni e la forte carenza di risorse umane con specifica
competenza.
Con la circolare presente, che sostituisce quella 5 agosto 1994, n.
AIPA/CR/5, l'Autorita' intende:
precisare i compiti e le responsabilita' riferiti all'azione di
monitoraggio e alla verifica dei contratti informatici, dando
evidenza alla funzione di direzione dei lavori;
consentire il monitoraggio riguardo all'intero ciclo di vita
della fornitura;
ridefinire i contratti di grande rilievo;
ridefinire le cause di incompatibilita' per i monitori.
L'Autorita' provvedera' ad integrare in un testo unico sul
monitoraggio e la verifica dei contratti informatici i contenuti di
questa circolare e di quelle 12 febbraio 1998, n. AIPA/CR/16, e 13
marzo 1998, n. AIPA/CR/17. In attesa del testo unico le ultime due
circolari rimangono in vigore per le parti non superate o emendate.
2. Definizioni.
Ai fini dell'applicazione della presente circolare, si intende per:
amministrazioni, le amministrazioni dello Stato, anche ad
ordinamento autonomo, e gli enti pubblici non economici nazionali
destinatari del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 (art. 1,
comma 1);
servizi ict, i servizi di information and communication
technology, basati su tecnologie informatiche, non destinati alla
produzione di beni materiali o immateriali, che vengono forniti per
risolvere le esigenze di un committente relativamente alla
progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione
operativa di sistemi informativi automatizzati;
contratti di grande rilievo, i contratti che:
abbiano un valore, al netto di IVA, superiore a 25 milioni di
euro, ovvero, in caso di contratti con validita' pluriennale,
superiore a 5 milioni di euro in media ogni anno e che, in entrambi i
casi, prevedano una percentuale del valore uguale o superiore al 60%
a copertura dell'erogazione di servizi ict e/o di attivita' di
sviluppo software;
si riferiscano a servizi che interessino la sicurezza dello
Stato, la difesa nazionale, l'ordine e la sicurezza pubblica, lo
svolgimento di consultazioni elettorali nazionali ed europee, ai
sensi dell'art. 16, comma 1, del decreto legislativo 12 febbraio
1993, n. 39, indipendentemente dalle dimensioni economiche sopra
indicate;
abbiano un rilevante impatto sotto il profilo organizzativo o
dei benefici che si prefiggono di conseguire, indipendentemente dalle
dimensioni economiche sopra indicate. A questo fine, l'Autorita' si
riserva una valutazione di merito del progetto, in sede di richiesta
di parere sullo schema di contratto, ex art. 8 del decreto
legislativo 12 febbraio 1993, n. 39;
monitori interni all'amministrazione, i gruppi di monitoraggio
interni alle amministrazioni, qualificati dall'Autorita' ad operare
sui contratti informatici di pertinenza, sulla base dei criteri
indicati nella circolare 13 marzo 1998, n. AIPA/CR/17, come
modificati dalla presente;
monitori esterni all'amministrazione, le societa' specializzate,
fra le quali quelle qualificate dall'Autorita' sulla base dei criteri
indicati nella circolare 12 febbraio 1998, n. AIPA/CR/16, come
modificati dalla presente, ai sensi dell'art. 13, comma 2, del
decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39;
contratti di monitoraggio, i contratti che affidano ad un
monitore esterno un insieme di attivita' a sostegno dell'azione
dell'amministrazione relativamente ad un contratto per la
progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione
operativa di sistemi informativi automatizzati.
3. Attivita' di monitoraggio dei contratti informatici.
Il monitoraggio dei contratti informatici si articola in diverse
azioni, specifiche di ogni fase del ciclo di vita della fornitura.
Esse sostengono il responsabile dei sistemi informativi
automatizzati, e in generale l'amministrazione, nella valutazione
dell'impatto economico ed organizzativo, nel controllo
dell'avanzamento dei progetti e nell'accertamento dei livelli di
servizio e comprendono i seguenti cinque gruppi di attivita':
1) realizzazione dello studio di fattibilita', per i cui
obiettivi, contenuti e modalita' si rimanda inoltre alle "Linee guida
per la realizzazione di studi di fattibilita'", pubblicate
dall'Autorita' sul supplemento al n. 3 del 1997 del bollettino
"Informazioni", disponibile sul sito www.aipa.it. Questa attivita'
comprende:
1.a) analisi del contesto normativo, organizzativo e
tecnologico nel quale il contratto si inserisce;
1.b) progetto di massima della soluzione, articolato in:
analisi organizzativa dei processi dell'amministrazione
sottoposti ad automazione o reingegnerizzazione, volta a valutare in
particolare l'impatto sulle componenti non informatiche (normativa,
flussi, organizzazione, personale, logistica);
individuazione dei servizi ict e dei loro obiettivi,
specifiche generali e requisiti;
individuazione delle acquisizioni e realizzazioni di beni
hardware e software da effettuare;
piano di massima del progetto che individua:
struttura organizzativa, compiti e responsabilita';
quantita' e tipologia delle risorse da predisporre;
programmazione temporale delle attivita' di realizzazione,
piano dei rilasci e dei controlli che dovranno essere svolti nel
corso del contratto;
modalita' di gestione e controllo delle variazioni in corso
d'opera;
piano di massima della qualita' che identifica i contenuti e
le attivita' di controllo della qualita' dei prodotti e servizi da
richiedere al fornitore in fase di predisposizione dell'offerta, ai
sensi dell'art. 7 della deliberazione dell'autorita' 9 novembre 2000,
n. 49;
1.c) analisi del rischio dell'iniziativa, conseguente a:
dimensioni del contratto e complessita' gestionale;
incertezza o variabilita' dei requisiti, con specifica
attenzione alle esigenze di sicurezza;
contenuto innovativo delle tecnologie;
1.d) analisi costi/benefici, effettuata ex-ante e in
particolare:
individuazione e descrizione delle metriche e dei valori
attesi per i benefici;
stima delle principali voci di costo per quanto concerne
sviluppo, esercizio, manutenzione, dismissione dei sistemi;
correlazione tra obiettivi contrattuali, benefici attesi e
investimenti necessari;
1.e) analisi economico-finanziaria, orientata alla
predisposizione dei documenti per l'accesso a possibili fonti di
finanziamento o cofinanziamento, costituite da programmi e fondi
nazionali o comunitari;
1.f) strategia di acquisizione piu' conveniente in relazione a:
oggetto della fornitura (concernente soltanto servizi ict o
anche altri servizi inerenti la missione dell'amministrazione);
ampiezza del mandato che si intende conferire al fornitore,
caratterizzato sia dalla scelta tra fare e acquistare, sia dal
livello di competitivita' del mercato al quale ci si rivolge;
1.g) criteri per il governo del contratto relativamente a piano
di progetto, direzione lavori, varianti in corso d'opera, livelli di
servizio e piano di qualita';
2) redazione degli atti di gara, o dello schema di contratto nel
caso di ricorso alla trattativa privata, propedeutici alla richiesta
di parere obbligatorio ai sensi dell'art. 8, comma 1, del decreto
legislativo 12 febbraio 1993, n. 39. Gli atti comprendono
l'identificazione dei requisiti tecnici essenziali, dei criteri per
la selezione del fornitore, dei criteri per la valutazione delle
offerte;
3) direzione dei lavori, che comprende le funzioni di:
3.a) gestione delle attivita' da parte del fornitore e
dell'amministrazione e in particolare:
verifica della disponibilita' della documentazione necessaria
e della pianificazione di dettaglio;
consuntivazione delle attivita', verifica dell'effettiva
erogazione di servizi e della consegna di prodotti e della
corrispondente documentazione riferita a pianificazione,
progettazione, installazione, gestione, utilizzo;
valutazione dello stato di avanzamento dei lavori e analisi
degli scostamenti tra pianificato e consuntivato relativamente a
obiettivi, tempi, costi e utilizzazione di risorse;
3.b) gestione delle eventuali varianti in corso d'opera che
comprende:
identificazione delle cause, endogene ed esogene al
contratto, che rendano le varianti necessarie;
valutazione tecnica ed economica delle varianti;
revisione dei documenti contrattuali a seguito
dell'accettazione delle varianti da parte dell'amministrazione;
3.c) monitoraggio degli adempimenti e dei livelli di qualita'
contrattualmente previsti, effettuato mediante:
verifica dell'accuratezza e della validita' delle misure
prodotte dal fornitore, mediante esame dei processi di misura messi
in atto e/o attraverso l'esecuzione, a campione, di parte delle
misure gia' effettuate dal fornitore stesso;
verifica del rispetto dei valori di soglia dei livelli di
servizio, operata accedendo al sistema di misura predisposto dal
fornitore. Rimangono esclusi i sistemi software di supporto alle
misure di esclusiva competenza del fornitore;
rappresentazione ed interpretazione delle misurazioni
effettuate, per seguire l'evoluzione dei fenomeni;
valutazione della soddisfazione degli utenti finali interni
all'amministrazione relativamente a beni e servizi contrattualmente
dovuti. Rimangono escluse le attivita' di rilevazione rivolte a
cittadini, imprese e altri soggetti finali per la valutazione dei
servizi ricevuti dalle amministrazioni;
3.d) gestione delle eventuali non conformita' rispetto alle
prestazioni previste nel contratto (costi, tempi, quantita' e
qualita' di prodotti e servizi) attraverso:
identificazione delle cause della non conformita', che puo'
richiedere l'accesso ai processi produttivi messi in atto dal
fornitore e l'esame delle registrazioni di qualita' che documentano
la loro esecuzione;
identificazione degli interventi, da parte
dell'amministrazione e/o del fornitore, ritenuti opportuni per sanare
la non conformita', controllo della loro attuazione e verifica degli
esiti;
4) assistenza al collaudo di beni e servizi ict, effettuata
sostenendo la commissione di collaudo nella scelta dei campioni da
sottoporre a verifica, nella misurazione e nella verifica della
conformita' delle caratteristiche e dei risultati ai requisiti
contrattuali;
5) realizzazione del piano di continuita' ed emergenza il quale,
a partire dall'analisi del rischio, identifichi le azioni di
carattere normativo, organizzativo e tecnologico volte a contenerne
gli effetti, assicurando l'erogazione dei servizi
dell'amministrazione in caso di indisponibilita' o malfunzionamento
dei sistemi informativi automatizzati.
4. Attivita' di verifica ex post dei contratti informatici.
La verifica dei contratti informatici va effettuata dopo che la
fornitura sia stata eseguita; eventualmente al termine di sue fasi
significative. L'attivita' di verifica e' effettuata con particolare
riguardo ai costi ed ai benefici dei sistemi informativi
automatizzati, mediante l'adozione di metriche di valutazione
dell'efficacia, dell'efficienza e della qualita'. Essa sostiene il
responsabile dei sistemi informativi automatizzati nella valutazione
dei risultati ottenuti mediante:
1) comparazione tra l'analisi costi/benefici effettuata ex ante
ed ex post, da condurre la prima con riferimento ai contenuti dello
studio di fattibilita', la seconda utilizzando lo stesso modello
relativamente ai dati di consuntivo derivanti dalle attivita' di
direzione dei lavori e di accertamento dei livelli di servizio e da
indagini sulla soddisfazione dell'utenza interna;
2) analisi della relazione tra beni e servizi ict ricevuti dal
fornitore, altre risorse impiegate e risultati ottenuti in termini di
effetti su cittadini, imprese, dipendenti, altre amministrazioni;
3) analisi delle cause che abbiano eventualmente limitato o
impedito il raggiungimento degli obiettivi dell'amministrazione e/o
la corretta esecuzione del contratto.
5. Ambito di applicazione delle attivita' di monitoraggio e verifica
dei contratti informatici.
Per i contratti di grande rilievo le amministrazioni sono tenute ad
affidare ad un monitore, nel rispetto delle disposizioni della
presente circolare e di quelle richiamate in precedenza, per le parti
non superate o emendate, le attivita' di monitoraggio relative a
realizzazione dello studio di fattibilita', redazione degli atti di
gara, direzione dei lavori. Anche i contratti non di grande rilievo
possono essere sottoposti a monitoraggio; in tal caso le
amministrazioni sono tenute al rispetto delle stesse disposizioni,
per le parti applicabili.
Alle attivita' di monitoraggio indicate in precedenza possono
aggiungersi quelle relative all'assistenza al collaudo e alla
realizzazione del piano di continuita' ed emergenza. Anche esse
possono essere affidate ad un monitore nel rispetto delle
disposizioni della presente circolare e di quelle richiamate in
precedenza, per le parti non superate o emendate.
E' preferibile affidare allo stesso monitore il maggior numero di
attivita' di monitoraggio; e' comunque auspicabile che almeno le
prime tre (studio di fattibilita', redazione degli atti di gara,
direzione dei lavori) siano affidate allo stesso monitore.
Dopo il completamento dei contratti di grande rilievo e comunque
prima dell'eventuale rinnovo del contratto alla medesima impresa
contraente, le amministrazioni sono tenute ad affidare a un monitore,
nel rispetto delle disposizioni della presente circolare e di quelle
richiamate in precedenza, per le parti non superate o emendate, la
verifica ex post dei risultati conseguiti. Possono essere sottoposti
a verifica ex post anche i contratti non di grande rilievo; in tal
caso le amministrazioni sono tenute al rispetto delle stesse
disposizioni, per le parti applicabili.
Le attivita' di monitoraggio e quelle di verifica ex post devono,
in ogni caso, essere affidate a soggetti diversi, come piu'
specificamente e' detto ai punti 6 e 7.
6. Cause di incompatibilita' per i monitori esterni.
Rimangono invariate le disposizioni relative alla prima e terza
fase del procedimento di qualificazione dei monitori esterni, dettate
con la circolare 12 febbraio 1998, n. AIPA/CR/16. Vengono modificate,
invece, le disposizioni relative alla seconda fase del procedimento
relative alla verifica dell'insussistenza di cause di
incompatibilita'. Esse riguardano:
1) dichiarazione non veritiera: le dichiarazioni rese dalla
societa' aspirante alla qualificazione sono contraddette, in tutto o
in parte, da atti o fatti ufficialmente noti all'Autorita' o
all'amministrazione attraverso convenzioni di concessione,
documentazione per la partecipazione a gare, richieste di parere,
contratti, atti esecutivi, documenti tecnici progettuali, eccetera;
2) legami di dipendenza non marginale con societa' operanti nel
settore ict:
la societa' aspirante alla qualificazione partecipa a societa'
o consorzi interessati alla vendita di attivita' di sviluppo di
sistemi informativi e/o all'erogazione di servizi ict e/o alla
fornitura di prodotti hardware e/o software in misura superiore al
10% del capitale di ciascun soggetto partecipato;
la societa' aspirante alla qualificazione e' partecipata da
societa' o consorzi interessati alla vendita di attivita' di sviluppo
di sistemi informativi e/o all'erogazione di servizi ict e/o alla
fornitura di prodotti hardware e/o software in misura superiore al
10% del proprio capitale;
la societa' aspirante alla qualificazione e' temporaneamente
raggruppata (RTI o GEIE) o ha espresso la volonta' di raggrupparsi
con societa' interessate alla vendita di attivita' di sviluppo di
sistemi informativi e/o all'erogazione di servizi ict e/o alla
fornitura di prodotti hardware e/o software;
3) erogazione di servizi ict di ampia dimensione: la societa'
aspirante alla qualificazione ha stipulato negli ultimi tre anni uno
o piu' contratti per lo sviluppo di sistemi informativi e/o
l'erogazione di servizi ict e/o la fornitura di prodotti hardware e/o
software di importo complessivo, ovvero, in caso di contratti con
validita' pluriennale, di importo medio annuo, superiore al 5% dei
corrispondenti valori soglia dei contratti di grande rilievo;
4) erogazione di servizi ict non marginale: la societa' aspirante
alla qualificazione ha venduto negli ultimi tre anni attivita' di
sviluppo di sistemi informativi e/o di erogazione di servizi ict per
un importo, in uno qualsiasi dei tre anni, superiore al 15% di quello
del corrispondente fatturato annuo, ambedue al netto di IVA;
5) vendita di prodotti ict non marginale: la societa' aspirante
alla qualificazione ha venduto negli ultimi tre anni, direttamente o
indirettamente, prodotti hardware e/o software per un importo, in uno
qualsiasi dei tre anni, superiore al 15% di quello del corrispondente
fatturato annuo, ambedue al netto di IVA.
La verifica della sussistenza di cause di incompatibilita' si
effettua sulla base del formato QSM/II riprodotto nell'appendice I.
Nel caso di societa' gia' iscritta nell'elenco dei monitori, la
revoca della qualificazione per una qualsiasi delle cause indicate e'
effettuata con provvedimento motivato dell'Autorita'.
La societa' non potra' presentare nuova domanda di ammissione o
riammissione se non siano trascorsi almeno sei mesi dalla
comunicazione della delibera dell'Autorita' relativa alla mancata
qualificazione o revoca della stessa.
La qualificazione abilita il monitore all'esecuzione di attivita'
sia di monitoraggio, sia di verifica ex post. Tuttavia, queste ultime
devono essere affidate a un monitore diverso da quello al quale siano
state affidate le attivita' di monitoraggio.
7. Cause di incompatibilita' per i monitori interni.
In considerazione del contenuto dell'attivita' di monitoraggio
illustrato al precedente punto 3, i monitori, nel caso di soluzione
interna all'amministrazione, dovrebbero essere preferibilmente
collocati nell'ambito dell'ufficio del responsabile dei servizi
informativi automatizzati. Di conseguenza, questa collocazione non
rappresenta causa di incompatibilita'.
I monitori interni che svolgono attivita' di verifica ex post
devono operare in condizioni di indipendenza dal responsabile dei
sistemi informativi automatizzati.
8. Elenco dei monitori.
L'elenco pubblico delle societa' specializzate alle quali affidare
le attivita' di monitoraggio o verifica ex post dei contratti per la
progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione
operativa di sistemi informativi automatizzati viene predisposto
dall'Autorita' secondo quanto previsto dall'art. 13, comma 2, del
decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39.
L'elenco contiene, per ogni monitore esterno qualificato, le
seguenti informazioni:
ragione o denominazione sociale;
sede legale;
nominativo del rappresentante legale;
data di scadenza della qualificazione;
indirizzo internet (se disponibile).
L'elenco pubblico delle strutture interne preposte alle attivita'
di monitoraggio o verifica ex post costituite in seno alle
amministrazioni contiene, per ciascuna di esse, le seguenti
informazioni:
denominazione dell'amministrazione;
data di scadenza della qualificazione;
indirizzo internet (se disponibile).
Gli elenchi vengono resi disponibili in due separate unita'
informative sottoscritte digitalmente dall'Autorita', rispettivamente
per i monitori interni e esterni. Ciascuno degli elenchi e'
strutturato in un file in formato rich text format, non compresso. La
verifica della firma dell'Autorita' e l'estrazione degli elenchi
firmati possono essere effettuate con qualsiasi software in grado di
elaborare file firmati in modo conforme alla circolare 19 giugno
2000, n. AIPA/CR/24. In ogni caso, viene reso disponibile sul sito
dell'Autorita' un apposito software denominato "verifica e salva".
9. Affidamento delle attivita' di monitoraggio e verifica ex post ad
un monitore.
Per le attivita' di monitoraggio e verifica ex post
l'amministrazione puo' utilizzare un monitore interno, qualificato ai
sensi della circolare 13 marzo 1998, n. AIPA/CR/17, cosi' come
modificata dalla presente. Il monitore interno puo' operare
esclusivamente su contratti afferenti all'amministrazione di
appartenenza.
Un monitore interno al quale sia stata negata o revocata la
qualificazione da parte dell'Autorita' non puo' essere impegnato in
attivita' di monitoraggio o verifica.
L'aggiudicazione di un contratto di monitoraggio ad un monitore
esterno avviene, di regola, in base ad una procedura concorsuale,
salvo i casi in cui sia possibile ricorrere alla trattativa privata.
In considerazione della dimensione economica dei contratti di grande
rilievo, il valore economico supera generalmente la soglia di rilievo
comunitario. Il meccanismo di aggiudicazione da applicare e' quello
dell'offerta economicamente piu' vantaggiosa, conformemente al
decreto legislativo 17 marzo 1995, n. 157, e successive
modificazioni. E' utile che la procedura concorsuale preveda che:
siano effettuati due incontri con le societa' concorrenti:
il primo per fornire collettivamente le informazioni
eventualmente richieste sul contratto oggetto dell'azione di
monitoraggio;
il secondo per comunicare la valutazione espressa relativamente
alle capacita' tecniche e, successivamente, procedere all'apertura
delle buste contenenti le offerte economiche;
la durata del contratto di monitoraggio sia collegata alla durata
del contratto informatico per il quale e' prevista l'attivita' di
direzione dei lavori o, nel caso di realizzazione di studi di
fattibilita' o di verifiche ex post, al tempo necessario per lo
svolgimento delle prestazioni richieste;
la societa' concorrente abbia realizzato un fatturato complessivo
nell'ultimo triennio uguale o superiore al doppio dell'importo a base
d'asta;
la societa' concorrente abbia realizzato un fatturato annuo
medio, riferito all'ultimo triennio e attribuibile ad attivita' di
monitoraggio, maggiore dell'importo a base d'asta diviso per la
durata in anni del contratto da appaltare;
la societa' mandataria, nel caso di raggruppamenti temporanei di
impresa, soddisfi da sola il 40% dei limiti previsti per il
fatturato;
la societa' concorrente non possa ricorrere al subappalto;
la societa' concorrente possa ricorrere a consulenti esterni per
una percentuale dell'impegno complessivamente previsto inferiore ad
un limite fissato;
la societa' concorrente impieghi meno di due persone fisiche per
ogni anno-persona di impegno complessivamente previsto;
la societa' concorrente pratichi una tariffa media per
giorno-persona non inferiore ad un valore minimo, fissato in
relazione alla competenza richiesta;
la societa' concorrente indichi nell'offerta in maniera
dettagliata:
i criteri e le metodologie che intende applicare, con
particolare riferimento alla documentazione;
le risorse professionali che intende utilizzare, con
riferimento ad anzianita' lavorativa, formazione, ruoli ricoperti,
progetti e clienti per i quali esse abbiano operato, allegando
eventualmente, se richiesto, i curricula;
un piano di progetto che definisca e pianifichi la quantita' e
la qualita' delle risorse professionali da impiegare per le diverse
attivita' previste.
Il possesso della certificazione EN ISO 9000 da parte della
societa' concorrente non deve essere considerato requisito
necessario.
Alla procedura concorsuale possono chiedere di partecipare societa'
gia' iscritte nell'elenco e societa' non ancora qualificate.
L'eventuale aggiudicazione di un contratto di monitoraggio ad una
societa' non qualificata non comporta l'iscrizione nell'elenco delle
societa' qualificate.
Gli atti di gara devono conformarsi alla metodologia di
qualificazione di cui alla circolare 12 febbraio 1998, n. AIPA/CR/16,
come modificata dalla presente, in modo da consentire, nei confronti
delle societa' non qualificate, analisi equivalenti a quelle svolte
dall'Autorita' per i monitori esterni qualificati.
Le societa' qualificate sono esonerate dal produrre, tra i
documenti di gara richiesti, quelli volti a dimostrare il
soddisfacimento dei criteri di qualificazione. Conseguentemente, non
si deve procedere alla loro valutazione. Il bando di gara e/o la
lettera di invito devono:
richiedere l'iscrizione nell'elenco delle societa' qualificate o,
in alternativa, la presentazione dei documenti I.A, I.B, I.C, I.D,
I.E, I.F di cui all'art. 2.1 della circolare 12 febbraio 1998, n.
AIPA/CR/16. La mancanza anche di un solo documento tra quelli
richiesti comporta l'esclusione dalla gara;
prevedere l'esclusione dalla gara per le societa' alle quali
l'Autorita' abbia rifiutato o revocato la qualificazione, salvo che
nel frattempo siano venute a cessare le cause che avevano determinato
il rifiuto o la revoca della qualificazione o siano trascorsi almeno
sei mesi dal provvedimento dell'Autorita', prevedendo altresi', in
quest'ultimo caso, la verifica da parte dell'amministrazione
dell'adeguatezza della capacita' tecnica e dell'insussistenza di
cause di incompatibilita';
prevedere l'esclusione dalla gara per le societa' che non
dichiarino la insussistenza nei loro confronti delle cause di
incompatibilita' descritte al punto 6. Il requisito della
compatibilita' e' ritenuto soddisfatto per le societa' qualificate;
prevedere l'esclusione dalla gara per le societa' che non
dimostrino di possedere capacita' tecnica adeguata ai sensi dell'art.
2.3 della circolare 12 febbraio 1998, n. AIPA/CR/16. Le societa'
qualificate si ritengono dotate di capacita' tecnica adeguata.
10. Disposizioni da inserire nel contratto di fornitura rispetto al
quale viene effettuata l'attivita' di monitoraggio ed in particolare
di direzione dei lavori.
Nel capitolato tecnico o nello schema di contratto deve essere
esplicitamente prevista l'azione di monitoraggio e direzione dei
lavori del contratto stesso ed in particolare devono essere indicati
per il fornitore i seguenti obblighi:
designazione di un responsabile del contratto per la gestione dei
rapporti con il direttore dei lavori;
tempestiva trasmissione al direttore dei lavori, in formato
elettronico se disponibile, della documentazione di riscontro
prevista dal contratto e della documentazione aggiuntiva per
eventuali chiarimenti richiesti;
garanzia del reperimento e consultazione da parte del direttore
dei lavori, o di un suo incaricato, della documentazione
contrattualmente prevista, mediante l'accesso ai sistemi di gestione
della documentazione e della configurazione e al sistema della
qualita', predisposti dal fornitore;
disponibilita' a sottoporre l'esecuzione della fornitura a
verifiche mirate, o verifiche di seconda parte, volte a controllare
l'applicazione e il rispetto dei requisiti contrattuali, nonche'
l'effettiva applicazione e l'utilizzo dell'impianto produttivo
richiesto, cosi' come previsto dall'art. 8 della deliberazione
dell'Autorita' 9 novembre 2000, n. 49;
partecipazione con proprio personale a riunioni periodiche per
l'esame congiunto dell'andamento delle attivita';
accesso del direttore dei lavori, o di un suo incaricato, agli
uffici e impianti in cui vengono svolte le attivita' regolate dal
contratto, per lo svolgimento delle verifiche necessarie.
La verifica ex post si avvale della documentazione prodotta ai fini
dell'attivita' di monitoraggio.
11. Responsabilita' dell'amministrazione relativamente alle attivita'
di monitoraggio e verifica.
L'amministrazione rimane responsabile in ogni caso delle seguenti
attivita':
approvazione dei documenti redatti dal fornitore e dal monitore
in materia di pianificazione, consuntivazione, avvenuta consegna e
collaudo di beni e servizi ict;
liquidazione e pagamento delle fatture e applicazione di
eventuali penali al fornitore;
approvazione di eventuali varianti in corso d'opera;
raggiungimento degli obiettivi contrattualmente previsti e azioni
conseguenti in caso di mancata attuazione;
risultati conseguiti riguardo al funzionamento
dell'amministrazione e all'erogazione dei servizi previsti a
cittadini, imprese, propri dipendenti e altre amministrazioni.
12. Rapporti del monitore con l'amministrazione.
Il monitore stabilisce con l'amministrazione i rapporti necessari
all'attivita' di monitoraggio o verifica ex post, in particolare con
il responsabile dei sistemi informativi automatizzati, il
responsabile degli acquisti, gli utenti finali, eventualmente
attraverso loro referenti, il referente indicato dal fornitore.
Egli riceve:
rendicontazioni periodiche, con cadenza stabilita, sullo stato di
avanzamento dei lavori, sui livelli di servizio, sul rispetto dei
vincoli contrattuali, sull'autorizzazione al pagamento di fatture al
fornitore, sull'applicazione di eventuali penali;
comunicazioni in merito all'esecuzione di specifiche attivita';
segnalazioni riguardo a eventuali problemi e proposte di
soluzione.
Il monitore trasmette al dirigente responsabile per i sistemi
informativi automatizzati, per le valutazioni di competenza e l'avvio
delle azioni ritenute necessarie, la documentazione relativa alle
attivita' di monitoraggio o verifica ex post dei contratti
informatici.
13. Rapporti dovuti all'Autorita'.
Il dirigente responsabile per i sistemi informativi automatizzati
e' tenuto a informare l'Autorita' sullo stato di avanzamento delle
attivita' concernenti i contratti di grande rilievo e sull'andamento
dei relativi contratti di monitoraggio.
Per ciascun contratto di grande rilievo fornisce:
con cadenza semestrale, a decorrere dalla data di stipulazione
del contratto o di avvio dell'attivita', un rapporto periodico
sull'andamento, redatto dal monitore incaricato dell'attivita' di
direzione dei lavori, unitamente ad una propria valutazione
sull'attivita' stessa;
entro sei mesi dal completamento del contratto o di suoi
rilevanti obiettivi, un rapporto sui risultati ottenuti, redatto dal
monitore incaricato dell'attivita' di verifica ex-post del contratto,
unitamente ad una propria valutazione sull'attivita' stessa.
Il rapporto sull'andamento del contratto ha l'obiettivo di:
consuntivare lo stato ad una certa data;
dare conto dell'azione di Governo svolta, sulla base di
indicatori pertinenti di efficienza ed efficacia;
fornire informazioni di sintesi idonee a comparare il contratto
con altri confrontabili.
Il rapporto sui risultati ottenuti ha l'obiettivo di:
esporre i costi sopportati e i benefici ottenuti;
mostrare eventuali criticita' e rischi;
suggerire idonee azioni di contenimento dei rischi e interventi
orientati alla riduzione dei costi e/o all'aumento dei benefici.
Nel sito dell'Autorita' sono suggeriti la struttura, i contenuti e
le dimensioni dei rapporti sull'andamento del contratto e
rispettivamente sui risultati ottenuti. I rapporti devono conformarsi
quanto piu' possibile a tali formati. I documenti devono essere
trasmessi entro 20 giorni dalla fine del semestre di riferimento
ovvero rispettivamente entro 30 giorni dalla conclusione del
contratto o di sue fasi significative all'indirizzo di posta
elettronica: monitoraggio contratti@aipa.it. Se l'invio per posta
elettronica non e' possibile, i rapporti, memorizzati su dischetto o
cd-rom, devono essere recapitati all'Autorita' al seguente indirizzo:
via Isonzo, 21b - 00198 Roma. I rapporti devono comunque essere
elaborabili nei formati elettronici supportati dalle piu' comuni
piattaforme di produttivita' individuale su personal computer.
14. Monitoraggio dei contratti di grande rilievo effettuato
dall'Autorita'.
Sulla base dei rapporti periodici di cui al punto 13, l'Autorita'
supervisiona il monitoraggio dei contratti di grande rilievo. Sono
previste due modalita' di intervento:
l'espressione di una valutazione sull'esecuzione del contratto,
da produrre entro 30 giorni dalla ricezione del rapporto sul suo
andamento, che si traduca eventualmente in raccomandazioni per
l'amministrazione, aventi lo scopo di agevolare il raggiungimento
degli obiettivi contrattuali;
l'attuazione estemporanea, d'intesa con l'amministrazione
interessata, di una verifica sull'esecuzione del contratto con
particolare riguardo ai costi sostenuti e ai risultati e benefici
conseguiti.
L'Autorita' si riserva di effettuare verifiche sull'esecuzione del
contratto nel caso in cui proprie valutazioni, o segnalazioni
dell'amministrazione, del monitore, del fornitore o di terze parti,
mettessero in luce:
l'esistenza di un contenzioso tra le parti interessate,
amministrazione, fornitore, monitore;
l'inadeguata esecuzione del contratto e una situazione di rischio
per il conseguimento degli obiettivi contrattuali;
l'inadeguata direzione dei lavori;
l'esistenza di problemi derivanti dalla fornitura dei servizi ict
riguardo al funzionamento dell'amministrazione o all'erogazione dei
servizi automatizzati.
Per effettuare le verifiche l'Autorita' puo':
utilizzare, ad integrazione delle proprie risorse professionali,
uno o piu' monitori esterni, diversi da quello incaricato
dell'attivita' di direzione dei lavori o di verifica ex post del
contratto;
richiedere all'amministrazione, al monitore e al fornitore
documentazione di dettaglio ad integrazione di quella gia' in suo
possesso;
utilizzare lo strumento delle verifiche mirate, o verifiche di
seconda parte, volte a controllare l'applicazione e il rispetto dei
requisiti contrattuali, nonche' l'effettiva applicazione ed utilizzo
dell'impianto produttivo richiesto per l'attuazione del contratto,
come previsto dall'art. 8 della deliberazione dell'Autorita' 9
novembre 2000, n. 49.
15. Norme transitorie.
Le disposizioni della presente circolare non si applicano ai
contratti e alle gare per l'appalto di contratti di monitoraggio
rispettivamente stipulati e bandite prima della data di pubblicazione
nella Gazzetta Ufficiale.
16. Appendici.
L'appendice I e' parte integrante della presente circolare.
Roma, 28 dicembre 2001
Il presidente: Zuliani